Tarja Miettinen, pj ( - ) Tuomo Pekkarinen, vpj ( x ) Sari Korhonen ( x ) Pauli Kuosmanen ( x ) Jan Blomberg ( - ) Mikko Korhonen ( x )

Transkriptio

1 Pöytäkirja Numero 1 (5) ICT & DIGI alajaosto Aika klo 14:00 16:00 Paikka Jäsenet Pohjois-Savon liitto, Sepänkatu 1, Kuopio (Pihlaja) Tarja Miettinen, pj ( - ) Tuomo Pekkarinen, vpj ( x ) Sari Korhonen ( x ) Pauli Kuosmanen ( x ) Jan Blomberg ( - ) Mikko Korhonen ( x ) Muut osallistujat Toni Auvinen, esittelijä ( x ) Tuija Hartikainen, sihteeri ( x ) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1. Osallistujien toteaminen Asia: Alajaoston kokoukseen osallistuvat alajaoston jäsenet, esittelijä ja sihteeri sekä tarvittaessa erikseen kutsuttavat asiantuntijat. Esitys: Todetaan kokoukseen osallistuvat henkilöt ja kirjataan heidät pöytäkirjaan. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo ja todettiin osallistujat. 2. Esityslistan hyväksyminen Asia: ICT & DIGI alajaoston esityslistan kokoaa ICT- ja digijohtaja yhdessä alajaoston puheenjohtajan kanssa. Kokouksen esityslista lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuville viimeistään neljä päivää ennen kokousta. Esitys: Hyväksytään esityslista esitetyssä muodossa. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja

2 Pöytäkirja Numero 2 (5) Asia: Kokouksen pöytäkirja lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuneille neljän päivän kuluessa kokouksesta. Mahdolliset korjaukset tai huomautukset pyydetään tekemään 7vrk:n kuluessa kokouksen päättymisestä, jonka jälkeen pöytäkirja julkaistaan. Näin ollen edellisen kokouksen pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä kokouksessa, mikäli siitä on jo muodostunut yhteisymmärrys tai joku ohjausryhmän jäsen ei sitä erikseen pyydä. Esitys: Sihteeri on tehnyt edellisen kokouksen pöytäkirjaan määräajan sisällä esitetyt muutokset ja tarkennukset, joten pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä tässä kokouksessa. 4. ICT & DIGI valmistelun muutoksenhallintamenettelyn toimeenpano Asia: Järjestäminen ja konsernirakennejaosto on pitämässään kokouksessa hyväksynyt ICT & DIGI valmistelun muutoksenhallintamenettelyn käynnistämisen. Menettelystä on tiedotettu ICT & DIGI valmistelun hankeryhmässä , jolloin myös hankeryhmän kokoontumiset on lopetettu. ICT & DIGI alajaoston tehtävänä on muutoksenhallintamenettelyn toimeenpano, joka käsitellään kokouksessa. Alajaoston on toivottu jatkavan epävirallisia kokouksiaan, kunnes kaikki käynnissä olevat projektit ja voimassa olevat sopimukset on ajettu alas. Kaikki vuosien saatossa tehty työ arkistoidaan parhaalla mahdollisella tavalla. Liitteenä järjestäminen ja konsernirakennejaostossa hyväksytty ICT & DIGI valmistelun muutoksenhallintamenettely. ICT & DIGI valmistelulle myönnettyjen ICT-avustuksien käyttöohjeita alasajo- ja raportointivaiheissa ei ole vielä mennessä saatu valtiovarainministeriöltä. Esitys: ICT & DIGI alajaosto päättää käynnistää ICT & DIGI valmistelun muutoksenhallintamenettelyn järjestäminen ja konsernirakenne jaoston päättämällä tavalla ja jatkaa epävirallisia kokouksiaan, kunnes kaikki käynnissä olevat projektit ja sopimukset on ajettu alas. Kaikki vuosien saatossa tehty työ arkistoidaan parhaalla mahdollisella tavalla. Muutoksenhallintamenettelyä tarkennetaan siinä vaiheessa, kun myönnettyjen ICT-avustuksien käyttöohjeet alasajo- ja raportointivaiheissa saadaan valtiovarainministeriöltä. 5. Hankesalkun projektien luokitteleminen Valmistelija: Toni Auvinen, Tuija Hartikainen, Markku Koljonen Asia: Hankesalkun projektit on käyty läpi ja lisätty tieto projektikohtaisesta muutoksenhallintamenettelystä ja perusteluista. Tiedot toimivat projektien jatkoa ohjaavina, omistajia ja projektipäälliköitä sitoen. Projektit on luokiteltu neljään luokkaan:

3 Pöytäkirja Numero 3 (5) 1. Heti päätettäviin o Lähtökohtaisesti nämä olisivat tuottaneet hyötyjä maakuntaorganisaatiolle, mutta joiden edistämiselle ei ole enää perustetta. 2. Viedään loppuun projektisuunnitelman mukaisesti o Ehtona projektin valmistuminen mennessä. 3. Siirto uudelle omistajaorganisaatiolle o Tunnistettava mikä organisaatio tulee omistajaksi ja onko tällä vaikutuksia myös projektin omistajaan (esim. Siilinjärven APTJ-projekti, joissa omistajana Sari-Hannele Korhonen). o Sovitaan siirron vaatimista toimenpiteistä ja ajankohdasta. o Lähtökohtaisesti omistaja käynnistää neuvottelut. 4. Mahdollinen uudelleen aikatauluttaminen ja laajuuden määrittely o Mikäli valtiovarainministeriön ohjeistus sen tulee sallimaan. ICT & DIGI valmistelulle myönnettyjen ICT-avustuksien käyttöohjeita alasajo- ja raportointivaiheissa ei ole vielä mennessä saatu valtiovarainministeriöltä, jonka johdosta luokittelua joudutaan tarkistamaan, kun ohjeet saadaan. Esitys: ICT & DIGI alajaosto hyväksyy hankesalkussa esitetyn projektiluokittelun ja perustelut, mutta varautuu tarkistamaan luokittelua, kun valtiovarainministeriön ohjeet saadaan. Tarkistamisesta vastaavat projektien omistajat, hankepäälliköt ja kokonaisuuden vastuuvalmistelija. 6. Kokonaisarkkitehtuurityön alasajaminen Asia: Sote- ja maakuntauudistuksen loputtua ajetaan myös maakunnallinen kokonaisarkkitehtuurityö alas. Kokonaisarkkitehtuuriaineisto kootaan ja siitä laaditaan loppuraportti sekä toimenpide-esitykset julkisen sektorin toimijoiden käyttöön. Tavoitteena on maakunnan nykyorganisaatioiden kokonaisarkkitehtuurikyvykkyyden kasvattaminen sekä kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen maakunnallisissa kehittämishankkeissa. Esitys: ICT & DIGI alajaosto päättää kokonaisarkkitehtuurityön alasajamisesta esittelytekstin mukaisesti. 7. Pohjois-Savon liiton ja Istekki Oy:n välisten sopimuksien irtisanominen Asia: Pohjois-Savon liiton ja Istekki Oy:n välillä on laadittu seuraavat voimassaolevat sopimukset: Sopimus asiantuntijatyöstä Pohjois-Savon maakunnan ICMT2020-hankkeessa ja muun ICT & DIGI valmistelun jatkosuunnittelussa ja toteutuksien käynnistämisessä saakka.

4 Pöytäkirja Numero 4 (5) Sopimus kokonaisarkkitehtuurityön tuesta saakka. Sopimus konsultointipalveluista WinHit Siilinjärvi saakka. Sopimus konsultointipalveluista Alue-Pegasos Siilinjärvi saakka. Toni Auvinen on keskustellut Istekki Oy:n edustajien kanssa sopimuksista ja on sovittu, että Pohjois-Savon liitto lähettää niistä Istekki Oy:lle kirjallisen irtisanomisilmoituksen, jonka Istekki Oy sitten omalta osaltaan hyväksyy. Esitys: ICT & DIGI alajaosto esittää Pohjois-Savon liitolle, että edellä esitellyt ICT & DIGI valmistelua tukeneet sopimukset irtisanotaan päättyviksi tai valtiovarainministeriön ohjeistuksen mukaisesti. Lisäksi selvitetään ja sovitaan valmisteluhenkilöstön käytössä olleiden laitteiden ja lisenssien maksuista ja poistamisesta jatkuvien palvelujen sopimuksesta. Syynä on sote- ja maakuntauudistuksen ja siihen liittyvän rahoituksen päättyminen, josta saatiin tieto Tiedoksi saatettavat asiat Asia: Esitys: Saatetaan tiedoksi. Päätös: Ei tiedoksi saatettavia asioita. 9. ICT & DIGI alajaoston kokoukset Asia: ICT & DIGI alajaoston kokouksia on syytä epävirallisesti jatkaa, kunnes kaikki projektit ja sopimukset on ajettu alas ja uudistuksen alasajovaihe on valmistunut ja siirrytään raportointivaiheeseen. Raportointivaiheesta vastaa kokonaisuuden vastuuvalmistelija. Esitys: Seuraava kokous: klo Tulevat kokoukset: klo klo Päätös: kokous perutaan. Seuraavan kokouksen ajankohta 4.4. klo (skype-kokous).

5 Pöytäkirja Numero 5 (5) 10. Kokouksen päättäminen Esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen. Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen klo