TARJOUSPYYNTÖ 1(7) KIRJASTON PALAUTUSAUTOMAATTI Yleistä ja hankintamenettely pyytää tarjoustanne lajittelevasta palautusautomaatista kalusteineen tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Laitteet tulevat pääkirjastoon. Kirjastossa on Ab Axiell Kirjastot Oy: n Pallas-kirjastojärjestelmä. Aineisto on tarroitettu viivakooditarroln ja niissä on Knogo-tuotesuojaus. RFID-tunnisteita ei ole tällä hetkellä käytössä. Tarjotun laitteen tulee olla yhteensopiva emo kirjastojärjestelmän tai sitä vastaavan ja emo tuotesuojauksen tai sitä vastaavan kanssa. Tarjouspyyntö on julkaistu 25.9.2012 HllMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) ja Oulun kaupungin verkkosivuilla (www.ouka.fi/tarjouspyynnot). Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Hankinnan kohde Palautusautomaatti kalusteineen laitteen tulee täyttää liitteessä 2 ilmoitetut ehdottomat vaatimukset. Vastaukset ehdottomien vaatimusten täyttymisestä on annettava liitteenä olevalla tarjouslomakkeella, joka tulee palauttaa tarjouksen yhteydessä. Mikäli tarjoaja haluaa tarjota laitteesta eri malleja, kustakin laitemallista tulee antaa tarvittavat tiedot omalla liitelomakkeella. Kaikkien mallien tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Takuu Ylläpito ja huolto laitteistolla on oltava vähintään 24 kuukauden ja varaosien saatavuudelle vähintään 15 vuoden takuuaika. Takuuajat tulee ilmoittaa tarjouslomakkeessa. Takuuehdot ja takuun piiriin kuuluvat osat on ilmoitettava selvästi rajoitu ksineen. Tarjouslomakkeessa tulee ilmoittaa laitteen ylläpito ja huolto. Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558410 www.ouka.fi/kirjasto Operaattoritunnus: BAWCF122
TARlOUSPYYNTÖ 2(7) 25.9.2012 Dnro KULTIUURI 4870/2012 Hinnat Hinnat on esitettävä erillisellä liitteenä 4 olevalla tarjouslomakkeella. Kustakin tarjottavasta laitemallista pyydetään tekemään oma hintaliite. Tarjoushinnan tulee sisältää palautusautomaatin kokonaishinta laite paikoilleen ja käyttökuntoon asennettuna. Tarjoushinnan tulee sisältää myös vanhan palautusautomaatin purku ja sen osien poisvieminen. Tarjoaja voi hyödyntää vanhan palautusautomaatin osat haluamallaan tavalla. Tarjoushinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä euromääräisinä nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hintojen tulee sisältää kaikki toimituksista aiheutuvat kustannukset. Kaikki hinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisella hintaliitteellä. Nämä tarjouspyynnön liitteen 4 hintatiedot on toimitettava tarjouksen yhteydessä erillisessä suljetussa kirjekuoressa. joka avataan muiden päätöksentekoon vaikuttavien tekijöiden arvioinnin jälkeen. Muulla tavoin esitettyjä hintoja ei huomioida tarjousvertailussa. Hankinta tehdään määrärahojen puitteissa. Toimitusehdot Toimitusaika Viivästyssanktio Laskutus Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla, Oulun kaupungin pääkirjasto, Kaarlenväylä 3, 90100 Oulu (Finnterms 2001). Edellytämme, että tuote toimitetaan paikoilleen ja käyttökuntoon asennettuna ja pakkausmateriaalit pois vietynä. Toimitusaika on korkeintaan kahdeksan (8) viikkoa tilauksesta. Toimitusajassa on otettava huomioon, että mahdollinen tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 5.11.2012. Laitteen on oltava perillä pääkirjastossa viimeistään 31.12.2012 klo 17. Palautusautomaatin on toimittava tarjouksessa esitetyllä tavalla viimeistään 7.1.2013 klo 10. Toimituksen viivästyessä tarjoaja maksaa viivästyssanktlota tilaajalle tarjouksen arvonlisäverottomasta kokonaishinnasta 5 % jokaiselta alkavalta viivästyneeltä viikolta. Viivästyssanktio on korkeintaan 30 % tarjouksen arvonlisäverottomasta kokonaishinnasta. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus kokonaan, mikäli viivästys on enemmän kuin neljä viikkoa. Viivästyssanktio koskee myös laitteen puutteellista toimintaa ja näissä tapauksissa viivästyssanktiota aletaan soveltaa jokaiselta alkavalta viikolta, sen jälkeen kun tilaaja on ilmoittanut toimittajalle, että laite toimii puutteellisesti. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus on hyväksyttävästi ja sopimuksenmukaisesti suoritettu 1 laitteen käyttöönottotarkastus tehty ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Laitteen tilaaja ja toimittaja pitävät yhteisen käyttöönottotarkastuksen, josta tehdään molempien osapuolten hyväksymä kirjallinen raportti. Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558 410 www.ouka.fifkirjasto
TARlOUSPYYNTÖ 3(7) Käyttöönottotarkastus pidetään aikaisintaan viikon kuluttua laitteen käyttöönotosta kuitenkin viimeistään 15.1.2013. Laskutuslisää ei hyväksytä. Oulun kaupunki on siirtynyt pelkästään verkkolaskujen vastaanottoon vuoden 2011 alusta, joten Oulun kaupunki kehottaa lähettämään laskut verkkolaskuina. VerkkolaskUjen tuottaminen on mahdollista Oulun kaupungin tarjoaman ilmaisen sovelluksen avulla: http://www.ouka.fi/asiointi/verkkolasku/index.html Maksuehdot Viivästyskorko Alihankkijat 21 päivää netto Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Alihankkijoiden käyttö on sallittua. Tarjoaja vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Osa- ja vaihtoehtotarjoukset. Osa- ja vaihtoehtotarjouksia ei hyväksytä. Ympäristöystävällisyys Oulun kaupunki on sitoutunut kestävän kehityksen ohjelmaan. Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys ja tarjousten käsittely Erimielisyyksien ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE 2009, tavarat http://www.vm.fi/vm/fi/04 julkaisut ja asiakidat/01 julkaisut/075 ve rotusljyse tavarat.pdt 4. Tarjousasiakirjat Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558410 www.ouka.fi/kiriasto K1iyntlosoite Kaarlenväylä 3 Faksi 08 557 2157
TARJOUSPYYNTÖ 4(7) Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Tarjousvertailuun pääsemiseksi tarjoajan tulee täyttää seuraavat tarjoajaan liittyvät soveltuvuusvaatimukset ja toimittaa näihin vaatimuksiin liittyvät alla yksilöidyt liitteet, jotka eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. a) kaupparekisteriote (ammatti- tai elinkeinorekisteriote) b) selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantqjarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin c) veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista d) todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jonka tekijä ei täytä tarjoajan soveltuvuudelle edellä asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee olla muodoltaan ja sisällöltään tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Päätöksentekoperusteet Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien vertailu perusteiden ja pisteiden perusteella. Tarjous voi saada enintään 100 pistettä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu perusteet: HINTA: Laitteiden hinta. painoarvo 35 % (pisteitä enintään 35) Kokonaistarjouksen hinta, 1-35 pistettä Halvimman hinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 35 pistettä. Mui den tarjoajien hinnat suhteutetaan halvimpaan niin, että edullisin ver tailuhinta jaetaan tarjotulla hinnalla ja kerrotaan 35: liä. Täyshuoltosopimuksen hinta vuosille 2013-2022, painoarvo 5 % (enintään 5 pistettä) halvin tarjous 5 pistettä muut pisteytetään seuraavasti: halvin hinta/vertailuhinta * 5 LAATU: Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Käyntiosoite Kaarlenväylä 3 Verkkolaskutustiedot OVT-tunnus 003701876901110 Verkkolaskuoperaatlori: Basware Oyj Puhelin 08 558 410 Faksi 08 557 2157 V-tunnus 0187690-1 www.ouka.fi/kirjasto
TARJOUSPYYNTÖ 5(7) Palautusautomaatin käytettävyys. painoarvo yhteensä 50 % (enintään 50 pistettä) Palautusautomaatin melutaso automaatin ollessa käytössä (vähintään kaksi syöttöaukkoa yhtä aikaa), enintään 12 pistettä tutkitusti todettu hiljaisin automaatti 12 pistettä muut tarjoukset: matalin melutasojvertailutaso * 12 pistettä Palautusautomaatin sijoittuminen osoitettuun tilaan, tilankäytön tehokkuus, enintään 10 pistettä Arvioidaan automaatin sijoittumista esittelevien piirrosten avulla. Tarjoukseen liitetyistä piirroksista on käytävä ilmi, montako lajitte lupistettä enintään voidaan sijoittaa käytettävissä olevaan tilaan. erinomainen sijoittelu ja tilankäyttö 10 pistettä kohtuullinen sijoittelu ja tilankäyttö 5 pistettä ei vastaa kirjaston toiminnallisia tavoitteita 0 pistettä Palautusautomaatin kirjavaunujen liikuteltavuus ja ergonomisuus, enintään 8 pistettä. Liikkuvuutta ja ergonomisuutta arvioidaan tilaajan tekemällä käyttötestauksella. hyvä liikuteltavuus ja ergonomia 8 pistettä kohtalainen liikuteltavuus ja ergonomia 4 pistettä vastaa nykyisiä palautusvaunuja 0 pistettä Mahdollisuus palauttaa aineisto automaattiin selkä mihin suuntaan tahansa, enintään 6 pistettä aineisto voidaan palauttaa miten päin tahansa 6 pistettä aineiston asettelutapa syöttöaukkoon on tarkkaan määritelty 0 pistettä Palautusautomaatin palautuskapasiteetti (kpl/tunti) kolmen syöttöaukon ollessa yhtäaikaisesti käytössä, enintään 5 pistettä suurin kapasiteetti 5 pistettä muut: vertailukapasiteettjfsuurin kapasiteetti * 5 Helppous muuttaa automaatin lajitteluehtoja, asiakasnäyttöjen ja virkailijanäytön tekstejä sekä asiakkaiden ja virkailijoille tulevien kuittien tekstejä, enintään 5 pistettä Todennetaan käyttöohjeiden perusteella. kaikilta osin helposti muokattavia 5 pistettä jotkut osiot helposti muokattavia 3 pistettä hankalasti muokattavia 0 pistettä Automaatin hallintalaitteiden ergonominen sijoitus, enintään 4 pistettä Todennetaan piirroksen ja sanallisen kuvauksen perusteella. ergonominen ratkaisu 4 pistettä kohtuullinen ergonomia 2 pistettä hallintalaitteiden hankala sijoittelu 0 pistettä Huolto ja takuu, painoarvo yhteensä 10 % (enintään 10 pistettä) Huollon vasteaika, enintään 4 pistettä Oulun kaupunginkirjasto-maakuntaklrjasto Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Käyntiosoite Kaarlenväylä 3 Verkkolaskutustiedot OVT-tunnus 003701876901110 Verkkolaskuoperaattori; Basware Oyj Puhelin 08 558410 Faksi 08 557 2157 Y-tunnus 0187690-1 www.ouka.fi/kiriasto
TARJOUSPYYNTÖ 6(7) lyhyin vasteaika 4 pistettä muut: lyhyin vasteaikajvertailuvasteaika * 4 Kuntoonsaattamisaika, enintään 4 pistettä lyhyin kuntoonsaattamisaika 4 pistettä muut: lyhin kuntoonsaattamisaika/vertailukuntoonsaattamisaika * 4 Laitteiston ja ohjelmiston takuuaika, enintään 2 pistettä korkein takuuaika 2 pistettä muut: vertailuaika/pisin takuuaika * 2 Huom! Jotta tarjouksessa ilmoitetut melutaso, palautuskapasiteetti ja huolto- ja kuntoonsaattamisajat huomioidaan tarjousvertailussa, ne on voitava todentaa luotettavien referenssien, mittausten, huollon seurantajärjestelmän tai huoltoraporttien perusteella. Oulun kaupunki pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Mikäli mikään tarjous ei täytä kaikkia tarjouspyynnössä esitettyjä ehdottomia vaatimuksia, Oulun kaupunki pidättää itselleen oikeuden hyväksyä parhaaksi valittu tarjous. Sähköinen tiedoksianto Hankintalain 75 : n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjouslomakkeella, liite 1, sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Kysymykset ja vastaukset Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on toimitettava suomen kielellä sähköpostitse osoitteeseen anneli.seppa@ouka.fi. Kysymysten on oltava perillä 2.10.2012 klo 12 mennessä. Viesti otsikoidaan "Kysymys Pääkirjaston palautusautomaatti, Dnro KULTTUURI 4870/2012". Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558 410 www.ouka.fi/kiriasto verkkolaskutustiedot OVT-tunnus 003701876901110 V-tunnus 0187690-1 verkkolaskuoperaattori: Basware Oyj
TARJOUSPYYNTÖ 7(7) Vastaukset julkaistaan viimeistään 5.10.2012 osoitteessa www.ouka.fi/tarjouspyynnot. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Tarjouksen toimittaminen Suomenkieliset tarjoukset on toimitettava suljetussa kirjekuoressa 15.10.2012 klo 16 mennessä osoitteella: Oulun kaupunki Kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto PL 15 90015 OULUN KAUPUNKI (käyntiosoite: Kaarlenväylä 3, 90100 Oulu) Tarjouskuoressa tulee olla merkittynä tarjoajan tiedot ja tunnus "Pääkirjaston palautusautomaatti, Dnro: Kulttuuri: 4870/2012)" / I!W~PUNG KI ASTO-MAAKUNTAKIRJASTO Y~kkO Lind erg kirjastopalveluiden johtaja Liitteet: Tarjouslomakkeet (palautettavat) Liite 1: Toimittajan yhteystiedot Liite 2: Palautusautomaattia koskevat ehdottomat vaatimukset Liite 3: Muut tarjouspyynnön kohdat Liite 4: Hintaliite, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä erillisessä suljetussa kirjekuoressa Muut Ilitteet Pohjapiirros Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558 410 www.ouka.fi/kirjasto - -------- ----------~--_..._----------_...