WORD TYYLILLÄ (4 h) Tietohallintokeskus Miksi tyylit? Tyylien lisääminen: joko jälkikäteen tai etukäteen

Transkriptio

1 WORD TYYLILLÄ (4 h) Tietohallintokeskus Sisältö 4 h Miksi tyylit? Tyylien lisääminen: joko jälkikäteen tai etukäteen Tyylien muokkaaminen Asiakirjamallit Sisällysluettelo otsikkotyylien avulla Sivunumerointi vain osaan sivuja Muutokset ja kommentit asiakirjaan THK / HR 2

2 Miksi tyylit? Tyyli on joukko muotoiluja fontti, fontin koko, kappaleen sisennys jne. asiakirjassa toistuu tietyllä tavalla muotoiltu teksti: otsikot, leipäteksti, luettelo, taulukko, kuvateksti jne. Edut: asiakirjaan yhtenäinen ulkoasu nopea muokata jälkikäteen otsikkotyylit pakollisia sisällysluettelossa THK / HR 3 Yleistä tyyleistä kahta tyyppiä: kappaletyylit: kokonainen kappale oletus: Normaali fonttityylit: valitulla tekstialueella kappaletyylejä on erilaisia otsikot leipätekstit merkityt / numeroidut luettelot taulukot THK / HR 4

3 Tyylien käyttö 1(2) napsauta Tyylit ja muotoilut painiketta saat esille tehtäväruudun 1. Valitse tyyli tekstikappaleeseen joko ennen kappaleen kirjoittamista tyylin nimeä napsauttamalla (ks. dia 13!) THK / HR 5 Tyylien käyttö 2(2) TAI: merkitsetyyli jälkikäteen tekstikappaleeseen 1. Vie kursori kappaleeseen huom. ei ole pakko maalata kappaletta, ellei halua valita kappaletta laajempaa tekstialuetta 2. Napsauta tyylin nimeä tyylipaletista THK / HR 6

4 Tyyli valikoima Tyyli ikkunan alareunassa: Näytä: napsauta nuolta: Asiakirjassa käytettävissä olevat tyylit (omat valinnat!) Kaikki ohjelman sisäiset tyylit THK / HR 7 Muokkaa tyyliä 1(3) 1. Napsauta tyylin nimen kohdalta nuolipainiketta. 2. Valitse Muokkaa. THK / HR 8

5 Muokkaa tyyliä 2(3) mm. kirjasimen tyyppi ja koko, lihavointi, tasaus, sisennys, riviväli ja kappaleväli, seuraava tyyli Muotoilu painikkeesta saat lisää vaihtoehtoja Hyväksy muutokset OKpainikkeella => muuttaa automaattisesti kaikki ko. tyylillä määritellyt tekstit THK / HR 9 Muotoilu: Kappale Kappaleiden välit: ei enteriä, jos: kappaleiden väli ennen / jälkeen on määritelty Muotoilu-painikkeesta: Kappale: Välistys THK / HR 10

6 * Muokkaa tyyliä: lisäasetuksia 3(3) Lisää malliin tyyli on käytettävissä myös muissa asiakirjoissa (normal.dot) => EI yleensä kannata käyttää!!! Päivitä automaattisesti: voit tallentaa kappaleisiin tehdyt muutokset suoraan tyyleihin => EI yleensä kannata käyttää!!! THK / HR 11 Tyylit etukäteen jo kirjoittaessa 1(2) Luo ensin kaikki tyylit. * Vinkki: esityö: kaikkiin otsikkotyyleihin saat numeroinnin: Muokkaa tyyliä > Muotoilu -painike > Numerointi > Monitasoinen -välilehti valitse alareunan malli 12

7 Tyylit etukäteen jo kirjoittaessa 2(2) 1. Kun kirjoitat: valitse ensin otsikkotyyli ja sitten kirjoita otsikko. 2. Valitse leipäteksti -tyyli (jos se ei tule automaattisesti otsikko-tyylin jälkeen). 3. Kun tulee uusi otsikko, valitse Tyyli-paletista sopiva otsikkotaso. Jne. THK / HR 13 Oman tyylin luominen 1. Voit luoda uuden tyylin: napsauta Uusi tyyli painiketta 2. Kirjoita nimi. 3. Valitse tyylin lähde (esim. lähdeluettelo) ja seuraavan kappaleen tyyli. 4. Määrittele muotoilut. 5. Tallenna okpainikkeella. THK / HR 14

8 Luettelot tyyleillä Luettelot (ilman merkkiä) / Merkityt luettelot / Numeroidut luettelot Muokkaa: Muotoilu painike: Numerointi esim. luettelomerkit, numerointi, Mukauta: sarkainväli THK / HR 17 Taulukot tyyleillä Tyyli-ikkunasta Tai: Taulukko > Lisää taulukko samanlaiset taulukot: Muista uusien taulukoiden mitat Kiinteä leveys Automaattinen muotoilu: tässä asiakirjassa! THK / HR 18

9 Tyylin poistaminen napsauta tyylin nimen kohdalta nuolipainiketta ja valitse Poista => kappaletekstit muuttuvat Normaali perustyyliksi * useiden tyylien poistaminen yhdellä kertaa: Työkalut > Mallit ja apuohjelmat > Järjestä painike (2002: Arkistointi) Valitse tyylit ja napsauta Poista THK / HR 19 Vinkki: Tekstin liittäminen toisesta asiakirjasta - vaihtoehtoja 1(2) kun liität toisesta dokumentista tekstin asiakirjaasi: voit vaihtaa heti Liittämisasetukset - painikkeesta: Sama muotoilu kuin kohteella

10 Vinkki: Tekstin liittäminen toisesta asiakirjasta - vaihtoehtoja 2(2) Tai: Muokkaa > Liitä määräten > Muotoilematon teksti TAI: Tyylit-paletista: Poista muotoilut (=> normaali-teksti) huom. jos asiakirjassasi on muotoiluja (esim. lihavointi, kursivointi), ne poistuvat kun määrittelet jälkikäteen tekstille leipätekstityylin tee fonttityylillä jälkikäteen! ASIAKIRJAMALLI useassa asiakirjassa toistuvat elementit: sivuasetukset (marginaalit) ylä- ja alatunnisteet: päiväys, sivunumerointi, sivut yhteensä vakiotekstit (esim. nimi- ja osoitetiedot) grafiikka (esim. logo) tyylit myös: automaattiset tekstit, mukautetut työkalurivit, pikanäppäinmäärittelyt THK / HR 23

11 Mallin tallentaminen Tallennusmuoto:.dot Mallin käyttöön: Tiedosto > Uusi ja Mallit: Omassa tietokoneessa THK / HR 24 * Vinkki: Yhteenvetoruudut apuna Näytä > Asiakirjan rakenneruutu THK / HR 25

12 RAPORTTI KUOSIIN Eri sivuille erilainen ylätunniste vain osaan sivuista sivunumerointi Asiakirjan ositus kansi, sisällysluettelo ja teksti viimeisenä: sisällysluettelo Kansi Sisällys Teksti 1 1 Toimintaperiaate: Ensin siis ositat asiakirjan, jolloin saat samalla tehtyä asiakirjan alkuun tyhjää tilaa kansilehdelle ja sisällysluettelolle Sitten katkaiset osien ylätunnisteiden väliltä yhteyden, jotta voit määritellä eri osiin erilaiset ylätunnisteet (esim. sivunumerointi tai ei numerointia)

13 * YLÄ- JA ALATUNNISTE asiakirjan jokaisella sivulla toistuvat tekstit ylä- tai alareunassa esim. organisaatio, kirjoittaja, sivunumerointi valitse Näytä Ylä- ja alatunniste Sarkainnäppäimellä!! * Ylätunnisteen muotoilu Jos ylätunnisteeseen tulee tekstiä vakioasetteluin: poista ensin kaksi oletussarkainta hiirellä vetämällä Saat uudet oletussarkainkohdat 2,3 cm:n välein:

14 Erilainen ylätunniste 1(2) 1. Osita ensin asiakirja: Lisää > Vaihto. 2. Valitse: Osanvaihdot: Seuraava sivu. Toista. (* Osat: ks. tilariviltä tai napsauta Näytä tai piilota painiketta) Erilainen ylätunniste 2(2) 3. Siirry ylätunnisteeseen. 4. Ylä- ja alatunniste työkalurivistä: napsauta Linkitä edelliseen painike pois päältä!!! 5. Kirjoita ylätunnisteet eri osiin. siirry: Edellinen / Seuraava

15 Sivunumerointi Lisää sivunumero painike: Sivunumeron muoto: Aloittava numero! Fontti: valitse numerokenttä aktiiviseksi ja muotoile SISÄLLYSLUETTELO 1(3) Luo VIIMEISEKSI: 1. Muotoile ensin tyyleillä otsikot Otsikko 1 (päätaso 1), Otsikko 2 (alempi taso: 1.2.), Otsikko 3 (alempi taso ) jne. 2. Vie kursori oikealle sivulle.

16 SISÄLLYSLUETTELO 2(2) 3.Lisää > Viite > Hakemisto ja luettelot > Sisällysluettelo 4.Valitse muotoilu ja tasojen määrä. OK. Näytä tasot: kuinka monta otsikkotasoa on käytössä! Sisällysluettelon päivitys napsauta sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella: Päivitä kenttä TAI: F9 Päivitä: Vain sivunumerot Koko luettelo (jos muutoksia otsikkoteksteissä)

17 * Sisällysluettelon muotoilu muokkaa tyylejä: Sisällysluettelo välilehden Muokkaa painikkeesta (tai tyylipaletista) Sisluet1, Sisluet2, Sisluet3 (eli otsikkotaso kerrallaan!) Esim. fontti, -koko, lihavointi, sisennys, tyhjä tila numeron ja tekstin välissä jne. Muokkaa -painikkeesta Kuvaotsikkoluettelo 1(2) kuva-, kaavio- tai taulukkoluettelot 1. Automaattisesti: luo ensin kuvaotsikko-tyyli ja muotoile kaikki otsikot (TAI: manuaalisesti: merkitse kaikki asiakirjan kuvaotsikot: Lisää> Viite > Otsikko) 2. Luo luettelo: Lisää> Viite > Hakemisto ja luettelot ja Kuvaotsikot välilehti

18 Jos luettelo tyyleillä 2(2) Huom: Asetukset: valitse tyylin nimi! Muutokset ja kommentit Muutokset ja kommentit näkyville asiakirjassa automaattisesti esim. palautetta opiskelijalle tai kollegalle apuna yhteisen kirjoitelman työstämisessä Eroteltavissa tekijöittäin Vaihtoehdot: Etukäteen: Tarkistaminen työkalurivi tai Jälkikäteen: Asiakirjojen vertailu

19 Muutokset asiakirjassa 1(2) napsauta ensin Tarkistaminen työkaluriviltä Jäljitä muutokset painiketta muokkaa tekstiä => lisätty teksti (kursivoitu), poistettu ( puhekuplassa ) Muutokset asiakirjassa 2(2) Eri näkymät: alkuperäinen tai lopullinen merkinnöillä/ ilman Asiakirjassa pystysuora viiva muutosten kohdalla Näytä > Tarkistusruutu saat yhteenvedon kaikista asiakirjan muutoksista ja kommenteista

20 Hyväksy tai hylkää muutokset! Lopullisessa versiossa: hyväksy tai hylkää muutokset!! yksitellen: kursori muutoskohdassa ja napsauta painiketta kaikki: napsauta nuolipainiketta Poista kommentit! Kommentit huomiot, selitykset, ehdotukset EI asiakirjan varsinaiseksi tekstiksi!! voit erotella eri tarkastajien kommentit huom. Tulostus näkymässä kommentit näkyvät oikeassa reunassa normaalinäkymässä: - vie kohdistin päälle

21 * Toinen vaihtoehto: JÄLKIKÄTEEN: kahden version vertailu voit yhdistää jälkikäteen eri tarkistajien kommentit ja muutokset alkuperäiseen asiakirjaan Avaa ensin alkuperäinen asiakirja Työkalut > Vertaile ja yhdistä asiakirjat Etsi tuoreempi tiedosto ja napsauta Avaa => muutokset: lisäykset kursivoitu, poistetut: puhekuplassa jne. Hyväksy muutokset yksitellen / kaikki HARJOITUKSIA Valitse eniten omaa työtäsi tukevia tai työstä omaa asiakirjaasi!

22 HARJOITUSTIEDOSTOJA Tallenna www-sivulta omaan kotihakemistoosi (U:) harjoitustiedostoja TAI: kopioi O-asemalta: O: > Visible2Everyone > Hannelen Koulutus > Word THK / HR 47 HARJOITUS: Muotoile jälkikäteen tyyleillä Esim. sahkopostisaannot.rtf Muotoile valmista tekstiä tyylien avulla, vähintään: otsikot leipäteksti taulukko / luettelo Vaihda jälkikäteen fonttia ja -kokoa. THK / HR 48

23 HARJ: Sisällysluettelo sahkopostisaannot.rtf THK / HR 49 HARJ: Uusi asiakirja tyyleillä Aloita uuden asiakirjan kirjoittaminen tyylien avulla Luo ensin tyylit: Valitse valmiista tyyleistä Muokkaa tyylejä Kirjoita tekstiä, jossa on: eri tasoisia otsikoita 2 erilaista leipätekstiä luetteloita, taulukoita THK / HR 50

24 HARJ: Tyylit ja sisällysluettelo tietoturva.rtf - Muotoile jälkikäteen tyyleillä ja tee sisällysluettelo THK / HR 51 HARJ: Asiakirjamalli Työstä oma asiakirjamalli, jota voit käyttää jatkossa esim. kirjepohjana. Lisää asiakirjaan vähintään: Ylätunniste: Nimi, organisaatio, automaattinen sivunumerointi TYYLEJÄ: vähintään pää- ja väliotsikot ja leipätekstityyli Tallenna asiakirjamalliksi (*.dot) THK / HR 52