Pankkitositteen tietojen kohdentaminen

Transkriptio

1 1 Pankkitositteen tietojen kohdentaminen Johdanto Pankkitapahtumien (tiliotteen) tietojen linkitys kirjanpitoon (maksutapahtumien kohdistus laskuihin) voi joskus olla työlästä (jos maksutapahtuman tiedot ovat puutteelliset). KGU tietokantaa käytettäessä Odoo generoi viitenumeron laskun numeron perusteella. Viitenumero sisältää tarkastusnumeron, joka eliminoi 90 % virheellisesti syötetyistä viitenumeroista. Maksusuorituksen kohdistus laskuun ( Reconciliation ) voidaan Odoo ssa tehdä kahdella eri tavalla (katso tarkemmin myös esimerkit). 1. Avoimien laskujen maksun rekisteröinti käsin (yksi kerrallaan). Pienillä yrityksillä, joilla tilitapahtumia on rajallinen määrä, tämä on suositeltava, helppo ja yksinkertaisin tapa kirjata maksusuoritukset kirjanpitoon. 2. Maksusuorituksen kirjaaminen tiliotteen tietojen perusteella Keskisuurilla, ja suurilla yrityksillä tilitapahtumia on runsaasti ( päivittäin vähintään kymmeniä, ja vuositasolla kymmeniä tuhansia), yksittäinen maksujen kirjaaminen on liian työlästä. Tällöin maksusuorituksien kirjaaminen tehdään pankin tiliotteen perusteella. Asetukset Mitään erikoisasetuksia ei tarvitse tehdä. Luonnollisesti sovellutus Kirjanpito ja talous on oltava asennettuna., 1

2 2 Esimerkkejä maksusuorituksen kirjaamisesta Esimerkki 1: Käteismaksu Asiakas noutaa yrityksestä tuotteen 1, ja maksaa sen käteisellä. Ensiksi on luotava lasku, johon maksusuoritus kohdistuu. Se voidaan luoda Myynti valikon alla (katso tarkemmin kohta Myyntilaskusta maksun kirjauksen), mutta se voidaan tehdä myös suoraa Kirjanpito/Laskutus työpöydän kautta. Kirjanpito/Laskutus => Työpöytä => Laskutettavaa: Myynti ja tulot => Uusi tulo tai myyntilasku 2

3 3 Valitse asiakkaan nimi (tai syötä uusi asiakastieto). Syötä päiväys, ja valitse myytävä tuote. Muista tarkastaa, että verokanta, maksuehto ( välitön maksu ) ja hinta ovat oikein. Lopuksi tallenna ja hyväksy. Laskun tila on nyt Avoin ( = lasku on luotu, mutta ei maksettu). Koska on kyse käteismaksusta, laskua ei tarvitse tulostaa (tai lähettää sähköpostilla), vaan maksusuoritus voidaan kirjata heti. Valitse Maksusuorituksen kirjaus. 3

4 4 Valitse maksutapa Käteinen (EUR), ja Hyväksy maksusuoritus. Laskun tila on nyt Maksettu, ja lopuksi laskun voi vielä tulostaa asiakkaalle. Kun maksu on kirjattu, Odoo tekee kaikki kirjanpidon vaatimat merkinnät, ja myös käteisvarojen saldo työpöydällä päivittyy automaattisesti. Kaikki tapahtumat näkyvät myös kirjapidossa. 4

5 5 Esimerkki 2: Yksittäisen laskun suorituksen kirjaaminen Asiakas ostaa tuotteen 2. Kun tuote toimitetaan asiakkaalle, samalla luodaan ja lähetetään myös lasku. Se voidaan tehdä Laskutus/Kirjanpito työpöydän kautta: Laskutus => Työpöytä => Laskutettavaa: Myynti ja tulot => Uusi tulo tai myyntilasku Luodaan lasku (vertaa myös aiemmat esimerkit). Valitse asiakkaan nimi (tai syötä uusi asiakastieto). Syötä päiväys, ja valitse myytävä tuote. Muista tarkastaa, että verokanta, maksuehto ( välitön maksu ) ja hinta ovat oikein. Lopuksi tallenna ja hyväksy. 5

6 6 Kun lasku on hyväksytty (ja lähetetty), sen tila on Avoin (=ei maksettu). Laskutus/Kirjanpito työpöydällä näkyy aina hyväksymättömien ja avoimien laskujen määrä. Maksusuorituksen pääsee kirjaamaan valitsemalla Odottaa maksua. Laskut, ja niiden tilan näkee Laskut - Myynti valikon alta. Valitse lasku, johon suoritettu maksusuoritus kohdistuu. 6

7 7 Maksusuoritus kirjataan yksinkertaisesti valitsemalla Maksusuorituksen kirjaus. Valitse maksutapa Pankki (EUR), ja hyväksy maksusuoritus 7

8 8 Laskun tila on nyt Maksettu. Mikäli maksettu summa vastaa laskun summaa, kaikki on järjestyksessä. Jos se taas poikkeaa laskusta, voidaan myös osittainen maksu kirjata (katso tarkemmin kohta Myyntilaskusta maksun kirjaukseen / Tositteen summa ei vastaa laskua). Kirjanpitoon on nyt myös tallentunut kaikki sen vaatimat merkinnät. 8

9 9 Esimerkki 3: Maksujen kirjaaminen pankin tiliotteesta Pankin tiliotteet voidaan syöttää Odoo järjestelmää kahdella eri tavalla. 1. Tiliotteen syöttäminen käsin (yksi kerrallaan) 2. Tiliotteen tuonti sähköisesti järjestelmään. Kun laskuja on paljon, voidaan hyödyntää automaattista kohdistamista, kun tiliotteen tiedot on ensiksi järjestelmään syötetty. Tarkastellaan ensiksi tapausta, jossa tiliotteen tiedot syötetään järjestelmään käsin. Tässä esimerkissä on kolme avointa asiakaslaskua odottamassa maksusuoritusta. Kun halutaan syöttää tiliotteen tiedot järjestelmään käsin (vaihtoehto 1), valitse: Uusi tilitapahtuma 9

10 10 Syötä tiliotteen alku- ja loppusaldot, ja sen jälkeen tiliotteen tapahtumien tiedot. Valitse asiakas, jolta maksusuoritus on saatu, ja syötä ainakin maksun määrä, ja huomautus ( Memo ). Tarkasta lopuksi, että loppusaldo vastaa vertailulaskelmaa ( tositteiden summan perusteella laskettua saldoa). Huomaa, että kohdistus voidaan tehdä jopa ilman viitenumeroa, vaikkakin sen käyttäminen on suositeltavaa. Tallenna tosite, ja Kohdista tiliotteen tapahtumat niitä vastaaviin laskuihin. Mikäli kohdistus onnistuu automaattisesti, Odoo tekee sen välittömästi. Jos taas tiliotteen tapahtumia ei voida varmasti kohdistaa automaattisesti, Odoo tuo valitun näyttöön pankin tositteen tiedot, sekä valitun asiakkaan avoimet laskut. Jos kaikki on oikein, ja summat täsmäävät, yksinkertaisin tapa on käyttää automaattista kohdistusta, tai valita vastatili pankin tapahtumalle vastatilin. Tässä esimerkissä, valitse Automaattinen kohdistus ( Automatic reconciliation ), jolloin Odoo tekee itse kaikki tarvittavat toimenpiteet. Hyväksy tapahtuma (sulje tosite). 10

11 11 Esimerkki 4: Pankin tiliotteen tuonti järjestelmään Kun tilitapahtumia on paljon, ei tiliotetta enää kannata syöttää käsin, yksi kerrallaan, Tässä tapauksessa käytetään vaihtoehtoa Tiliotteen tuonti (sähköisessä muodossa). Siirtotiedoston luonti Tiliote voidaan tuoda sähköisesti Odoo järjestelmään joko CSV (Comma Separated Values) tai vaihtoehtoisesti Excel (.xls) muodossa käyttämällä hyväksi ns. siirtotiedostoa. Excel tiedosto on havainnollisempi, ja sen muokkaus on helpompaa. Helpoin tapa tehdä tämä siirtotiedosto, on viedä oikeanmuotoinen tiedosto (CSV tai Excel) ensin Odoo sta, ja tallettaa se omalle koneelle (Jos järjestelmässä ei vielä ole yhtään tiliotetta, luo ensin yksi tiliote, jotta vienti voidaan tehdä). Laskutus => Työpöytä => Pankki => Lisää => Pankin tiliotteet 11

12 12 Siirtotiedosto voidaan tallettaa omalle koneelle pankit tiliotteet listanäkymässä. Valitse listanäkymä => Valitse yksi tosite => Toiminto => Vienti KGU tietokantaan määritelty valmiiksi siirtotiedoston vientipohja nimellä TY_Vienti ( Tuonti Yhteensopiva Vienti). Määrittele viennin tyyppi ja moutoilu, sekä talletettu kenttäluettelo (TY- Vienti), ja valitse lopuksi Vie tiedostoon. 12

13 13 Excel tiedoston ylimmällä rivillä on Odoo kenttien nimet, joita luonnollisesti ei saa muuttaa. Seuraavilla riveillä ovat tiliotteen tapahtumien tiedot. Sähköisen tiliotteen tiedot ja muotoilu riippuu pankista, ja sitä ei voi suoraa tuoda Odoo järjestelmään sellaisenaan. Tästä syystä siirtotiedosto on hyvä aina muokata vastaamaan käytettävän pankin sähköistä tiliotetta, jotta tietojen siirto onnistuu mahdollisimman helposti. Jos tilitapahtumien siirto halutaan tehdä sähköisesti, ota yhteyttä omaan pankkiisi, ja selvitä tietojen siirron mahdollisuudet, ja tiedoston muotoiluasetukset. 13

14 14 Pankin tiliotteen tuonti Odoo järjestelmään Tarkastellaan vastaavaa esimerkkiä kuin aiemmin, jossa on kolme avointa asiakaslaskua odottamassa maksusuorituksen kirjaamista. Laskujen tila on Avoin, eli laskut on hyväksytty, mutta ei maksettu. Maksamattomat laskut näkyvät myös kirjanpidon työpöydällä. Tässä näytössä näkyy käyttäjälle myynnin laskutuksen tila: - Laskujen luonnosten määrä ( = Vahvistusta odottaa), ja - Avoimien laskuja määrä ja saldo ( = Odottaa maksua). 14

15 15 Pankin tiliotteen sähköinen muoto ja kopiointi siirtotiedostoon on tehtävä tapauskohtaisesti pankista riippuen. Tässä esimerkissä siirtotiedostoon on kopioituna pankin tiliotteen tiedot kahdesta laskusta (2016/002 ja 2016/0002). Siirtotiedosto on tällöin esimerkiksi: Tiliotteen tiedot Tilitapahtumat Pankin tiliote, ja tapahtumatiedot tuodaan järjestelmään kirjanpidon työpöydän kautta. Kirjanpito => Pankki => Lisää => Pankin tiliotteet 15

16 16 Valitse Tuo, jollon pääset hakemaan haluamasi siirtotiedoston. Odoo hakee tiedostosta tiliotteen tiedot näyttöön. Jos tiedot ovat oikeita, valitse Vahvista, ja sen jälkeen Tuo. Järjestelmään syntyy näin uusi tiliote, jossa näkyvät tilitapahtumien tiedot. Tässä vaiheessa tiliotteen tila on Uusi. 16

17 17 Pankin tiliotteen tietojen kohdistaminen osto- ja myyntilaskuihin Klikkaamalla tiliotetta, voi tarkastella tilitapahtumien tietoja. Lopuksi tilitapahtumien tiedot on vielä kohdistettava myynti- tai ostolaskuihin. Valitse Kohdista. Odoossa on useita tapoja kohdistamisen tekemiseksi. Tämä on tarpeellista, koska joskus maksutiedot ovat puutteelliset, summat voivat olla virheellisiä, jne. Usein kaikkien tapahtumien automaattinen kohdistus on yksinkertaisin, helpoin ja nopein tapa. Tiliotteen tiedot voidaan kohdistaa myös yksi kerrallaan. Odoo hakee näyttöön tiliotteen maksusuoritukset asiakkaittain, sekä hakee myös avoimet laskut. Mikäli Odoo pystyy kohdentamaan maksusuoritukset laskuihin, ne näkyvät heti kunkin maksusuorituksen alla asiakkain järjestettynä. 17

18 18 Valitaan tässä esimerkissä kohdistaminen yksi kerrallaan, eli kohdistetaan ( Reconcile ) jokainen maksusuoritus erikseen. Valitse vielä lopuksi Sulje tiliote ( Close statement ) 18

19 19 Toimenpiteiden vaikutus näkyy nyt myös kirjanpidon työpöydällä. Pankkitilin saldo on muuttunut tapahtumien mukaisesti. Vastaavasti, myyntisaamisten saldo vähentynyt. Vain vielä maksamattomat laskut näkyvät siellä edelleen. 19

20 20 Esimerkki 5: Käteissuorituksen kirjaus Tarkastellaan vielä aiempaa esimerkkiä, jossa oli kolme myyntilaskua. Näistä kaksi kirjattiin maksetuksi pankkitositteen avulla, mutta kolmas on edelleen maksamatta. Tilanne näkyy Laskut-Myynti valikosta (Asiakas 3, 992, tila Avoin ). Oletetaan tässä esimerkissä, että Asiakas 3 maksaa käteisellä laskun nro 2016/003. Valitse maksun kirjaamiseksi Kirjanpito => Laskut-Myynti => Valitse lasku => Toiminto => Maksusuorituksen kirjaus Valitse maksutapa (Käteinen) ja Hyväksy suoritus Kaikki maksamattomat laskut on nyt kirjattu maksetuksi, ja kohdistettu. Työpöydällä pankin ja käteisvarojen saldot ovat päivittyneet, ja tapahtumat on talletettu kirjanpitoon omille tileilleen. 20