Basware Travel & Expense Management TEM Web Client Jari Alasuutari / Trainer 7. marraskuuta 2008
TEM Web Clientin käyttö Sähköinen hallinnointiketju TEM Web Client käyttöliittymä - Asetukset yleisesti - Omien laadittujen laskujen selailu - Laskun tulostaminen - Valmis-tilaisen laskun peruuttaminen Matkojen kirjaaminen - Matkakohde, matkan tarkoitus, matkan alku- ja loppuajat - Ateria-ajat, ateriakorvaus - Matkakohteen vaihtuminen matkalla - Matkan keskeytyksen merkitseminen - Useita eri matkoja samalla laskulla - Matkasuunnitelmien käyttäminen Ajojen syöttäminen laskulle Laskentakohteiden merkitseminen - Laskukohtaisesti myös matkapäiväkohtaisesti tai kulu/ajokohtaisesti - Kohdejaon tekeminen Kulut ja ostotapahtumat - Käteiskulujen kirjaaminen - Ostotapahtumien käsittely Matkaennakon tilaaminen ja käyttäminen laskulla Sähköisten liitteiden liittäminen Laskun siirtäminen tarkastajalle ja hyväksyjälle Matkasihteerinä toimiminen - Dokumentin laatiminen puolesta - Ryhmämatkadokumentti Laskun tarkastaminen ja hyväksyminen - Toimiminen sijaisena
Sähköinen hallinnointiketju Kesken Valmis Tarkistettu Hyväksytty Kulutosite Kulutosite kululajit ok tiliöinnit ok matka ok Web Web Web Win maksuun kirjanpitoon Matkustaja/Matkasihteeri Tarkastaja Hyväksyjä Käsittelijä kirjaa matkakohteen, matkatarkoituksen sekä aloitus/päättymisajat valitsee/vaihtaa tarvittaessa laskentakohteet kirjaa ajot pvm, reitti, km:t kirjaa kulutapahtumat, poimii ostotapahtumat valitsee laskun tarkastajan ja hyväksyjän tekee laskun asiatarkastuksen (mm. kululajit, tiliöinti) korjaa tarvittaessa laskua voi vaihtaa tarvittaessa hyväksyjän matkadokumentille tarkistaa mm. aiheen, pvm, kulut, laskentakohteet hyväksyy matkalaskun voi myös palauttaa tarkastajalle tai hylätä matkustajalle tai voi puoltaa toiselle hyväksyjälle tai siirtää omalle esimiehelleen siirtää hyväksytyt laskut tilaan Maksettavissa tulostaa maksatuslistan, muodostaa pankkiaineiston ja hoitaa maksut pankkiin tulostaa matkalaskupäiväkirjan ja siirtää tilierittelyn koneellisesti kirjanpitoon huolehtii arkistointiajosta, jos erillinen arkistointipalvelin käytössä kuittaa laskun valmiiksi
Käyttöliittymän tarjoamat toiminnot Tervetuloa-sivu - To Do -linkit: Luo uusi, Hylätyt, Keskeneräiset, Tarkastettavat, Hyväksyttävät, Informatiivinen kierto, Viestit Tehtävät/Dokumentit Etsi - Näytetään kaikki omat dokumentit jaoteltuna tiloihin: Keskeneräiset, Käsittelyssä, Käsitelty - Hakukriteereinä: mm. Henkilö, Tila, Dok.tyyppi, Alku/loppupvm Raportit - Ajopäiväkirja, muut raportit laaditaan sopimuksen mukaan Asetukset - Avaa keskeneräinen dokumentti ohjelmaan kirjauduttaessa - Näytä kohteet listoilla - Varahenkilön määrittely tarkastajille/hyväksyjille Ohje Ohjelmasta poistutaan Kirjaudu ulos -painikkeella - Suunnitelmalle/laskulle tehdyt muutokset tallentuvat
Matkadokumentti luodaan 4-vaiheisen ohjatun toiminnon avulla (ver 3.7) 1. Valitaan dokumentin tyyppi - Suunnitelma, matkalasku, kululasku, matkaennakko 2. Syötetään matkan tiedot, päivitetään dokumentin laskentakohteet - Maa, matkakohde, matkan tarkoitus, alku/loppupvm/ajat, aihe/selitys, laskentakohteet - Voidaan valitaan dokumentti, jolta kopioidaan em. tiedot 3. Lisätään/päivitetään Matkapäivät, Ajot, Kulut, Liitteet, Kommentit - Joka toiminnolle oma välilehti Korvausten erittely voidaan tarkistaa Korvaukset-välilehdeltä - Sulje tallentaa keskeneräisen laskun tiedot 4. Kuitataan lasku valmiiksi - Dokumentin oletustarkastaja/-hyväksyjä, voidaan myös sallia tarkastajan/hyväksyjän vaihtaminen
Laskentakohdetietojen ylläpito Dokumentin laskentakohde/-kohteet valitaan vaiheessa 2/4. - Kohteen tiedot -näkymässä täydennetään puuttuvat kohdetiedot tai vaihdetaan oletuskohdekohdetietoja Ellei valintalistalla ole haluttua kohdetietoa, siirrytään kohteen hakutoimintoon klikkaamalla kohderivin perässä olevaa toimintopainiketta Hakutermiksi voi antaa kohteen tunnuksen tai kohteen nimen Kohteita voidaan päivittää Matkapäivät-, Kulut- ja Ajot-välilehtien kautta, sekä myös Dokumentin tietojen ylläpitoruudun kautta
Matkan tiedot ja matkapäivien ylläpito Vaihe 2/4: Maa, matkakohde, matkan tarkoitus, alku/loppupvm/ajat, aihe/selitys, dokumentin laskentakohteet Jos halutaan kopioida em. tiedot aiemmin tehdyltä dokumentilta (esim. suunnitelma), klikataan Kopioi dokumentista ja valitaan kopioitava dokumentti - Jos matkakohteena kaupunki, jossa on maapäivärahasta poikkeava päiväraha, valitaankin Maa-kenttään kaupungin nimi, esim. Lontoo tai Moskova Vaihe 3/4: Matkapäivät-välilehti - Saatujen ilmaisten aterioiden ateria-ajat merkitään Ateria-aika-kenttiin - Ateriakorvaus-valinta poistaa päivärahan - Ulkomaan matkat: Verottajan ohjeen mukaisesti Suomeen saapumisaika merkittävä aina kotimaahan saavuttaessa, paluupäivälle merkitään esim. Maa=Suomi/Helsinki - Ulkomaan kiertomatka: Kun matkalla on 2 tai useampi matkakohdetta, joissa eri päiväraha Saapumisaika uuteen maahan aina merkittävä, kun maa vaihtuu uuteen matkakohteeseen siirryttäessä - Matkan keskeytyksen merkitseminen Keskeytys alkaa: Merkitään ko. matkapäivälle Matkan keskeytys täppä sekä väliaikainen matkan päättymisaika Loppuaika-kenttään Jos matkapäivän miltään osalta ei makseta päivärahaa, niin otetaan Korvattava-täppä pois päältä ja täpätään Matkankeskeytys voimaan Matkan jatkuminen: Merkitään ko. matkapäivän Alkuaika-kenttään aika, jolloin matka taas jatkuu
Ajojen kirjaaminen Vaihe 3/4: Ajot-välilehti - Uusi ajo -toimintopainike - Syötetään reitti ja kilometrit tai valitaan suosikkilistalta jo aiemmin syötetty reitti, jolloin ohjelma tarjoaa aiemmin syötetyt kilometrit - Tarkastetaan, että oletusajoneuvo on ok - Valitaan tarvittaessa lisämatkustajat Jos lisämatkustaja ei ollut kyydissä koko matkaa, syötetään poikkeava km-määrä Matkustajien nimet Lisäselitys kenttään (verottajan vaatimus)
Kulujen kirjaaminen Käteisellä (tai omalla kortilla, esim. visalla) maksettujen kulujen kirjaus - Vaihe 3/4: Kulut-välilehdellä on toiminto Uusi kulu Valitaan oikea kulutyyppi ja maksuvälineeksi Käteinen Pakollinen selitys vaaditaan edustuskuluille - Matkasuunnitelmalle voidaan valitaan ostotapahtumina saapuvien kulujen kohdalla ao. maksuväline (riippuu parametroinnista) Esim. maksuvälineeksi matkapalvelutili ja kulutyypiksi Lentoliput-kotimaa Yritykseltä erikseen laskutettavat kulut, joita ei viedä TEMistä kirjanpitoon: - Valitaan maksuvälineeksi tätä varten perustettu ei-korvattava -maksuväline (riippuu parametroinnista) Ostotapahtuminen poiminta: matkapalvelutilin ostot/luottokorttiostot - Voidaan valita laskulle jo vaiheessa 2/4 tai vaiheessa 3/4 Kulut-välilehden toiminnolla Valitse ostotapahtuma Oletuksena Kulutyyppi, jonka voi tarvittaessa vaihtaa Maksuväline määräytyy ao. kortin/matkapalvelutilin mukaisesti, tätä matkustaja ei voi vaihtaa - Ostotapahtuman erottaminen kahdeksi kulutapahtumaksi (hotellikulu=majoitus+aamiainen) Erotettava summa kenttään voidaan syöttää ostotapahtumasta erotettava summa, tällöin tarkistettava myös erotettavan kulun Kulutyyppi ja Selitys kentät
Ostotapahtumien käsittelyä (jos asiakkaalla käytössä) Matkustajan maksuvastuisen kortin turhat ostotapahtumat voidaan poistaa - esim. valuutan käteisnostot: matkalaskulle poimitaan ostotapahtumat *vain valuuttanostopalkkioiden osalta* - itse valuuttanostotapahtumaa ei poimita laskulle, joten sen voi turhana poistaa (vaihe 2/4 tai vaihe 3/4) - hotellilaskulta voi majoituksen/aamiaisen osuudet erottaa omiksi kulutapahtumikseen ja esim. jäljelle jääneen minibaariostoksen osuus voidaan turhana poistaa - yrityksen maksuvastuisen kortin tapahtumia matkustaja ei voi poistaa Omien kulujen vähentäminen yrityksen maksuvastuisella kortilla tehdyistä ostoista - Erotetaan ensin esim. minibaariostos omaksi kulutapahtumaksi ja vaihdetaan sitten sen Kulutyypiksi esim. Vähennykset yrityskorttiostoista/omat ostot (Kulun nimeäminen voi vaihdella) tämä summa vähentää matkustajalle korvattavaa summaa - Käteisnosto yrityskortilla: Erotetaan ostotapahtumasta palkkion osuus (ellei saavu erillisenä kuluna), kululajina nostopalkkiokulu (oletuksena, korvataan matkustajalle kuittia vastaan) ja valuuttanoston osuus, kululajiksi valuutannostokulu (vähentää laskun loppusummaa)
Matkaennakot tilaaminen ja käyttö (jos käytössä) Matkaennakko voidaan tilata käyttäen matkasuunnitelmaa tai erillistä matkaennakkodokumenttia - Matkaennakon tilaaminen matkasuunnitelmalta Vaihe 3/4, Kulut-välilehti, Uusi matkaennakon tilaus toimintopainike Syötetään ennakkokululle summa ja valitaan haluttu valuutta - Matkaennakon tilaaminen matkaennakkodokumenttia käyttäen Vaihe 3/4, Tarvittavat valuutat -välilehti, Uusi valuuttatarve -toimintopainike, Syötä summa ja valuutta Matkaennakon käyttäminen matkalaskulla - Käsitelty-tilainen (maksettu) matkaennakko voidaan käyttää matkalaskulla. Vaihe 3/4, Kulut-välilehti, Valitse matkaennakko -toimintopainike
Kulujen ja korvausten kohdentaminen Vaihe 3/4: Matkadokumentin kulut ja korvaukset ohjautuvat oletusarvoisesti Dokumentin tiedot/kohteet -kohdassa valituille kohteille (ver 3.7, aiemmissa versioissa Kohteetvälilehden ohjausten mukaisesti) - Kohteiden tietoja pääsee päivittämään klikkaamalla kohderiviä - Kohdejako voidaan tehdä koko laskulle halutun jako-osuuden mukaisesti klikkaamalla Kohteet-riviä, Uusi kohdejako toimintopainike Poikkeusmäärittelyt: kohdetietoja pääsee päivittämään myös Matkapäivät-, Kulut tai Ajotvälilehtien kautta - Eri matkapäiville voidaan valita eri laskentakohteet, esim. eri kustannuspaikat (Matkapäivät-välilehden Kohteet-rivi ) Tällöin kaikki ko. matkapäivälle kirjatut kulut kohdistuvat oletuksena ko. matkapäivälle määritellylle laskentakohteelle Myös yksi matkapäivä voidaan jakaa esim. kahdelle kustannuspaikalle (Matkapäivät-välilehdellä ko. matkapäivän Kohteet-rivi, Uusi kohdejako ) - Yksittäinen kulu tai yksittäinen ajo voidaan ohjata poikkeavalle kohteelle (Kulutvälilehden Kohteet-rivi) Tarvittaessa voidaan kulu jakaa esim. kahden kustannuspaikan kesken antamalla haluttu jakosuhde prosentteina (Kulut-välilehden Kohteet-rivi, Uusi kohdejako )
Dokumentin laatiminen puolesta ja ryhmämatkadokumentti Matkasihteeri voi tehdä matkadokumentin/ryhmämatkadokumentin henkilöille, joiden matkasihteerinä hän toimii. - Luodaan ensin matkadokumentti ryhmänjohtajalle Henkilö-kenttään valitaan henkilön nimi, jolle dokumentti luodaan Ryhmäsuunnitelmalle merkitään matkapäivät ja mahdolliset saadut ilmaiset ateriat Kuluja ei kannata merkitä ryhmäsuunnitelmalle, vaan jokainen täydentää ne sitten omalle laskulleen - Muut henkilöt lisätään vaiheessa 3/4 toiminnolla Ryhmämatkalasku Ryhmämatkadokumentin laatiminen edellyttää, että kaikille matkustajille on määritelty oletustarkastajat ja oletushyväksyjät käsittelyketjuille, muussa tapauksessa oletustarkastaja/- hyväksyjä kopioidaan ryhmänjohtajan matkadokumentilta (ver 3.6) Voidaan valita ryhmään kuuluvaksi niitä henkilöitä, joiden puolesta laatijalla on normaalistikin tositteiden laatimisoikeus (henkilöryhmäasetukset) - Kaikille valituille henkilöille muodostetaan omat matkadokumentit dokumentit tarkastetaan ja hyväksytään normaaliin tapaan
Dokumentin tulostaminen ja peruuttaminen Laskun tulostaminen vaiheessa 3/4 - Tulosta-toimintopainike avaa erilliseen selainikkunaan tulostettavan version - Tulostus selaimen omalla komennolla Tiedosto-Tulosta - Mikäli vaiheessa 4/4 ei ole matkadokumentilla oletustarkastajaa tai -hyväksyjää, 3/4-vaiheen tuloste ei sisällä näitä tietoja Valmis-tilaisen laskun peruuttaminen Kesken-tilaan - Peruuta dokumentti toimintopainike, voidaan korjata laskua ja lähettää korjaamisen jälleen uudelleen kiertoon Matkustaja voi myös poistaa Kesken-tilaisen matkadokumentin
Tarkastaminen ja hyväksyminen Kirjautumisen jälkeen seurataan linkkiä - Tarkastettavat tai valikosta Tehtävät, Tarkastus - Hyväksyttävät tai valikosta Tehtävät, Hyväksyntä Jos toimii sijaisena valitaan Käsittelijä-kenttään sijaistettavan nimi Valitaan tarkastettava/hyväksyttävä dokumentti - Tarkastaja voi muuttaa sellaisia dokumentin tietoja, joita matkustajakin voi muuttaa - Ohjelma tarjoaa tarkastajille 3 ja hyväksyjille 3+2 vaihtoehtoa toimia: Hyväksy, Hylkää (hylätään suoraan matkustajalle, hylättäessä annettava selitys hylkäykselle) Hylkää ja palauta tarkastajalle Puolla ja välitä henkilölle (valitse toinen tarkastaja/hyväksyjä listalta) Välitä esimiehelle (hyväksyjän omien laskujen hyväksyjä) - Jokin em. toimenpiteistä voidaan joko Vahvistaa tai Vahvistaa ja siirtyä seuraavaan
Esimerkit E1: Kotimaan matka, sis. yöpyminen - Matkan merkitseminen, Valitaan laskentakohdetiedot, Kirjataan kulut ja ajot, Täydennetään ateriaajat, Ostotapahtumien käsittelyä: mm. hotelliaamiaisen erottaminen hotellikulusta, kulutyypin vaihtaminen - Laadittujen laskujen selaaminen, tulostaminen, peruuttaminen kesken-tilaiseksi - Useita matkoja samalla matkalaskulla - Laskentakohteiden vaihtaminen koko laskulle, Matkapäivä-, Kulut/Ajot-välilehdellä, Kohdejaon tekeminen E2: Ulkomaan kiertomatka: Hki-Lontoo-Bryssel-Hki - Matkasuunnitelman laatiminen: Merkitään uuteen maahan (Belgiaan) saapumisaika sekä Suomeen paluuaika, Arvioitujen ateria-aikojen merkitseminen, tilataan matkaennakko - Arvioidun kulun kirjaaminen (puntina), valuutan vaihtaminen/vaihtokurssi - Matkalaskun laatiminen suunnitelman pohjalta, Ostotapahtumien poimiminen laskulle, Maksetun matkaennakon käyttäminen laskulla - Minibaariostoksen vähentäminen ostotapahtumalta, jos yrityksen maksuvastuinen luottokortti käytössä E3: Matkalaskun tekeminen matkustajan puolesta (matkasihteeri) E4: Dokumenttien tarkastaminen ja hyväksyminen - myös sijaisena toimiminen