1(11) Hyvä Potku Oulun kaupunki/suun terveydenhuolto Loppuraportti 6.5.215
2(11) 1. Lähtötilanne... 3 2. Tavoitteet... 3 3. Mittaukset... 3 3.1 Tasapainolaskurit... 4 3.1.1 Hammaslääkärit... 4 3.1.2 Suuhygienistit... 5 3.1.3 Hammashoitajat... 6 3.2 T3... 7 3.3 Henkilökunnan työtyytyväisyyskysely ja fiilismittari... 7 3.4 Asiakastyytyväisyyskysely... 8 4. Kehittämiskohteet ja toimenpiteet... 9 4.1 GSM muistutus... 9 4.2 Vain yksi hoitoaika kerrallaan... 9 4.3 Ajanvarauskirjojen yhtenäistäminen... 9 4.4 Hoitosuunnitelma... 9 4.5 Keskitetty päivystys... 9 4.6 Jonotarkastukset ja aikuispotilaiden tarkastukset... 1 4.7 Tilaresurssikirja... 1 5. Tulokset tähän mennessä ja jatkosuunnitelmat... 11
3(11) 1. Lähtötilanne Oulun kaupunkiseudulla on yli 2 asukasta ja väkiluku on ollut jatkuvassa kasvussa. Suun terveydenhuollolle tämä suuntaus on aiheuttanut haasteita hoidon kysynnän lisääntyessä. Terveen aikuisväestön kohdalla tilannetta on jouduttu hallitsemaan kiireettömän hoidon jonotuskäytännöllä. Hyvä Potku-hankkeen käynnistyessä alkusyksyllä 214 jonossa oli 1581 asiakasta ja jonotusaika oli 5-6 kuukautta. Varsinaiset hoitojaksot muodostuivat usein pitkiksi. Hammaslääkäreiden itse laatimilla vastaanottokirjoilla oli useita vastaanottolajeja, jotka eivät aina vastanneet kysyntää. Akuuttihoito järjestyi yleensä saman päivänä, mutta joinakin päivinä kysyntä oli suurempaa kuin tarjonta. Näin ollen ajanvarauskirjoilla oli potilaita ylimääräisenä tai seuraavien päivien päivystysaikoja jouduttiin antamaan etukäteen. Särkyhoitojen jatkot menivät useiden viikkojen päähän, mistä johtuen jotkut potilaat joutuivat käymään uudelleen särkypäivystyksessä. Ajanvaraus ruuhkautui erityisesti alkuviikolla, vaikka takaisinsoittojärjestelmä on ollut jo vakiintuneena käytäntönä. Peruuttamattomia poisjääntejä oli myös melko paljon. Täydet ajanvarauskirjat ja potilaiden hoidon pitkittyminen kuormittivat henkilökuntaa. Hoitojonojen hallinnointi ja jonokutsujen lähettäminen työllistivät sekä henkilökuntaa että ajanvarausta. Kaijonharjun, Rajakylän ja Keskustan (KaRaOKe) suunterveydenhuollon piirit olivat olleet mukana hyvä Vastaanotto-hankkeessa vuonna 213 ja lupaavien tulosten innoittamana koko muu Oulun suun terveydenhuolto lähti mukaan Hyvä Potku 2. ja 3. kierrokselle. 2. Tavoitteet Päätavoitteena oli potilaiden pääsy hoitoon ilman jonotusta, hoitojen eteneminen kohtuullisessa ajassa ja henkilökunnan hyvinvointi. Pyrkimyksenä oli saada jonot purettua 31.5.215 mennessä. Lisäksi aikomuksena olisi saada T3 eli kolmas varattavissa oleva 3 minuutin vastaanottoaika 21 vuorokaudeksi syyskuun alkuun 215 mennessä. 3. Mittaukset Mittaukset tehtiin loppusyksyllä 214 hammaslääkäreiden osalta viikoilla ja 4 ja 41 ja suuhygienistien osalta viikoilla 44 ja 45 tasapainolaskurilla. Viikolla 4 tehtiin myös asiakastyytyväisyyskysely ja henkilökunnan työtyytyväisyyskysely. Henkilökunnan työfiilistä on mitattu ns. fiilismittarilla myös viikosta 4 lähtien ja tämä yksinkertainen mittari on nyt toistaiseksi jatkuvassa käytössä.
Tid (angiven ai ka redovisningstidsenhet) 4(11) 3.1 Tasapainolaskurit 3.1.1 Hammaslääkärit Hammaslääkäriaikojen kysyntä viikoilla 4 41: - Akuuttihoidon kysyntä (lohkeamat ja säryt) 621h/2 viikkoa - Kiireetön vastaanotto: 2372h/ 2 viikkoa - Jonoon ilmoittautuneet: 27 potilasta - Tasapaino on +275 tuntia = +9 %: suunniteltua kapasiteettia on 9 % yli kokonaiskysynnästä. Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan Planerad mottagningskapacitet Total 41 % 59 % % 1 % 19 % 9 % Tid 1275 1851 3126 341 275 Plan. Kapacitet Peruuttamattomia poisjääntejä hammaslääkäriajoilta oli koko kaupungissa 359. Tämä merkitsi noin 18 tunnin hukkatyötä kahden viikon aikana. Merarbete Pat Antal 9 under mätperioden 359 Antal per under mätperioden 281 Ohjaukset muualle = Hänvisningar potilas jää ilman aikaa/ soittaa uudeelleen Pat 121 Hammaslääkärivastaanottokapasiteetin ja kokonaiskysynnän tasapaino 214 vk:t 4 41 Hammaslääkärit Balans efterfrågan / planerad kapacitet Saldo 4 35 Övr 3 Mott 25 2 15 1 5 1851 sis.kysyntä 1275 ulk.kysyntä Efterfrågan 275 341 Plan. Kapacitet Grupp Int. Ext.
Tid (angiven redovisningstidsenhet) 5(11) 3.1.2 Suuhygienistit Suuhygienistiaikojen kysyntä viikoilla 44 45: - Sisäinen kysyntä 659h/ 2 vk - Ulkoinen kysyntä 285h/ 2vk - ->yhteensä 944h/ 2vk Suuhygienistivastaanottokapasiteetin ja kokonaiskysynnän tasapaino 214 vk:t 44 45 12 Suuhygienistit Balans efterfrågan / planerad kapacitet Saldo Övr 1 Mott 8 Grupp 6 659 sis.kysyntä 159 Int. 4 Ext. 2 285 Efterfrågan ulk.kysyntä 115 Plan. Kapacitet - tasapaino = +115 tuntia = +12 % Peruuttamattomia poisjääntejä oli 73 ja käyttämättä jääneitä aikoja 8, yhteensä 153 aikaa. Huomattava on, että suuhygienistien ajat ovat usein 45 6 minuutin pituisia. Suuhygienistiaikojen kysynnän mittaustulosta vääristi joidenkin alueiden kohdalla puute annettavissa olevista shg-ajoista. Jos aikoja ei ollut, kysyntä oli käytetyllä mittarilla ja aikoja annettiin hammaslääkärille. Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan Faktisk mottagningskapacitet Total 3 % 7 % % 1 % 75 % -25 % Tid 285 659 944 78-236 Utfall
Tid (angiven redovisningstidsenhet) 6(11) 3.1.3 Hammashoitajat Pienten lasten (1.- ja 3.-vuotiaiden) terveystarkastuksia tekevät muutamat asiasta kiinnostuneet hammashoitajat. Aikojen saatavuus näille hammashoitajille riippuu monella alueella toisaalta siitä, onko tarkastukseen tarvittavia hoitohuoneita saatavissa esimerkiksi hammaslääkäreiden tai suuhygienistien lomien/vapaapäivien vuoksi ja toisaalta hammaslääkärien avustustehtävien käytännön järjestelyistä. Kapasiteetissa saattaa siis olla kausittaista vaihtelua. Mittausviikoilla 44 45 suunniteltu kapasiteetti oli +9 tuntia ja toteutunut oli -28 %. Huomattavaa on, että 11 potilasta ei saanut aikaa hammashoitajalle ja jouduttiin ohjaamaan muualle (yleensä suuhygienistille). Hammashoitajavastaanottokapasiteetin ja kokonaiskysynnän tasapaino 214 vk:t 44 45 Hammashoitajat 12 1 8 41 sis.kysyntä Balans efterfrågan / planerad kapacitet Saldo Övr Mott Grupp 6 112 Int. 4 2 63 ulk.kysyntä Ext. Efterfrågan 9 Plan. Kapacitet Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan 61 % 39 % % 1 % Utfall Faktisk mottagningskapacitet 72 % 75 Total -28 % Tid 63 41 14-29
7(11) 3.2 T3 T3 lukua eli kolmatta ajanvarauksessa varattavissa olevaa ½h aikaa seurataan viikoittain hammaslääkäreiltä, suuhygienisteiltä sekä suun terveystarkastuksia tekeviltä hammashoitajilta. 3.3 Henkilökunnan työtyytyväisyyskysely ja fiilismittari Henkilökunnan työtyytyväisyyskysely tehtiin hankkeen alussa viikolla 4/ 214 ja uudelleen muutosten käynnistyttyä viikolla 16/215. Kyselyssä kartoitetaan koettua työn kuormittavuutta, työpaikan yhteistyötä ja ilmapiiriä, käsitystä omista vaikutusmahdollisuuksista työhön ja omasta työkyvystä. Nämä tulokset on käsitelty alueittain. Fiilismittari, jolla kartoitetaan kokemusta viikon tunnelmista (erinomainen/hyvä/ kohtalainen/huono/erittäin huono) on ollut työpaikoilla kaikkien nähtävillä.
8(11) 3.4 Asiakastyytyväisyyskysely Viikolla 4 tehdyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset käsiteltiin alueittain. Pääsääntöisesti asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä saamaansa hoitoon. Eniten tyytymättömyyttä ovat aiheuttaneet ajanvarauspalvelut ajoittaisen ruuhkautumisen vuoksi; yhteyttä ei ole saatu heti tarvittaessa. ASIAKASTYYTYVÄISYYSKYSELY vk 44 214 Kuinka tyytyväinen olet saamaasi hoitoon? Vastasiko saamasi aika tarpeitasi? Kuinka tyytyväinen olet ajanvarauspalveluihin? 1 2 3 4 5 1 Erittäin tyytymätön/ huonosi 5 Erittäin tyytyväinen / hyvin Keskusta Tuira Oulunsalo Kaakkuri Höytyä Myllyoja Kontinkangas Kiiminki Haukipudas
9(11) 4. Kehittämiskohteet ja toimenpiteet Suurimmat muutokset kohdistuivat päivystyskäytäntöjen uudelleen organisoimiseen osittaisen keskittämisen ja joustavan ajanvarauksen käyttöönotolla. Muita hyviä käytäntöjä KaRaOKe:n Hyvä Vastaanotto-kokemusten pohjalta otettiin nyt laajempaan käyttöön. 4.1 GSM muistutus Tammikuusta 215 lähtien varatusta suun terveydenhuollon hoitokäynnistä lähti GSM-muistutus automaattisesti asiakkaan tai alle 15-vuotiaan huoltajan matkapuhelimeen. Tällä pyrittiin vähentämään peruuttamattomien poisjääntien määrää. 4.2 Vain yksi hoitoaika kerrallaan Käytäntö on osoittanut, että kun asiakkaalle on varattu useita aikoja, unohduksia ja poisjääntejä tulee enemmän kuin jos on olemassa vain yksi ajanvaraus. Poikkeuksena yhden ajan säännöstä on hoito, joka vaatii suunnitellun aikataulun (esim. protetiikka) 4.3 Ajanvarauskirjojen yhtenäistäminen Vastaanottolajeja on karsittu ja käytössä ovat pääsääntöisesti vain kiireellisen ja kiireettömän hoidon ajat. Käytössä olevat kliiniset vastaanottolajit hhhlvo, hhpäiv, hhoik, hhoma, hhhlne. Työohjelmat ovat avoinna, lukittuna vain hhoma max. 5h/viikko. Palveluesimies on laatinut ajanvarauskirjoille pohjat, joita kaikki hammaslääkärit käyttävät. Hammaslääkäreiden kliinistä työtä on viikossa 3 tuntia. Vaihteluun on varauduttu puskuripäivillä. Suuhygienistien vastaanottokirjoja yhtenäistetään myös ja työryhmä on asetettu miettimään yhtenäisiä käytäntöjä varattujen aikojen pituuden suhteen. 4.4 Hoitosuunnitelma Kun säännöllisen hoidon piirissä oleva potilas käy hoitojakson välillä esim. päivystysluonteisessa hoidossa, tarkistetaan potilaan voimassaoleva hoitosuunnitelma tarkoituksenmukaiseksi. Jos potilaalla on useita RO, RE ja RC kutsuja, tarvittaessa yhdistetään näitä. 4.5 Keskitetty päivystys Aikaisemman käytännön mukaisesti arkipäivystysaikoja on ollut jokaisessa hammashoitolassa. Uuden käytännön mukaan suun terveydenhuollon piirit tekevät yhteistyötä ja päivystys on keskitetty alueittain yhteen hoitolaan kerrallaan. Päivystysajat annetaan ajanvarauksesta alueen yhteiselle kimppapäivystyskirjalle joustavalla ajanvarauskäytännöllä. Päivystävät hammaslääkärit siirtävät potilaat omalle kirjalleen ja päivystysajalla pyritään tekemään hoidot mahdollisimman valmiiksi, jotta jatkohoitoaikoja ei tarvitse antaa.
1(11) Päivystysaikojen ja päivystävien hammaslääkärien lukumäärä on mitoitettu kysynnän mukaan. Mittausten mukaan päivystysaikojen tarve on suurin alkuviikolla, erityisesti maanantaisin ja kysyntä vähenee kohti loppuviikkoa. Koko kaupungin alueella voidaan päivystyksiä tasata. Jos jollakin alueella ajat täyttyvät tai päivystävä hammaslääkäri sairastuu, annetaan aika alueelle, missä on kapasiteettia vapaana. Uusi käytäntö on aloitettu maaliskuun alussa 215. 4.6 Jonotarkastukset ja aikuispotilaiden tarkastukset Jonoja puretaan joustavalla ajanvarauksella samalla periaatteella kuin päivystyksessä. Tämä mahdollistaa vähän hoitoa tarvitsevan potilaan hoidon valmistumisen jopa yhdellä käyntikerralla. Ajat annetaan yhteiselle hoitolan kimppakirjalle. Jononpurku tapahtuu omalla henkilökunnalla normaalin perustyön puitteissa. Kun jonot on purettu, jatkossa aikuispotilaiden tarkastukset hoidetaan samalla käytännöllä. Kaupungin alueella noudatetaan hammaslääkärit ilman rajoja periaatetta eli potilaat ohjataan niille alueille, joilla on enemmän hoidontarjontaa. Jos potilas haluaa välttämättä omalle alueelle, voi hän joutua odottamaan. Jotta ajanvarauskirjat eivät täyttyisi kokonaan, asetetaan T3:lle hälytysraja, jonka ylittyessä uusia tarkastusaikoja ei anneta. 4.7 Tilaresurssikirja Potilastietojärjestelmään on luotu tilaresurssikirja (hhtilares), johon merkitään esim. lomien, vapaapäivien tai koulutusten vuoksi vapaana olevat työhuoneet sekä ne hammashoitajat, jotka ovat käytettävissä avustukseen. Näin saadaan tarvittaessa tiloja suuhygienistien ja pikkulasten terveystarkastuksia tekevien hammashoitajien käyttöön ja voidaan hallita hammashoitajien sijaisuuksia.
11(11) 5. Tulokset tähän mennessä ja jatkosuunnitelmat Isossa organisaatiossa muutokset tapahtuvat hitaasti. Hyvä Potku-hanke käynnistyi elokuussa 214 ja käytännön muutoksia on aloitettu asteittain. Vuoden alussa käyttöön otettu automaattinen GSMmuistutus näyttäisi mutu-tuntumalla vähentäneen peruuttamattomien poisjääntien määrää. Suurin muutos kohdistui arkipäivystyksen järjestelyihin ja samanaikaisesti tapahtunut valtakunnallinen muutos päivystysasetuksesta on mutkistanut tilannetta entisestään. Alueellisesti osittain keskitetty arkipäivystys aloitettiin maaliskuun alussa 215. Tällä hetkellä seurataan päivystysaikojen mitoituksen sopivuutta ja muutoksia tehdään tarvittaessa. Jonoja on purettu alueittain resurssien mukaan jo aikaisemminkin jatkuvasti, nyt pyritään purkamaan ne kokonaan syksyyn mennessä. Kiireettömän hoidon jonossa on elokuusta 214 maaliskuuhun 215 ollut keskimäärin 154 asiakasta (ks. kuvio). Jatkossa muutosten vaikutuksia seurataan viikoittaisella T3 mittauksella ja henkilökunnan tuntemuksia fiilismittarilla. Syksyllä 215 on tarkoitus toteuttaa uudet tarkemmat mittaukset tasapainolaskurilla. Työnjakoa ja hoitokäyntien tehostamista tullaan jatkossa kehittämään. Henkilökuntaa rohkaistaan osallistumaan kehittämistoimintaan aktiivisesti. Jonossa olevien lukumäärä Oulu sth 214-215 2 15 1 1581 1433 1499 1682 1517 1743 1351 1511 5 214-215