Viite: 06/2014/POL Lapin ammattikorkeakoulu Oy TARJOUSPYYNTÖ MinLAPPI hanke (950000) Polarisaatiomikroskoopit Hiillestyslaite (pinnoituslaite) Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi
Sisältö 1 Polarisaatiomikroskoopit ja hiillestyslaite... 4 1.1 Hankinnan kohde... 4 1.2 Yleiset vaatimukset... 4 1.3 Hankintamenettely... 4 1.4 Hankinnan aikataulu... 4 1.5 Osatarjoukset... 5 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset... 5 2 Tarjouksen sisältö... 5 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen... 6 2.2 Tarjousten käsittely... 6 2.2.1 Palvelun tuottajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset... 6 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen... 6 2.2.3 Kuvaus tarjottavasta ratkaisusta... 6 2.2.4 Palvelutuottajan valinta- ja tarjousten vertailuperusteet... 6 3 Muut tiedot... 7 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika... 7 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli... 7 3.3 Laskutus- ja maksuehdot... 7 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu... 7 3.5 Hankintasopimuksen solmiminen... 7 3.6 Tarjouksen jättäminen... 7 3.7 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus... 8 2 (9)
3.8 Muut ehdot... 8 3.9 Lisätiedot ja kysymykset... 8 3 (9)
1 POLARISAATIOMIKROSKOOPIT JA HIILLESTYSLAITE Lapin ammattikorkeakoulu Oy / hankintapalvelut pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesti MinLAPPI-hankkeelle hankittavista laitteista. MinLAPPI-hankkeessa kehitetään mineralogian koulutukseen ja tutkimukseen liittyvää laboratorioympäristöä. MinLAPPI hanke on osarahoitettu Lapin Liiton ja Digipolis Oy:n rahoituksella. Rahoituslähde on aluekehitysrahasto EAKR, tavoite 2 Pohjois-Suomi. Hankintalain tarkoittama hankintayksikkö on Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus 2528792-5) ja tarjouspyynnön kohteena olevat hankinnat sijoitetaan Tekniikan ja Luonnonvaran yksikköön Kemiin. 1.1 Hankinnan kohde Tarjouspyyntö koskee polaarisaatiomikroskooppeja (materiaali- ja stereomikroskoopit) ja hiillestyslaitetta näytteiden valmistukseen. 1.2 Yleiset vaatimukset Hankinnan kohteet tulee olla toimittajan / valmistajan vakiotuotteita, joita voidaan tarvittaessa laajentaa / muokata modulaarisesti (mikroskoopit erityisesti). Toimittajalla tulee olla riittävä kokemus asentaa, kouluttaa ja huoltaa toimittamiaan hankinnan kohteita. 1.3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja hankintailmoitus on julkaistu 30.7.2014 HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, lain muutos 321/2010) ja hankinta-asetusta (614/2007) sekä hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009, Tavarat ja Palvelut) ellei toisin ole ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. 1.4 Hankinnan aikataulu Hankinnan tavoitteellinen aikataulu: 30.7.2014 mennessä hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA) http://www.hankintailmoitukset.fi 18.8.2014 tarjousten jättöaika päättyy klo 15:00 19.8.2014 tarjousten avaustilaisuus (ei avoin tilaisuus) 22.8.2014 arvioitu päätöksen tekopäivä 4 (9)
1.5 Osatarjoukset Ensisijaisesti hyväksytään kokonaistarjoukset, mutta ellei niitä saada tai ne eivät täytä vaatimuksia niin sitten osatarjoukset hyväksytään siten, että polarisaatiomikroskoopit voi tarjota omana kokonaisuutena ja hiillestyslaite omanaan. 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset Ei hyväksytä. 2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous kootaan alla olevan luettelon mukaisesti kansioon ja siihen tulee sisältyä seuraavat selvitykset: 1. Lyhyt yrityskuvaus, maks. yksi (1) A4 2. Tarjouksen yhteyshenkilö yhteystietoineen 3. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot (Liite 1) - Selvitys rahoituksellisesta ja taloudellisesta tilanteesta - Selvitys tarjoajan riskiluokituksesta (Suomen Asiakastiedo Oy:n mukainen riskiluokitus) o Riskiluokitus 1-3, tarjoajan riskiluokka on hyväksyttävä o Riskiluokka 4, tarjoajan tulee antaa luotettava selvitys luottokelpoisuuden parantamistoimenpiteistä o Riskiluokka 5, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta - Todistus vastuuvakuutuksesta ja vakuutusmaksuista - Vakuutus muista vaadituista selvityksistä 4. Ylläpidon- ja huollonvastuuhenkilö - Vastuuhenkilöllä pitää olla kokemusta kyseisistä toimista - Vastuuhenkilön osalta tulee täyttää henkilötietolomake (Liite 2) ja muutoksista vastuuhenkilön osalta tulee toimittaa tieto hyvissä ajoin, sekä vastaava henkilötietolomake - Vastuuhenkilöiden tulee osata suomen kieli sekä suullisesti että kirjallisesti hyvin, kommunikaatio tilaajien ja toimittajan välillä käydään suomen kielellä 5. Alihankkijoiden käyttäminen - Alihankkijaa käytettäessä tulee ilmoittaa, mikä osa tullaan teettämään alihankintana (alihankkija / alihankinnan kohde), (Liite 3) - Alihankkijan osalta tulee tarjoajan vakuuttaa, että alihankkija on merkattu sijoitusmaassaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin, sekä on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen tai sijoitusmaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut 6. Tarjouksen hintatiedot (Liite 4.1 ja 4.2) - Tarjouksen hintatiedot tulee esittää arvonlisäverottomina (alv 0%) nettohintoina liitteen mukaisin erittelyin - Hinnat ovat kiinteät 31.12.2014 saakka 7. Takuuaika - Takuuaika alkaa kun toimitus on käyttöönotettu hyväksytysti - Takuuaika on 24 kk, lukuun ottamatta kulutustarvikkeet - Takuuaikana toimittaja ei ole oikeutettu veloittamaan mitään maksuja käynneistä, varaosista tai muistakaan takuuaikaiseen työhön ja tarvikkeisiin (mekaniikka / ohjelmisto) liittyvistä kustannuksista - 1. vuoden jälkeen toimittaja / valmistaja tekee laitteeseen vuosihuollon, joka sisältyy hankintahintaan 8. Laatujärjestelmä ja yhteydenotot (Liite 5) - Toiminta perustuu laatujärjestelmään (esim. ISO9001) 5 (9)
- Sertifikaatti tai vastaava selvitys yrityksen laatujärjestelmästä 9. Mahdollisten liike- ja ammattisalaisuuksien ilmoittaminen - Tarjouspyynnön kohdan 3.7 mukaisesti 10. Tarjouksen voimassaoloaika - Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2014 saakka 11. Muut ehdot 12. Muu mahdollinen informaatio 13. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 6) 14. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus. 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %) tarjouslomakkeen liitteellä 4.1 ja 4.2. Tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä 31.12.2014 saakka. 2.2 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavissa vaiheissa: 1. tarjoajien soveltuvuuden toteaminen 2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen 3. kuvaus tarjottavasta ratkaisusta 4. tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu 2.2.1 Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjoajan soveltuvuus määritellään tämän tarjouspyynnön kohdassa tarjouspyynnön sisältö kohdissa 1-5 pyydettyjen tietojen ja selvitysten sekä tarjouspyynnön liitteellä 1 esitettyjen yksilöintitietojen perusteella. Tarjouspyynnön sisältökohdassa tai erillisellä liitteellä kysyttyjen tietojen puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarkistetaan, että tarjouksessa on esitetty kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot. Tämä tarkoittaa sekä tarjouspyynnön liitteillä että itse tarjouspyynnössä yksilöityjä tietoja. Puutteelliset tarjoukset hylätään. 2.2.3 Kuvaus tarjottavasta ratkaisusta Hankinnan loppukäyttäjät käyvät läpi tarjotut ratkaisut. 2.2.4 Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Arviointi suoritetaan siten, että hyväksyttävistä tarjouksista toimituksen kokonaishinta ja laatu pisteytetään erikseen. Pisteytys tehdään siten, että jokaisen kriteerin osalta parhaalle tarjoajalle annetaan maksimipisteet ja muille suhteessa tähän ellei toisin ole mainittu painoarvon osalta. Mikäli jokin tarjouspyynnössä eritellyistä toiminnallisuuksista on sellainen, ettei tarjoaja itse sitä pysty tuottamaan, pitää tarjouksesta kuitenkin käydä ilmi miten ja millä hinnalla tarjoaja palvelun järjestää. Tarjouksista tullaan hyväksymään kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi osoittautunut tarjous seuraavassa esitetyin vertailuperustein / painoarvopistein (maks. 100 pts) Teknilliset ominaisuudet 20 pts ja hinta, painoarvo 60 pts, Liite 4.1 ja 4.2 - Edullisin saa maksimipisteet ja seuraavat suhteellisesti (edullisin tarjous / vertailtava tarjous * 60 pts) - Teknillisistä ominaisuuksista on annettu minimivaatimukset liitteissä 4.1 ja 4.2, jos tarjotut laitekokonaisuudet täyttää teknilliset ja toiminnalliset ominaisuudet saa laitekokonaisuus 20 pts, poikkeamat vähentävät pisteytystä 6 (9)
Laatu ja yhteydenotot, painoarvo 20 pts, Liite 5 - Pisteytys liitteen mukaisesti 3 MUUT TIEDOT 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2014 saakka. 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli Kaikissa tarjouksen asiakirjoissa tulee käyttää suomenkieltä (lukuunottamatta esitteet). Mahdolliset sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. 3.3 Laskutus- ja maksuehdot Hankinnan maksuehto on 30 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutus tulee tehdä verkkolaskutuksena ensisijaisesti. Laskutusoikeus syntyy hyväksytyn käyttöönoton yhteydessä (vastaanottotarkastus). 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on 1. Sopimus (Tilaus) 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoista (JYSE2009, Tavarat ja Palvelut) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijaosapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Rovaniemen käräjäoikeus. 3.5 Hankintasopimuksen solmiminen Hankintapäätös (tilaus) voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus (tilaus) valitun tavarantoimittajan kanssa ja se astuu voimaan kummankin sopijaosapuolen allekirjoitettua sen. 3.6 Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 18.8.2014 klo 15:00 mennessä osoitteeseen. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Petri Ronkainen Tietokatu 1 94600 KEMI Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous: POL 06.2014. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 7 (9)
3.7 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi niiltä osin, kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätöntä, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka pyydetään merkitsemään selkeästi. Liitteessä pyydetän myös ilmoittaman lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- ja ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa tai alennusprosenttia ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 3.8 Muut ehdot Tilaajalla on oikeus hylätä tai rajata tarjoukset / hankinta tarpeisiinsa tai määräraharaameihinsa sopimattomina. Myös tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä hylätään. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksen mukaisesti. 3.9 Lisätiedot ja kysymykset Hankinnan valmistelija on Petri Ronkainen / hankintapalvelut. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@lapinamk.fi viimeistään 11.8.2014 klo 15.00. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: POL 06.2014. Vastaukset ovat luettavissa verkko-osoitteessa: http://lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset/kysymykset-ja-vastaukset viimeistään 13.8.2014. Tarjouspyynnön liitteet on saatavissa excel-formaatissa hankintapalvelut@lapinamk.fi sähköpostiosoitteesta, mainitse otsikkokentässä Liitteet: POL 06.2014. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Tilaaja ei vastaa muille kuin edellä mainittuun osoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Petri Ronkainen koordinaattori LIITTEET Tarjouslomakkeet 1 7 (palautettava tarjouksen mukana allekirjoitettuna) 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot 2. Ylläpidon- ja huollonvastuuhenkilö 3. Alihankkijoiden käyttäminen 8 (9)
4. Tarjouksen hintatiedot (4.1 ja 4.2) 5. Laatujärjestelmä ja yhteydenotot 6. Sähköinen tiedoksiantaminen 7. Painoarvojen yhteenvetotaulukko 9 (9)