Onnistu KORJAUSRAKENNUSHANKKEESSA KORJAUSRAKENTAMISEN ASIANTUNTIJAPALVELUT -OPAS TALOYHTIÖN HALLITUKSELLE Korjausrakentaminen_2014_A5.indd 1 3.2.2014.41
01 Sisällys Johdanto...2 Taloyhtiö tilaajana...2 Omaisuuden hoitaminen...4 Taloyhtiön organisaatio...5 6 Tarveselvitys...7 Hankesuunnittelu...8 9 Hankeohjelma...9 Tekninen suunnittelu...8 Valvonta...9
Johdanto Osakkeenomistajalle kiinteistö on arvokasta omaisuutta ja sen korjaukset ovat suuria investointeja. Oikea-aikainen korjaus on ratkaisevan tärkeää kiinteistön arvon säilymiseksi. Korjaukset pitää myös tehdä riittävän laajuisina, ja huomioon on otettava korjauksen kokonaisvaikutus kiinteistön teknisen elinkaareen hallintaan. Tämä opas auttaa taloyhtiön hallituksen jäseniä korjausrakennusprojektissa onnistumisessa ja tarvittavien asiantuntijapalveluiden valinnassa. Oppaassa keskitytään erityisesti korjaushankkeen aloittamiseen sekä taloyhtiön organisaatioon hankkeessa. Korjaushankkeeseen tulee varata riittävästi aikaa. Siitä pitää myös tiedottaa osakkeenomistajille mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Uuden asunto-osakeyhtiölain mukainen, varsinaisessa yhtiökokouksessa esitettävä viisivuotissuunnitelma on tähän oiva työväline. 01 Taloyhtiö tilaajana Korjaushankkeen keskimääräinen kokonaiskesto 2 3 vuotta Yhtiökokouksen päätös hankkeeseen ryhtymisestä Hankeohjelman hyväksyminen yhtiökokouksessa Yhtiökokouksen päätös korjaustyön toteuttamisesta Tarveselvitys Hankesuunnittelu (4-6kk) Tekninensuunnittelu (4-6kk) Urakan kilpailuttaminen (1-2kk) Urakkasopimus (1-2kk) Korjaustyön valmistelu (3-5kk) Korjaustyö (-15kk) osakas/ asukasinfot osakas/ asukasinfot osakas/ asukasinfot Korjausohjelman (PTS) laadinta Hankeohjelma Tekniset asiakirjat, kaupalliset asiakirjat Urakkaneuvottelut Korjaustyön vastaanotto, taloudellinen loppuselvitys. Takuuaika (24kk) Kuva 1. Taloyhtiön korjaushankkeen eteneminen
01 Omaisuuden hoitaminen Korjausprojektin toteuttamiseen tulee varata riittävästi aikaa ja resursseja jo hankkeen alussa. Taloyhtiön omaisuuden hoitaminen on pitkäjännitteistä työtä, jossa yhtiön osakkaiden informoiminen jo hyvin aikaisessa vaiheessa on tärkeää. Osakkaille tulee tiedottaa kiinteistön ja sen osien elinkaaresta, jolloin jo etukäteen tiedetään tulevat korjaustarpeet ja arviot korjausajankohdista. T iedottamisessa avaintoimijoita ovat yhtiön hallitus ja isännöitsijä. Vain riittävällä tiedottamisella voidaan taata korjaushankkeen onnistunut lopputulos.! Onnistunut korjaushanke voidaan pilata heikolla tiedottamisella ja epäonnistunut korjaushanke voidaan pelastaa hyvin hoidetulla tiedottamisella. Kiinteistönpitostrategia ja osakkaiden tahtotila Kiinteistön järjestelmällisen ja hallitun kunnossapidon edellytyksenä on tieto kiinteistön kunnosta ja luotettava ennuste kiinteistön käytöstä sekä näihin pohjautuva arvio tulevista korjauksista ja niiden kustannuksista. Asunto-osakeyhtiössä osakkaiden tahtotila ratkaisee kiinteistönpitostrategian onnistumisen. Ennakoiva korjaus Ennakoiva korjaus perustuu arvioihin kiinteistön teknisten osien laskennallisesta käyttöiästä. Kiinteistöä korjataan ennen ongelmien esiintymistä ja käyttöiän päättymistä. Ennakoiva korjaus ja kiinteistön hoito pienentävät vuosien mittaan kunnossapito- ja korjauskustannuksia. Omaisuuden arvon säilyttävä korjaus Omaisuuden arvon säilyttävä korjaus tehdään ensimmäisten ongelmien ilmaantuessa ja laskennallisen käyttöiän päätyttyä. Asumisen kannalta välttämätön korjaus ja huolto, kiinteistön alasajo Välttämättömällä korjauksella tarkoitetaan korjausta, jolla rakennus pidetään toimivana ja asumiseen terveellisenä.
Taloyhtiön organisaatio Taloyhtiöt ovat ns. kertarakennuttajia, joten niihin ei kerry korjausrakentamisen hankintaosaamista. Taloyhtiöiden remontit ovat myös laajuudeltaan ja sisällöltään erilaisia. Tämän vuoksi taloyhtiön on tarpeellista saada suunnittelijat tekemään yhteistyötä heti hankkeen alkuvaiheessa. Kaikissa peruskorjauksissa taloyhtiön on syytä palkata ammattilainen valmistelemaan hankintaa ja toimimaan tilaajan edustajana hankkeen aikana. Taloyhtiön projektiorganisaation tulee olla seuraava: Hallitus Asunto-osakeyhtiön hallitus toteuttaa korjaushanketta yhtiökokouksen valtuutuksen mukaisesti. Maankäyttö- ja rakennuslaissa sanotaan, että hankkeeseen ryhtyvän on huolehdittava, että hänellä on hankkeen vaativuus huomioon ottaen riittävät edellytykset sen toteuttamiseen sekä käytettävissään pätevä henkilöstö (MRL 9 ). Taloyhtiön hallituksen tulee korjaushanketta varten hankkia riittävä asiantuntemus työ- ja konsulttisopimuksin. 01 Isännöitsijä Isännöitsijä toimii korjaushankkeessa yleensä hallituksen, asiantuntijoiden ja käyttäjien välillä yhteyshenkilönä. Isännöitsijän tulee olla aktiivinen ja tehdä tiivistä yhteistyötä hallituksen ja asiantuntijoiden kanssa. Onnistuneen korjaushankkeen toteuttamiseksi isännöitsijän on hyvä tuntea asukkaiden ja yhtiön erityispiirteet. Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijän yleisenä tehtävänä on huolehtia kiinteistön ja rakennusten pidosta. Peruskorjaushankkeen alkaessa tulee sopia isännöintipalkkioon kuulumattomien tehtävien tekemisestä ja erillisestä korvauksesta. Suurilla isännöintitoimistoilla on henkilökuntaa rakennuttamiseen ja muiden teknisten palveluiden tuottamiseen. Näitä palveluita käytettäessä tulee projektipäällikön tehtävistä olla erillinen sopimus taloyhtiön ja isännöintitoimiston välillä. Sopimuksessa pitää määritellä tarkasti myös osapuolten vastuut. Erillinen rakennustoimikunta Taloyhtiö voi valita korjaushanketta varten erillisen rakennustoimikunnan, mutta tällä organisaatiolla ei ole hallitukseen verrattavaa vastuuta ja päätösvaltaa. Erillisen rakennustoimikunnan tulisi toimia hallituksen alaisuudessa taloyhtiön viestintäkanavana. Projektipäällikkö Korjausrakentamisen johtamiseen ja hankesuunnittelun laatimiseen tarvitaan kokenut ja ammattitaitoinen projektipäällikkö, jolla on osaamista sekä suunnitteluttamisesta että rakentamisesta. Projektipäällikkö tulee pääsääntöisesti valita ulkopuolisesta rakennuttaja- tai suunnittelutoimistosta. Projektipäällikön osaaminen vaikuttaa merkittävästi korjaushankkeen onnistumiseen, joten taloyhtiön kannattaa paneutua valintaan huolellisesti.
01 Tekniset valvojat Teknisen valvojan valinnassa ratkaisevia ovat valvojan vastaavista kohteista hankkima kokemus, referenssit sekä henkilökohtainen haastattelu. Valvontasopimus tulee tehdä kirjallisena. Siitä pitää selvitä valvojan vastuut ja valtuudet suhteessa tilaajaan. Valvojan tehtävät ja valtuudet suhteessa urakoitsijaan selvitetään urakka-asiakirjoissa. Suunnittelijat Suunnittelusopimus tulee tehdä kirjallisena, erillisenä konsulttisopimuksena. Hankkeeseen on nimettävä pääsuunnittelija, joka vastaa suunnittelun kokonaisuudesta ja laadusta. Tilaajan velvollisuus on valvoa suunnittelutyön edistymistä, välittää suunnittelijoille tilaajan tarkoitus ja huolehtia siitä, että suunnitelmat vastaavat tarkoitusta. Erillisissä suunnittelukokouksissa seurataan suunnittelua ja sen edistymistä annettuun aikatauluun nähden. Suunnittelutyön tuloksena syntyvät tekniset suunnitelmat, urakkatarjouspyyntökirje, urakkaohjelma, tarjouspyyntölomake ja urakoitsijan laatulomake. Valmiit suunnitelmat tulee hyväksyttää tilaajalla sekä tarvittaessa rakennusvalvonta- ja muilla viranomaisilla. Turvallisuuskoordinaattori Turvallisuuskoordinaattori on rakennuttajan eli taloyhtiön vastuullinen edustaja. Hän huolehtii rakennuttajalle kuuluvista työturvallisuusvelvoitteista ja -tehtävistä. Turvallisuuskoordinaattori: hoitaa tehtävää henkilökohtaisesti osallistuu aloitus-, suunnittelu- ja työmaakokouksiin ja huolehtii, että niissä edellytetyt työturvallisuutta koskevat velvoitteet täyttyvät varmistaa, että hankkeen eri osapuolet tekevät yhteistyötä työturvallisuutta koskevissa asioissa varmistaa, että rakennuttajaan sopimussuhteessa olevat osaurakoitsijat tietävät, mikä osuus vaadittavista turvallisuussuunnitelmista on heidän vastuullaan ja että em. urakoitsijoiden välinen yhteistyö on järjestetty. Organisaation sitouttaminen Valittu organisaatio tulee sitouttaa hankkeeseen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Ulkopuolinen asiantuntijapalvelu sitoutetaan yleensä erilaisilla konsulttisopimuksilla. Sitouttaminen voi merkitä niin hallituksen jäsenille kuin isännöitsijällekin esimerkiksi erillisen korvauksen tai palkkion maksamista. Palkkiosta on sovittava etukäteen ja sen tulee perustua korvaukseen tehdystä lisätyöstä, ei arvioon siitä. Korjausrakentaminen_2014_A5.indd 6 3.2.2014.41
Tarveselvitys Kiinteistön peruskuntoarvio Kuntotutkimus Energiakatselmus Kiinteistön arvon ylläpitämiseksi kiinteistön kuntoa on seurattava jatkuvasti valmistumisesta alkaen. Kiinteistön kuntoa voidaan seurata muun muassa silmämääräisesti, laatimalla kuntoarvio sekä erilaisilla teknisillä tutkimuksilla. Yhtiöllä pitää myös olla dokumentit kiinteistössä sattuneista vahingoista. Tarveselvityksen päätavoitteena on kiinteistön korjausohjelman (PTS) laadinta. Tarveselvityksen tulee perustua tutkittuun tietoon, ei arvailuihin. Apuna voidaan käyttää erilaisia korjauslaskureita, jotka laskevat rakennusosien ja teknisten järjestelmien teoreettisen käyttöiän. Korjauslaskurit perustuvat KHkorttien ohjeeseen kiinteistön teknisestä käyttöiästä ja kunnossapitojaksoista. Sen jälkeen, kun rakennusosia ja teknisiä järjestelmiä on tarkasteltu teoreettisen käyttöiän perusteella, niille on tehtävä tarkempia kuntotutkimuksia. 01 Tutkimusmenetelmien termien selityksiä: Kiinteistön peruskuntoarvio Kuntoarviolla tarkoitetaan rakennetun kiinteistön kunnon ja korjaustarpeiden selvittämistä. Kuntoarvio tehdään enimmäkseen aistinvaraisia ja kokemusperäisiä, ainetta rikkomattomia menetelmiä käyttäen. Kiinteistön peruskuntoarvio sisältää kiinteistön rakennus- ja LVISteknisen tarkastelun. Kuntotutkimus Kuntotutkimuksella tarkoitetaan kiinteistöön kuuluvan rakennuksen, rakennelman tai laitejärjestelmän yksityiskohtaista tutkintaa elinkaaren ja korjaustarpeen täsmentämiseksi. Energiakatselmus Energiakatselmuksen tavoitteena on analysoida kohteiden kokonaisenergian käyttö, selvittää energiansäästöpotentiaali ja ehdottaa säästötoimia kannattavuuslaskelmineen. Energiakatselmuksissa selvitetään myös mahdollisuudet uusiutuvien energiamuotojen käyttöön. Energiansäästöpotentiaalin lisäksi katselmuksissa raportoidaan ehdotettavien toimien vaikutus CO2-päästöihin. Energiakatselmus perustuu toteutusajan tuotanto-, energiankulutus- ja käyttötietoihin, mutta siinä pyritään ottamaan huomioon myös tiedossa olevat ja suunnitellut muutokset. Tavoitteena on liittää energiakatselmus tiiviisti kohteen muihin toimintaprosesseihin niin, että syntyy työkalu palvelemaan kohdetta energiatehokkuuden jatkuvassa seurannassa ja ylläpidossa. Tarveselvityksen perusteella yhtiössä tehdään päätös korjaushankkeen aloittamisesta. Kuntoarvio- tai kuntotutkimus- ja energiakatselmussopimuksen tulee sisältää myös konsultaatio eli esittelytilaisuus, jossa kuntoarvion tai -tutkimuksen tulokset käydään yksityiskohtaisesti läpi tilaajan kanssa.
01 Hankesuunnittelu Hankesuunnittelun tavoitteet: nostaa rakennuksen laatutasoa/asumismukavuutta parantaa energiatehokkuutta parantaa ilmanvaihtoa parantaa sisäilman laatua parantaa paloturvallisuutta ajantasaistaa tekniset järjestelmät nostaa omaisuuden arvoa. Hankesuunnitelman avulla kuvataan hankkeen sisältö ja tavoitteet kattavasti siten, että tehtävistä toimista saadaan mahdollisimman selvä kuva. Suunnittelun ja hallinnoinnin kannalta hanke kannattaa pitää selkeänä sekä rajattuna. Hankesuunnitelmassa tulee käsitellä myös mahdollisten osakasremonttien kytkemistä tulevaan korjaushankkeeseen. Jos osakasremontteja tehdään korjaushankkeen aikana, ne pitää ottaa huomioon hankesuunnittelussa ja aikataulussa. Hankesuunnitelmassa selvitetään korjaustyön sisältö ja laajuus sekä mahdolliset vaihtoehtoiset ratkaisut ja toteutustavat. Hankesuunnittelussa määritellään paitsi tilaajan tarpeet, myös toteutukselle mahdollisesti asetettavat kustannus- ja aikatauluraamit sekä laatu- ja palvelutasovaatimukset. Hankesuunnittelu on jo hankkeen esisuunnittelua. Tässä vaiheessa tehdään toteuttamisen kannalta tärkeimmät ja usein myös kalleimmat ratkaisut.! Korjaushankkeen kustannukset toteutuvat pääosin vasta toteutusvaiheessa, mutta ne määräytyvät lähes kokonaan hankesuunnitteluvaiheessa. Hankesuunnittelun vaiheet: Esiselvitykset Esiselvityksiä ovat talon vahinkohistorian tarkastelu, yhtiön tiedossa olevat muutostyöt sekä tehdyt kuntoarviot ja -tutkimukset sekä mahdolliset haitta-ainekartoitukset. Jos haitta-ainekartoitusta ei ole tehty, se pitää tehdä viimeistään nyt.
Asukaskyselyt Asukkaiden mielipiteiden ottaminen osaksi hankesuunnittelua alusta alkaen on erittäin tärkeää. Asukkailta pyydetään palautetta oman huoneiston käytettävyydestä, havaituista vioista ja puutteista huoneistossa sekä yhtiön yleisissä tiloissa. Lisäksi asukkaat voivat tuoda esiin omia ideoitaan kiinteistön kehittämiseksi ja nykyaikaistamiseksi. Kyselyllä kartoitetaan myös osakkaiden omien remonttien tarve, jotta ne voidaan korjaushankkeen yhteydessä ottaa huomioon. Hankesuunnitelmaan sisältymättömien osakasremonttien kustannukset maksaa jokainen osakas itse. Osakasremontit eivät saa myöhästyttää taloyhtiön korjausaikataulua. 01 Dokumentointi Hankesuunnitelman aikana kiinteistön arkkitehtipiirustukset muutetaan sellaiseen sähköiseen muotoon, jota pystytään yleisimmillä käytössä olevilla suunnitteluohjelmilla hyödyntämään jatkossa. Dokumentoinnin tulee sisältää myös käynnit yhtiön yleisissä tiloissa ja jokaisessa huoneistossa, jotta saadaan käsitys huoneistojen kokonaistilanteesta. Asunto-osakeyhtiölain mukaisesti yhtiön on dokumentoitava huoneistossa tehtävät luvanvaraiset muutostyöt, koskivatpa ne osakkaiden tai yhtiön vastuulla olevia korjauksia. Hankeohjelma Hankesuunnittelun päätökset kootaan hankeohjelmaksi. Siinä esitetään hankkeen perustiedot valittu korjaustaso ja laajuus toiminnallisuusvaatimukset valittu laatutaso kustannusarvio toteutusmuoto viranomaislupien tarve energiatehokkuus tiedotussuunnitelma toteutusaikataulu ja -tapa rahoitussuunnitelma. Hankeohjelmasta suunnittelijat saavat tarvittavat lähtötiedot suunnitteluun. Hankeohjelma käsitellään hallituksen kokouksessa, jonka jälkeen se valmistellaan yhtiökokouksen vahvistettavaksi. Osakkaille ennen yhtiökokousta järjestetty tiedotus- ja keskustelutilaisuus korjausvaihtoehdoista palvelee hankeohjelman valmistelua sekä selkiyttää päätöksentekoa yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksessa tulee esittää myös vaihtoehtoisia, teknisesti ja taloudellisesti perusteltuja korjaustoimia hallituksen esityksen rinnalle. Hankeohjelma on taloyhtiön yhtiökokouksen investointipäätös, joskin vasta urakkakilpailun jälkeen pidettävässä yhtiökokouksessa päätetään lopullisesti hankkeen aloittamisesta. Näin menetellään, jos taloyhtiö toteuttaa hankkeen pääurakkamuotoisena, eli tilaaja teettää ensin suunnitelmat ja valitsee sitten kilpailutuksen avulla yhden tai useamman urakoitsijan toteuttamaan suunnitelmat.
01 Tekninen suunnittelu Tekninen suunnittelu tehdään yhtiökokouksen vahvistaman hankeohjelman mukaisena. Ennen suunnittelutarjousten pyytämistä tulee selvittää mahdollisimman tarkasti, mitä tavoitteita tilaaja asettaa lopputulokselle. Kun suunnittelun laajuus on päätetty, laaditaan suunnittelua koskevat tarjouspyyntöasiakirjat eli tarjouspyyntökirje, suunnitteluohjelma, tarjoustaulukko ja laatukriteerit. Suunnitteluvaihe voidaan jakaa kahteen osaan: suunnittelun valmisteluun ja suunnittelun ohjaukseen. Suunnittelun valmisteluvaiheessa organisoidaan suunnittelu, pyydetään suunnittelutarjoukset, käydään sopimusneuvottelut ja valitaan suunnittelijat. Tämän taloyhtiön hallitus tekee yhteistyössä projektipäällikön kanssa. Suunnittelun ohjauksella varmistetaan, että suunnitteluprosessi johtaa asetettuihin tavoitteisiin ja tuottaa hyväksyttävät tekniset ja kaupalliset asiakirjat. Suunnittelun ohjausvaiheessa projektipäällikkö järjestää ja dokumentoi suunnittelukokoukset valvoo suunnittelua valvoo viranomaislupiin liittyviä toimia ottaa teknisissä asiakirjoissa huomioon osakkaiden lisä- ja muutostyöt ottaa huomioon korjaustyönaikaisen asumisen vertailee eri ratkaisuvaihtoehtoja. Pätevä suunnittelija osaa arvioida jo suunnitteluvaiheessa rakennusaikaisia riskejä, jolloin niihin osataan varautua suunnitteluasiakirjoissa. Suunnittelun lopputuloksena taloyhtiö saa tekniset asiakirjat, joissa määritellään korjaushankkeen laatu ja laajuus, sekä kaupalliset asiakirjat, joissa määritellään korjaushankkeen toteuttamisen raamit ja urakoitsijan ohjausvälineet. Tekniset asiakirjat (suunnittelijat): sopimuspiirustukset työselostukset selostukset turvallisuus- ja terveellisyysselvitykset purku- ja suojauspiirustukset laatuvaatimukset taloyhtiön organisaatio Kaupalliset asiakirjat (projektipäällikkö): tarjouspyyntökirje tarjouslomake urakkaohjelma urakkarajaliite turvallisuusasiakirja yksikköhintaluettelo tekniset asiakirjat (piirustukset, työselostukset) Pääsuunnittelijan tehtävänä on tarkistaa, että eri suunnittelijoiden laatimat asiakirjat ovat ristiriidattomia. Pääsuunnittelija ei kuitenkaan vastaa yksittäisen erikoissuunnittelijan tekemien suunnitelmien sisällöstä. Lopullisten tarkistettujen suunnitelmien perusteella pääsuunnittelija hakee taloyhtiön valtuuttamana korjaushankkeelle mahdollisesti vaadittavan viranomaisluvan.
Valvonta Hankkeen toteutuksen valvoja on hyvä valita ennen teknisen suunnittelun aloittamista, jolloin valvontaorganisaation asiantuntemus on heti taloyhtiön, suunnittelijoiden ja projektipäällikön käytettävissä. 01 Valvoja on korjaushankkeessa taloyhtiön edunvalvoja. HÄN kutsuu koolle ja dokumentoi työmaa- ja suunnittelukokoukset järjestää aloituskatselmuksen järjestää työnaikaiset katselmukset tarkastaa ja hyväksyy urakoitsijan esittämät ratkaisut tarkastaa työsuoritusten suunnitelmanmukaisuuden hyväksyy maksuerälaskujen maksukelpoisuuden huolehtii lisä- ja muutostöiden teettämisestä ja hyväksyttämisestä taloyhtiöllä. varmistaa, että urakkasuorituksen sopimuksen mukaisuus (laatu ja laajuus) toteutuu kaikilta osiltaan
Julkaisija: Kiinteistöliitto Pirkanmaa ry Kirjoittajat: Kiinteistöliitto Pirkanmaa ry:n tekninen jaosto Puheenjohtaja: Toimitusjohtaja Harri Järvenpää (Lännen Kiinteistöpalvelu Oy) Sihteeri: Neuvontainsinööri Jussi Korja (Kiinteistöliitto Pirkanmaa ry) Jäsenet: Aluejohtaja Virpi Ekholm (SRV Rakennus Oy/ SRV Pirkanmaa) Toimitusjohtaja Ari Elorinne (Kiinteistönhallinta Knowtek Oy) Isännöitsijä Seppo Finnilä (Isännöintikeskus Tampere Oy) Kehityspäällikkö, isännöitsijä Kaisa Kettunen (Lännen Isännöintipalvelu Oy) DI, Tampereen emeritus rakennustarkastaja Kalevi Lammi Toimitusjohtaja Petri Ortju (Duco Rakennuttaja Oy) Isännöitsijä Riku Pönkänen (Kartanon Isännöintipalvelut Oy) Rakennuttajapäällikkö Asko Saarinen (A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy) Toimitusjohtaja Tuomo Turkkinen (YH Kodit Oy) Koulutuspäällikkö Marko Uusitalo (Tampereen Aikuiskoulutuskeskus) Lisätietoa: RT-Kortisto (Rakennustieto Oy) muun muassa ohjeistuksia, Suomen rakentamismääräyskokoelma, sopimusehdot KSE 1995, sopimusmalleja ja laatimisohjeita Taloyhtiön korjaushanke Hallinto ja viestintä (Virta-Ojajärvi, Kiinteistöalan Kustannus Oy 20) VTT- Julkaisut: (www.vtt.fi/publications) Tilaajavastuulain mukaisten tietojen tarkistaminen: www.tilaajavastuu.fi