Yleistä matkanhallintaohjelmasta. Matkanhallintaohjelman etusivun esittely, asetukset. 1. Oikean dokumentin valinta...2

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Yleistä matkanhallintaohjelmasta. Matkanhallintaohjelman etusivun esittely, asetukset. 1. Oikean dokumentin valinta...2"

Mari Tikkanen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 SISÄLLYSLUETTELO Yleistä matkanhallintaohjelmasta Sivu Matkanhallintaohjelman etusivun esittely, asetukset. 1 Oikean dokumentin valinta...2 Määränpään ja matka-ajankohdan kertominen. 2 Tiliöintitietosivun käsittely....3 Aterioiden ajankohdan ja määrän tarkistus....4 Oman auton käyttö. 4 Matkakulut: hotelli, lennot, ym Liitteiden lisääminen Matkasuunnitelman lähettäminen hyväksyttäväksi...4 Matkasuunnitelman puoltaminen, tarkastus ja hyväksyminen.5 Matkalaskun tekeminen.6 Ryhmämatkasuunnitelma....6 Yhteystiedot....6

...3 Aterioiden ajankohdan ja määrän tarkistus....4 Oman auton käyttö. 4 Matkakulut: hotelli, lennot, ym.....4 Liitteiden lisääminen.

2 MATKANHALLINTOHJELMAN (TEM) KÄYTTÖOHJEITA 1/6 Osoite: Kotikoneelta: Tunnus: Salasana: tai Tuubista suora osoite pk\verkkotunnus salasana Ohjelman aloitussivu Luo uusi: >> Tehtävät: >> Etsi: >> Raportit: >> Asetukset: >> Uuden dokumentin tekeminen Omat dokumentit, jaottelu: Keskeneräiset, Käsittelyssä, Käsitelty (kuva alla) Käsittelemiesi dokumenttien selailu Esim. oma ajopäiväkirja Varahenkilön määrittely tarkastajalle / hyväksyjälle, muut asetukset Alla kuva tehtäväsivusta, missä näkyy omat dokumenttisi. Näet omat dokumenttisi

$fi/ pk\verkkotunnus salasana Ohjelman aloitussivu Luo uusi: >> Tehtävät: >> Etsi: >> Raportit: >> Asetukset: >> Uuden dokumentin tekeminen Omat$

3 SIVU 1/4 2/6 Tästä valitaan oikea dokumentti SIVU 2 / 4 MATKASUUNNITELMAN / LASKUN TEKEMINEN Klikkaa auki Tiliöinti Sivulla 2/4 kerrotaan, matkan määränpää, lähtö- sekä paluupäivämäärä ja kellon aika. Mikäli matka suuntautuu useampaan maahan ilman kotiinpaluuta, niin tähän merkitään koko matkan alku- ja lopettamisajankohdat Matkan lopullinen muokkaus tehdään sivulla 3/4 Selityskenttään selitys matkan tarkoituksesta ( min 10 merkkiä) Tiliöintitiedot kirjataan seuraavalle sivulle, minne päästään klikkaamalla nuolen osoittamaa riviä.

Mikäli matka suuntautuu useampaan maahan ilman kotiinpaluuta, niin tähän merkitään koko matkan alku- ja lopettamisajankohdat Matkan

4 TILIÖINTISIVU 3/6 Etsi Valitse kohteet klikkaamalla "suurennuslasia" ja uudesta ikkunasta joko kirjoittamalla tai etsimällä avautuvasta listasta tarvitsemasi tieto. Vähimmäistiedot ovat: -Kustannuspaikka -Toiminto -Matkalaji (koulutus/työmatka) -Tarvittaessa projekti Klikkaa "takaisin" niin tulet takaisin sivulle 3/4. Tarkista tiedot ja klikkaa "seuraava" Jos sivun yläreunassa on kommentteja puuttuvista tiedoista, niin voit palata korjaamaan tietoja vasemmalla olevasta "muokkaa"-painikkeesta.

Vähimmäistiedot ovat: -Kustannuspaikka -Toiminto -Matkalaji (koulutus/työmatka) -Tarvittaessa projekti Klikkaa "takaisin"

5 SIVU 3/4, MATKAPÄIVIEN LÄPIKÄYNTI JA MUIDEN KUSTANNUSTEN KÄSITTELY 4/6 Matkapäivät Ajot Kulut Tiliöintirivin alapuolella olevassa painikkeessa "Matkapäivät" päivitetään ilmaisten aterioiden määrä. -Oletusarvona on 2 ilmaista ateriaa / päivä. Klikkaa matkapäiväriviä ja poista liiat ilmaiset ateriat (Esiintulevalta ruudulta poistetaan tarvittavat ajat "Ateria-aika 1" tai/ja "Ateria-aika 2", eikä kosketa muihin tietoihin). Halutessasi voit kopioida ateriatiedot seuraaville riveille klikkaamalla: "kopioi seuraaville päiville" Näin samat ateriatiedot päivittyvät kaikille päiville. (Jos matkasi ulottuu useaan maahan, tai kulut pitää jakaa usealle kustannuspaikalle, niin ota yhteyttä matkasihteereihin ohjeita varten.) Oman auton käyttökulut lisätään painikkeessta "Ajot" > "Uusi ajo". Rastita "Muu reitti", kirjoita selvitys ajomatkasta ja kilometreistä sekä mahdollisten lisämatkustajien nimet Muut kulut päivitetään: "Kulut">"Uusi kulu", "kulutyyppiä" valitessasi klikkaa "kaikki", niin saat näkyviin kaikki kulutyypit.valitse vielä kulutyyppi. Paina "Päivitä" painiketta kunkin kirjaamasi kulun jälkeen. Matkaennakon voit hakea joko matkasuunniteman "kulut" >"uusi matkaennakon tilaus" painikkeen kautta tai erillisellä ennakko-lomakkeella. Mahdolliset liitteet : Klikkaa " Uusi liite" ja etsi BROWSE luukusta haluamasi liite ja lisää numerot ja selitykset tarvittaessa. Klikkaa "Takaisin" painiketta. Tarkista tiedot ja klikkaa"seuraava"-painiketta ja valitset tarkastajan ja hyväksyjän. Matkasuunnitelma, kenelle lähetetään: Kotimaa: Matkustaja valitsee tarkastajan sekä hyväksyjän paikalle hyväksyjän, joka tavallisesti on oma esimies. (Hyväksyttävä suunnitelma ilmestyy hyväksyjän tarkastettavat -kansioon.) Hyväksyjä tarvittaessa voi muuttaa tiliöintitietoja ja hyväksyy suunnitelman. Ulkomaan matka: Suunnitelman tiliöinnin tarkastaa kv-koordinaattori Ulkomaan matkojen suunnitelmien hyväksyjä on rehtori, tulosalueen johtaja tai vararehtorin tulosalueella päälliköt. ( Kaikki voivat muuttaa tiliöintitietoja.)

Klikkaa matkapäiväriviä ja poista liiat ilmaiset ateriat (Esiintulevalta ruudulta poistetaan tarvittavat ajat "Ateria-aika 1" tai/ja "Ateria-aika 2", eikä kosketa muihin tietoihin).

6 MATKASUUNNITELMAN PUOLTO, TILIÖINNIN TARKASTAMINEN JA HYVÄKSYMINEN 5/6 Kotimaan matkojen matkasuunnitelma tulee hyväksytyksi, kun tarkastajan roolissa oleva henkilö hyväksyy suunnitelman. Ulkomaan matkasuunnitelmissa KV-koordinaattori tarkistaa/korjaa tiliöinnin ja lähettää suunnitelman hyväksyttäväksi. (Hyväksyjä on rehtori tai johtaja lukuunottamatta vararehtorin tulosyksikköä, missä päälliköt hyväksyvät alaistensa matkasuunnitelmat) Tässä puoltajan ja tiliöinnin tarkastajan näyttö. Hyväksyjällä valinta on "Puolla ja välitä" valinnan sijaan "Hyväksy" Käsittelemiesi dokumenttien selailu Puoltaminen Hyväksyjän nimi Tiliöinnin Kohdetta muutokset klikkaamalla saat tiliöinnin näkyviin Voit tarvittaessa korjata tiliöintiä Informatiiviseen kiertoon lähetys

(Hyväksyjä on rehtori tai johtaja lukuunottamatta vararehtorin tulosyksikköä, missä päälliköt hyväksyvät alaistensa matkasuunnitelmat) Tässä puoltajan ja tiliöinnin tarkastajan näyttö.

7 MATKAN JÄLKEEN MATKALASKUA TEHDESSÄSI TOIMI NÄIN: 6/6 Valitse etusivulta "Luo uusi"> sivu 1/4 valitse "matkalasku" > valitse sivulla 2/4 "kopioi dokumentista" Etsi ennen matkaa tekemäsi matkasuunnitelma matkalaskun pohjaksi. Klikkaa oikeaa matkasuunnitelmariviä ja sen jälkeen "takaisin". Näin säästät paljon aikaa ja vaivaa, koska nyt sinun tarvitsee vain tarkistaa suunnitelman tiedot ja täydentää laskua mahdollisilla maksutositteilla.matkalaskun käsittely on samanlainen kuin suunnitelmassa. Tositteet voit itse skannata liitteiksi tai lähettää matkasihteereille osoitteeseen: PL 4000, Matkalaskut (Selvitys mukaan siitä, mihin matkaan tositteet kuuluvat) Matkalaskussa tarkastajia ovat ainoastaan Pirjo Honka tai Nina Trogen ja hyväksyjänä toimii kustannuspaikan valtuudet omaava hyväksyjä, joka tavallisesti on oma esimies. RYHMÄMATKASUUNNITELMA (Nimetyt henkilöt voivat tehdä ryhmäsuunnitelmia ja -laskuja) Sivulla 1/4 vaihdetaan käsittelijäksi Eeva Puttonen ja klikataan joku henkilö ryhmämatkalaisista henkilöksi. Sivulla 3/4 klikataan ryhmälaskupainiketta ja haetaan matkallelähtijät. Muutoin ryhmämatkasuunnitelma ja päätös tehdään tavalliseen tapaan. Matkasuunnitelma lähtee kaikille, mutta tiliöintitiedot on matkustajan täydennettävä itse ja hankittava hyväksyminen Matkalasku voidaan tehdä samoilla ohjeilla, myös tällöin kukin matkustaja täyttää omalle laskulleen tiliöinti- ja muut mahdolliset puuttuvat tiedot. Lisätietoja: Nina Trogen p Pirjo Honka p Kaija Vuorela p

Näin säästät paljon aikaa ja vaivaa, koska nyt sinun tarvitsee vain tarkistaa suunnitelman tiedot ja täydentää laskua mahdollisilla maksutositteilla.

Samankaltaiset tiedostot

TEM-MATKANHALLINTAJÄRJESTELMÄ PIKAOPAS

TEM-MATKANHALLINTAJÄRJESTELMÄ PIKAOPAS Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Ohjelmaan kirjautuminen... 3 Matkasuunnitelman/matkalaskun tekeminen... 3 Km-korvaukset... 6 Ateriakorvaus ja yömatkaraha...