Kannusteiden käyttö ja tulosten mittaaminen käytännön esimerkkien valossa Jukka Yliherva Alustuksen sisältö 1) SOTEFIN ja TUKEFIN ryhmähankkeiden taustat ja tavoitteet 2) Käytännön esimerkkejä kannusteiden käytöstä ja mittaamisesta 3) Miten tuottavuudelle ja vaikuttavuudelle vipuvartta? 1
Vaikuttavuus-/tuottavuuspaineet kestävyysvajeen myötä Yli 65-vuotiaiden osuus (%) kunnittain koko väestöstä (Koko maa = 15,6) 25,0-32,9 (45) 15,6-24,9 (308) - 15,5 (91) Yli 65-vuotiaiden osuus(%) kunnittain koko väestöstä (koko maa = 26,1) 33,0 - (178) 25,0-32,9 (202) 15,6-24,9 (61) - 15,5 (3) Vaikuttavuutta/tuottavuutta edistävien ratkaisujen löytäminen. Hankintojen ja organisaatioiden välisen yhteistyön merkitys kasvaa. Innovatiivisten hankintojen kehittäminen Suomalaiset julkisen sektorin tilaajat ja palvelutoimittajat haluavat hankintoihin parempaa yhteistyötä ja innovatiivisuutta. Yhteistyötä kuvastaa yhteiset intressit, tavoitteet, sopimuskannusteet ja ansaintamallit (tuottavuus ja innovatiivisuus korkealla) Hankinnan valintakriteerit ja sisällöt estävät Innovatiivisuuden ja tuottavuuden lähtökohtia Tavoitetila Hankinnan valintakriteerit ja sisällöt edistävät Innovatiivisuuden ja tuottavuuden lähtökohtia Nykytila Yhteistyötä kuvastaa osaoptimointi, joka ilmenee vastakkaisina intresseinä (tuottavuus ja innovatiivisuus matalalla) Lähdettä mukaillen: Sitra: Tuottavuus, innovaatiokyky ja innovatiiviset hankinnat, J. Yliherva 2006 2
Mistä lähteistä uudet ideat tulevat tuotteiden, palveluiden ja toiminnan kehittämiseksi? 0 10 20 30 40 50 % Asiakkaat ja toimittajat sekä yleinen toimintaympäristötieto Henkilöstö Erityisasiantuntijat Tutkimus- ja kehitystoiminta Kilpailijat Muut Useita lähteitä mukaillen: Sitra: Tuottavuus, innovaatiokyky ja innovatiiviset hankinnat, J. Yliherva 2006 Ryhmähankkeissa tehdyt nykytila-analyysit 1. Hankintaosaamista = kyky muodostaa jo hankintavaiheessa innovatiivisen yhteistyön edellytykset = osaa käyttää luovuutta edistäviä hankintakokonaisuuksia = osaa käyttää yhteisiä tavoitteita ja niihin kannustavia valintakriteereitä 2. Kumppanuusosaamista = kyky johtaa pitkäjänteisesti yhteistyötä (hyötyjen ja riskien jako, kannustinmallit, pitempijänteinen yhteistyö, kehittäminen jne.) 3. Verkostotaitoja = ihmisten kyky toimia kahden ja monenvälisissä suhteissa sekä kyky johtaa verkostoja tavoitteiden saavuttamiseksi 4. Tarjoutumisosaamista (palveluntuottajat) = kykyä tuottaa asiakkaan tarpeita ja tavoitteita tyydyttäviä palveluita Jokaiselle organisaatiolle tulokset omista vahvuuksista ja heikkouksista sekä Benchmarking ja suositukset Copyright 2003 INNOVAATIOMITTAUS 3
Nykytila-analyysit Ihmisten ammattitaito herättää pääosin luottamusta. Hankintojen kannustavuudessa on paljon parantamisen varaa (valintakriteerit, hankintojen sisällöt, vuoropuhelu ym.). Sopimukset: sopimuksissa ei näy yhteistyön henki, esimerkiksi yhteiset tavoitteet puuttuvat sopimuskannusteet eivät edistä innovatiivista yhteistyötä Tarjoutumiset eivät ole kovin innovatiivisia eivätkä yhteistyötä edistäviä Yhteistyössä tapahtuvassa oppimisen edellytyksissä on parantamisen varaa. Kysynnän muutos ja siihen reagointi koskee sekä tilaajia että palveluntuottaja Copyright 2003 INNOVAATIOMITTAUS SOTEFIN ja TUKEFIN hankkeiden tavoitteet 1. Kehittää palveluiden laatua, vaikuttavuutta ja tuottavuutta lisäämällä hankintojen ja yhteistyön todellista innovatiivisuutta konkreettista asiakaslähtöisyyttä muuttamalla hankintojen valintakriteereitä ja sopimusten kannusteita sekä yhteistyöprosesseja parantamalla hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden kumppanuus- ja hankintaosaamista sekä verkostotaitoja ja oppimiseen liittyviä tekijöitä 2. Saada aikaan pysyviä vaikutuksia osallistuvien organisaatioiden toiminnassa analysoinnin, oivaltamisen, soveltamisen, testaamisen ja oppimisen keinoin. 3. Saavuttaa nopeasti vaikuttavuutta, taloudellisia hyötyjä ja toiminnan mielekkyyttä jo hankkeen aikana sekä saada hyvät kokemukset leviämään normaaliksi toiminnaksi parhaiksi käytännöiksi. Copyright 2011 INNOKONSEPTIT OY 4
Käytännön esimerkkejä kannusteiden käytöstä ja mittaamisesta SOTEFIN hankkeisiin osallistujia (esimerkkejä) 1. Hämeenlinnan kaupunki 2. Mikkelin kaupunki 3. Oulun kaupunki 4. Tampereen kaupunki 5. Seutukeskus Oy Häme 6. EKSOTE 7. Helsingin kaupunki 8. IS-Hankinta 9. Kuopion kaupunki 10. Rovaniemen kaupunki 11. ASPA Palvelut Oy 12. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy 13. Helsingin Diakonissalaitos 14. Diacor terveyspalvelut Oy 15. Hoiva Oy 16. DonumOy 17. Mehiläinen Kuntapalvelut 18. Sopimusvuori ry. 19. TEKES 20. Sininauhasäätiö/Sininauhaliitto 21. Liisankoti 22. Kalliolan Setlementti 23. Oskelakoti Oy 24. Hoitokoti Päiväkumpu Oy 25. Lilinkotisäätiö 26. Suoja-Pirtti ry. 27. Rinnekoti 28. Maisonkoti 29. Helsingin Kehitysvammatuki 57 ry 30. ALVI ry 31. Kriminaalihuollon tukisäätiö 32. Kisälli-Harjulanmäki 33. Autismismisäätiö 34. Lyhty ry Nykytila-analyysien arviointeihin on osallistunut yli tuhat alan päättäjää ja asiantuntijaa. 5
TUKEFIN hankkeisiin osallistujia (esimerkkejä) 1. A-Insinöörit Oy 2. Ahmainsinöörit Oy 3. Asumisen rahoitus ja kehittämiskeskus ARA 4. Asunto-, toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry 5. Destia Oy 6. Espoon kaupungin Tekninen keskus 7. FCG 8. Helsingin kaupungin Kiinteistövirasto 9. Helsingin kaupungin Rakennusvirasto 10. Helsingin Yliopisto 11. Hämeen ELY-keskus 12. Infrary 13. Jyväskylän kaupunki 14. Kouvolan kaupungin Tekninen ja Ympäristötoimiala 15. Kruunuasunnot Oy 16. Kuopion kaupunki 17. Lahden kaupungin Kunnallistekniikka 18. Lapin ELY-keskus 19. Leminkäinen Infra Oy 20. Liikennevirasto 21. Lujatalo Oy 22. Meritaito Oy 23. Morenia 24. NCC Rakennus Oy 25. Oulun kaupunki tekninen keskus 26. Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus 27. Pohjois-Savon ELY-keskus 28. Pöyry Finland Oy 29. Pöyry CM Oy 30. Rakennus Oy Wareco 31. Ramboll Finland Oy 32. Rauman kaupunki Satamaliikelaitos 33. Sato Oyj 34. Sito 35. Skanska Infra Oy 36. Suomen Rakennusinsinöörien Liitto RIL ry 37. Suomen Talokeskus Oy 38. SwecoPM 39. Tampereen kaupunki 40. TEKES 41. Terramare Oy 42. Turun kaupungin Kiinteistöliikelaitos 43. Uudenmaan ELY-keskus 44. Vantaan kaupungin Tilakeskus 45. Vianova Systems Finland Oy 46. Vinnea Oy 47. VTS Kiinteistöpalvelu Oy 48. YIT Oyj 49. WSP Finland Nykytila-analyysien arviointeihin on osallistunut yli viisituhatta alan päättäjää ja asiantuntijaa. Minkä on muututtava, että vaikuttavuus / tuottavuus paranee? (yhteisiä tekijöitä Oivallusvaiheen ryhmätöistä) Hankintayksiköiden oma YHTEISET ASIAKKAASTA LÄHTEVÄT TAVOITTEET palveluntuotanto ERI OSAPUOLILLE Alihankkijat VAIKUTTAVUUTTA RESURSSIEN OSTAMISEN SIJAAN MARKKINOIDEN HAASTAMINEN Alihankkijat VALINTAKRITEERIT JA SOPIMUSKANNUSTEET TUKEMAAN Ulkoiset palveluntuottajat YHTEISTÄ TAVOITTEELLISUUTTA Hankintayksiköt Loppukäyttäjät PAREMPAA VUOROPUHELUA / tilaajat JO ENNEN KILPAILUTTAMISTA HANKINTOJEN SUUNNITTELU Ulkoiset palveluntuottajat Alihankkijat TAVOITTEIDEN MITTARISOINTIA, MITTAREIDEN KEHITTÄMISTÄ JA MITTAAMISTA Ulkoiset palveluntuottajat Alihankkijat Alihankkijat 6
ESIMERKKEJÄ HANKINTAPILOTEISTA 1. Mielenterveyskuntoutujien palveluasuminen 2. Kehitysvammaisten palveluasuminen ranskalainen malli 3. Sillan rakentaminen Uudenmaan ELY - keskus Copyright SOTEFIN Jalkautusmalli: hankintaprosessin vaiheita innovatiivisuuden näkökulmasta Asiakkaiden tarpeet Toimintaympäristö Visio ja toimintastrategiat Hankinnan sisällön määrittely Käytännön kokemukset YHTEISTYÖPROSESSIT Parantaa luotettavuutta Lisää innovaatioita Lisää oppimista Nykytilaanalyysi Hankinnan tavoitteet Kilpailuttamisen valintakriteerit Sopimuskannusteet Asiakaslähtöisyyttä ja tuottavuutta edistävät tavoitteet koko ketjuun Hankintojen valintakriteerit ja sopimuskannusteet tukemaan yhteisiä tavoitteita Vuoropuhelua, luottamusta, innovointia ym. Alkuperäislähde: Sitra: Tuottavuus, innovaatiokyky ja innovatiiviset hankinnat, sivut 56-, J. Yliherva 2006, sovellettu ja jatkokehitetty TUKEFIN hankkeissa, Copyright 2009 TUKEFIN 7
Mielenterveyskuntoutujien asumispalvelujen hankinta palveluasuminen/ tehostettu palveluasuminen Oulun kaupunki Oulun kaupungin mielenterveyskuntoutujien palveluasumisen hankinta (hankinnan arvo noin 22 milj. euroa) HANKINNAN TAVOITE 1) Asukkaan hyvä elämänlaatu ja tyytyväisyys 2) Palveluasuminen on asukasta kuntouttavaa 3)Kustannustehok kuus Copyright SOTEFIN VALINTAKRITEERIT /LUPAUS 1a) Asiakastyytyväisyys (15%) Lupaus arvosana 1-5 asteikolla (1 desimaalin tarkkuus). Lupauksen alaraja määritelty. 2) Asukkaan kuntoutuminen (15%) Lupaus annetaan asukasmäärästä (x % sopimukseen kuuluvien asukkaiden määrästä), joille luvataan tapahtuvan kuntoutumista. Mittaus Rai-mittarilla 3) Hinta palveluasumiselle (70%) Hinta tuotteittain Kelpoisuusehdot: rekisterit, AVIn lupa, ammatillinen pätevyys jne. Ehdottomat vaatimukset laatuun ja toimintaan, tiloihin liittyvät Yhteiskunnalliset velvoitteet SOPIMUSKANNUSTEET Asiakastyytyväisyys vs lupaus Bonus Sanktio Kuntoutuminen vs lupaus Bonus Sanktio Bonus maksetaan vuosittain kolmelle parhaalle palveluntuottajalle ja em. tuottajat asetetaan parhaimmuusjärjestykseen seuraavalla menettelyllä ensisijaisesti suurimmasta bonuksesta (%) pienimpään bonukseen (%) sen jälkeen, mikä tuottaja saa parhaimman keskiarvon asiakastyytyväisyyskyselyssä sen jälkeen se, jolla on korkein prosentti asiakkaiden toimintakyvyn säilyvyydessä/ paranemisessa. Bonuksen maksamisen ehtona on, että palveluntuottaja on noudattanut tilaajan kanssa solmimaansa sopimusta. 8
Valintakriteerien kaavat Valintakriteerin 1 vertailupisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: tarjottu asiakastyytyväisyys (%) * painoarvo 15 (%) paras tarjottu asiakastyytyväisyys 100 (%) Valintakriteerin 2 vertailupisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: tarjottu kuntoutuvien osuus kaikista asiakkaista * painoarvo 15 (%) paras tarjottu kuntoutuvien osuus kaikista asiakkaista 100(%) Valintakriteerin 3 vertailupisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: halvin hyväksytty hinta ( ) * painoarvo 70 (%) tarjottu hinta ( ) 100 (%) Tarjouksista valintaa ne, joiden vertailupistemäärät ovat korkeimmat. Oulun kaupungin mielenterveyskuntoutujien asumispalveluiden hankinta Asiakastyytyväisyys Aiemmattoteumat asiakastyytyväisyydestä: Vuonna 2011 mittauksessa saatujen tulosten keskiarvo oli mielenterveyskuntoutujilla 4,3 (vaihteluväli 3,3 4,6). Asiakastyytyväisyys (vastausten keskiarvo, TA=tarjottu asiakastyytyväisyys) Tarjottu tyytyväisyys (TA) ylittyy Bonus (%) vuosilaskutuksesta Sanktio (%) vuosilaskutuksesta TA + > 0.5 (maksimi bonus) 2,0 TA + >0.4 1,5 TA + >0.3 1,0 TA + >0.2 0,5 Tarjottu tyytyväisyys alle + 0.2 Ei bonusta Ei sanktiota Tarjottu tyytyväisyys (TA) alittuu TA ->0.2 1,5 TA ->0.3 2,0 TA ->0.4 2,5 TA - > 0.5 (maksimi sanktio) 3,0 9
Oulun kaupungin mielenterveyskuntoutujien asumispalveluiden hankinta Asiakkaiden kuntoutuminen (x% yksikön asiakkaista kuntoutuu) Mittareina: CMH-Rai Mittarit: Itsehoidon mittari, toimintakyky mittarit (ADL, IADL) Asiakkaiden kuntoutuminen (suhteellinen osuus kohdejoukosta, TA=tarjottu%-yksikköä) Asiakkaiden kuntoutuminen (TA) ylittyy Bonus (%) vuosilaskutuksesta Sanktio (%) vuosilaskutuksesta TA + > 20 %-yksikköä (maksimi bonus) 6,0 TA + >15 %-yksikköä 4,5 TA + >10 %-yksikköä 3,0 TA + >5 %-yksikköä 1,5 Tarjottu kuntoutuminen alle + 5 %-yksikköä Ei bonusta Ei sanktiota Asiakkaiden kuntoutuminen (TA) alittuu TA ->5%-yksikköä 2,5 TA ->10%-yksikköä 4,0 TA ->15%-yksikköä 5,5 TA ->20%-yksikköä 7,0 TA - > 25 %-yksikköä (maksimi sanktio) 9,0 Mikä oli pilotin hankintavaiheessa palveluntuottajien palaute, kilpailuttamisen analysointi (N=7, Oulu mielenterveyskuntoutujien palveluasuminen)? Neutraali Copyright SOTEFIN 1 = toteutuma erittäin negatiivinen 2 = toteutuma on negatiivinen 3 = toteutuma on lievästi negatiivinen 4 = toteutuma on lievästi positiivinen 5 = toteutuma on positiivinen 6 = toteutuma on erittäin positiivinen 10
Mikä oli pilotin hankintavaiheessa palveluntuottajien palaute, kilpailuttamisen analysointi? (kokoelma asioista, jotka toistuvat useissa palautteissa + lainauksia) Positiivista Hankintaa pidetään yhteiskunnallisesti tärkeänä. Asiakaslähtöisyys ja vaikutushakuisuus toteutuu valintakriteerien ja kannusteiden ansiosta. Vuorovaikutus tärkeä, mutta vieläkin voisi lisätä. Tämä on valtakunnallisesti merkittävä avaus, nimittäin kuntoutumiseen panostaminen maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti. Siitä hyötyy asiakkaat ja veronmaksajat. Nyt kun hyvä alku saatu, pitää vaikuttavuuteen tähtäävää kehitystä jatkaa. Tämä oli vasta ensimmäinen laatuaan SOTE - alalla, ja on huolehdittava, että kriteerit ja kannusteet leviävät muihinkin tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin. INFO-tilaisuudet olisivat tarpeellisia muissakin hankinnoissa. Infotilaisuus oli liian lyhyt, kylläkin todella laadukas. Hyvää haastamista, nyt kilpaillaan todellisella osaamisella. Edelleen kehitettävää Bonuksien ja sanktioiden kohdentuminen oikeudenmukaisemmin. Laadullisten tekijöiden painoarvoa voisi edelleen nostaa. Vuorovaikutukseen ja mittareiden luotettavuuteen pitäisi edelleen panostaa. Olisi reilua, että myös bonukset voisi laueta kaikille onnistumisten myötä, koska nyt bonuksia voi saada vain kolme, mutta sanktioita kaikki. Nostakaa rohkeasti vaikuttavuustekijöiden painoarvoja tulevissa hankinnoissa. Parantakaa entisestään vuorovaikusta ja kehittäkää mittareita toimittajien kanssa. Copyright SOTEFIN Mitä monistettavaa, mitä edelleen kehitettävää? (tilaajan aatoksia) Monistettavaa: Yhteistyö yrittäjien kanssa. Uudenlainen ja innovatiivinen hankintamalli ja tapa; kannustava puolin ja toisin Kunnan strategisten tavoitteiden sisällyttäminen osaksi hankintaan. Tarjousprosessissa/hankinnassa painottuu sopimuskauden aikainen yhteistyö enemmän kuin perinteisessä mallissa, jota sovellettu aiemmin hyvä asia. Edelleen kehitettävää: Mittareiden rakentaminen haasteellista. Sopimusaikainen yhteistyö ja seuranta / bonus/sanktiojärjestelmän toimeenpano. Vaatii osaamista hankinnan toteuttajilta (prosessin läpivieminen; hankinnan kohteena kolme isoa kokonaisuutta, tavoitteena mahdollisimman yhtenäinen tarjouspyyntö haaste valmistelulle) ja tarjoajilta (talousosaaminen, mittaristojen haltuun ottaminen ja ymmärrys). 11
Mielenterveyskuntoutujien palveluasuminen/tehostettu palveluasuminen Oulun kaupunki Numero 5 = muutos on erittäin positiivinen Numero 3 = muutos on positiivinen Numero 1 = muutos on lievästi positiivinen Numero 0 = ei muutosta Copyright 2011 SOTEFIN Hankintapilotin arvioinnin ovat tehneet SOTEFIN 1 hankkeeseen osallistuneet hankintayksiköt ja palveluntuottajat. Numero -1= muutos on lievästi negatiivinen Kehitysvammaisten asumispalvelujen hankinta -täysin autettu asuminen/osittain autettu asuminen Oulun kaupunki 12
Oulun kaupungin kehitysvammaisten asumispalvelujen hankinta; täysin autettu asuminen ja osittain autettu asuminen HANKINNAN TAVOITE 1) Asukkaan hyvä elämänlaatu ja tyytyväisyys 2) Palvelu tuotetaan kustannustehokkaasti ja ennustettavasti VALINTAKRITEERIT /LUPAUS 1. Hinta tilaajan määrittelyn mukainen (ns.ranskalainen kilpailutus) Täysin autettu asuminen Osittain autettu asuminen 138 /vrk/hlö 104 /vrk/hlö 2. Asiakastyytyväisyys Lupaus asiakastyytyväisyydestä asteikolla 1-5 (1 = täysin ei mieltä, 5 = täysin samaa mieltä), 1 desimaalin tarkkuus. Lupauksen alaraja määritelty; 2,5. Kelpoisuusehdot: AVIn lupa, verot,rekisterit, ammatillinen pätevyys jne. Ehdottomat vaatimukset toiminnan sisältöön, henkilökuntaan, tiloihin ym. liittyvät Yhteiskunnalliset velvoitteet SOPIMUSKANNUSTEET Asiakastyytyväisyys vs.lupaus Bonus Sanktio Bonus maksetaan vuosittain kolmelle parhaalle palveluntuottajalle ja em. tuottajat asetetaan parhaimmuusjärjestykseen seuraavalla menettelyllä: ensisijaisesti suurimmasta bonuksesta (%) pienimpään bonukseen (%) sen jälkeen, mikä tuottaja saa parhaimman keskiarvon asiakastyytyväisyyskyselyssä Bonuksen maksamisen ehtona on, että palveluntuottaja on noudattanut tilaajan kanssa solmimaansa sopimusta. Copyright SOTEFIN Valinta- ja arviointikriteerit Hinta tilaajan määrittelyn mukainen: Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksena oli, että palvelun arvonlisäverottomat hinnat olivat tilaajan määrittelyn mukaisesti seuraavat (alv 0 %) ajalle 1.1.2013-31.12.2013: Osatarjous 1:n kokonaisuus: Kehitysvammaisten täysin autettu asuminen 138 /vrk/asiakas Osatarjous 2:n kokonaisuus: Kehitysvammaisten osittain autettu asuminen 104 /vrk/asiakas Hinnan tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Lisäksi palveluntuottajalla on oikeus periä asiakkaalta ylläpitokorvaus sosiaali- ja terveyslautakunnan kulloinkin vahvistaman suuruisena (v. 2012 297 /kk = 9,90 /vrk) 13
Valinta- ja arviointikriteerit Tarjoaja antoi lupauksen -asiakastyytyväisyydestä Asiakastyytyväisyys selvitetään vuosittain seuraavilla kysymyksillä: Mielipiteeni on huomioitu palvelun toteutuksessa ja se on toteutunut suunnitellun mukaisesti (Lähtöarvo kehitysvammaisten asumispalveluihin keväällä 2011 toteutetun asiakastyytyväisyyskyselyn pohjalta = 4,26) Henkilökunnalla on ollut riittävästi aikaa minulle. (Lähtöarvo kehitysvammaisten asumispalveluihin keväällä 2011 toteutetun asiakastyytyväisyyskyselyn pohjalta =4,16) Olen ollut tyytyväinen asuinympäristööni (Lähtöarvo kehitysvammaisten asumispalveluihin keväällä 2011 toteutetun asiakastyytyväisyyskyselyn pohjalta =4,41) Lupauksen tuli olla vähintään 2,5, jotta palveluntuottaja pääsi mukaan tarjousvertailuun. Palveluntuottajan valinnan perusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen valintakriteerit: Valintakriteerin painoarvo (%) asiakastyytyväisyys 100 % Bonus/sanktiojärjestelmä Asiakastyytyväisyys (vastausten keskiarvo) Tarjottu tyytyväisyys (TA) ylittyy Bonus (%) vuosilaskutuksesta Sanktio (%) vuosilaskutuksesta TA + > 0.5 (maksimi bonus) 10,0 TA + > 0.4 8.0 TA + > 0.3 6.0 TA + > 0.2 4.0 TA + > 0.1 2.0 Tarjottu tyytyväisyys alle +/- 0.1 Ei bonusta Ei sanktiota Tarjottu tyytyväisyys (TA) alittuu TA - > 0.1 2,0 TA - > 0.2 4.0 TA - > 0.3 6.0 TA - > 0.4 8.0 TA - > 0.5 (maksimi sanktio) 10.0 14
Mikä oli pilotin hankintavaiheessa palveluntuottajien palaute, kilpailuttamisen analysointi (N=8, Oulu, kehitysvammaisten palveluasuminen)? Neutraali Copyright SOTEFIN 1 = toteutuma erittäin negatiivinen 2 = toteutuma on negatiivinen 3 = toteutuma on lievästi negatiivinen 4 = toteutuma on lievästi positiivinen 5 = toteutuma on positiivinen 6 = toteutuma on erittäin positiivinen Mikä oli pilotin hankintavaiheessa palveluntuottajien palaute, kilpailuttamisen analysointi? (kokoelma asioista, jotka toistuvat useissa palautteissa + lainauksia) Positiivista Selkeä tarjouspyyntödokumentaatio, johon on helppo antaa tarjous. Hankinta haastaa asiakaslähtöisyyteen ja vaikutushakuisuuteen. INFO tilaisuudet olivat onnistuneita. Tämä tarjouspyyntö johti siihen, että ei tarvinnut tehdä turhaa työtä, kuten yleensä aina joutuu. Tarjouspyyntöasiakirjat ja vuorovaikutustilaisuudet olivat todella hyvin johdettuja, ja kuitenkin samalla asiakaslähtöisyyttä korostavia ja vaikutushakuisia. Nyt ei saa jäädä laakereilleen makaamaan vaan Oulun kaupungin ja lähikuntien on levitettävä samaa tavoitteellisuutta muihinkin alan hankintoihin. Edelleen kehitettävää Tilaajan asettama hinta. Bonuksien maksamisen oikeudenmukaisuus. Asiakastyytyväisyyden mittaustavan luotettavuus. Hinta vaikuttaa tiukalta, kaikki eivät ole peruskehitysvammaisia. Oikein hyvä mutta voisiko bonukset mahdollistaa kaikille, koska sanktiotkin tulevat. Nyt on tärkeää, että asiakastyytyväisyyttä pystytään mittaamaan objektiivisesti. Olemme aikaisemmin olleet sitä mieltä, että laadullisten tekijöiden osuus nousisi valintakriteereissä, mutta voiko se kuitenkaan olla 100 prosenttia? Copyright SOTEFIN 15
Kehitysvammaisten täysin autettu ja osittain autettu asuminen Oulun kaupunki Numero 5 = muutos on erittäin positiivinen Numero 3 = muutos on positiivinen Numero 1 = muutos on lievästi positiivinen Numero 0 = ei muutosta Copyright 2011 SOTEFIN Hankintapilotin arvioinnin ovat tehneet SOTEFIN 1 hankkeeseen osallistuneet hankintayksiköt ja palveluntuottajat. Numero -1= muutos on lievästi negatiivinen Tiehallinto Tuottavuushankkeen pilotti Tukefin 1 -hankkeessa LÄHTÖKOHTIA Vårnäsin silta Kirkkonummella Kustannusarvio 1,85 M Urakka-aika 3.8.2009 30.4.2010: 270 vuorokautta TAVOITTEITA Yhteiskunnalle edullinen Mahdollisimman vähän haittaa tienkäyttäjille ja ympäristön asukkaille 16
Valintakriteerit ja painoarvot: Hinta 70 % Läpimenoaika 30 % Läpimenoajan vertailupisteet: nopein hyväksytty läpimenoaika [pv] * painoarvo [%] tarjottu läpimenoaika [pv] 100 Hinnan vertailupisteet: Halvin hinta * painoarvo [%] tarjottu hinta 100 Kokonaispisteet: kokonaispisteet = läpimenoajan vertailupisteet + hinnan vertailupisteet. Tarjouksista valittiin se, joka on kokonaispistemäärältään suurin. Copyright TUKEFIN Siltapilotin sopimuskannusteet 17
Pilottiprojektien arviointi Pilottiarviot - Vårnäs Pilotti oli onnistunut 4,9 Piloteissa käytetyt toimintamallit tehostavat koko tilaus-toimitusketjun toimintaa pitkällä tähtäimellä 5,0 Piloteissa käytettävät toimintamallit ovat yleistettävissä ja sovellettavissa meidänkin organisaatioon 4,5 Piloteissa käytetyt toimintamallit yhdistävät eri osapuolten intressejä 4,4 Piloteissa käytetyt hankinnan valintakriteerit ja sopimuskannustimet kannustavat tehokkaampiin ja tuottavuutta parantaviin toimintamalleihin 5,0 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5,5 6,0 Sarja1 Copyright TUKEFIN Miten tuottavuudelle ja vaikuttavuudelle vipuvartta? 18
Vaikuttavuuden/tuottavuuden synty: hankinnat ja toimittajayhteistyö kustannusvaikuttavuus Panokset prosessi tuotos (output) vaikutus vaikutus (effect, outcome) tuottavuus vaikuttavuus Talous ja voimavarat Päämäärät Lähde: Sitra: Tuottavuus, innovaatiokyky ja innovatiiviset hankinnat, J. Yliherva 2006 Copyright TUKEFIN SOTEFIN/TUKEFIN hankintapilottien periaatteita ovat mm. mahdollisimman asiakaslähtöisiä ja muita vaikuttavuuteen liittyviä YHTEISIÄ tavoitteita haastetaan tuottajatantamaan mitattavia lupauksia, käytetään vähimmäistasovaatimuksia välttämättömissä tekijöissä vältetään mahdollisimman pitkälle kirjoituskilpailuja -> mitattavuus tavoitteissa, valintakriteereissä ja kannusteissa -> lupaukset sopimukseen simuloidaan eri valintakriteerien ja kannusteiden painoarvoja -> varmistetaan, että tarjouskilpailu ei mene kikkailuksi ja annettavalla palvelulla on oikeasti väliä, esimerkki yhdestä valintakriteeristä ja sen laskennasta: tarjottu kuntoisuus (yksikköä) * painoarvo XX (%) paras tarjottu kuntoisuus (yksikköä) 100 (%) järjestetään tarjousaikana INFO tilaisuus hankinnan tavoitteista, kriteereistä ja kannusteista sekä muista tärkeistä tekijöistä + myös ennen tarjouspyyntövaihetta analysoidaan kilpailutuksen onnistuneisuus ja sen yhteys tuottavuuden kehitykseen HYVÄT KOKEMUKSET MONISTUKSEEN JA MUUTOSJOHTAMISEEN PUHTIA Copyright SOTEFIN 19
Innovaatio- ja yhteistyökyvyn kehitystrendi (case: sosiaali- ja terveysala) (Innovaatioihin kannustava hankinta- ja kumppanuusosaaminen sekä verkostotaidot) Copyright Innovaatiomittaus Yhteenvetoa Sosiaali-ja terveysala ja rakennusala ovat yhdessäkehittäneet hankintoihin ja yhteistyöhön liittyviä kannustimia ja toimintamalleja sekä testannut niitä käytäntöön ja analysoinut tuloksia. Tämä on positiivinen asia jo sinänsä! Arvioiden ja palautteiden perusteella on löydetty faktisesti vaikuttavuutta ja asiakaslähtöisyyttä lisääviä hankinta-ja yhteistyömalleja. Tätä tukevat vaikuttavuusanalyysit ja osallistujien arvioinnit. Lupauspohjaisissa valintaperuste-ja kannustinmalleissa painoarvojen ja kannustinjärjestelmässä käytettävien eurojen simulointi on erittäin tärkeää, jotta kilpailu tapahtuu oikeudenmukaisesti (tämä on osa hankintaosaamista). Johtaminenon kuitenkin muutoksen tekemisessä suurin haaste ja tämä haaste koskee sekä tilaajia että palveluntuottajia. On välttämätöntä, että sosiaali-ja terveysalalla sekä rakennusalalla käynnistetään moninkertainen määrä pilottihankintoja ja niitä suunnittelemaan osallistuu tilaaja-ja tuottajaorganisaatioista myös uusia ihmisiä. 20
Nykytila-analyysi (Hankinta-ja kumppanuusosaaminen sekä verkostotaidot + oppimiskyky) SOTEFIN ja TUKEFIN - hankkeiden eteneminen Organisaatiokohtaiset purkutilaisuudet ja sparrauskeskustelut Vaikuttavuusanalyysi (Hankinta- ja kumppanuusosaaminen sekä verkostotaidot + oppimiskyky) Oivallusvaiheen valmennus (2 pv) -nykytila-analyysit ryhmänä -oivallustehdas -tuottavuuden vipuvarret -palvelutuotannon erityispiirteet Soveltamisen valmennus (2 pv) -eväät pilottien käynnistämiseen -tavoitteet, valintakriteerit ja sopimuskannusteet - kumppanuudet Tuki Toimittajamarkkinoidenjohtamisen valmennus (2 pv) -hankinta-ja yhteistyöstrategiat -kytkentä johtamiseen -Jatkosuositukset - palvelutuotannon ja sopimusten johtaminen Organisaatioiden pilotit Copyright 2011 SOTEFIN Miten tästä eteenpäin? 1. seuraavat SOTEFIN ja TUKEFIN hankkeet käynnistyvät vuoden 2013 alussa 2. mukaan mahtuu noin kymmenen hankintayksikköä ja 20 tuottajaa 3. lisätietoa osallistumisesta ja ilmoittautumiset: jukka.yliherva@innokonseptit.fi GSM: +358 400291874 KIITOKSET JA HYVÄÄ SEMINAARIN JATKOA! 21