Kunnallisen toiminnan periaatteet, määritelty ja toimitaanko niiden mukaisesti? 3 strategialähtöiset

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Kunnallisen toiminnan periaatteet, määritelty ja toimitaanko niiden mukaisesti? 3 strategialähtöiset"

Akseli Salminen
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Laukaan kunta/ tekninen osasto e Ei sovellettavissa Välttävästi 2 Tyydyttävästi 3 Hyvin Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointimalli 4 Erinomaisesti Johtamistapa ja valvontakulttuuri Arvio (1-4) Perustelu, havaitut puutteet Suunnitellut kehitystoimenpiteet Arvot ja toimintaperiaatteet Toiminnan tavoitteet Organisaatiorakenne Resurssit Onko yksikön arvot ja toimintaperiaatteet Kunnallisen toiminnan periaatteet, määritelty ja toimitaanko niiden mukaisesti? 3 strategialähtöiset Onko yksikölle asetettu tavoitteet ja ovatko Osastolle talousarviossa annetut ne kattavat? 4 tavoitteet täyttyvät Tukeeko tavoitteenasettelu kunnan Tavoitteet on asetettu strategian strategiaa? 3 mukaisesti Neljä kertaa vuodessa raportoidaan lautakunnalle talostilanteesta. Tilapalvelulla käytössä myös kvartaaliraportointi toiminnoista ja tavoitteista. Tavoitteita seurataan Onko tavoitteiden systemaattinen seuranta suunnitelmien hyväksynnän järjestetty? 3 yhteydessä. Reagoidaanko havaittuihin poikkeamiin? 3 Onko organisaatiorakenne selkeä ja toimiva? 3 Onko tehtävänjaot vastuineen määritelty ja niitä koskeva ohjeistus ajantasalla? 2 päivityksessä Onko talousarvio oikein mitoitettu suhteessa tavoitteisiin? 4 Organisaatiorakenne uudistettu.tuleva vuosi osoittaa toimivuuden. Uuden organisaation mukainen tehtävänjako ja -kuvaus Asetetut tehtävät on suoritettu taloudelliset tavoitteet saavuttaen Onko yksiköllä käytössään tehtävien edellyttämä määrä henkilöstöä? Henkilöstön voimavarat tiukoilla, 3 mutta tehtävistä on suoriuduttu Onko henkilöstön osaaminen riittävällä Koulutuksiin panostetaan tasolla? 3 tarvittaessa Onko yksiköllä tehtävien edellyttämät toimitilat, laitteet ja tietojärjestelmät? 3 Henkilöstön kanssa läpikäynti säännöllisin väliajoin, tulosten seuranta Voitaisiin informoida Telaa neljännesvuosittain koko osaston osalta tavoitteiden toteutumisesta Reagointi paranee, kun raportointia tiivistetään Organisaation kehittämistä jatketaan Tehtävänjaot päivitetään uuden organisaation mukaiseksi Tehtävien parempi vastuuttaminen parantaa suoriutumista Laadittu henkilökohtaiset koulutussuunnitelmat Tietojärjestelmiä kehitetään tarpeen mukaan

2 Lainsäädäntö ja kaupungin sisäiset ohjeet Ovatko toimintaa ohjaavat säännöt, määräykset, ohjeet ja päätökset Pientä viivettä, päivitetään tarpeen ajantasalla? 3 mukaan Tunteeko henkilöstö keskeiset työhönsä Hallinto ja hankinta-asiat vaikuttavat ohjeet ja säännöt? 3 monimutkaisia Miten hyvin yksikkönne on välttynyt viime vuoden aikana oikeuskanteilta, virallisessa prosessissa olevilta valituksilta tai Hankintaprosesseja paljon, riski oikeustapauksilta? 3 valituksille ja oikeuskanteille on suuri Palvelualueen johtoryhmän palaverit käytössä. Toj ja Tos työn alla Tietoa löytyy yksikön sisältä. Tarvittaessa käytetään asiantuntijoita ja laki apua. Varmistaako johto, että ohjeita ja sääntöjä noudatetaan? 3 henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti, uudistuvista ohjeista ja säännöistä tiedotetaan. Parannettavaa palaveri- & raportointikäytännöissä. Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta Arvio (1-4) Perustelu, havaitut puutteet Suunnitellut kehitystoimenpiteet Riskienhallintamenettelyt Onko riskienhallintaan liittyvät vastuut määritetty? 1 Vastuunjakotaulukko puuttuu Kehitetään Riskien tunnistaminen Onko vastuullisilla riittävä asiantuntemus? 3 Onko riskienhallintakoulutusta järjestetty riittävässä laajuudessa? 2 Ei riittävissä määrin Perustuuko riskien tunnistaminen järjestelmälliseen menetelmään? 2 Ei riittävissä määrin Työturvallisuusriskit on kartoitettu ja niitä päivitetään säännöllisin väliajoin. Tekemättä on dokumentointi suurimmalta osalta riskejä esim. kiinteistöriskit, vakuutusriski, taloudelliset riskit, Dokumentoidaanko tunnistetut riskit? 2 vahingonkorvausvastuuriskit jne. Onko riskien ennakoinnissa onnistuttu? 3 Ei paljon toteutuneita riskejä Riskien dokumentointi suoritettava ja arvioitava Riskien arviointi Arvioidaanko tunnistettujen riskien merkitys (todennäköisyys ja vaikutukset) systemaattisesti? 2 Ei järjestelmällistä Kehitetään toimintamalli Riskeihin vastaaminen Onko olennaisille riskeille määritelty hallintamenettelyt ja vastuut? 2

3 Onko riskienhallinnan raportointi järjestetty asianmukaisesti? 3 Raportointi tp:n yhteydessä

4 Valvontatoimenpiteet Arvio (1-4) Perustelu, havaitut puutteet Suunnitellut kehitystoimenpiteet Prosessien kontrollien suunnittelu Onko keskeiset toimintaprosessit ja projektit kuvattu ja dokumentoitu? 3 Toiminnanohjaussuunitelma tekeillä Kehitetään toiminnanohjaussuunnitelmia ym. Onko hyväksymismenettely olemassa, ajantasainen ja toimiiko se suunnitellusti (esim. ostolaskut, laskutus, palkat jne.)? Asianmukainen laskujen kierrätys- ja 4 hyväksymismenettely Kontrollien toimivuuden arviointi Toiminnan seuranta Tietojärjestelmien kontrollit Omaisuuden hankinta, luovututus ja hoito Onko tehtävien eriyttämistarpeet arvioitu ja ovatko vaaralliset työyhdistelmät tiedossa? 3 Onko päivittäisvalvonta osa esimiesten työtä? 4 Arvioidaanko toimintaprosessien toimivuutta Arvoidaanko olennaisten kontrollien tarpeellisuutta säännöllisesti? 2 Varsinaista eriyttämistarpeiden arviointia ei ole dokumentoitu Seurataanko määrärahojen käyttöä Jatkuva seuranta ja raportointi väh. säännöllisesti? 4 2 viikon välein Ovatko täsmäytysrutiinit dokumentoitu, Luettelo tasetileistä, joissa vastuutettu ja seurannassa? 4 vastuuhenkilön nimi Onko taloudellisten ja toiminnallisten Taloudellinen seuranta on tavoitteiden seuranta systemaattista? 3 systemaattista Varmistetaanko ostopalvelujen laadun Tarkastusmenettelyt käytössä joissa sopimuksenmukaisuus? 4 rutinoidut prosessit Onko sopimusten seuranta systemaattista ja vastuutettua? 4 On Onko tietojärjestelmien kontrollit testattu ja asianmukaisia? e Onko omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa tai käyttöarvossa toteutunut menetyksiä, arvon alennuksia tai onko jouduttu korvaus- tai muuhun oikeudelliseen vastuuseen? 4 Ei ole toteutunut Toiminnallisten tavoitteiden seurannassa kehitettävää

5 Tiedonkulku ja raportointi Arvio (1-4) Perustelu, havaitut puutteet Suunnitellut kehitystoimenpiteet Raportointijärjestelmä Onko esimiesten käytössä raportointi- ja tietojärjestelmä, joka tuottaa oikea-aikaista ja riittävää tietoa päätöksenteon tueksi? Kohtuu hyvällä tasolla. Kaikki sopimukset ja päätöksenteko 3 sopimushallintaohjelmassa. Koulutuksia tarpeen mukaan Tiedonkulku Onko tiedonkulku organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty? Perehdytetäänkö uudet työntekijät suunnitelmallisesti? Onko sisäinen tiedonkulku järjestetty siten, että toiminnan ohjauksen kannalta merkityksellinen tieto toimitetaan oikeille henkilöille oikea-aikaisesti? Onko luotu järjestelmällinen tapa tiedottaa suurelle yleisölle ja kohderyhmille? 3 Toimii Kunnalla yhtenäinen käytäntö ja lomakkeet. Perehdytys kuuluu 3 työhönottoon 3 Pientä poikkeamaa 3 Käytäntö olemassa Sosiaalista mediaa ja nettisivuja hyödynnetään. Tätä voisi myös lisätä. Seuranta Arvio (1-4) Perustelu, havaitut puutteet Suunnitellut kehitystoimenpiteet Sisäinen arviointi Seurataanko toimintaa ja poikkeamia Analysoidaanko ja hyödynnetäänkö poikkeamaseurannan tietoja? 3 Arvioidaanko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta säännöllisesti? 1 Ulkoinen arviointi Käsitelläänkö ulkoisten arviointien, tilintarkastajien, EU-tarkastajien ym. raportit

Samankaltaiset tiedostot

Hallituksen selonteko.

Hallituksen selonteko. Hallituksen selonteko 2017 Yleistä Arvioinnin näkökulmat 1. Johtamistapa ja valvontakulttuuri 2. Riskienhallinta 3. 4. Raportointi ja tiedonvälitys 5. Kyselyn vastausasteikko on 1 4 kyllä/ei. Kysymysten