TEM-MATKANHALLINTAJÄRJESTELMÄ PIKAOPAS

Transkriptio

1 TEM-MATKANHALLINTAJÄRJESTELMÄ PIKAOPAS

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Ohjelmaan kirjautuminen... 3 Matkasuunnitelman/matkalaskun tekeminen... 3 Km-korvaukset... 6 Ateriakorvaus ja yömatkaraha... 7 Matkaennakko... 8 Liitteen lisääminen Kuitillisten matkakulujen lisääminen Aiheettoman dokumentin poistaminen Hyväksyttyjen matkalaskujen ja suunnitelmien katselu Tarkastettavat ja hyväksyttävät tositteet Pääkäyttäjät

3 Ohjelmaan kirjautuminen TEM-matkanhallintajärjestelmä toimii Kymenlaakson ammattikorkeakoulun omassa verkossa. Ohjelmaa suositellaan käytettäväksi Internet Explorer-selaimella, jolloin ohjelma toimii huomattavasti nopeammin kuin muissa selaimissa. Selaimen osoitekenttään kirjoitetaan Käyttäjätunnus on sama kuin verkkoon kirjautuessa ja ensimmäisellä käyttökerralla salasanakenttä jätetään tyhjäksi, jonka jälkeen järjestelmä pyytää käyttäjää määrittämään salasanan. Kun olet määrittänyt uuden salasanan klikkaa PALAA painiketta. Punaisella * merkityt kohdat pakollisia tietoja. Matkasuunnitelman/matkalaskun tekeminen Työntekijän on aina ennen matkalle lähtöä/koulutukseen ilmoittautumista tehtävä matkanhallintajärjestelmän kautta matkasuunnitelma, jonka hyväksyy siihen oikeutettu esimies. Matkasuunnitelmaa ei kuitenkaan tarvitse tehdä sellaisista matkalaskuista, jotka liittyvät työntekijän normaaleihin työtehtäviin esim. liikkumiseen työpisteiden välillä. Hyvä perussääntö matkasuunnitelman tekemiseen on, että jos aiemman käytännön mukaisesti tuli tehdä 3-osainen hakemus, niin silloin uuden käytännön mukaisesti tehdään matkasuunnitelma. Ts. matkasuunnitelma korvaa tämän 3-osaisen hakemuksen koulutus-, työ- sekä ulkomaan matkojen osalta. Matkasuunnitelman/matkalaskun tekeminen aloitetaan Luo uusi-linkistä, jonka jälkeen valitaan Matkasuunnitelma tai Matkalasku ja siirrytään SEURAAVA-painikkeella eteenpäin. 3

4 Matkasuunnitelmassa on tarkoitus arvioida mahdollisimman tarkasti matkan kustannukset. Ohjelma laskee annettujen tietojen (matkan keston ja aterioiden määrän, arvioitujen ajokilometrien) perusteella päivärahat ja kilometrikorvaukset. Selitys kenttään merkitään matkakuvaus (esim. Veropäivät koulutus Helsingissä) sekä kustannukset, kuten esim. kurssin hinta ja hotelliyöpymisen hinta, jotka laskutetaan työnantajalta. Merkittävä myös junalippujen hinta käytettäessä matkatilikorttia tai maininta matkatilikortin käytöstä. Jos maksat em. kustannukset itse, niistä arvio merkitään Kulut välilehdelle (matkasuunnitelman 3/4 sivulle). Tällöin esimies saa tiedon matkan todellisista kustannuksista. Matkasuunnitelmasta kopionti matkalaskuun tehdään Kopioi dokumentista painikkeesta. Matkan tarkoitus kenttä on tärkeä, vaikuttaa päivärahojen määrään. Kenttä on aina täytettävä. Myös päivämäärät ja kellonajat ovat pakolliset. Jos laskuttaa pelkkiä ajoja, toimipisteiden välisiä matkoja siirry suoraan ¾ sivulle. TÄRKEÄÄ! Matkatyyppi valittava klikkamalla Kohteet riviltä. Sen jälkeen valitaan valikosta oikea matkatyyppi. 4

5 Jos valikosta ei löydy oikeaa matkatyyppiä klikataan valikon oikealla puolella olevaa suurennuslasia, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna ja painetaan ETSI-painiketta. Tämän jälkeen saadaan näkyviin kaikki käytettävissä olevat matkatyypit, joista valitaan oikea ja TAKAI- SIN-painikkeella päästään jatkamaan matkalaskun/matkasuunnitelman tekemistä. 5

6 Km-korvaukset Työhön liittyvä oman auton käyttö kirjataan Ajot-välilehdelle painamalla UUSI AJO-painiketta. Uusi reitti saadaan laittamalla rasti Muu reitti kohtaan ja kirjoittamalla matka. Ajon tiedot Oman auton käytöstä valitaan oikea pvm, reitti, reitin pituus ja ajon selitys. Jos kyydissä on ollut lisähenkilöitä, merkitään kilometrimäärä, jonka lisähenkilöt ovat olleet kyydissä. Lisäksi henkilöt tulee nimetä joko Selitys tai Lisäselitys-kenttään. 80 kg valinta tarkoittaa kuljetettavaa painavaa tai suurikokoista tavaraa, josta saa saman korvauksen kuin lisähenkilöstä. UUSI AJO-painikkeella päästään syöttämään seuraava ajo. Lopuksi TAKAISIN-painikkeella päästään takaisin matkasuunnitelmaan/matkalaskuun. HUOM! Muista tallentaa PÄIVITÄ painikkeella jokainen uusi ajo. 6

7 Ateriakorvaus ja yömatkaraha Ateriakorvaus ja yömatkaraha valitaan matkalaskun ¾-sivulta Matkapäivät-välilehdeltä Muokkaapainikkeesta. Anottava korvaus valitaan rastittamalla. Toimintaohjeesta (TWeb id 13857) löytyy selvitys milloin matka oikeuttaa ateriakorvaukseen tai yömatkarahaan. 7

8 Matkaennakko Matkaennakkotilaus tehdään matkasuunnitelmaan. Hyväksymisen jälkeen matkaennakko maksetaan tilille kuun 15. päivä tai viimeinen päivä, riippuen matkan ajankohdasta. Klikkaa Kulut välilehdestä ja sen jälkeen Uusi matkaennakon tilaus. Sinne merkitään euromäärä jota anotaan ja päivämäärä jolloin matkaennakko tarvitaan. Sen jälkeen PÄIVITÄ ja lopuksi TAKAISIN. Kun kaikki kustannukset on kirjattu, siirrytään seuraavaan vaiheeseen SEURAAVA-painikkeella. 8

9 Lopuksi valitaan VALMIS-LÄHETÄ, jolloin matkasuunnitelma/matkalasku lähtee ensin tarkastajalle ja sitten hyväksyjälle. HUOM! Matkalaskua tehdessä valitse VALMIS-LÄHETÄ vasta sen jälkeen, kun olet merkinnyt matkalaskuun kaikki anottavat kustannukset (kilometrikorvaukset, muut kulut ja päivärahat) 9

10 Liitteen lisääminen Matkalaskuun tai matkasuunnitelmaan on mahdollista lisätä liitetiedosto. Tämä onnistuu Liitteetvälilehdellä valitsemalla UUSI LIITE-painike. Tämän jälkeen liite lisätään samalla periaatteella kuin liitetiedosto sähköpostiin. Liite voi olla esim. koulutusohjelma tai matkakertomus. 10

11 Kuitillisten matkakulujen lisääminen Muut matkakulut kirjataan Kulut-välilehdelle valitsemalla oikea kululaji, pvm ja summa siinä valuutassa, missä kulu on maksettu. Kuitit toimitetaan tarkastajalle liitettynä ohjelmasta tulostettuun matkalaskuun, lisäksi matkalasku laitetaan normaalisti sähköisesti eteenpäin. Aiheettoman dokumentin poistaminen Ohjelma tallentaa automaattisesti matkalaskua sitä tehdessä. Jos halutaan poistaa vaikkapa aiheeton matkalasku, se tapahtuu POISTA DOKUMENTTI-painikkeesta. 11

12 Hyväksyttyjen matkalaskujen ja suunnitelmien katselu Etsi-toiminnolla pääsee katsomaan kaikki edelliset matkalaskut/-suunnitelmat. Valitse Tilaikkunasta tyhjä rivi ja sen jälkeen klikkaa Etsi-painikkeesta. 12

13 Tarkastettavat ja hyväksyttävät tositteet Tarkastajille ja hyväksyjille tulee sähköpostiviesti tarkastusta tai hyväksymistä odottavista tositteista. Kun tarkastaja / hyväksyjä kirjautuu ohjelmaan näkyy etusivulla tarkastettavat/hyväksyttävät dokumentit. Tarkastaja tai hyväksyjä voi joko hyväksyä, hylätä tai puoltaa ja välittää toiselle tarkastajalle tai hyväksyjälle. Valinnan jälkeen painetaan VAHVISTA JA SIIRRY SEURAAVAAN-painiketta, jolloin tosite siirtyy eteenpäin tai hylätty tosite palautuu matkustajalle. 13

14 Pääkäyttäjät Maarit Kannelniemi Kaija Kajander Yhteydenotot mielellään sähköpostilla. 14