TAULUKKOLASKENTAA LAAJEMMIN KotiPC:N PIKAOPPAAN AVULLA Excel 97 -taulukkolaskennan pikaoppaan avulla syvennetään lehden numerossa 6/99 Kodin talous järjestykseen -liitteen oppeja. Tämänkertaisessa oppaassa kerrataan perusasioita, mutta niitä tuodaan esille lähinnä yhteydessä uusiin ominaisuuksiin. Pystyt kuitenkin tuottamaan esimerkkityökirjan alataulukoineen, vaikka et olisi tehnyt aiemman pikaoppaan tehtäväkokonaisuutta. SISÄLLYS 1. Tehtävän esittely... 2 2. Luodaan koontitaulukko... 3 3. Alataulukoiden käsittely... 4 4. Peruslaskutoimitusten kertaus... 6 5. Suora viittaus... 7 6. Taulukon muotoilu... 8 7. Viittaukset taulukoiden välillä... 9 8. Maksimi ja minimi... 11 9. LASKE.A...12 10. JOS-funktio... 13 11. Omat luettelot... 14 12. Kaavio lajitellusta taulukosta... 15 Copyright Teknolit Oy Ailakinkatu 2 40100 Jyväskylä Puh. (014) 339 7700, Fax (014) 339 7755 www.teknolit.fi info@teknolit.fi Toimitus: Alice Ojala Taitto: Panu Lehtinen 1. TEHTÄVÄN ESITTELY Yhdistyksen palkanlaskentaan apua Excel 97:n toiminnoin Tämänkertaisen pikaoppaan aiheeksi on valittu pienen yhdistyksen palkanlaskennan hoitaminen taulukkolaskentaohjelmalla. Tällaiseen tilanteeseen saattaa joutua kuka tahansa aktiivisesti yhdistystoimintaan osallistuva harrastaja. Pikaopas esittelee vaiheittain peruspalkkakirjanpidon ja sen koontitaulukon laatimisen. Palkkakirjanpidossa on otettu huomioon melkein kaikki palkanlaskennan elementit: bruttopalkan laskenta, ennakonpidätyksen sekä työntekijältä ja työnantajalta perittävien maksujen laskenta, muiden mahdollisten työntekijälle maksettavien korvauksien laskenta sekä tietenkin nettopalkan laskenta. Näiden tietojen perusteella muodostetaan tehtävässä koontitaulukointi sekä opetellaan erilaisten funktioiden käyttöä haluttujen asioiden esille saamiseksi. Tärkeä toiminto taulukkolaskennassa on suoran viittauksen käytön hallitseminen pikaoppaan avulla saat tähän perustiedot. Oppaan avulla opit tekemään oman luettelon, joka nopeuttaa toimintoja, joissa joudut toistamaan samoja henkilö- tai muita vastaavia listoja. Tehtävässä kerrataan jonkin verran kaavioiden luomista. Muista, että yhdistyksellä saattaa olla muitakin työnantajakuluja kuin tässä mallissa esitetyt (mm. työttömyysvakuutusmaksu, joka on tässä esimerkissä jätetty huomioimatta), joten ota ne huomioon omassa taulukossasi ja muunna rakennetta tarpeen mukaan! Selvitä aloittaessasi, mitä lakisääteisiä maksuja yhdistyksen palkanmaksajana on suoritettava. Huomaa, että työntekijältä peritty LEL-osuus sekä ennakonpidätys ovat mukana koontitaulukon työntekijäkohtaisessa bruttopalkassa. Tämä pikaopas käsittelee Excel 97 -ohjelmaversiota. Suurin osa tässä esitetyistä asioista on kuitenkin sovellettavissa myös Excel 95 -versioon. Vinkki Mikäli haluat, voit täydentää esimerkkitehtävän mukaista palkanlaskentasovellustasi vaikkapa luomalla Excel-työkirjaan uuden alataulukon, johon muotoilet työntekijälle palkanmaksun yhteydessä annettavan tilinauhan. Tämän taulukon sisällön saat linkittämällä työntekijäkohtaisista taulukoista. Vaihtoehtoisesti voit tehdä Exceliin tilinauhataulukon, jonka sitten linkität Word-tekstinkäsittelyohjelmaan. Tekstinkäsittelyohjelmassa on mahdollisuus käyttää mm. standardinmukaisia tunnistetietoja (Excelin ala- ja ylätunnisteet eivät oletuksena ole standardinmukaisia) ja opit samalla kahden sovelluksen yhtäaikaista käsittelyä! 2
2. LUODAAN KOONTITAULUKKO Käynnistä taulukkolaskenta valitsemalla Käynnistä/Ohjelmat/ Microsoft Excel (Start/Programs/Microsoft Excel). Luo mallitaulukko tyhjään työkirjaan. Aktivoi solu A1. Kirjoita otsikko, hyväksy Enterillä. Aktivoi solu A1 (koko otsikkoaluetta ei valita). Muuta fonttikooksi 14 ja ota käyttöön tekstin lihavointi. Aktivoi solu B3. Kirjoita sarakeotsikko ja rivitä ne (ks. Tekstin rivitys). Siirry seuraavaan soluun Tablulaattori-näppäimellä. Päätä viimeisen otsikon kirjoittaminen painamalla Enteriä. Kirjoita työntekijöiden nimet kukin yhteen soluun alkaen solusta A4. Soluun A8 lisää teksti Yhteensä. Lihavoi rivien 3 ja 8 sisältämät tekstit käyttämällä apuna monivalintaa: valitse rivit (ks. Monivalinta) ja napsauta vakiotyökalurivin Lihavoi-painiketta (Bold). Kursivoi työntekijöiden nimet: valitse alue ja napsauta Kursivoi-painiketta (Italic). Levennä sarakkeet B G yhtä leveiksi: valitse ensin saraketunnukset alueeksi hiirellä, etsi levennyskohdistin tunnusten välistä ja vedä sopivaan leveyteen. Vapauta ykköspainike. Napsauta Tallenna-painiketta (Save) ja tallenna työkirja nimellä Palkat 2000 haluamaasi kohdekansioon. Monivalinta Valitse ensimmäinen mukaan tuleva alue. Mallitehtävässä napsauta rivitunnusta 2. Tämän jälkeen paina alas Ctrl-näppäin ja pidä sitä alhaalla. Napsauta rivitunnusta 8. Alueet voivat olla minkämuotoisia tahansa: joko solualueita tai rivi- ja sarakevalintoja. Antamasi komento (esim. lihavointi) kohdistuu koko alueeseen kerrallaan. Tekstin rivitys Taulukon otsikkotekstit kannattaa sijoittaa samaan soluun eikä allekaisiin soluihin. Rivittämisen voit tehdä kirjoittaessasi Alt+Enternäppäinyhdistelmällä: kirjoita riville tuleva teksti, aloita uusi rivi valitsemalla Alt+Enter, hyväksy solun teksti painamalla Enter. Koko alueen voit rivittää jälkikäteen valitsemalla alueen ja antamalla valikkokomennon Muotoile/ Solut (Format/Cells). Valitse Tasaus-välilehti (Alignment) ja napsauta Tekstin rivitys -valinta käyttöön (Wrap text). Hyväksy napsauttamalla OK. 3
3. ALATAULUKOIDEN KÄSITTELY Tässä luvussa opettelet käsittelemään työkirjan taulukoita. Sulje näytöllä avoimena oleva Palkat 2000.xls -työkirja ja avaa uusi työkirja napsauttamalla vakiotyökalurivin Uusi-painiketta (New). Taulukon lisääminen Vie kohdistin Taul2-taulukonvalitsimen päälle. Napsauta kakkospainiketta ja valitse pikavalikon komento Lisää (Insert). Oletuksena aktiivisena on Laskentataulukko (Worksheet). Napsauta OK-painiketta. Lisää työkirjaan samalla tavalla vielä viides taulukko. Taulukon uudelleennimeäminen Kaksoisnapsauta taulukonvalitsinta Taul2. Kirjoita ensimmäisen työntekijän sukunimi, paina Enter. Nimeä muutkin taulukot, koontitaulukolle anna nimeksi Koonti 2000. 4 Taulukon siirto Vie kohdistin Koonti 2000 -taulukonvalitsimen kohdalle, paina alas ykköspainike ja vedä Toimija-taulukonvalitsimen oikealle puolelle. Vapauta painike. Siirron aikana kohdistimen mukana kulkee arkki sekä kärjellään oleva kolmio, joka osoittaa siirtokohdan. Vapauta kohdistin, niin taulukoiden järjestys vaihtuu. Palauta oikea järjestys! Poista työkirjan taulukko taulukonvalitsimen pikavalikon komennolla Poista (Delete). Vahvista taulukon poisto napsauttamalla OK näytölle avautuvassa huomautusikkunassa tai luotsin puhekuplassa (sovelluksen asetuksista riippuu, kumpi näytölle avautuu). Taulukon kopiointi Nopea tapa lisätä samanrakenteisia taulukoita on kopiointi. Napsauta kopioitavan taulukon taulukonvalitsinta. Paina alas Ctrl-näppäin ja samanaikaisesti vedä taulukonvalitsin oikeaan kohtaan. Vapauta ensin ykköspainike, sen jälkeen Ctrlnäppäin. Kopio saa taulukon alkuperäisen nimen lisättynä kopion numerolla. Muuta nimi ja tee muut mahdolliset korjaukset taulukkoon. (Kuvassa kopioituisi kolmas samanniminen taulukko!)
Taulukoiden yhtäaikainen luominen Napsauta Auttaja-taulukonvalitsinta. Paina alas Vaihto-näppäin (Shift) ja napsauta Toimija-taulukonvalitsinta. Työntekijäkohtaiset alataulukot on valittu käsittelyyn. Kaikki Auttaja-taulukkoon tehdyt muutokset siirtyvät samanlaisina muihin alataulukoihin. Aktivoi solu A1. Kirjoita A- sarakkeeseen tulevat tiedot. Aktivoi solu F3. Kirjoita alueelle F3:H7 tulevat tiedot mallitaulukon mukaisesti. Kirjoita riville 9 soluihin A9:K9 sarakeotsikot. Rivitä otsikot. Lisää kuukaudet soluihin A10:A21 käyttäen apuna solun täyttökahvaa. Lisää Yhteensä-solu (A22). Pura lopuksi taulukoiden ryhmittely napsauttamalla Koonti 2000 -taulukonvalitsinta. Aktivoi alataulukot yksitellen. Huomaat, että kaikissa on sama sisältö. Napsauta Tallenna-painiketta ennen jatkamista. Ryhmän purkaminen Kun valittuna ovat kaikki työkirjan taulukot, pura ryhmä napsauttamalla mitä tahansa taulukonvalitsinta, tai valitse taulukonvalitsimen pikavalikosta Pura taulukoiden ryhmittely (Ungroup Sheets). Tässä vaiheessa ei vielä muotoilla sarakeleveyksiä. Se tehdään vasta, kun koko kokonaisuus on valmis. Tällöin näet, mitä sarakkeita kannattaa leventää. Samoin ulkoasuun ja lukuihin liittyvät muotoilut tehdään myöhemmin (ks. luku 6). 5
4. PERUSLASKUTOIMITUSTEN KERTAUS Laskennan perustietoja (kohdat 1 4) syöttäessäsi aktivoi napsauttamalla oikea alataulukko ennen tietojen kirjoittamista! Lisää työntekijäkohtaisiin taulukoihin nimi soluun C3. Etu- ja sukunimet löydät koontitaulukostasi. Lisää työntekijäkohtaisiin taulukoihin työtunnit solusta B10 alkaen. Lisää työntekijäkohtaisiin taulukoihin tuntipalkka soluun C10 ja täytä lukema täyttökahvan avulla tammi joulukuulle. Lisää työntekijäkohtaisiin taulukoihin ennakonpidätysprosentti soluun G5. (Muista muotoilutyökalurivin painike Lisää desimaaleja Increase Decimal). Valitse kaikki työntekijätaulukot ryhmäksi. Lisää taulukkoon mallin mukaiset kaavat rivin 10 soluihin D10, F10 ja K10. Ko- pioi ne täyttökahvan avulla alueelle. Käytä Summafunktiota rivillä 22. Napsauta Tallenna-painiketta, jatka seuraavan luvun ohjeen mukaan. Ennakonpidätys, päiväraha ja kilometrikorvaus lasketaan luvussa 5 Suora viittaus. 6
5. SUORA VIITTAUS Jos haluat, että soluosoite säilyy samana, vaikka kaava kopioidaan edelleen, tarvitset suoraa viittausta. Varmista, että kaikki työntekijäkohtaiset alataulukot ovat edelleen ryhmäksi valittuna. Aktiivisena on Auttaja-taulukonvalitsin (tumma teksti). Mallissa työntekijäkohtaiset tiedot pysyvät koko vuoden muuttumattomina. Aktivoi solu E10 ja aloita kaavan luominen =-merkillä. Napsauta solua D10, paina *-näppäintä ja napsauta solua G5. Kiinnitä solu G5 painamalla F4-näppäintä. Soluosoitteena pitää olla $G$5. Lisää %-merkki kaavaan, paina Enter. Kopioi kaava solualueelle E11:E21. Aktivoi solu H10 ja lisää siihen kaava =G10*$G$6. Kopioi kaava solualueelle H11:H21. Aktivoi solu J10 ja lisää siihen kaava =I10*$G$7. Kopioi kaava solualueelle J11:J21. Pura taulukoiden ryhmittely ja testaa kaavan toimivuus Aatu Auttajan tietoja täydentämällä. Napsauta Tallenna-painiketta. Suora viittaus Aina, kun painat uudelleen F4:ää, Excel muuttaa solun viittaustyypin. A1 suhteellinen viittaus, rivi ja sarake muuttuvat kopioitaessa automaattisesti $A$1 suora viittaus, solu pysyy samana kopioitaessa A$1 ensimmäinen sekaviittaus, suora riviviittaus rivinro säilyy kopioitaessa, sarake muuttuu Miksi suora viittaus? Jos teet soluun E10 kaavan =D10*G5% ja kopioit sen täyttökahvan avulla soluihin E11:E21, molemmat kaavan soluosoitteet muuttuvat suhteellisesti. Näin ollen solussa E14 on kaava =D14*G9% - mutta solussa G9 onkin tekstiä. Tämä aiheuttaa kaavaan virheilmoituksen #ARVO! %-merkki on operaattori, joka suorittaa jakamisen sadalla. Esimerkissä olisi ep- %-solussa voinut olla arvo valmiiksi muodossa 29,0 %. Suoraa viittausta käytettäessä kiinnitetyn solun arvon (esim. ep-%) muuttaminen vaikuttaa koko vuoden arvoihin. Harkitse, milloin käytät suoraa, milloin taas suhteellista viittausta. 7
6. TAULUKON MUOTOILU Valitse työntekijäkohtaiset taulukot uudelleen ryhmäriviksi. Tehtävässä muotoillaan alataulukoiden ulkoasu ja luvut. (Monivalinta, ks. luku 2) Aktivoi A1-solu. Avaa Fontti-valikko (Font) napsauttamalla nuolipainiketta. Valitse mieleisesi merkkilaji. Avaa Fonttikoko-valikko (Font Size), valitse fonttikooksi 12 pt. Valitse taulukosta alueet A3:B7, C3:E7, F3:F7 ja lopuksi G3:H7. Avaa Reunat-valikko (Border), valitse Ulkoreunatvaihtoehto (Outline). Valitse alueet A9:K9, A10:K21 sekä A22:K22. Valitse Reunat-valikosta paksuimmat reunaviivat. Valitse alueet B9:B22, D9:D22, F9:F22, H9:H22 sekä J9:J22. Vie osoitin aluevalintaan ja avaa pikavalikko kakkospainikkeella. Valitse Muotoile solut (Format Cells). Aktivoi Reunaviiva-välilehti (Border). Valitse viivatyyli. 8 Valitse reunaviivan paikat Reunaviiva-kohdasta (oikea/vasen) napsauttamalla. Poistu napsauttamalla OK. Valitse alueet C10:F22, H10:H22 sekä J10:K22. Napsauta Pilkku-painiketta muotoilutyökaluriviltä (Comma Style). Lisää lopuksi mallin mukaisille alueille Täyttöväri (Fill Color) sekä lihavoi alueiden sisältämä teksti. Määrittele sarakeleveydet siten, että missään solussa ei näy ######-merkkijonoa. Napsauta Tallenna-painiketta. Pura ryhmitys napsauttamalla Koonti 2000 -taulukonvalitsinta.
7. VIITTAUKSET TAULUKOIDEN VÄLILLÄ Voit tehdä viittauksia samassa työkirjassa olevien taulukoiden välille. Viittauksia on kahdentyyppisiä: yksiulotteinen viittaus hakee tiedon yhdestä ainoasta taulukosta, kolmiulotteinen viittaus hakee tiedot solualueilta, jotka ulottuvat useampaan työkirjan taulukkoon. Yksiulotteinen viittaus Mikäli haluat, voit aluksi muotoilla Koonti 2000 -taulukon mallin mukaiseksi (pohjaväri valkoinen). Aktivoi työkirjan Koonti 2000 -taulukosta solu B4. Aloita kaavan kirjoittaminen painamalla =-näppäintä. Napsauta Auttaja-taulukonvalitsinta ja taulukosta solua D22. Kaavarivillä näet yksiulotteisen viittauksen muodon: =Auttaja!D22. Paina Enter-näppäintä. Summa löytyy Koonti 2000 -taulukon solusta B4, kohdistin on solussa B5. Poimi kohtien 2 5 ohjeen mukaisesti bruttopalkat työntekijäkohtaisista taulukoista alueelle B5:B7. Poimi kohtien 2 5 ohjeen mukaan sekä pv-raha mk (H22) että km-korv. mk (J22) työntekijäkohtaisista taulukoista oikeisiin soluihin koontitaulukossa. Suorita koontitaulukon laskenta lisäämällä ja kopioimalla mallin mukaiset kaavat. Yhteensä-solut lasket käyttäen Summa-funktiota. Kaavan kopiointi kopioi myös muotoilut. Tee tarvittavat korjailut. Testaa kaavojen sekä koontitaulukon toimintaa muuttamalla yksittäisten alataulukoiden arvoja: päivärahaan oikeuttavia päiviä, tuntihintaa, ajettuja kilometrejä. Muutos vaikuttaa suoraan koontitaulukkoon. Kaavan eri osat Yksiulotteinen viittaus on muotoa =Auttaja!D22, joka koostuu seuraavista osista: = Kaava alkaa yhtäsuuruusmerkillä. Poikkeus on, jos käytät funktiota, silloin aloitat suoraan funktion valinnalla. Auttaja Sen taulukon nimi, josta soluviittaus valitaan.! Taulukon nimi ja soluviittaus erotetaan huutomerkillä. D22 Soluviittaus 9
Tällä sivulla käsitellään kolmiulotteista viittausta sekä funktion käyttämistä. Voit myös poimia tietoja eri funktioiden avulla isommilta alueilta yksiulotteista viittausta käyttäen, vaikka edellisessä esimerkissä poimittiinkin vain yhden solun sisältämiä tietoja yhdestä alataulukosta kerrallaan. Kolmiulotteinen viittaus Lisää Koonti 2000 -taulukkoon mallin mukaiset rivit solusta A10 alkaen. Aktivoi solu C12. Napsauta Summa-painiketta (AutoSum) vakiotyökalurivillä. Valitse kaikki alataulukot yhtäaikaisesti käsiteltäviksi (ks. s. 5). Napsauta Auttaja-taulukon solua I22, joka sisältää ajettujen kilometrien yhteissumman. Kaavarivillä näet kaavana =SUMMA('Auttaja:Toimija'!I22) Paina Enter-näppäintä, jolloin työntekijöiden ajettujen kilometrien yhteissumma löytyy solusta C12. Laske vastaavalla tavalla päivärahaan oikeuttavien päivien lukumäärä (alataulukoiden solu G22). Tallenna työkirja napsauttamalla Tallenna-painiketta. 10 Kolmiulotteinen viittaus Kolmiulotteinen viittaus käsittää aina saman solun/solualueen valituista taulukoista. Tällaisia viittauksia tarvittaessa on syytä käyttää pohjana samanrakenteisia taulukoita. Kolmiulotteinen viittaus voi olla joko absoluuttinen eli suora viittaus tai suhteellinen viittaus käyttötarpeen mukaan. Summa-funktio näyttää aina oletuksena solun/solualueen siitä taulukosta, johon summaa ollaan lisäämässä. Tästä huolimatta voit jatkaa suoraan valitsemalla alataulukot - kaava korjaantuu valintasi mukaiseksi. Huomaa, että luku ja laatu on kirjoitettu vierekkäisiin soluihin! Saamasi summat voivat poiketa mallista riippuen alataulukoihin syöttämistäsi lukemista. Mikäli teet virheen viittausta luodessasi, peru toiminto painamalla Esc-näppäintä.
8. MAKSIMI JA MINIMI Jatketaan tietojen koontia alataulukoista yhtäaikaisesti muutaman uuden funktion avulla. Lisää soluihin A14 ja A15 mallin mukaiset tekstit. Aktivoi solu C14 ja napsauta vakiotyökalurivin Liitä funktio -painiketta (Paste Function). Avautuvassa Liitä funktio -ikkunassa tarkista, että funktioluokka on Viimeksi käytetyt (Most Recently Used). Jos näet oikeanpuoleisessa ruudussa MAKSfunktion (MAX), valitse se napsauttamalla. Muussa tapauksessa etsi funktio Tilasto-funktioluokasta (Statistical). Napsauta OK-painiketta. (Vaihtoehtoisesti olisit voinut kaksoisnapsauttaa funktion nimeä.) Näytölle avautuu uusi ikkuna, MAKS. Valitse työntekijäkohtaiset alataulukot yhtäaikaiseen käsittelyyn. Aktiivisesta Auttaja-taulukosta valitse alue K10:K21. Näet kaavan sekä MAKSikkunassa että kaavarivillä. Hyväksy painamalla Enternäppäintä. Korkein kuukausittainen maksettu palkka löytyy solusta C14. Laske soluun C15 vastaavasti alhaisin kuukausittainen maksettu palkkasumma käyttäen funktiona MINfunktiota. Jos haluat, voit muotoilla taulukkoon lisäämiäsi lukemia. 11
9. LASKE.A-FUNKTIO Lisätään koontitaulukkoon funktio, joka laskee, kuinka monta kertaa vuoden aikana on maksettu päivärahoja. Funktio ei siis laske niiden päivien lukumäärä (vrt. viittaus s. 10), joilta päivärahaa on maksettu. Lisää soluun A16 mallin mukainen teksti. 12 Aktivoi solu C16 ja napsauta vakiotyökalurivin Liitä funktio -painiketta. Avautuvassa Liitä funktio -ikkunassa tarkista, että funktioluokka on Viimeksi käytetyt. Jos näet oikeanpuoleisessa ruudussa LASKE.A-funktion (COUNT A), valitse se napsauttamalla. Muussa tapauksessa etsi funktio Tilastofunktioluokasta. Napsauta OK-painiketta. (Vaihtoehtoisesti olisit voinut kaksoisnapsauttaa funktion nimeä.) Näytölle avautuu uusi ikkuna, LASKE.A. Valitse työntekijäkohtaiset alataulukot yhtäaikaiseen käsittelyyn. Mikäli haluat, voit vetää LASKE.A-ikkunan pois taulukkoalueelta tarttumalla sitä kiinni harmaalta reunaalueelta. Aktiivisessa Auttaja-taulukossa valitse alue G10:G21. Hyväksy painamalla Enternäppäintä (tai napsauttamalla OK). Solusta C16 näet, kuinka monta kertaa päivärahoja on maksettu vuoden aikana. Tallenna taulukko. LASKE.A LASKE.A-funktiolla lasketaan argumenttina annetun solualueen tietoja sisältävien solujen lukumäärä. Solu voi sisältää minkä tahansa näppäimistöltä kirjoitettavan merkin, tekstin tai luvun. Tässä harjoituksessa solualueella G10:G21 nähdään päivärahapäivien lukumäärät. Jos kirjoitat johonkin solualueen G10:G21 soluun näppäimistöltä välilyöntimerkkejä, ei solu ole enää tyhjä, vaikka se näyttää tyhjältä tällöin LASKE.A - funktiolla saadaan virheellinen tulos. Solun sisällön saat tyhjennettyä aktivoimalla solun ja painamalla näppäimistön Delete-näppäintä.
10. JOS-FUNKTIO Tässä luvussa luodaan kaava, joka antaa hälytyksen Melko suuret kulut!, kun kilometrikorvausten markkamäärä ylittää 700 mk. Muulloin solussa näkyy teksti OK. Aktivoi solu I3, lisää siihen teksti HUOM! ja valitse taustaväriksi punainen. Valitse alue I4:I7 ja muuta fonttiväriksi punainen. Vie kohdistin soluun I4. Aloita kaavan luominen napsauttamalla vakiotyökalurivin Liitä funktio -painiketta. Valitse funktioluokka Loogiset (Logical). Valitse JOS-funktio luettelosta (IF). Napsauta OK-painiketta. Vaihtoehtoisesti kaksoisnapsauta funktion nimeä. Tee Totuus_testi-ruutuun (Logical_test) ehto D4>700. Ehtoon tulevan soluviittauksen saat napsauttamalla ko. solua. Sen voi myös kirjoittaa ruutuun. Arvo_jos_tosi-ruutuun (Value_if_true) kirjoita teksti Melko suuret kulut!. Voit lisätä lainausmerkit, mutta jos kirjoitat ilman niitä, sovellus lisää lainausmerkit. Arvo_jos_epätosi-ruutuun (Value_if_false) kirjoita teksti OK. Napsauta OK. Kopioi ehto solualueelle I5:I7 ja näet välittömästi, kenen kulut ovat kunnossa. Tallenna työkirja. JOS-funktio JOS(totuus_testi;arvo_jos_tosi;arvo_jos_epätosi) JOS-funktio voi saada kaksi arvoa. Jos Totuus_testi on tosi, funktio saa arvon Arvo_jos_tosi. Muulloin se saa arvon Arvo_jos_epätosi. Ruudussa Totuus_testi käytetään vertailuoperaattoreita. Arvo_jos_tosi- ja Arvo_jos_epätosi-ruuduissa voi olla arvo, kaava tai toinen funktio. Kaavaa käytettäessä sen eteen ei kirjoiteta yhtäsuuruusmerkkiä (=). 13
11. OMAT LUETTELOT Olet tutustunut aikasarjojen kopiointiin täyttökahvan avulla (mm. kuukaudet). Jos käytät Excel-sovellusta erilaisissa henkilö- tms. listoissa, kannattaa usein toistuvista luetteloista muodostaa tietosarjoja. Luettelon voit luoda joko valmiista luettelosta tai syöttää kaikki tiedot kerrallaan uutena. Valmiin luettelon tuonti Valitse Koonti 2000 -taulukosta alue A4:A7, joka sisältää nimiluettelon. Valitse Työkalut/Asetukset (Tools/Options) ja aktivoi napsauttamalla Omat luettelot -välilehti (Custom Lists). Tuo luettelo soluista -ruudussa näet aluevalintasi soluosoitteen. Napsauta Tuo-painiketta (Import). Luettelo lisätään automaattisesti. Luettelon käyttö Sulje Asetukset-valintaikkuna (Options) napsauttamalla OK. Aktivoi solu H4. Kirjoita soluun ensimmäinen luettelossasi ollut nimi eli Auttaja Aatu. Täydennä luettelo täyttökahvasta vetämällä alueelle H5:H7. Levennä sarake sopivaksi. 14 Oman luettelon nimet on kirjoitettava ilman pilkkua. Pilkku jakaa esim. etu- ja sukunimen omiksi riveikseen luetteloa lisättäessä, eikä luettelo toimi oikein. Luettelon poistaminen Valitse Työkalut/Asetukset/Omat luettelot (Tools/Options/Custom Lists). Aktivoi napsauttamalla Omat luettelot -ruudusta (Custom Lists) poistettava luettelo, sen jälkeen napsauta Poista-painiketta (Delete). Palaa takaisin työhön Peruuta- (Cancel) tai Sulje-painiketta (Close Window) napsauttamalla.
12. PIKASUODATUS JA KAAVIO Pikasuodatus on erikoistoiminto, jolla löydät suurestakin taulukosta helposti tietyn ehdon täyttävät rivit. Tässä tehtävässä pikasuodatus yhdistetään kaavioon. Voit muotoilla kaaviota, jos haluat. Tallenna työkirja lopuksi. Aktivoi Auttaja-taulukko ja sieltä solu A9. Valitse komento Tiedot/Suodata/ Pikasuodata (Data/Filter/ AutoFilter). Sarakeotsikkoihin lisätään nuolipainike. Valitse alue A9:B21 ja napsauta Ohjattu kaavion luominen -painiketta (Chart Wizard). Hyväksy oletuskaavion käyttö vaiheessa 1/4 napsauttamalla Valmis-painiketta (Finish). Napsauta h-sarakeotsikon nuolipainiketta ja valitse valikosta vaihtoehto 8. Kaavioon suodattuvat ne kuukaudet, joina on työskennelty 8 tuntia. Napsauta h-sarakeotsikon nuolipainiketta ja valitse valikosta vaihtoehto 10. Kaavioon suodattuvat ne kuukaudet, joina on työskennelty 10 tuntia. Suodatuksen käyttö lopetetaan valitsemalla Tiedot/ Suodata/Pikasuodata (Data/Filter/AutoFilter). Pikasuodatuksessa haetaan luettelosta ne rivit, jotka täyttävät määrätyn ehdon. Muut rivit piilotetaan, ne ovat edelleen luettelossa, mutta niitä ei näytetä pikasuodatuksen ollessa päällä. 15