Visma.net Approval 1.56 Käsikirja. Ohje

Transkriptio

1 Visma.net Approval 1.56 Käsikirja Ohje

2 Asiakaspalvelu: Helpdesk: Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy,

3 Sisällysluettelo 1 Käyttäjän ohje Käyttäjätilin aktivointi Kirjautuminen Asetukset (käytävä läpi ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä) Omat tiedot Omat sähköpostiasetukset Oma sijainen Sijaisten hallinta Laskun käsittely ja toiminnot Viesti uudesta laskusta Käyttöliittymän osiot Laskun kuvan katselemiseen liittyvät toiminnot Laskun kommentointi Laskun tiliöinti eli kustannusten jakaminen eri tileille ja kustannuspaikoille Kierrätyslistanäkymä Laskun lähetys sähköpostin liitteenä Liitetiedoston (png/pdf) lisääminen laskulle Laskun kuvan tulostus ja tallennus Tehtävät välilehden pikanäppäimet Hyväksymistoiminnot Hyväksy Hylkää Siirrä Lisää tarkastaja Omat laskut -välilehti Kaikki laskut -välilehti Kaikki tehtävät välilehti Esiin tulleita kysymyksiä Sukunimen vaihtuminen ja sähköpostin muutos Selvitettävän tehtävän korjaus Matka- ja kululaskun käsittely ja toiminnot Käsikirja Sisällysluettelo - i

4 1 Käyttäjän ohje Tässä oppaassa kuvataan Visma.net Approvalin käyttöä. 1.1 Käyttäjätilin aktivointi Kun käyttäjä perustetaan Visman pilvipalveluun, käyttäjälle lähetetään sähköpostiviesti tilin aktivoinnista. Aktivoinnin yhteydessä käyttäjä perustaa itse salasanansa. Käyttäjät hallitsevat itse salasanojaan ja voivat halutessaan muuttaa salasanaa etusivulla olevan linkin kautta. Huom! Tee aktivointi määräaikaan mennessä eli 14 vuorokauden kuluessa. Jos määräaika menee umpeen, kokeile salasana unohtui toimintoa. Jos se ei auta, ota yhteys Visman tukeen. Saat uuden aktivointiviestin. Alla on esimerkki aktivointiviestistä. Lähettäjä on 1. Klikkaa Aktivoi tilisi tästä. Sinulle avautuu salasanan ikkuna, jossa muodostat oman salasanasi. Salasana täytyy olla tarpeeksi vahva eli siinä pitää olla kirjaimien lisäksi numeroita tai erikoismerkkejä. 2. Salasanan antamisen jälkeen klikkaa [Määritä salasana]. Tili on muodostettu ja voit aloittaa Visman pilvipalvelun käyttämisen. Käyttäjän ohje- 1

5 1.2 Kirjautuminen 1. Kirjaudu ohjelmaan web-selaimella osoitteessa signin.visma.net. Jos olet unohtanut salasanasi, saat uuden aktivointiviestin klikkaamalla linkkiä Salasana unohtunut? Kirjoita avautuvaan sähköpostiosoitteesi ja klikkaa lähetä. Saat pian sähköpostiviestin, jossa pääset antamaan uuden salasanan. Käyttäjän ohje- 2

6 Visma.net Approval -pilvipalvelun etusivu. Visma Approval etusivu 1.3 Asetukset (käytävä läpi ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä) Omat tiedot 1. Tarkista ensimmäiseksi omat tietosi. Oikeassa yläkulmassa on kolme painiketta, joista keskimmäisellä pääset ylläpitämään omia tietoja. Muutokset tulevat voimaan kun kirjaudut ohjelmaan uudelleen. Huomioi, että jos muutat sähköpostiosoitettasi, sähköpostiosoite pitää muuttaa myös Visma Novaan tai Visma Businessiin. Saat muutokset sähköpostiviesti, jossa on linkki muutoksen vahvistamiseen. Käyttäjän ohje- 3

7 1.3.2 Omat sähköpostiasetukset 2. Valitse seuraavaksi milloin haluat ottaa vastaan sähköpostiviestejä. Asetukset löytyvät Asetukset-välilehdeltä Käyttäjä voi valita, milloin haluaa Visma.net Approvalin lähettämiä sähköposteja laskuista. Hyväksyjä ja Pääkäyttäjä saavat erityyppisiä viestejä. Sähköpostin asetukset Asetus Hyväksyjä Lähetä minulle ilmoitus heti kun minulle on kohdistettu uusi tehtävä Lähetä minulle ilmoitus heti kun minut on valittu jonkin henkilön sijaiseksi Lähetä minulle yhteenveto erääntyvistä laskuista Lähetä minulle yhteenveto avoimista laskuista Asetus Pääkäyttäjä Lähetä minulle ilmoitus heti Selvitettävistä tehtävistä Lähetä minulle yhteenveto Selvitettävistä tehtävistä Toiminta Visma.net Approval lähettää sähköpostin heti kun sinulle kohdistetaan uusi tehtävä, jokaisesta uudesta laskusta oma viesti Saat viestin tiedoksi, että sinut on valittu jonkin henkilön sijaiseksi. Sijainen näkee henkilön kaikki avoimet laskut sekä uudet laskut sijaisuuden aikana. Erääntyminen tarkoittaa määräaikaa, joka sinulle on annettu laskun hyväksyntään, ei laskun eräpäivää. Voit vastaanottaa sähköpostiyhteenvedon yksi tai kaksi päivää ennen erääntymistä. Sähköpostiyhteenvetoa käyttävät yleensä henkilöt, jotka saavat paljon laskuja hyväksyttäväksi eivätkä halua jokaisesta erillistä viestiä. Tällöin henkilö voi valita päivän sekä kellonajan, jolloin Visma.net Approval lähettää hänelle listan sen hetkisistä avoimista laskuista. Toiminta Selvitettävässä tehtävässä on jotain pielessä. Esimerkiksi käyttäjällä ei ole oikeuksia tai sähköpostiosoite on väärä. Selvitettävä tehtävä vaatii korjaavia toimenpiteitä, jotta tehtävä voidaan suorittaa loppuun. Saat yhteenvedon selvitettävistä tehtävistä haluttuna päivänä ja kellonaikana. Tätä toimintoa voidaan käyttää harkiten. Selvitettävät tehtävät tulisi hoitaa heti kuntoon. Käyttäjän ohje- 4

8 1.3.3 Oma sijainen Käyttäjä voi asettaa itselleen sijaisen, jolle laskut välitetään esimerkiksi lomien aikana. Pääkäyttäjä voi ylläpitää kaikkien käyttäjien sijaisia. Laskut näkyvät aktivoinnin jälkeen sekä alkuperäisellä käyttäjällä että sijaisella. Laita ruksi kohtaan aktiivinen, valitse henkilö syöttämällä nimen alkua Omat sijaiset kenttään ja valitse alkaen ja saakka päivämäärät. Muista tallennetaan valinta lopuksi. Sijaistoimintoa voi käyttää myös tilanteessa, jossa riittää, että kahdesta henkilöstä toinen hyväksyy laskun. Sijaisten hallinta Sijaisten hallinta Pääkäyttäjällä (system administrator) on oikeus sijaisten hallintaan. Pääkäyttäjä voi asettaa sijaisia toisten käyttäjien puolesta. Käyttäjän ohje- 5

9 1.4 Laskun käsittely ja toiminnot Viesti uudesta laskusta Jos olet asetuksissa määrittänyt, että otat vastaan ilmoituksia, saat alla olevan viestin kun sinulle on kohdistettu hyväksyntätehtävä. Voit avata Visma.net Approvalin viestissä olevasta linkistä. Linkki tulee kuitenkin poistumaan jossain vaiheessa tietoturvan vuoksi. Viesti Visma.net Approvalista Käyttöliittymän osiot Laskun tiedot avautuvat klikkaamalla laskuriviä. Voit myös avata kaikki laskut käsiteltäväksi [Käsittele kaikki] panikkeella. Voit näyttää listalla kaikkien yritysten laskut tai suodattaa oikeassa yläkulmassa valitun yrityksen laskut. Voit myös järjestää laskut eri kriteerein. Visma.net Approval etusivu Käyttäjän ohje- 6

10 Käyttöliittymästä löytyy eri osioita, jotka on kuvattu alla olevassa kuvassa. Välilehdet Yritysvalinta Omat asetukset Tehtävälista Kuva Kommentit Lisätoiminnot Tiliöintirivit Toiminnot Visma.net Approval laskunäkymä Laskun kuvan katselemiseen liittyvät toiminnot Käyttäjä tekee hyväksymispäätöksensä laskun kuvan perusteella. Tämän vuoksi kuvassa olevat tiedot täytyy saada näkyviin mahdollisimman selkeästi. Normaalissa tilassa kuvan näkyy kaikkien eri osioiden keskellä, mutta kuvan katselemiseen on tehty useita helpottavia toimintoja. Painikkeet Kuvake Toiminto Kuvan pienentäminen ja suurentaminen Kuvan katseleminen asiakirjoittain ja sivuittain Kuvan kiertäminen vasemmalle ja oikealle Sivun vaihto Kuvan saa näytölle suuremmaksi piilottamalla eri osioita Alue/kuvake Toiminto Oikean reunan kommentit näkyville ja piiloon Tiliöintirivit saa näkyville ja piiloon Kuvan saa koko ruudun kokoiseksi oikeassa yläkulmassa olevalla painikkeella. Klikkaamalla samaa painiketta uudelleen, kuva palaa alkuperäiseen kokoonsa. Laskun tulostus ja tallennus pdf-muotoon Zip-tiedoston muodostaminen laskun kuvista Käyttäjän ohje- 7

11 1.4.4 Laskun kommentointi Laskua voi kommentoida oikeassa reunassa. Jokaisella käyttäjällä on mahdollisuus syöttää yksi kommentti ennen tehtävän suorittamista. Jotkin toiminnot kuten hylkääminen, siirtäminen ja lisää tarkastaja vaativat kommentin, jotta vastaanottaja tietää mistä on kyse. Kommenteissa eri merkit osoittavat minkä toimenpiteen käyttäjä on suorittanut. Olla olevassa esimerkissä molemmat ovat siirtäneet laskun toiselle henkilölle Laskun tiliöinti eli kustannusten jakaminen eri tileille ja kustannuspaikoille Lasku voidaan tiliöidä kuvan alapuolella olevassa tiliöintiosiossa. Tiliöintirivit on siirretty Visma Document Centeristä ja käyttäjän tekemät muutokset päivittyvät hyväksymisen jälkeen Visma Document Centeriin. Tiliöintiruudukko on hieman erilainen riippuen onko talousjärjestelmä Visma Nova vai Visma Business. Alla on esimerkki Novasta. Tiliöintiruudun toiminnot Käyttäjä voi syöttää tiliöintiriville tilin, kustannuspaikan, projektin tai muun dimension. Hakuikkuna aukeaa joko suurennuslasilla tai kirjoittamalla kustannuspaikan numeron tai nimen alkua. Avautunut lista suodattuu kirjoitetun tekstin mukaan. Tiliöinnin voi jakaa useammalle riville vasemmassa alalaidassa olevalla painikkeella. Debet ja Kredit summat täsmäävät kun Ero = 0. Käyttäjän ohje- 8

12 Tiliöintiruudukon pikanäppäimet Näppäin Enter Esc Tab Toiminto Kenttä siirtyy muokkaustilaan. Kun painat tiedon muokkauksen jälkeen toisen kerran ENTER, tieto tallentuu ja muokkaustila vaihtuu siirtymistilaan. Muokkaustilassa ESC hylkää muutokset ja muokkaustila vaihtuu siirtymistilaan Siirtää kohdistuksen seuraavaan muokattavaan kenttään Shift + Tab Siirtää kohdistuksen edelliseen muokattavaan kenttään Left / Right Up / Down Kun olet siirtymistilassa, voit siirtyä nuolinäppäimillä kenttien välillä vasemmalle, oikealle, ylös ja alas. Huomaa, että sinun pitää olla siirtymistilassa eikä muokkaustilassa muuttamassa kentän arvoa Käyttäjän ohje- 9

13 1.4.6 Kierrätyslistanäkymä Kierrätystietoja pääsee tarkastelemaan kuvan yläpuolella Kierrätyksen tiedot välilehdellä. Kierrätystiedoissa näkee kierrätyksen rakenteen ja kunkin henkilön tehtävän tilan. Kierrätyksen tiedot Laskun lähetys sähköpostin liitteenä Laskun voi lähettää sähköpostin liitteenä alalaidassa olevalla Lisätoiminnot Sähköposti -painikkeella. Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja-kenttään. Liitetty tiedosto on zipattu ja sisältää sekä kuvat png-formaatissa että xml-laskut html-formaatissa. Sähköpostin lähetys Liitetiedoston (png/pdf) lisääminen laskulle Laskulle voi myös lisätä tiedoston, mutta toistaiseksi vain png-formaatissa. Liitetiedostoja voidaan lisätä kuvan yläpuolella olevasta Lisätoiminnot Lisää liite -painikkeesta. Poista liite -painikkeella tiedoston saa poistettua. Liitetiedoston kuvat eli png-kuvatiedosto lisätään laskun kuvaan omaksi sivukseen. Valitse lisättävälle kuvalle otsikko, selitys ja tiedosto painikkeella. Klikkaa lopuksi, jolloin kuva lisätään viimeiseksi sivuksi. Visma Document Center 9.0 version myötä voit lisätä myös PDF-muotoisia liitetiedostoja. Käyttäjän ohje- 10

14 Liitetiedoston lisääminen Laskun kuvan tulostus ja tallennus Laskun kuvan voi tulostaa tai tallentaa oikeasta yläkulmasta painikkeella. Kaikki sivut avautuvat pdf-muodossa. Laskut, joissa on sekä kuva, että xml-tiedosto tulevat kahteen kertaan. Avaa tulostettava asiakirja ensin näytölle ja tulosta pdf-vieweristä, jolloin voit muuttaa sivumäärää. Kaikki asiakirjat ja sivut voi myös tallentaa zip-muodossa arkistointia varten - painikkeella. Kuvat tallentuvat omiksi sivuiksi png-formaatissa ja xml-tiedostot htmlformaatissa Tehtävät välilehden pikanäppäimet Tehtävät-välilehden pikanäppäimet Näppäin Pikatoiminto N P C W T D G F R A V E Valitsee seuraavan tehtävän vasemman laidan tehtävälistalta Valitsee edellisen tehtävän vasemman laidan tehtävälistalta Näyttää ja piilottaa kommentit Näyttää Kierrätyksen tiedot -välilehden Näyttää Tehtävän tiedot -välilehden Kohdistaa hiiren laskulle Kohdistaa hiiren tiliöintiruudukolle Käynnistää Siirrä lasku -toiminnon Käynnistää Hylkää lasku -toiminnon Käynnistää Hyväksy lasku toiminnon, mutta pyytää vahvistuksen Käynnistää Lisää tarkastaja -toiminnon Käynnistää Lähetä kuva sähköpostin liitteenä -toiminnon Käyttäjän ohje- 11

15 1.5 Hyväksymistoiminnot Hyväksy Hyväksymisen jälkeen lasku menee prosessissa eteenpäin. Jos käytössä on peräkkäinen kierrätys, lasku menee seuraavalle hyväksyjälle jne.. kunnes viimeinenkin hyväksyjä on laskun hyväksynyt. Jos käytössä on rinnakkainen kierrätys, laskun kierrätys on valmis vasta kun kaikki ovat laskun hyväksyneet. Kun kaikki ovat laskun hyväksyneet, laskun tila ja tiliöintirivit päivittyy Document Centeriin. Document Centeriin päivittyy myös laskulle annetut kommentit. Hyväksy-toiminto ei vaadi kommenttia. Hyväksymisen jälkeen ohjelma aukaisee automaattisesti seuraavan avoimen hyväksyntätehtävän Hylkää Hylkääminen vaatii kommentin. Hylkäämisen jälkeen laskun tila päivittyy heti hylätyksi Document Centerissä ja siirtyy lähettäjälle Document Centeriin Hyväksyntä-listalle tilalla Hylätty. Lasku häviää muiden hyväksyjien avoimelta listalta. Reskontranhoitajan pitää ottaa kanta mitä laskulle tehdään. Vaihtoehtoja tässä mallitapauksessa on mm. Lasku poistetaan kokonaan ja odotetaan uutta => peru kierrätys kokonaan ja poista lasku ennen kuin kuittaat hylkäämisen OK-painikkeella. Lasku kierrätetään loppuun Visma.net Approvalissa muiden tiedoksi ja odotetaan hyvityslaskua. Kuittaa hylkääminen, jolloin kierrätyksen käynnistysikkuna avautuu. Valitse henkilö, jolle lasku laitetaan vielä kiertoon. Laskulla ei ole muita hyväksyjiä, jolloin reskontranhoitaja kuittaa kierrätyksen valmiiksi Ok-painikkeella ja lasku voidaan siirtää ostoreskontraan. Käyttäjän ohje- 12

16 1.5.3 Siirrä Lisätoiminnot Siirrä. Laskun voi siirtää toiselle käyttäjälle esimerkiksi jos lasku on tullut väärälle henkilölle Lisää tarkastaja Lisätoiminnot Lisää tarkastaja. Kierrätyslistalle voi lisätä yhden henkilön tarkastajaksi. Kierrätykseen lisätty tarkastaja voi ainoastaan kommentoida ja hyväksyä laskun, jonka jälkeen lasku palaa lähettäjälle. Käyttäjän ohje- 13

17 1.6 Omat laskut -välilehti Omat laskut -välilehdellä voidaan katsella käyttäjän avoimia ja valmiita laskuja, joissa käyttäjä on ollut kierrätyslistalla. Valmiita omia laskuja voidaan hakea esimerkiksi toimittajan nimellä kirjoittamalla nimen alkua Kuvaus-kentän hakuvalikkoon ja painamalla enter. Toimittajan haku Omista laskuista. Kaksoisnapauttamalla laskua riviltä saadaan auki laskukohtainen ikkuna, jossa näkyvät kaikki laskun tiedot. Laskun tiedot Käyttäjän ohje- 14

18 1.7 Kaikki laskut -välilehti Kaikki laskut -välilehti on reskontranhoitajan työkalu, jossa näkyvät kaikki yrityksen laskut. Reskontranhoitaja voi seurata laskujen tilannetta ruudulta. Laskuriviä kaksoisnapauttamalla saadaan esille laskun tiedot. Kaikki laskut 1.8 Kaikki tehtävät välilehti Kaikki tehtävät välilehdellä reskontranhoitaja voi suodattaa tehtäviä eri tiloilla. Yleensä ruutua käytetään Selvitettävien laskujen tietojen korjaamiseen ja kierrätyksen ohjaamiseen oikealle käyttäjälle tai Erääntyneiden laskujen siirtämiseen toiselle henkilölle. Valitse laskut ruksaamalla valintaruksi ja klikkaa. Erääntymeet tehtävät Käyttäjän ohje- 15

19 1.9 Esiin tulleita kysymyksiä Sukunimen vaihtuminen ja sähköpostin muutos Nimen muutos ja sähköpostin muutos pitää tehdä seuraavassa järjestyksessä. 1. Ilmoita reskontranhoitajalle että ei lähetä uusi laskuja hyväksyttäväksi 2. Mene Visma.net Approval omiin asetuksiisi (kts. kohta 1.4.1) 3. Muuta sukunimesi ja klikkaa [Päivitä tiedot] 4. Klikkaa Muuta sähköpostia linkkiä 5. Anna salasanasi sekä uusi sähköposti kahteen kertaan 6. Saat kohta sähköpostin, jossa on linkki muutoksen vahvistamiseen. 7. Klikkaa linkkiä, jolloin sähköpostiosoitteesi muuttuu 8. Testaa, että pääset Visma.net Approval ohjelmaan uudella sähköpostiosoitteellasi 9. Ilmoita reskontranhoitajalle, että olet muuttanut sähköpostiosoitteesi. 10. Reskontranhoitaja muuttaa sähköpostin Visma Novan tai Visma Businessin henkilörekisteriin 11. Ohjelmaa voi käyttää normaalisti Selvitettävän tehtävän korjaus Jos laskun vastaanottajan tiedoissa on jotain väärin, niin silloin pääkäyttäjälle lähtee viesti selvitettävästä tehtävästä. Viestissä on tieto mistä ongelma johtuu. Alla on listaus ja toimenpiteet miten virheilmoituksiin on reagoitava Ei oikeuksia Hyväksyjä on perustettu Visma.net Approvaliin käyttäjäksi, mutta hänelle ei ole valittu kyseiseen yritykseen roolia Approver. Voit kokeilla myös ottaa valinnan pois, laittaa uudelleen ja tallentaa. Ei käyttäjää Käyttäjätunnusta ei ole perustettu Visma.net Approvaliin. Perusta käyttäjä ja anna rooli Approver Matka- ja kululaskun käsittely ja toiminnot Visma.net Expensestä hyväksyttäväksi tulevien laskujen käsittely Visma.net Approvalissa on osin samankaltainen kuin ostolaskuilla, alla on mainittu muutamia esimerkkejä, jotka matka- ja kululaskujen hyväksynnässä eroavat. Laskujen liitteet lisätään laskuille Visma.net Expensen puolella ja ne näkyvät hyväksynnässä. Hyväksymisen jälkeen lasku menee prosessissa eteenpäin. Jos käytössä on monivaiheinen kierrätys, lasku menee seuraavalle hyväksyjälle jne.. kunnes viimeinenkin hyväksyjä on laskun hyväksynyt. Kun lasku on hyväksytty ketjun kaikissa vaiheissa, päivittyy laskun tilaksi Hyväksytty Visma.net Expensen puolella. Käyttäjän ohje- 16

20 Mahdollisen hylkäämisen jälkeen laskun tila päivittyy hylätyksi ja lasku siirtyy lähettäjälle Visma.net Expenseen. Lähettäjän tulee tehdä laskulle tarvittavat muutokset ja lähettää lasku uudestaan hyväksyntään. Laskujen tiliöintejä (esim. tilit, dimensiot) ei pääse ylläpitämään Visma.net Approvalin puolella. Mikäli tapahtuman tiliöinti on väärin, tulee lasku palauttaa lähettäjälle. Tiliöinnit perustuvat Visma.net Expensen asetuksiin ja tietoihin. Matka- ja kululaskuille määritellään Visma.net Approvalissa oma hyväksyntäketju, jonka tyyppi on Matkalasku. Käyttäjän ohje- 17