11.3.2015 1(6) TARJOUSPYYNTÖ PUTKISTA Nurmijärven kunnan hankintapalvelut pyytää tarjoustanne rakentamis- ja kunnossapitotyömailla käytettävistä putkista sopimuskaudelle 1.5.2015-30.4.2016 1. Hankinnan kuvaus Hankinnan kohteena olevat putket on eritelty tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella. Lisäksi voidaan hankkia tuotelistauksen ulkopuolelta muita putki-tuotteita. ei sitoudu ennalta mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin ostojen määrän tai arvon osalta, vaan hankkii tuotteita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Hankinta tapahtuu useana eränä erillisten tilausten mukaan. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa puitejärjestelyä, johon voidaan valita yksi tai useampi toimittaja. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma hankintailmoitusjärjestelmässä sekä kunnan kotisivuilla Internetissä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit/kohdat pyydetään merkitsemään selvästi "ei-julkinen" -merkinnällä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi, että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyvaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kun se on allekirjoitettu 3.1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja siihen liittyvät todentamisasiakirjat on esitetty liitteellä 1. Tarjouspyynnön mukaisuuden täyttyminen arvioidaan niiden osalta, jotka täyttävät kelpoisuusarvioinnin vaatimukset. Tarjouspyynnön mukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt
11.3.2015 2(6) tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Vertailun perusteella valitaan yksi tai useampi toimittaja, jolta hankinnat tehdään. Valitut toimittajat asetetaan etusijajärjestykseen, jonka mukaan hankinnat tehdään. Ensisijaisesti hankitaan etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalta toimittajalta. Toissijaisesti hankinnat voidaan tehdä myös muilta puitesopimuksen piiriin valituilta toimittajilta. Toissijaisia toimittajia voidaan käyttää ensisijaisuusjärjestyksen mukaisessa järjestyksessä perustellusta syystä esimerkiksi siinä tapauksessa, jos ensisijainen toimittaja ei kykene toimittamaan vaadittua tuotetta sopimuksessa mainituin ehdoin tai hankittavaan kohteeseen on toiminnallisista tai aikataulullisista syistä valittava jonkun muun toimittajan tuote. 3.2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. 3.3 Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 3.1 ja 3.2 vaatimukset vertaillaan. 4. Tarjouksen sisältö ja toimitettavien tuotteiden määrittely Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla. Lisäksi tarjoukseen liitetään muut pyydetyt asiakirjat ja selvitykset. Tarjous ja kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjoukseen on liitettävä hinnasto muista tuotteista ja alennusprosentit tuoteryhmittäin. Vertailu suoritetaan tarjouslomakkeella esitetyillä volyymituotteilla ja arvioiduilla vuosikulutusmäärillä. Volyymituotteiden arvioidun vuosikulutusmäärän mukainen kokonaishinta on tarjoajan vertailuhinta. Toimittajan on tarjottava vähintään 80 % tarjouslomakkeella (liite 3) esitetyistä tuotteista, jotta tarjous otetaan huomioon. Jos tarjoaja tarjoaa alle vaaditun määrän tuotteita, tarjous katsotaan tarjouspyynnön vastaiseksi ja hylätään. Jos tarjoaja ei ole jotain tuotetta tarjonnut, käytetään vertailussa tämän tuotteen hintana kalleimman tarjouksen ko. tuotteen hintaa. Jos kukaan tarjoaja ei tarjoa tiettyä tuotetta, ei tuotetta voida ottaa mukaan vertailuhintaan. Tarjouksessa ei saa asettaa omia ehtoja palvelujen käytön tai tilattavien tuotteiden minimimääristä, hinnoittelun rakenteesta, aikatauluista, sisällöstä tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen ehtoihin tarjouksen jättäessään. 5. Sopimuskausi, hinnat ja hintojen voimassaolo
11.3.2015 3(6) Sopimuskausi alkaa 1.5.2015 tai sitten kun sopimus on allekirjoitettu ja jatkuu 30.4.2016 saakka. Hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden 30.4.2016 saakka. Hintavaraumia ei hyväksytä. Hinnoissa sovelletaan halvimman hinnan periaatetta, jonka mukaan toimittaja sitoutuu siihen, että tuote myydään kunnalle aina halvimmalla voimassa olevalla hinnalla. Esimerkiksi jos kunnan tarjouksen mukainen sopimushinta olisi kalliimpi kuin tuotteen määräaikainen alennus-/kampanjahinta, niin kunta voi ostaa tuotetta kampanjahinnalla niin kauan kuin kampanjahinta on voimassa. Jos sopimuksen puitteissa hankitaan tuotteita, joita ei ole tarjottu ja joiden hankinnan ehtoja ei siten ole kaikilta osin määritelty tarjouksessa ja tästä syystä ehtoja täsmennetään myöhemmin, tuotteen hinta voi olla enintään sama kuin se on toimittajan yleisillä markkinoilla. Tuotteet, joista ei ole tarjouksessa annettu tarjoushintaa tulee alennuksen osalta olla suhteessa samansuuntainen kuin muut vastaavat tarjotut ko. tuoteryhmän tuotteet, eikä tuotteen hinta voi olla korkeampi kuin julkisesti muuten myytävän tuotteen hinta. Tarjoukseen liitetään muista putkituotteista kuin tarjousliitteen volyymituotteista tarjoajan hinnasto nettohinnoilla tai suositushinnoilla alennusprosentteineen. Hinnasto voi olla muodoltaan paperiversio tai sähköinen hinnasto (muistitikulla tai cd-/dvd-levyllä). 6. Osatarjoukset, vaihtoehtoinen tarjous ja hankinnan jakaminen Osatarjous otetaan huomioon, jos tarjoaja on tarjonnut vähintään 80 % (22 kpl) tarjouslomakkeella (liite 3) esitetyistä tuotteista. Vaihtoehtoista tarjousta ei oteta huomioon. 7. Hankinnan ratkaisuperuste, hankintapäätös, -sopimus ja sopimuksen syntyminen Puitejärjestelyyn voidaan valita yksi tai useampia toimittajia. Hankinnan ratkaisuperuste on halvin vertailuhinta. Vertailussa lasketaan volyymituotteiden arvioidun vuosikulutusmäärän mukainen kokonaishinta tarjouksen pohjalta tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti ja se on tarjoajan vertailuhinta. Puitejärjestelyyn valitut tarjoajat asetetaan ensisijaisuusjärjestykseen siten, että vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen tehnyt on ensisijainen toimittaja, seuraavaksi halvimman tarjouksen tehnyt on toissijainen toimittaja jne. Tilaukset tehdään pääsääntöisesti ensisijaisuusjärjestyksen mukaisesti. Ensisijaisuusjärjestyksestä voidaan poiketa seuraavista syistä: - ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tuotetta toimitusaikansa puitteissa - ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tuotetta lainkaan - tuotteelta vaaditaan erityisominaisuuksia, joita ensisijaisen toimittajan tuotteella ei ole - vanhan varustuksen täydentäminen samanlaisilla tuotteilla tekee hankinnasta kirjallisen päätöksen. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää.
11.3.2015 4(6) Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja hankintoja koskeva odotusaika on kulunut umpeen. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka. Valitun toimittajan tulee allekirjoittaa sopimus viivytyksittä ja viimeistään 14 päivän kuluessa siitä, kun sopimusasiakirjat on toimitettu sopimuskumppanille. Kuntaa sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. 8. Alihankinta Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa siten, että tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus konkretisoituu. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset vaaditaan vain puitejärjestelyyn valituilta ja ne on toimitettava Seudulliseen hankintapalvelukeskukseen sen jälkeen kun hankintapäätökset on tehty ja ne ovat edellytyksenä hankintasopimusten tekemiselle. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyyntöliitteissä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 9. Toimitusehto ja toimitusaika Toimitus vapaasti perille tilaajan ilmoittamaan paikkaan toimitettuna. Toimituspiste on kunnan keskusvarasto. Toimitusaika on enintään 14 päivää varasto-/volyymituotteiden osalta. Muiden tuotteiden osalta toimitusaika sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. Toimitukset tapahtuvat arkisin klo 8-14, ellei toisin tilauskohtaisesti sovita. Tilauksen yhteydessä sovitaan tarkempi toimitusaika. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle silloin, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 10. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, sähköinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä, toimitus-, käsittely- tai muita lisämaksuja ei hyväksytä. Mikäli tilaajan laskutus tapahtuu ulkomaalaisen yhtiön toimesta, jolla ei ole Suomessa kotipaikkaa, tulee laskun olla EU-direktiivien mukainen veroton lasku.
11.3.2015 5(6) Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan erikseen sovittavalla tavalla KuntaPro Oy:lle. Jos toimitus tai sen osa viivästyy sovitusta toimituspäivästä, sovelletaan sopimusluonnoksessa todettuja viivästysseuraamussääntöjä. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajaa. Erillistä rahtia ei jälkitoimitusten osalta hyväksytä. 11. Reklamointi Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Kunta/tilaaja reklamoi myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheellisestä tuotteesta tai viimeistään seitsemän päivän kuluessa virheellisestä toimituksesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta siten, että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa myyjälle rahtivapaasti. Myyjä korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Reklamoinnista voidaan sopia tarkemmin hankintasopimuksessa. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa, tilaaja maksaa tällöin rahdin. 12. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) soveltuvin osin 13. Hankinnan muut ehdot Hankintapalvelu pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 14. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tilaaja ei palauta sille toimitettuja tarjousmateriaaleja. 15. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.5.2015 saakka. 16. Yhteydenpito ja tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset kysymykset ja lisätietopyynnöt tulee toimittaa 19.3.2015 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankintapalvelukeskus(at)nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 25.3.2015 osoitteessa: http:///kuntatieto_ja_paatoksenteko/ilmoitustaulu/tarjouspyynnot
11.3.2015 6(6) Tarjoajia pyydetään seuraamaan Nurmijärven kunnan kotisivuja tarjousten jättöpäivään saakka, jotta saavat tietoonsa kysymysten, lisätietopyyntöjen ja vastausten tuottamat mahdolliset täsmennykset ja lisätiedot. 17. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 31.3.2015 klo 12.00 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus: Putket. : / : / Myöhästynyttä tarjousta ei käsitellä. 18. Tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. n häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 19. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1-3: Liite 1 Tarjoajan kelpoisuus Liite 2 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja ehdottomat vaatimukset Liite 3 Tarjouslomake Liite 4 Sopimusluonnos Liite 5 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) soveltuvin osin / Kari Ylitie hankintajohtaja