1.3.2012 1 Henkilökohtaisten avustajien palkanlaskentapalvelut Kirkkonummen perusturva pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesti vammaisten henkilökohtaisen avustajien palkanlaskentapalveluista, jotka kunta korvaa vammaisille työnantajille vammaispalvelulakiin perustuen. Hankinta toteutetaan avoimena menettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu www.hankintailmoitus.fi sivuilla 2.3.2012 sekä Kirkkonummen kunnan internetsivuilla osoitteessa www.kirkkonummi.fi/hankinnat. 1. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE JA LAAJUUS Tarjouspyynnön kohteen tausta Henkilökohtainen apu tuli vaikeavammaiselle subjektiiviseksi oikeudeksi 1.9.2009. Henkilökohtaista apua voidaan järjestää kolmella järjestämistavalla: 1. työnantajamalli, 2. palveluseteli tai 3. kunnan itse järjestämä avustajatoiminta tai ostopalvelu. Kun vaikeavammainen henkilö toimii avustajansa työnantajana, hän vastaa itse kaikista työnantajavelvoitteista (mm. työsopimus, palkanlaskenta, lakisääteiset työnantajamaksut ja vakuutukset, työterveyshuolto). Kunnalla on velvollisuus korvata vaikeavammaiselle avustajan palkkaamisesta aiheutuvat kustannukset. Näitä ovat avustajan palkkakulut ja työnantajan lakisääteiset maksut (sotu, vakuutukset, työterveyshuolto). Mikäli työnantaja ei suoriudu avustajan palkkahallinnosta itse, kunnan tulee vammaispalvelulain mukaan korvata työnantajalle tilitoimistopalvelut, joita hän tarvitsee työnantajan velvoitteista suoriutuakseen. Kunnan vammaispalvelujen sosiaalityöntekijä tekee päätöksen henkilökohtaisesta avusta. Päätös tehdään yleensä toistaiseksi. Vammaispalvelun työntekijä määrittää yhdessä asiakkaan kanssa palkanlaskentapalvelujen tarpeen samalla kun sovitaan henkilökohtaisen avun järjestämisestä työnantajamallilla sekä kunnan korvaaman henkilökohtaisen avun tuntimäärästä. Vain yksi asiakas ei ole käyttänyt tätä mahdollisuutta hyväkseen. Tällä hetkellä avustaja-alan palkanmaksussa noudatetaan osin työsopimus-, työaika- ja vuosilomalakeja, mutta tarkoitus on siirtyä noudattamaan avustajien ammattijärjestön Heta:n neuvottelemaa sopimusta. Myös kahta erillistä palkkatasoa pyritään yhdistämään. Tarjouspyynnön kohde Hankinnan kohteena ovat vammaispalvelulakiin liittyvät vaikeavammaiselle, joka toimii henkilökohtaisen avustajansa työnantajana, korvattavat palkanlaskentapalvelut. Työnantajana toimiva vaikeavammainen henkilö voi kunnan myöntämän tuntimäärän puitteissa palkata useamman kuin
1.3.2012 2 yhden avustajan, mikäli käytännön toimet sitä vaativat. Avustajien määrä yhdellä työnantajalla on yleensä yksi, mutta joillakin voi olla useampiakin. Tilaaja ei sitoudu ostamaan tiettyä määrää palvelua. Tarjouspyynnön kohteen volyymi Tarjouspyynnön perusteena on työnantajamalliin mukaisesti tällä hetkellä 60 avustettavaa ja yhteensä 60 avustajaa. Kuukausittaisten työsuhteiden määrä on 65 (sama henkilö voi toimia useamman vammaisen avustajana ja toisaalta samalla vammaisella voi olla useampia avustajia). Avustajista ovat suurimmalta osin tuntipalkkaisia. Avustajien määrässä on odotettavissa kasvua. Palkansaajien määrä ei vaihtele kuukausittain kovin paljoa, sillä tilaaja hankkii ostopalveluna avustajien sairauslomien sijaiset. Hankinta ylittää arvoltaan kansallisen kynnysarvon. 2. Tarjouspyynnön kohteen sisältö Mikäli tehtävistä ei ilmene/selviä kaikkia prosessiin liittyviä vaiheita niin esittäkää niitä koskevat kysymykset 2.1. Palveluntuottajalta kuukausittain edellytettävät tehtävät - Tuntilistojen vastaanotto henkilökohtaisten avustajien työnantajilta suojatun sähköisen yhteyden kautta tai paperisena kirjepostina - Tietojen syöttäminen palkanlaskentaohjelmaan, tuntimäärien tarkistaminen ja virheistä ilmoittaminen - palkanlaskenta ja -maksu avustajille kerran kuukaudessa viimeistään kunkin kuun 15. päivänä. Lomapalkka ja lomaraha maksetaan kun loma pidetään. Kuukausittain työsuhteita eli palkkatapahtumia on n. 65 kpl. - Uusien avustajien tietojen ylöskirjaaminen työsopimuksen pohjalta - Työnantajan veroviitetietojen selvittäminen - Jäsenmaksujen tilitykset - Palkkalaskelmien ja työtuntimäärien toimittaminen laskun yhteydessä tilaajalle ennen palkanmaksupäivää - Työsuhdekohtaisten palkkalaskelmien toimittaminen avustajille sähköisessä muodossa tai paperisena kirjepostina viimeistään palkanmaksupäivänä - Kunta maksaa tilitoimistolle pääosan avustajille tilitettävästä summasta ennakkoon ja loppuosa tulee maksuun toteuman mukaan viikon sisällä palkkalaskelmien/laskun saamisesta. - Nettopalkan siirtäminen palkanlaskentaa hoitavan tilitoimiston tililtä työntekijän tilille sovittuun palkkapäivään mennessä. Palkka maksetaan avustettavan hyväksymän tuntilistan perusteella
1.3.2012 3 - Lakisääteisten tilitysten ja ilmoitusten hoito ja tarvittaessa niiden oikaiseminen verohallintoon ja työeläkeyhtiöille valtakirjalla työnantajan puolesta - Kausiveroilmoitusten tekeminen työnantajien puolesta. Palveluntuottajan tekemät virheet ja siitä aiheutuvat mahdolliset veronkorotukset ja viivästysseuraamukset tulevat palveluntuottajan maksettavaksi. - Palkkatietojen toimittaminen työeläkevakuutusyhtiöille kuukausittain tai erikseen vakuutusyhtiön kanssa sovittavalla aikataululla - Vuosilomien ja muiden poissaolojen kirjaus ja seuranta - Lopputilin maksaminen irtisanomisen/irtisanoutumisen yhteydessä normaalin palkanmaksun yhteydessä (muutamia vanhoja sopimuksia, joissa loppupalkan maksaminen sovittu irtisanomispäivänä) - Tunnettava Henkilökohtaisten avustajien työnantajien liitto ry:n (Heta) ja Julkisten hyvinvointialojen liitto ry:n (JHL) välinen työehtosopimus sekä voimassa oleva työlainsäädäntö - Työnantajien ja avustajien neuvonta palkkahallintoon liittyvissä asioissa (esimerkiksi lomaoikeuden määrän selvittäminen) 2.2. Palveluntuottajalta vuosittain edellytettävät tehtävät - Vuosi-ilmoitusten tekeminen verottajalle työnantajien puolesta - Vuosi-ilmoitusten tekeminen tapaturmavakuutusyhtiöille työnantajien puolesta - Vuosiraportit kuntiin maksetuista palkoista ja sivukuluista työnantajakohtaisesti 2.3. Kertaluonteiset tai ajoittaiset tehtävät - Tiedon siirtäminen nykyisistä järjestelmistä yrityksen käyttämään järjestelmään - Palkkatodistukset tarvittaessa - Erillisraportointi tilaajan pyynnöstä tarvittaessa - Yhteistyöpalaverit tilaajan kanssa ongelmatilanteissa sisältyy hintaan Palkanlaskennan kautta ei makseta avustajien matkakuluja, vaan työnantajat hakevat niihin erilliskorvausta vammaispalvelutoimistosta. Avustajat hakevat itse Kelalta korvauksen sairausajalta. 3. SOPIMUSKAUSI Tavoitteena on, että sopimuksen mukainen palvelutuotanto alkaa joko kesä- tai elokuussa 2012. Sopimuskausi 31.5.2014. Hankintasopimukseen liittyy optio 2 vuodelle. Optiovuoden käyttöönotosta sovitaan sopimusosapuolten kesken erikseen viimeistään kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.
1.3.2012 4 4. TARJOUSTEN VERTAILU JA VALINTAPERUSTEET Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten vertailu Vertailuun pääsevät vain ne tarjoajat, jotka ovat täyttäneet kelpoisuudelle ja tarjouspyynnön mukaisuudelle asetetut vaatimukset. Valintaperusteena on halvin hinta 5. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajien kelpoisuuden toteamiseksi pyydetään toimittamaan seuraavat todistukset: - Ytj -ote - Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus sekä todistus työnantajan lakisääteisten sosiaalivakuutusmaksujen maksamisesta (=työeläke-, tapaturma-, vakuutus-, ryhmähenkivakuutus- sekä sosiaaliturvamaksut) - Tase- ja tuloslaskelma viimeksi vahvistetulta tilikaudelta tai luottotietolaitoksen tai Suomen Asiakastieto Oy:n raportti yrityksen riskiluokasta/taloudellisesta asemasta Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuina. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimusten allekirjoittamista tarvittavat lisäselvitykset.
1.3.2012 5 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee täyttää seuraavat ehdottomat edellytykset: - palveluntuottajalla tulee olla vähintään kaksi palkanlaskijaa, jotta varmuus palkanmaksun toteuttamisesta ajallaan toteutuu. Toisella palkanlaskijalla tulee olla vähintään viiden vuoden kokemus palkanmaksusta - henkilöstöllä tulee olla kaupallinen tai muu soveltuva koulutus - palveluntuottajan tulee olla tavoitettavissa normaaleina työpäivinä ja -aikana antamaan myös puhelimella tarvittavaa neuvontaa - palvelua on saatava suomen kielellä - valittavalta palveluntuottajalta edellytetään varautumista jopa 20 %:n volyymin kasvuun hankintakaudella - palveluntuottajan tulee pystyä vastaamaan koko palvelukokonaisuuden tuottamisesta - yritys on perehtynyt/sitoutuu perehtymään avustaja-alan nykyiseen palkanmaksukäytäntöön ja hankkimaan tarvittavaa koulutusta käytettävän työehtosopimuksen soveltamiseksi - palveluntuottaja sitoutuu tarvittaviin palavereihin esim. ongelmatilanteissa Tarjousta koskevat ehdottomat vaatimukset - tarjouksen pitää olla laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti - tarjoajan tulee antaa tiedot ja hinnat hintalomakkeen mukaisina (liite 1) - tarjouksen pitää olla perillä ajoissa Tarjouksen hylkääminen Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous voidaan myös hylätä jos se ei sisällä vaadittuja tietoja ja liitteitä.
1.3.2012 6 6. TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAT HANKINTAAN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Palveluiden hinnoittelu ja hintojen korottaminen Tarjoushinnat tulee ilmoittaa hintalomakkeella, liite 1. Tarjouslomaketta ei saa muuttaa millään muotoa. Hinta on ilmoitettava kiinteänä, arvonlisäverottomana nettohintana (Alv 0 %), joka sisältää toiminnan kokonaiskustannukset, ja on voimassa koko kahden vuoden sopimuskauden ajan. Erillisiä laskutus- ja toimistokuluja tms. ei makseta. Tarjouslomakkeessa pyydetään ilmoittamaan neljä eri hintaa (alv 0 %): - Hinta ilmoitetaan / palkkatapahtuma. Hinnan tulee sisältää kaikki tilitoimistolta edellytettävät kuukausittaiset tehtävät sisältäen lomapalkan ja rahan maksamisen loman yhteydessä. - Tuntihinta ilmoitetaan muista lisätöistä kuten uuden työntekijän perustietojen syöttö ja ylimääräinen raportointi tilaajatahoille - palkkatodistuksen teko pyynnöstä á hintana - Lisäksi ilmoitetaan hinta työnantajan vuotuisten lakisääteisten tehtävien hoitamisesta (tarjouspyynnön kohta 2.4.2) /työnantaja. Hintojen painoarvoilla, jotka ilmenevä hintalomakkeesta, tavoitellaan tarjousten yhteismitallisuutta ja vertailukelpoisuutta. Optiovuosien osalta voidaan hyväksyä yleiseen ja palkkakehitykseen ja kustannuskehitykseen perustuva hinnanmuutos, jotka tulee esittää ennen neljä kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Hintojen korotusta ei hyväksytä yksipuolisella ilmoituksella. Maksuehto ja laskutus Maksuehto on 21 pv netto. Maksuaika lasketaan alkavaksi laskun saapumispäivämäärästä. Tilaaja on siirtynyt sähköiseen laskujen käsittelyyn, jonka vuoksi laskut tulee lähettää ensisijaisesti verkkolaskuina. Yhteystiedot ovat: Y-tunnus 0203107-0 Kirkkonummen kunnan OVT- tunnus: 003702031070 Pankin välittäjätunnus on OKOYFIHH
Verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus on 003703575029 (Logica) 1.3.2012 7 Paperilaskut toimitetaan postilokeroon: PL 24 00101 Helsinki Sekä verkko- että paperilaskuissa tulee lisäksi olla näkyvissä: Kirkkonummen kunta Perusturva Viite: Tyk 5653 Tilaajalla on oikeus saada palveluntuottajalta laskutuksen tarkistamista varten tarpeelliset tiedot. Viivästyskorko Korkolain mukainen Viivästyssakko JYSE 2009 Palvelut mukaan Toimitusaikavaade Tilitoimiston on pystyttävä hoitamaan kaikkien henkilökohtaisten avustajien palkanmaksu määräajassa kerran kuukaudessa. 7. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle. Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjotun palvelun on täytettävä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä.
1.3.2012 8 Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia. Tarjouksessa ei voi esimerkiksi asettaa tarjouksen voimassaolon ehdoksi tarjouksen valintaa kaikille mahdollisesti tarjotuille osa-alueille tai tehdä sopimusehtojen soveltamiseen liittyviä varaumia. Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Sopimus tehdään sen toimittajan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimittaja on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita. Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin palvelusopimuksen tekeminen edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista sopimukseen ja sen palvelun tuottamista koskevien asiakaskohtaisten sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. 8. TARJOUKSEEN JA HANKINTASOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YLEISET ASIAT Noudatettavat sopimusehdot Tarjouksessa mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut). Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 75 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä tai liikesalaisuus merkinnällä. Muu aineisto käsitellään julkisena tietona. Hinta, alennusprosentti eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia. Erimielisyyksien käsittely Ellei sopimuksen muotoa ennen allekirjoitusta tai sopimusaikaista erimielisyyttä saada keskinäisillä neuvotteluilla ratkaistua, asiaa käsitellään tilaajan kotipaikan käräjäoikeudessa. Sopimuksen tekeminen Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille tehdään sitova sopimus vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen tekemisen perusteet Pidätämme oikeuden perustellusta syystä olla valitsematta mitään tarjousta. Tiedustelut tulee esittää suomeksi.
1.3.2012 9 9. TARJOUSKILPAILUN AIKATAULU Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa kiinteän sopimuskauden ajan 31.5.2014 saakka. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo.perusturva@kirkkonummi.fi viimeistään 16.3.2012 klo 12:00 mennessä. Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa Kysymykset: henkilökohtaisten avustajien palkanmaksu. Kysymyksiin annetaan vastaukset, jotka julkaistaan osoitteessa www.kirkkonummi.fi/hankinnat tarjouspyyntöaineiston yhteydessä 23.3.2012 mennessä. Tällöin voidaan myös tarkentaa tarjouspyyntöä eli tarjoajan tule lukea mahdolliset vastaukset ennen tarjouksensa jättämistä. Tarjousten jättäminen Pyydämme tarjouksenne suljetussa kuoressa osoitteella: Kirkkonummen kunta, Perusturvan kirjaamo, PL 20, 02401 Kirkkonummi (käyntiosoite Ervastintie 2). Tarjous ja hintaliite on lisäksi toimitettava sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo.perusturva@kirkkonummi.fi. Kuoressa ja sähköpostissa on oltava merkintä Henkilökohtaisten avustajien palkanlaskentapalvelut. Tarjousasiakirjojen on oltava perillä 16.4.2012 klo 12:00 mennessä. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. Kirkkonummen kunta Liisa Ståhle perusturvajohtaja Liite 1 Hintalomake