Tarjoajan opas Opas Vaasan kaupungin hankintoihin
1. ALKUSANAT 2. PROSESSIKUVAUS 1. Alkusanat Tämän oppaan tarkoitus on avata paikallisille, ja muillekin, yrityksille Vaasan kaupungin hankintojen periaatteita ja rohkaista kaiken kokoisia yrityksiä tarjoamaan tuotteitaan ja palveluitaan Vaasan kaupungille. Tarkoitus ei ole kertoa hankintalain sisällöstä, vaan Vaasan kaupungin toimintaperiaatteista ja prosesseista sekä antaa käytännön läheisiä neuvoja ja ohjeita jotka helpottavat osallistumista kaupungin kilpailutuksiin ja hankintoihin. Tukena tälle oppaalle suosittelemme lukemaan Suomen Yrittäjien oppaan Julkiset hankinnat opas yrittäjälle. Vaasan kaupunki on aloittanut merkittävän panostamisen hankintojen ja toimitusketjujen johtamiseen. Tämä on välttämätöntä, sillä yhä suurempi osa kaupungin palvelutuotannosta tuotetaan ulkopuolisten yrittäjien ja yhteisöjen toimesta, puhumattakaan kaupungin toimintaa tukevasta palvelutuotannosta. Tavoitteenamme on siirtää painopistettä kilpailutuskeskeisestä hankinnasta kohti tiiviimpää toimittajayhteistyötä ja toimittajamarkkinoiden hallintaa. 2. Prosessikuvaus Vaasan kaupungissa hankinnat etenevät seuraavan prosessin mukaisesti: Kysymysten jättäminen Kysymysten jättäminen Täydennyspyyntöihin vastaaminen Tarjouspyynnön rakentaminen Hankintailmoitus ja tarjouspyynnön julkaisu Vastaukset kysymyksiin Tarjousten vastaanotto Tarjousten kelpoisuuden arviointi Tarpeen määrittely Kannenkuva: A-B Pada Layout: Jouko Keto Vaasan kaupunki Graafiset palvelut 2013 2
Valitusoikeus / mahdollisuus keskusteluun & tutustua asiakirjoihin Tarjousten vertailu Hankintapäätös Hankintasopimus Koekäyttö 3 Kuva: Mikko Lehtimäki
Kuva: A-B Pada 4
3. HANKINNAN VALMISTELU TEKNINEN VUOROPUHELU TUOTE-ESITTELYT TAPAAMISET 3. Hankinnan valmistelu tekninen vuoropuhelu tuote-esittelyt tapaamiset Yrittäjät voivat vapaasti markkinoida tuotteitaan ja palvelujaan Vaasan kaupungille. Hankintoja suunniteltaessa on erittäin tärkeää, että hankintayksiköllä on saatavilla ajantasaista tietoa markkinatilanteesta. Jos haluat esitellä tuotteitasi ja palveluitasi Vaasan kaupungille, mutta et tiedä keneen olla yhteydessä, paras keino on ottaa yhteyttä hankintapalvelukeskukseen joka voi koota paikalle hankintaan liittyvät ihmiset. Pyydämme yhteydenottoja mieluiten sähköpostitse tai puhelimitse. Sopimuskausien aikana Vaasan kaupungin ei ole mahdollista ottaa uusia tuotteita tai toimittajia käyttöön tuoteryhmiin joista on hankintasopimukset. Tämän estää hankintalaki, ja toki pyrimme myös itse näin kunnioittamaan voimassaolevia sopimuksia. Vaasan kaupungin hankintapalvelukeskus ja Vaasan Yrittäjät järjestävät yhteistyössä myös esittelytilaisuuksia, joissa yrittäjien on mahdollista esitellä tuotteitaan ja palvelujaan kaupungin yksiköille. Esittelytilaisuuksissa painotutaan mahdollisuuksien mukaan kaupungin tekemiin pienhankintoihin, joita ei yleensä tarvitse edes kilpailuttaa. Parhaimmillaan esittelytilaisuudessa on siis mahdollista tehdä kaupat kaupungin kanssa! Vaasan kaupungin hankintapalvelukeskus ja Vaasan Yrittäjät tiedottavat mahdollisista esittelytilaisuuksista tapauskohtaisesti. Lisätietoja löydät myös Vaasan kaupungin ja Vaasan Yrittäjien www-sivuilta. Vaasan kaupunki käyttää myös yhtenä hankinnan valmistelukeinona, erityisesti palveluhankinnoissa, niin sanottua teknistä vuoropuhelua. Tämä tarkoittaa tarjoajien kanssa käytävää keskustelua hankinnan sisällöstä ja sille asetetuista vaatimuksista ennen hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaisua. Keskustelutilaisuuksista tiedotetaan myös erikseen hankintapalvelukeskuksen ja Vaasan Yrittäjien toimesta. 5
4. TARJOUSPYYNTÖ 4. Tarjouspyyntö Vaasan kaupungin hankinnoista julkaistaan aina hankintailmoitus Hilmassa (www.hankintailmoitukset.- fi). Tarjouspyyntö puolestaan julkaistaan aina Vaasan kaupungin internet-sivuilla, kohdassa Elinkeinopalvelut Avoimet tarjouspyynnöt. Kyseisiltä sivuilta löydät myös kaupungin kilpailuttamiskalenterin, jossa kerrotaan tulevista hankinnoista ja siitä, koska ne suunnitelman mukaan kilpailutetaan. Vaasan kaupungin tarjouspyynnöt julkaistaan aina suomen kielellä aikatauluviiveiden välttämiseksi. Ruotsinkielinen käännös tarjouspyynnöstä on saatavilla, mutta sitä tulee pyytää vähintään 14 arkipäivää ennen tarjousajan päättymistä. Vaasan kaupungin hankintapalvelukeskus johtaa myös alueellista hankintarengasta, johon kuuluvat Mustasaari, Laihia, Vöyri, Maalahti, Korsnäs, Kristiinankaupunki ja Isokyrö. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan aina ovatko seutukunnat mukana hankinnassa. Seutukunnille varataan usein myös mahdollisuus liittyä sopimukseen kesken sopimuskauden tarpeen mukaan. Onko tarjouspyynnössä jotain mitä et ymmärrä? Puuttuuko liite? Tuntuuko että jotain tärkeää seikkaa ei ole otettu huomioon? Muun muassa näitä ongelmia varten tarjoajille varataan aina hankinnassa mahdollisuus esittää kysymyksiä. Kysymysten ja vastausten jättöajat löydät tarjouspyynnön loppupuolelta. Toivomme että kysymykset esitetään ensisijaisesti kirjallisesti niille varatussa aikataulussa. Tämä siksi että voisimme parhaalla mahdollisella tavalla varmistaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun, ja antaa kaikille samat vastaukset samoihin kysymyksiin. Kuva: A-B Pada 6
5. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN 5. Tarjouksen jättäminen Tarjous tulee jättää määräaikaan mennessä ilmoitettuun osoitteeseen. Varmin tapa jättää tarjous ajoissa on lähettää se sähköpostitse ilmoitettuun osoitteeseen tai tuoda tarjous henkilökohtaisesti perille. Postin myöhästyminen aiheuttaa tarjouksen hylkäämisen, mikäli tarjous saapuu määräajan jälkeen. Tarkista tarjous vielä kaksi kertaa ennen tarjouksen jättämistä, että se varmasti sisältää kaikki vaaditut asiat. Usein tarjouspyynnön liitteenä on myös muistilista, johon voit rastia ilmoittamasi asiat sitä mukaan kun ne ovat mukana tarjouksessa. Vaadittujen todistusten ja selvitysten tulee siis olla tarjouksessa mukana, pelkkä rasti ruutuun ei riitä. Mikäli useampi yritys jättää yhdessä tarjouksen, tulee yritysten tarkistaa onko alihankkijoiden käyttö hankinnassa mahdollista. Jos on, voi tarjouksen jättää siten että yksi yritys jättää tarjouksen ja käyttää muita yhteistyökumppaneitaan alihankkijoina. Mikäli alihankkijoiden käyttö ei ole sallittua, tulee yritysten muodostaa jonkinlainen yhteisyritys joka tarjoaa hankittavaa kokonaisuutta. Vaasan kaupunki pyrkii myös vuoden 2013 aikana ottamaan käyttöön uuden tietojärjestelmän kilpailutusten tekoon. Tietojärjestelmä auttaa yrittäjiä tarjouksen jättämisessä, sillä sen kautta on lähes mahdotonta jättää virheellistä tarjousta. Ohjelma huomauttaa tarjouksen lähetysvaiheessa mahdollisista puutteista tai virheistä jotka tulee korjata. Yrittäjä voi myös jättää tarjouksen, vaikka hänellä ei olisi palvelu- tai tavaratuotantoon tarvittavaa kapasiteettia ja henkilöstöä saatavilla tarjouksen tekohetkellä. Tässä tapauksessa tulee kuitenkin varmistaa, että hankintapäätöksen ja hankintakauden alkamisen väliin jää riittävästi aikaa tarvittavan kapasiteetin hankkimiseksi. Vaasan kaupunki pyrkii kilpailuttamaan ajoissa hankinnat jotka mahdollisesti vaativat investointeja tuottajilta. 7
6. TÄYDENNYSPYYNNÖT 7. HANKINTAPÄÄTÖS 6. Täydennyspyynnöt Hankintayksikkö saa pyytää tarjoukseen liittyviä lisätietoja tarjoajilta, mikäli tarjouksissa on epäselvyyksiä. Tarjousta ei kuitenkaan saa parantaa lisätietomenettelyllä. Tässäkin kohtaa on tarjoajia kohdeltava tasapuolisesti. Vastaa täydennyspyyntöön ilmoitetussa ajassa ja täsmällisesti koska vastausmahdollisuuksia annetaan vain yksi. 7. Hankintapäätös Hankintapäätöksen saa tehdä vain virkamies tai kaupungin päättävä toimielin. Vaasan kaupungilla virkamiesten hankintavaltuudet on pääsääntöisesti rajoitettu 30 000 euroon, lukuun ottamatta rakennusurakoita, joissa virkamiehillä on korkeammat hankintavaltuudet. Tämä tarkoittaa sitä, että suurin osa kilpailutettavista hankinnoista menee erilaisiin lauta- tai johtokuntiin päätettäväksi, mikä aiheuttaa noin kuukauden viiveen hankintaprosessiin. Hankintapäätös ei siis useimmiten ole saatavilla kovinkaan pian tarjousten jättöajan jälkeen. Hankintapäätös perustuu tarjouspyynnössä esitettyihin tarjousten vertailuperusteisiin. Vaasan kaupunki käyttää useimmiten vertailuperusteena niin sanottua kokonaistaloudellista edullisuutta, jolloin hinnan lisäksi vertailussa on mukana laatutekijöitä. Joskus kuitenkin hankinta vertaillaan myös pelkän hinnan perusteella. Hankintapäätöksessä hankintayksikön tulee perustella antamansa pisteet ja pisteytyksen tulee olla tasapuolisesti tehty. Mikäli Sinusta tuntuu, että on epäselvää miten Sinun yrityksesi tai kilpailijan pisteet ovat määräytyneet, voit kysyä tätä tarjouspyynnön yhteyshenkilöltä. Hankintapäätöksestä tulee aina ilmetä lisätietoja antava henkilö. Muista tarjousta antaessasi jättää niin sanottu tiedoksianto-osoite, johon tiedoksianto päätöksestä tulee teille lähettää. Vaasan kaupunki lähettää aina hankintapäätösten tiedoksiannot sähköisesti, koska se nopeuttaa prosessia merkittävästi. Kuva: A-B Pada 8
8. ASIAKIRJOIHIN TUTUSTUMINEN & VALITUSOIKEUS 8. Asiakirjoihin tutustuminen & valitusoikeus Kilpailutusasiakirjoihin tutustuminen on mahdollista hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen. Kilpailijoiden tarjoukset on mahdollista nähdä siltä osin kuin ne ovat julkisia. Tarjottua hintaa ei voida katsoa liikesalaisuudeksi, ja täten ainakin se on aina julkinen. Muista, että kilpailijasi voivat katsoa eri asioita liikesalaisuuksiksi kuin Sinun yritykseksi ja siksi kaikki tarjousten yksityiskohdat eivät välttämättä ole saatavilla. Asiakirjoihin tutustumisaika tulee varata hankintapäätöksen lisätietoja antavalta henkilöltä. Tutustumisaika järjestetään virka-aikana. Tarjoajalla on myös oikeus valittaa hankintapäätöksestä, mikäli ei ole tyytyväinen siihen. Tällöin niin sanottu hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan 14 päivän kuluessa hankintapäätöksen tehneelle viranomaiselle. Päätöksen liitteenä on aina ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Mikäli tarjoaja haluaa valittaa hankinnasta markkinaoikeuteen, on myös se tehtävä 14 päivän kuluessa alkuperäisen hankintapäätöksen tiedoksiannosta. Jos hankintayksikkö tekee hankintaoikaisun tarjoajan vaatimuksen mukaisesti, vedetään asia pois markkinaoikeuden käsittelystä. Jos tarjoaja on tyytymätön, toivomme hänen lähestyvän hankintapalvelukeskusta tätä virallista reittiä niin että asia voidaan käsitellä hyvässä yhteistyössä. Oikaisuvaatimuksen muotoa ei ole määritelty vaan se voi olla melko vapaamuotoinen, kunhan siitä ilmenee asiat joihin tarjoaja on tyytymätön. Oikaisuvaatimus tulee aina toimittaa kirjallisesti oikaisuvaatimusohjeessa ilmoitettuun osoitteeseen. 9. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Vaasan kaupunki tekee paljon myös pienhankintoja, jotka alittavat kansallisen kynnysarvon. Tällöin harvoin järjestetään virallista tarjouspyyntökierrosta, vaan hankinnat tehdään nopeasti ostavan yksikön toimesta. Pienhankintoja varten yritykset voivat mainostaa tuotteitaan tai palveluitaan esittelytilaisuuksissa tai ottamalla yhteyttä hankintapalvelukeskukseen sähköpostitse tai puhelimitse. Kaupunki tekee myös parhaansa kootakseen pienhankinnat yhteen vuosittaisen budjetoinnin yhteydessä, jolloin yrittäjät voivat kohdennetusti markkinoida tuotteitaan tai palveluitaan niitä tarvitseville. Kuva: A-B Pada 9 Kuva: Rita Lukkarinen
10. SOPIMUKSEN AIKAINEN YHTEISTYÖ 10. Sopimuksen aikainen yhteistyö Hankintalaki rajoittaa hankintasopimuskauden pituutta. Käytännössä sopimus voi optiokausineen olla maksimissaan kahdeksan vuoden pituinen. Vaasan kaupunki valitsee sopimuskauden pituuden hankittavan tavaran tai palvelun mukaan pääsääntöisesti palveluhankinnan sopimuskausi on pidempi kuin tavarahankinnan. Tarjoajien tulee muistaa myös, että sopimuksen mahdollinen optio ei ole automaattinen sopimuksen jatkokausi. Optio otetaan käyttöön vain jos tilanne on sille suotuisa, ja tilaaja on tyytyväinen ehtoihin. Päätös tehdään tilaajan lähtökohdista, tarjoajalla ei ole mahdollisuutta vaikuttaa siihen. Sopimuksen aikana toivomme tarjoajalta palvelevaa ja kehittämismyönteistä asennetta, ja eteen tulevien ongelmien ratkaisua hyvässä yhteistyössä. Kaupungin henkilöstö tekee myös parhaansa yhteistyön ylläpitämiseksi. Valitettavasti meillä on kuitenkin usein kiire jos tuntuu että tapaat liian harvoin yhteyshenkilöitä, toivomme että huomautat tästä ja me pyrimme järjestämään aikaa tapaamisille. Uuden sopimuksen alkaessa pyrimme tapaamaan säännöllisesti uutta tuottajaa ja näin varmistamaan että mahdolliset alkukankeudet hoidetaan mallikkaasti ja yhteistyö saadaan mahdollisimman nopeasti normaalille uralle. Sopimusten ohi ostamista sattuu valitettavasti myös silloin tällöin suuressa organisaatiossa. Kukaan ei tee tätä tahallaan, vaan usein tämä johtuu tietämättömyydestä. Jos siis tiedät että kaupunki on tehnyt hankintoja naapurilta ohi sopimuksen, pyydämme että ilmoitatte myös tästä sopimuksen yhteyshenkilölle. Me pystymme vaikuttamaan mahdolliseen ongelmaan vai jos tiedämme sen olemassaolosta. Kuva: A-B Pada 10
11.YHTEYSTIEDOT 11. Yhteystiedot Vaasan kaupungin hankintapalvelukeskuksen yhteystiedot löytyvät internetistä osoitteesta: http://www.vaasa.fi/suomeksi/etusivu/hallinto_ja_talous/talous_ja_tilinpaatos/ Taloustoimen_yhteystiedot Yksittäisen hankinnan yhteyshenkilö ilmenee aina tarjouspyynnön allekirjoituksesta. Mikäli Sinulla on kysyttävää yleisesti hankinnoista, voit olla yhteydessä kaupungin hankintajohtajaan. Heidi Hirsimäki Hankintajohtaja Vaasan kaupunki heidi.hirsimaki(at)vaasa.fi 06 325 1257 / 040 716 8038 11