FiDiPro -hankkeen projektinhallintahyvät. Hanna Rantala FiDiPro info

Transkriptio

1 FiDiPro -hankkeen projektinhallintahyvät käytännöt Hanna Rantala FiDiPro info

2 FiDiPro hankkeen käynnistäminen FiDiPro hankkeissa noudatetaan kaikilta osin Tekesin normaaleita julkisen tutkimuksen rahoituskriteereitä, yleisiä ehtoja ja käytäntöjä! Lukekaa ja tutustukaa huolella Tekesin yleisiin ehtoihin. Huomioi, että Tekesillä ja Akatemialla on eroavuuksia rahoituskriteereissä. Projektin vastaanottoilmoitus tulee toimittaa Tekesiin 3 kk päätöksestä Täytä kaikki kohdat, tarkista oikeat allekirjoittajat, mukaan 1. ohjausryhmän pöytäkirja ja liitteet. Projektin kaikki rahoitusta saavat osapuolet täyttävät osaltaan (huomioi ryhmähankkeessa). llmoita hankevastaavalle, jos aikataulu ei riitä. Ota verkkoasiointi käyttöön projektin raportointia varten Projektin ohjausryhmä kutsutaan koolle projektin alkaessa; suunnittele kokousaikataulut ja laita ajoissa tiedoksi kaikille osallistujille. Ensimmäisen ohjausryhmän agenda tärkeä. (katso ohjeet) Rahoituksen saaja vastaa yhteistyösopimuksen tekemisestä projektia toteuttavien ja seuraavien tahojen kesken. Tekes ei ole sopimuksen osapuolena.

3 FiDiPro tutkijan vastaanottaminen Rahoituksen saaja vastaa rekrytoinnista ja työnantajan velvoitteista. Huolehdi työsopimus Fidipro tutkijalle. Työsopimus tulisi olla koko projektiajalle ja vastata henkilön Suomessa tekemää työpanosta ja työaikaa. Varmista työajan seurannan toteutuminen Tekesin yleisten ehtojen mukaisesti. Tee tarvittavat yhteistyösopimukset tulijan kotiorganisaation kanssa yms. Projektin toteuttajalla on velvollisuus seurata ja raportoida Tekesille FiDiPro tutkijan Suomessa oloajan toteutumista Fidipro projektissa (projektisuunnitelman mukaisesti; kuitenkin vähintään 4 kk/projektivuosi ja 12 kk projektin aikana). FiDiPron kotouttaminen; käytännön asioissa avustaminen on erittäin tärkeää (kela, verottaja, muutto, työluvat yms) Tutkijaliikkuvuuden kustannukset voi sisällyttää projektin kustannuksiksi siltä osin, kun ne ovat oman organisaation ohjeiden ja käytäntöjen mukaisia ja ne on hyväksytty projektin kustannuksiksi (oman organisaation dokumentoidut ohjeet on oltava).

4 Ohjausryhmän muodostaminen ja tehtävät Projektin ohjausryhmän muodostaminen: Tutkimusorganisaatio ehdottaa hakemusvaiheessa ohjausryhmän kokoonpanoa ja sen puheenjohtajaa Tekesin hankevastaava kutsuu ehdotetun ohjausryhmän puheenjohtajan mukaan hakemuksen käsittelyvaiheessa järjestettävään tapaamiseen Tekes asettaa ohjausryhmän rahoituspäätöksen yhteydessä, kokoonpano vahvistetaan ohjausryhmän 1. kokouksessa Yhteisprojektille (rinnakkais- ja ryhmähankkeet) asetetaan yhteinen ohjausryhmä. Ohjausryhmä johtaa projektia rahoituspäätöksen asettamin reunaehdoin Tukee tutkijoita projektin tavoitteiden saavuttamiseksi Edistää tulosten hyödyntämistä Vahvistaa tutkimussuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman ja seuraa niiden toteutumista Päättää projektimuutosten esittämisestä Ensimmäisen kokouksen päätöksiin ja merkittäviin muutoksiin tarvitaan kaikkien rahoittajien hyväksyntä Tekesin hankevastaava osallistuu ohjausryhmään, vaikka hän ei olekaan sen virallinen jäsen. Kokouskutsut ja aineistot toimitetaan aina myös Tekesin hankevastaavalle.

5 Ohjausryhmän 1. kokouksen asialistalle 1. Ohjausryhmän tehtävät ja työskentelytavat, Tekesin alustus 2. Ohjausryhmän kokoonpanon vahvistaminen ja puheenjohtajan valinta 3. Tekesin rahoitusehtojen ja tutkimusorganisaation hallinnon ohjeiden läpikäynti 4. Ohjausryhmän päätöksentekomenettelyistä sopiminen 5. Tutkimussuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman hyväksyminen (yhteishankkeissa osapuolikohtaisesti) 6. Projektin tausta-aineistojen (background) kartoitus ja niihin liittyvistä periaatteista sopiminen 7. Projektin tulosten julkaisu- ja suojauskäytännöistä sopiminen 8. Raportointikäytännöstä sopiminen 9. Kokousaikataulu: ohjausryhmän kokoukset, työpajat, seminaarit 1. ohjausryhmän kokouksessa luodaan perusta projektin menestykselliselle läpiviennille!

6 FiDiPro -hankkeen tilitys, raportointi ja muutokset Projektin tilitys ja raportointi päätöksessä olevan raportointiaikataulun mukaisesti; kolme kertaa vuodessa 31.1., ja Käytetään Tekesin verkkoasiointia raportoinnissa ja tilityksissä Raportoidaan projektin sisällöllinen eteneminen raportointijaksolla, lukekaa raportointikysymykset ja vastatkaa niihin. Raportoidaan erityistesti Fidipro tutkijan rooli projektissa ja Suomessa oloaika sekä tutkijavaihdot yms. raportointijaksolla. Tilitys: raportointijaksolla syntyneet kustannukset ja kertynyt ulkopuolinen rahoitus. Kustannusten sisällöllinen avaus on toivottavaa; erityisesti muut kustannukset, ostettavat palvelut Loppuraportin yhteydessä mukaan tilintarkastajan lausunto (paitsi valtion laitokset). Lopputilityksessä pitää ottaa kantaa tilintarkastajan mahdollisiin huomautuksiin. Muutokset: Projektin ohjausryhmä seuraa projektin etenemistä ja kustannusten kertymistä. Projektin muutospyynnöt ohjausryhmän esityksestä Tekesin päätettäväksi. (kustannukset, aikataulu, sisällölliset muutokset yms)

7 Antoisaa projektiaikaa Projektiasioissa ensisijainen yhteyshenkilö on hankevastaava FiDiPro ohjelman asioissa Hanna Rantala ja Kimmo Kanto Projektien tilityksissä hankevastaava ja julkisen tutkimuksen tarkastajat Marjo Paananen Anu Konttila Sari Kakkola Juho Partanen