Turun suun terveydenhuolto matkalla kohti parempaa tulevaisuutta

Transkriptio

1 Turun kaupungin hyvinvointitoimiala Suun terveydenhuolto Turun suun terveydenhuolto matkalla kohti parempaa tulevaisuutta Varpuleena Kirstilä Ylihammaslääkäri, EHL, HLT Marina Merne-Grafström Ylihammaslääkäri, EHL, HLT Hyvä Potku- hanke 2014 Loppuraportti

2 Sisältö 1. Johdanto 2. Lähtötilanne 3. Hyvä Potku- työryhmä 4. Hyvä Potku- seminaarit 5. Tavoitteet 6. Toimenpiteet 7. Tulokset 8. Toimenpiteet Hyvä Potku- hankkeen jälkeen

3 Johdanto Turun kaupungin hyvinvointialan suun terveydenhuolto on osa perusterveydenhuoltoa. Suun terveydenhuollon 13 hammashoitolaa sijaitsevat eri puolilla kaupunkia ja niiden koko vaihtelee kahden yksikön hoitolasta 23 huoneen hoitolaan. Neljällä alueella toimivat vastaavat hammaslääkärit ja vastuuhoitajat. Kuva 1. Turun kaupungin suun terveydenhuollossa toimii 13 hammashoitolaa Turun kaupungin Suun terveydenhuolto jakautuu kliiniseen puoleen, joka huolehtii Turun kaupungin asukkaiden suun terveydestä ja suusairauksien hoidosta, sekä opetushammashoitolaan. Opetushammashoitola vastaa hammaslääkärien peruskoulutuksen kliinisestä hoitoharjoittelusta sekä erikoishammaslääkärikoulutuksesta kliinisen hammashoidon, suukirurgian sekä oikomishoidon alalla. Kliinisellä puolella on 66 hammaslääkäri ja 31 suuhygienistivakanssia (taulukko 1). Suun terveydenhuollolla on oma hammastekninen laboratorio, jossa työskentelee hammasteknikko ja hammastekninen apulainen tehden pääosin oikomishoidon laitteita. Omassa röntgenyksikössä otetaan kaikki panoraama- ja kallokuvat. Tänä vuonna panoraamatomografioita on otettu jo ennätyksellisesti 5320 kpl. Vuonna 2013 ja 2011 vastaavat luvut olivat 3375 ja 2560.

4 Taulukko 1. Turun kaupungin Suun terveydenhuollon vakanssit Hallinto Kliininen hammashoito johtava ylihammaslääkäri, ylihammaslääkäri, ylihoitaja, 2 osastonhoitajaa Opetushammashoitola ylihammaslääkäri Erikoishammaslääkärit yhml (prof sivuvirkaa) Hammaslääkärit erikoistuvaa hml Suuhygienistit 31 1 Hammashoitajat 78, opetushoitaja Muu henkilökunta (vh, lab, tsto) 25 2 Suun terveydenhuollon ajanvaraus on keskitetty ja sen kautta tapahtuu kaikkien hammashoitoloitten potilasajanvaraus. Ajanvaraushenkilökunta toimii pääosin hammashoitoloiden neuvontapisteissä ja puheluihin vastaa 9 hammashoitajaa ja yksi suuhygienisti. Ajanvaraukseen tulee 7759 puhelua kuukaudessa. Puheluiden vastaamisprosentti on 100 %. Hammashoitopalveluissa ei Turun kaupungissa ole erillisiä toiminta-alueita, vaan kaikki turkulaista ovat oikeutettuja hakemaan suun terveydenhuollon palvelunsa haluamastaan hoitolasta. Vuosittain hoitokäyntejä on n Väestöstä on alle 18-vuotiaita, joiden asetusten mukaiset kutsut ja hoito kuuluvat myös julkisen terveydenhuollon velvoitteisiin. Turussa kutsutaan asetuksen mukaisten ikäryhmien lisäksi 16-vuotiaat suun terveyden tutkimukseen. Lähtötilanne Turun kaupungin suun terveydenhuolto lähti mukaan Hyvä Potku- hankkeeseen maaliskuussa Turun suun terveydenhuolto oli tuolloin suurin yhtenäinen organisaatio, joka siihen mennessä oli osallistunut tähän Kaste-rahoitteiseen hankkeeseen. Lähtötilanne Turussa oli erittäin haastava. Maaliskuun 2014 lopussa suun terveydenhuollon kiireettömän hoidon jonossa odotti hoitoon pääsyä kaupunkilaista, hammaslääkärien ajanvarauskirjat olivat täynnä ja hoitojono jopa 6 8 kuukautta. Kiireettömään jonoon kertyi kuukaudessa noin potilasta, joista 400 lähetettiin kuukausittain ostopalveluun. Hoitoon pääsyä odottavien määrä lisääntyi näin ollen 600:lla kuukaudessa. Potilaiden tyytymättömyys ja ongelmat lisääntyivät, henkilökuntaa ahdisti pitkälle venyvät hoitojaksot ja yhä pitenevää jonoa hallitsemaan tarvittiin jonohoitaja. Hyvä Potku -työryhmä

5 Hyvä potku -työryhmässä oli mukana hammaslääkäreitä, suuhygienistejä ja hammashoitajia: Blomqvist Satu, terveyskeskushammaslääkäri Eggert Mirka, terveyskeskushammaslääkäri Fagerström Johanna, hammashoitaja Heino Jukka, terveyskeskushammaslääkäri Kanervala Pia, suuhygienisti, vs osastonhoitaja Kirstilä Varpuleena, ylihammaslääkäri Pursiainen Hanna, suuhygienisti, vs osastonhoitaja Salmivirta Katriina, terveyskeskushammaslääkäri Säteri Satu, hammashoitaja Merne-Grafström Marina, ylihammaslääkäri, coach Hyvä Potku -seminaarit Hyvä Potku- työryhmä osallistui neljään hankeseminaariin ja -työskentelyyn välisenä aikana. Kolme kaksipäiväistä seminaaria järjestettiin Hyvinkäällä Rantasipi Sveitsissä ja päätösseminaari Espoon Hanasaaressa. Seminaaripäivien aikana kuultiin muiden osallistujien tuloksia ja ideoita ja opittiin muiden kokemuksista. Alustukset antoivat runsaasti materiaalia toiminnan analysointiin ja suunnitteluun sekä parantamiseen. Seminaarit paitsi pakottivat pohtimaan tilannetta ja ongelmaratkaisuja, antoivat konkreettisia keinoja parannuskohteiden löytämiseen ja toimintatapojen kehittämiseen. Suunnitteluun saatiin avuksi myös työkaluja, joilla kuvataan toimintaa ja siinä tapahtuvia muutoksia. Toiminnan laaja- alainen seuraaminen ja mittaaminen, T3- ajan seuraaminen sekä kysynnän ja tarjonnan tasapainolaskenta ovat olennainen osa Hyvä vastaanotto - toimintaa. Seminaarit osoittivat että ongelmat ovat kaikilla samat, olipa kyseessä suun terveydenhuolto, terveysasema tai erikoissairaanhoidon yksikkö: yhteydensaanti puhelimitse takkuilee, vastaanottoaikoja ei ole riittävästi, päivystysajat loppuvat kesken, ja henkilökunnan poissaolot aiheuttavat ongelmia. Tästä seurauksena potilaat ovat tyytymättömiä, jonot ja kiire kuormittavat työntekijöitä, työn laatu huononee ja työviihtyvyys heikkenee. Seminaareissa korostui myös se, että koko henkilöstön mukaan saaminen ja aktiivinen ponnistelu myönteisessä ilmapiirissä on ehdoton edellytys hankkeen onnistumiselle. Hyvä Potku- hanke korostaa potilaan roolia oman terveytensä vaalimisessa ja hoidossa ja se luo vankan pohjan toiminnan kehittämiselle.

6 Kuva 2. Hyvä Potku -hankkeen ensimmäisessä seminaarissa kartoitettiin kalanruotokaavion avulla ongelmia, jotka aiheuttavat ruuhkautuneen hoitoonpääsytilanteen Tavoitteet Maaliskuun 2014 seminaarissa kaikki osallistujat joutuivat asettamaan selkeät päämäärät, joita kohti pyrkiä. Tavoitteiden asettaminen on tärkeää ja muutoksen kohteiden tulee olla konkreettisia ja mitattavissa. Lähtökohtana on asiakas, joka on keskiössä, päämääränä saatavuuden, laadun ja asiakastyytyväisyyden paraneminen. Turun suun terveydenhuollon tavoitteet asetettiin korkealle: Hoitoon pääsy päivystykseen 1vrk Hoitoon pääsy puolikiireelliseen hoitoon 7 vrk Hoitoon pääsy kiireettömään hoitoon 21 vrk Kiireettömän hoidon jonon hävittäminen on edellytys sille, että parantamistyö voi käynnistyä Kehittämistoimenpiteitä kohdennetaan asioihin, jotka johtavat kapasiteetin lisääntymiseen

7 Toimenpiteet Hyvä potku -hanketyöskentely aloitettiin hammaslääkäripalvelujen kehittämisellä. Kiireettömien hoitoaikojen saatavuutta alettiin mitata T3- ajalla viikosta 14 alkaen. Mittausta jatkettiin koko hanketyöskentelyn ajan ja aiotaan mitata jatkossakin viikoittain. Syksyllä 2014 aloitettiin myös suuhygienistien seuraavan vapaan ajan mittaaminen Kuva 3. T3 ajan muutos, maaliskuu 2014-marraskuu 2014 (vrk). Tasapainolaskenta tehtiin ensimmäisen kerran toukokuussa 2014 koskien perushammaslääkäreiden kapasiteettia, ja uudelleen marraskuussa. Tällöin mukaan otettiin myös suuhygienistit. Suuhygienistien työn tarkastelulla haluttiin löytää keinoja työnjaon parantamiseen ja suuhygienistityön oikeaan kohdistamiseen. Tulokset näyttivät, että meillä on lähes riittävästi kapasiteettia hoitaa perushammaslääkärityön kysyntä. Päivystyspalvelujen kysyntä oli tarjontaa suurempaa ja oli suurinta maanantaisin. Tasapainolaskentaan perustuen suunniteltiin päivystyspalvelujen kohdistaminen oikea-aikaiseksi. Jo aiemmin käytössä ollutta yksilöllisen hoitovälin käyttöä ohjeistettiin ja tehostettiin.

8 Kuva 4. Taspainolaskennassa toukokuussa 2014 todettiin vain hyvin pieni resurssivaje (-3 %) hammaslääkärikapasitetissa.

9 Kuva 5. Ylempi kuva osoittaa, että ulkoinen kysyntä muodostuu lähinnä päivystykseen hakeutuvista potilaista. Alempi kuva osoittaa, että sisäinen kysyntä muodostuu kiireettömien jatkohoitoaikojen tarpeesta. Kuva 6. Ylempi kuva näyttää, että päivystyspalvelujen kysyntä on suurinta maanantaisin (palkin keltainen osa). Alempi osoittaa että kokonaiskysyntä on pienempää perjantaisin kuin muina viikonpäivinä.

10 1. Hoitoonpääsyjonon purkaminen Jonon purkamiseksi tehtiin kevään ja kesän 2014 aikana useita toimenpiteitä; järjestettiin jononpurkutalkoita, tehtiin lisätöitä ja potilaita lähetettiin ostopalveluun. Kesän ajaksi saatiin lisätyövoimaksi ja lomasijaisiksi hammaslääketieteen kandidaatteja ja käytännön palvelua suorittavia hammaslääkäreitä. Lisäksi 12 käytännön palvelua suorittavaa jatkoivat työtä myös kesän jälkeen. Lisäksi kaikki hammaslääkärivakanssit ovat täytetty vaikka toimintaa rajoittaa työhuonepula. Turun kaupungin suun terveydenhuollossa on lisätyösopimus, jonka turvin on pystytty purkamaan jonoa. Potilaille on tehty suun perustutkimus, jonka jälkeen hoito on tehty hoitosuunnitelman mukaisesti ostopalvelutuottajalla. Kun potilaiden hoito ei tullut tutkimuksen tehneelle hammaslääkärille pidentäen seuraavan hoitoajan saatavuusaikaa lisätyön tekeminen saatiin vetovoimaiseksi. Lisätyötä on tehty paitsi arkipäivisin myös lauantaisin. Lisätyösopimuksella voidaan hoitaa hoitoonpääsyä jonottaneita potilaita, mutta laaja-alaisempi lisätyösopimus toisi suurta etua myös ns. hoitojonon lyhentämiseen ja mahdollisesti myös yhä useammat hammaslääkärit haluaisivat tehdä lisätyötä. 2. Ajanvarauskirjojen muutokset Hyvä Vastaanotto ohjeiden mukaisesti päiväkirjoihin jätettiin vain kaksi aikatyyppiä; päivystys ja kiireetön kliininen aika, ja potilaalle annetaan jatkossa vain yksi jatkohoitoaika kerrallaan. 3. Yksilöllisen hoitovälin tarkentaminen Oikean hoitovälin määrittäminen potilaalle, vähentää liian tiheää hoitoon hakeutumista julkisten palvelujen piiriin. Päivitettiin sisäinen ohje hoitovälin määrittämisestä suun terveyteen liittyvien riskitekijöiden perusteella. Kaikille hoitojakson läpikäynneille potilaille sekä ostopalveluun lähetetyille potilaille on määritetty yksilöllinen hoitoväli. Tämän mukaisesti väestö jaetaan kolmeen ryhmään hoitovälin tiheyden tarpeen mukaisesti: terve, teho ja stoppi. Tämä edesauttaa ajanvarauskeskuksen toimintaa kun potilas ottaa tulevaisuudessa yhteyttä. Lisäksi voidaan tehostaa työnjakoa, jolloin ns. terve ryhmän potilaat voidaan ohjata suuhygienistille ja teho sekä stoppi potilaat ensisijaisesti hammaslääkärille. Menetelmällä saadaan myös tilastotietoja eri suorittajien hoitovälin määrittämisen tarkasteluun. 4. Suurihoitoisen potilaiden hoitoprosessi Hoidetaan tehostetusti ja keskitetysti potilaita, joilla suuri paikkaus- ja poistohoidontarve; siivotaan pois perushoitojen suurkuluttajat ja päivystyksen suurkuluttajat. Järkeistämällä tämän segementin potilaiden hoitoa saadaan ajansäästöä ja nopeutetaan hoitojen läpimenoaikaa. Suuren hoidontarpeen omaaville potilaille tarjotaan mahdollisuus kokonaishoitoon nopeutetulla aikataululla. Hoidossa korostuu omahoidon merkitys, hoitohenkilöstöä koulutetaan ja potilassuhteisiin panostetaan. Prosessin tavoitteena on infektiovapaa ja oireeton suu sekä subjektiivisesti tyytyväinen potilas. Suurin tavoite on hyvä omahoidon toteutuminen potilaan toimesta. Potilas saadaan myös näin järjestelmällisen hoidon piiriin, joka vähentää päivystysaikojen kysyntää. 5. Kehitellään monihuonemallin käyttöä tutkimuskäytäntöihin liittyen. Monihuonemalli soveltuu erityisesti nuorten aikuisten v, lasten ja nuorten tutkimuksiin sekä mahdollisesti oikomishoitoon. 6. Pop-up hammashoitola Hankitaan ns. pop-up hammashoitoyksikkö ja selvitellään tiloja, joihin se voidaan tilapäisesti pystyttää (esim. koulujen tilat). Koska toiminnassamme on huomattava tilapuute, voidaan osa toiminnoista siirtää siirrettävään hoitoyksikköön. Tavoitteena on asetuksen mukaisten ns. seulontatutkimusten sujuvoittaminen ja nopeuttaminen. Näin saadaan myös tasa-arvoisuutta lasten tutkimuskäytäntöihin ja saavutetaan siten paremmin kaikki ikäryhmän lapset. Kun koululaistutkimuksia ei tehdä, hoitoyksikköä voidaan

11 käyttää muuna aikana esim. vanhustyössä tai ennaltaehkäisevässä työssä esim. liikkuvan terveyskioskin kampanjapäivissä (vrt. esim. verenpainemittauskampanjat). Kuva 7. Siirrettävä hoitoyksikkö luo monia mahdollisuuksia suun terveystarkastusten toteuttamiseen uudella tavalla. 7. Lähetekäytäntöjen ohjeistuksen päivitys ja perusteiden määrittely ja sujuvuuden parantaminen. Osaamisalueiden parempi hyödyntäminen (tiimityöskentelyn kehittäminen). Uusitaan lähetekäytäntöjen ohjeet ajan tasalle. Sähköisen lähetteen selvittely Tiimityöskentelyn prosessien kuvaus ja toimeenpano. Parodontologia Endodontia Pelkopotilaat Pedodontia Kirurgia Karies (pinnoitepäivät) 8. Kirurgisten toimenpiteiden hoitamisen valmiuden parantaminen. Poistojen ja pienkirurgisten toimenpiteiden koulutuksen lisääminen. Kirurgisten lähetteiden määrän vähentäminen, turhien aikojen vähentäminen, käypähoitosuosituksen ohjeiden läpikäyminen.

12 9. Endodontisten hoitojen sujuvoittaminen Tavoitteena on välttää turhia juurihoitoja (MTA yms. tekniikat) sekä sujuvoittaa ja parantaa komplisoituneen juurihoidon jatkohoitoja. Tavoitteena on uusintajuurihoidon prognoosin evaluaatio ennen toimenpiteeseen ryhtymistä konsultaatiojärjestelmän tehostamisella. 10. Tietotekniikkan parempi hyödyntäminen ja osaaminen - Seuraavan ajan antamisen helpottaminen Potilasohjelman sekä ajanvarausohjelmanhakutoimintojen käytön osaamisen parantaminen ja tehostaminen. - Avustavan henkilökunnan potilasohjelman hallinnan parantaminen Hoitaja voi tutkimuksen aikana jo kirjata hoitosuunnitelmaan hml ohjeistamaa tekstiä. - Hammaslääkärin tietotekniikan osaamisen parantaminen Pegasos koulutusta: e-reseptiosaamisen parantaminen ja laboratoriotoiminnan opettelu Romexis-rtg ohjelman parempi hallinta mm. sarjatutkimukset Ajanvaraustoimintojen tietoteknillisen osaamisen lisääminen lähiopetuksella 11. Kokouskäytäntöjen tarkastelu: ajankäyttö Kootaan ja päivitetään lista kaikista rymistä, jotka käyttävät aikaa muuhun kuin potilaan kliiniseen hoitamiseen. Tehdään suositukset kokouksiin ja niihin siirtymiseen käytettävistä ajoista. 12. Toiminnan vaihteluun varautuminen. Päivystyksen hajauttaminen useammalle tekijälle haavoittuvaisuuden vähentämiseksi Päiväkirjojen controller seuraa ajanvarauskirjojen täyttymistä Ajanvarauskirjojen suunnittelu ajoissa Lomat, koulutus, päivystyspohjat Ajanvarauskirjojen tasaaminen eri suorittajien ja hoitoloiden välillä Seurantatilastoja trendien tutkimiseen Hammashoitoajapulan ja vaihtelun syiden tarkatselu ja niihin puuttuminen. 13. Omahoitohankkeen uudelleenkäynnistys Turun kaupungin suun terveydenhuollossa on ollut aktiivinen ennaltaehkäisevän omahoidon neuvontaa kehittelevä ja tekevä työryhmä (TEHO). Hyvä potku työskentelyn aikana tämän ryhmän työ on ollut säästöliekillä resurssivajeen takia. Omahoidon tehostaminen väestössä on kuitenkin keskeinen keino vaikuttaa hoidon kysyntään varsinkin pitkällä seuranta-ajalla. Tavoitteena onkin jatkaa toimintaa painottaen seuraavia asioita vuoden 2015 alusta: - Päivähoitoikäisten harjauskäytännöt ja ksylitolin käyttö kuntoon Turun alueella - Plakkivalistus ja pinnoitekäytäntöjen ohjeistus ja uudelleenjärjestäminen - 2lk harjausopetukset kouluissa - 6lk suun terveyden edistäminen kouluissa - Koko väestöön suuntautuva valistuskampanja helmikuu 2015

13 Kuva 8. Vuoden 2014 omahoitokampanjan keulakuvana toimi Mike Monroe, joka pitää suun terveyden edistämistä tärkeänä.

14 14. Siisteys ja järjestys Hoitohuoneiden ja varaostojen järjestäminen työskentelyn helpottamiseksi. Kuva 9. Hammaslääkärien ja suuhygienistien hoitohuoneiden instrumentit ja tarve-aineet järjestettiin mahdollisimman yhdenmukaisesti hoitohuoneissa.

15 Tulokset Turun suun terveydenhuollon työskentely Hyvä Potku -hankkeessa tuotti nopeasti tuloksia. Lähtötilanteen potilaan hoitojono saatiin purettua ja kiireettömään hoitoon pääsyä odotti vain 300 potilasta. Hoitoon hakeutuvien aikuisten määrä vaihtelee kuukausittain, ollen suurinta syyskuukausina. Keskimäärin kiireettömään hoitoon on hakeutunut aiemmin n potilasta kuukaudessa, mutta määrä on hieman vähentynyt ollen nyt n. 900 aikuispotilasta kuukaudessa. Koska sisäinen kysyntä työllistää suun terveydenhuollossa enemmän kuin ulkoinen, oikein asetettu yksilöllinen hoitoväli vaikuttaa hoitoon pääsyyn parantavasti ainakin pitkällä aikavälillä

16 lokakuu 1 lokakuu 31 marraskuu 28 joulukuu 17 tammikuu 1 maaliskuu 3 huhtikuu 2 huhtikuu 9 toukokuu 2 toukokuu 9 toukokuu 14 toukokuu 28 kesäkuu 4 kesäkuu 16 heinäkuu 23 heinäkuu 30 elokuu 6 elokuu 13 elokuu 15 elokuu22 elokuu27 syyskuu9 syyskuu11 syyskuu16 syyskuu26 syyskuu 31 lokakuu 5 lokakuu 17 marraskuu 26 Kuva 10. Kiireettömään hoitoon hakeutuvien aikuispotilaiden lukumäärä kuukausittain Turun kaupungin suun terveydenhuollossa syyskuu marraskuu *) arvioitu määrä Kuva 11. Kiireetömän hoitoonpääsyjonon kehitys syyskuu 2013-marraskuu 2014 Hoitoprosessien kehittäminen lähti hyvään vauhtiin ja uusia toimintatapoja otettiin kokeilun jälkeen käytäntöön. Koko henkilökunta lähti alun perin mukaan positiivisin mielin ja innostus lisääntyi sitä mukaa, kun nähtiin että työ tuottaa tulosta; hoitoon pääsy on parantunut huomattavasti ja jatkohoitoaikoja löytyy paljon paremmin kuin vuosi sitten. Uusia toimintamalleja löytyy koko ajan ja onkin tärkeää, että jokainen työntekijä ymmärtää merkityksensä oman työnsä kehittämisessä.

17 Toimenpiteet Hyvä Potku- hankkeen jälkeen Jotta saavutetut tulokset pystytään säilyttämään ja Turun suun terveydenhuolto jatkossa voi tarjota turkulaisille yhä paremmin palveluja, tulee toimintaa jatkuvasti tarkastella kriittisesti. Kehittämistyön tulee olla tavoitteellista ja työn tuloksia tulee mitata. Parannustoimenpiteitä kohdennetaan edelleen asioihin, jotka johtavat kapasiteetin lisääntymiseen. Toisaalta pyritään nostamaan esiin uusia käytäntöjä, jotka vähentävät kysyntää. Tarjonnan vaihtelu huomioidaan ja siihen varaudutaan riittävän hyvissä ajoin. Toiminnan tarkastelu ja muutokset vaativat työyhteisöltä jatkuvaa uudistumista. Henkilökunnan positiivisella asenteella ja työssä jaksamisella on tärkeä merkitys toivottujen tuloksien saavuttamiselle ja ylläpitämiselle. Yhteistyöhön ja hyvinvointiin panostetaan ja kaikkien mielipiteet ja kehittämisideat huomioidaan. Vain näin voidaan saavuttavaa jatkuvasti parempia kestäviä tuloksia.