TUKEFIN hankekatsaus Tuottavuutta ja vaikuttavuutta edistävien suositusten antaminen hankintoihin Tuulia Innala Kehittämisinsinööri

Transkriptio

1 TUKEFIN hankekatsaus Tuottavuutta ja vaikuttavuutta edistävien suositusten antaminen hankintoihin Tuulia Innala Kehittämisinsinööri KEHTO-foorumi Kuopio

2 TUKEFIN-konsepti Innokonseptit Oy:n tuote hankintojen kehittämiseksi Tavoitteena kehittää hankintaosaamista koulutuksen ja ohjauksen avulla 2

3 TUKEFIN-konsepti Vuosina TUKEFIN -tuottavuushankkeissa työstetty tuottavuutta ja vaikuttavuutta edistäviä hankintoja infra-alalla Hankkeisiin on osallistunut useita kymmeniä alan julkisia hankintayksiköitä ja niille palveluita tuottavia yrityksiä (hankintapilotit) TUKEFIN konseptilla käynnistettyjen ryhmähankkeiden tavoitteena on ollut: 1. Parantaa organisaatioiden ja toimialan tuottavuutta ja vähentää kustannuksia a) lisäämällä hankintojen käyttäjälähtöisyyttä, tuottavuutta ja vaikuttavuutta b) karsimalla hukkaa tilaus-toimitusketjuista ja omasta toiminnasta c) nopeuttamalla läpimenoaikoja. 2. Yhdistää Tilaajien ja Tuottajien ideat ja näkemykset hyödyntämällä nykytila-analyyseja, oivaltamisen ja soveltamisen valmennuksissa tehtyjä havaintoja sekä testata hankintojen mekanismit käytännössä ja oppia niistä. 3. Parantaa organisaatioiden hankinta- ja kumppanuusosaamista. 3

4 Asiakaslähtöisyyttä, tuottavuutta ja vaikuttavuutta edistävät julkiset hankinnat kysynnän muutos - nykytilasta tavoitetilaan Yhteistyötä kuvastaa yhteiset intressit, tavoitteet, sopimuskannusteet ja ansaintamallit (asiakaslähtöisyys, tuottavuus ja vaikuttavuus korkealla) Hankinnan valintakriteerit ja sisällöt estävät asiakaslähtöisyyden, tuottavuuden ja vaikuttavuuden syntyä Nykytila Tavoitetila Hankinnan valintakriteerit ja sisällöt edistävät asiakaslähtöisyyden, tuottavuuden ja vaikuttavuuden syntyä Lähdettä mukaillen: Sitra: Tuottavuus, innovaatiokyky ja innovatiiviset hankinnat, J. Yliherva 2006 Yhteistyötä kuvastaa osaoptimointi, joka ilmenee vastakkaisina intresseinä (asiakaslähtöisyys, tuottavuus ja vaikuttavuus matalalla) Uudet ideat tulevat tuotteiden, palveluiden ja toiminnan kehittämiseksi yli 40 %:sti asiakkailta ja toimittajilta sekä toimintaympäristötiedon kautta. Seuraavaksi eniten henkilöstöltä. 4

5 Hanke TUKEFIN-konseptin arvioimiseksi ja suositusten antamiseksi KEHTO-kaupungit, Kuntaliitto ja Liikennevirasto käynnistivät, Innokonseptit toteuttaa Rahoitus 50 % kunnat ja 50 % LIVI Hankeaika 11/ /2013 Ohjausryhmässä» Kirsi Rontu, Marika Kämppi ja Tuulia Innala (KL),» Kristiina Laakso ja Riitta Kaasalainen (LIVI),» Jouko Turto (Turku) ja» Jukka Yliherva (Innokonseptit Oy). Sis. nykytila-analyysit, pilottien analyysit ja em. johdettavat ohjeet/suositukset Testaustyöpaja > Raportti! 5

6 TUKEFIN kehittämisprojektin tavoitteet ja rajaukset 1) Tuottaa tutkittuun tietoon perustuvat suositukset asiakas- ja käyttäjälähtöisyyttä, tuottavuutta ja vaikuttavuutta edistävien hankintojen kehittämiseksi ja toteuttamiseksi 2) Rajaus: infra-ala (suunnittelu-, investointikunnossapito- (sisältää hoidon, käytön ja ylläpidon) sekä teettämis- ja rakennuttamishankinnat) 6

7 Projektissa tehtyjen tutkimusten tuloksia, havaintoja ja johtopäätöksiä 7

8 Tilaajien arvio vaikuttavien hankintojen nykytilasta LIVI, ELY, kunnat Kaikki vastaajat (N=142) Palautteen hyödyntäminen seuraavissa hankinnoissa Palautteen pyyntö markkinoilta kilpailutuksesta Hankinta- yhteystyöprosessien kehitystarve Henkilöstön valmennustarve vaikuttavien hankintojen Hankinta- ja kumppanuusosaamisen tuntemus Keskustelutilaisuuden järjestäminen kilpailuttamisen aikana Tahtotila suunnitella hankintoja muiden kanssa Hankintojen suunnittelu yhteistyössä muiden kanssa Vaikuttavuus mukana sopimusten ansaintaperusteissa Osaaminen valintakriteerien ja kannusteiden tasapainon Osaaminen monipuolisten valintakriteerien käytöstä Tieto yhteistyön kannustavuudesta toimittajien pitämänä Vaikuttavuuden tavoittelemisen näkyminen tarjouspyynnöissä Yhteiset tavoitteet sopimuksissa Osaaminen markkinoiden haastamiseen tavoitteiden Markkinoiden haastaminen muulla kuin hinnalla Tavoitteena innovatiivinen tilaaja Toteutusmuotojen tuntemus ja käyttö Valmistatutuminen toteutusmuodon valintaan Hankintojen ryhmittely loppukäyttäjien tarpeiden mukaan Panostus hankintojen johtamiseen tulevaisuudessa Hankintojen merkitys menestymiselle 8 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5,5 6,0

9 Tilaajien arvio TUKEFIN piloteista yleisesti (ka) Arvioisin Tilaajana, että hankinnalle asetetut tavoitteet tunnettiin tuottajan organisaatiossa ja sen mahdollisten alihankkijoiden keskuudessa paremmin kuin yleensä tunnetaan. 4,3 Tämän tapaisesti toteutetut menettelyt sopivat periaatteessa muihinkin keskisuuriin ja suuriin hankintoihin. 4,7 Tämän tapaisesti tehdyt hankinnat auttavat organisaatiotamme menestymään verrattuna alan tyypilliseen tapaan hankkia. Mielestäni tässä hankinnassa molemmilla osapuolilla oli kokonaisuudessaan enemmän yhteistä intressiä, joka näkyi rakentavana vuoropuheluna toteutuksen aikana. Saimme edellisen ansiosta uusia ideoita ja koimme sen hyödylliseksi. Hankinnan tavoitteita, valintakriteereitä ja kannusteita suunniteltiin yhdessä muiden tilaajien ja tuottajien kanssa laajemmassa vuorovaikutuksessa kuin yleensä teemme. Hankinnan tavoitteissa oli huomioitu loppukäyttäjän tarpeet paremmin kuin yleensä. 4,4 4,8 4,6 4,4 4, (1=täysin eri mieltä, 2=eri mieltä, 3=lievästi eri mieltä, 4=lievästi samaa mieltä, 5=samaa mieltä, 6= täysin samaa mieltä). 9

10 Tuottajien arvio TUKEFIN piloteista yleisesti (ka) Arvioisin Tuottajana, että hankinnalle asetetut tavoitteet tunnettiin tuottajan organisaatiossa ja sen mahdollisten alihankkijoiden keskuudessa paremmin kuin yleensä tunnetaan. 5,0 Tämän tapaisesti toteutetut menettelyt sopivat periaatteessa muihinkin keskisuuriin ja suuriin hankintoihin. 4,6 Tämän tapaisesti tehdyt hankinnat auttavat organisaatiotamme menestymään verrattuna alan tyypilliseen tapaan hankkia. 4,9 Mielestäni tässä hankinnassa molemmilla osapuolilla oli kokonaisuudessaan enemmän yhteistä intressiä, joka näkyi rakentavana vuoropuheluna toteutuksen aikana. 4,4 Hankinnan tavoitteissa oli huomioitu loppukäyttäjän tarpeet paremmin kuin yleensä. 5, (1=täysin eri mieltä, 2=eri mieltä, 3=lievästi eri mieltä, 4=lievästi samaa mieltä, 5=samaa mieltä, 6= täysin samaa mieltä). 10

11 TUKEFIN hankintapilottien ohjausvaikutuksia henkilöstö ja alihankkijat (otos) Lisää tutkimustuloksista raportin julkistamisen yhteydessä! Copyright TUKEFIN 11

12 Havaintoja ja johtopäätöksiä 1. Käytetyillä vertailuperusteilla ja sopimuskannusteilla on ollut myönteinen ohjausvaikutus. 2. Hankintojen toteutus on ollut tavoitteellisempaa. 3. Vuoropuhelu on ollut parempaa. 4. Tarjouspyynnöt ratkaisevat kilpailun selkeyden. 5. Hankintojen johtaminen ei ole vielä riittävän linjakasta. 6. Kerrannaisvaikutusten tuoma hyöty on toteutumatta. 12

13 Suurimmat osaamisen puutteet liittyvät seuraaviin asioihin 1. Hankintojen johtaminen käynnistettävä vaikutuksia tavoittelevampaan suuntaan strateginen päämäärä ja siitä johdetut vuositavoitteet hankintayksiköiden osaamistasoa hankintojen johtamiseen on nostettava 2. Avainhenkilöitä on valmennettava tuottavuutta ja vaikuttavuutta edistävän hankintaprosessin taitajiksi etenkin seuraavissa asioissa ja työkalujen käytössä. vuoropuhelutaitojen ja -tapojen lisääminen markkinoiden kanssa vaikuttavuuden suunnittelu- ja määrittelytavat hankinta- ja yhteistoimintamuotojen valinnan analysointikeinot hankintojen tavoitteiden, vertailuperusteiden ja kannusteiden suunnittelutavat vertailuperusteiden painoarvojen ja sopimuskannusteiden mitoitustaidot tarjouspyynnön rakenteen ja loogisuuden laadintataidot hankintojen kokemusten analysointi- ja monistamiskeinot jatkuvan parantamisen varmistamiksi LUONNOS 13

14 Tutkimustulosten perusteella ohjeet laaditaan seuraaviin asioihin: 1. toteutusmuodon ja hankintamenettelyn valinta 2. hankinnan tavoitteiden suunnittelu ja asettaminen 3. hankintojen vertailuperusteiden määrittely ja painoarvojen alustava asettaminen 4. sopimuskannusteiden määrittely 5. vertailuperusteiden ja sopimuskannusteiden mitoitus 6. markkinapalautteiden keruu ja hyödyntäminen Sekä suosituksia seuraaviin: 1. hankintaan liittyvän osaamisen kehittäminen 2. hankintoihin liittyvän johtamisen kehittäminen 14

15 Alkusanat Sisällysluettelo LUONNOS 1 TUKEFIN KEHITTÄMISPROJEKTI Projektin tausta Tukefin-konsepti ja infra-alan ryhmähankkeet Projektin tavoitteet, eteneminen ja tulosten esittämistapa Käsitteistöä ja lähtökohtia KOKEMUKSIA PROSESSISTA JA TUKEFIN PILOTTIHANKINNOISTA Taustaa hankintapilottien TUKEFIN - konseptista Hankintojen tavoitteet Hankintojen vertailuperusteet Hankintojen sopimuskannusteet HAVAINNOT, JOHTOPÄÄTÖKSET JA SUOSITUKSET Havaintoja ja johtopäätöksiä Suosituksia tavoitteiden, vertailuperusteiden ja sopimuskannusteiden suunnittelulle Suosituksia hankintaosaamisen kehittämiselle ja hankintojen johtamiselle LIITTEET TUKEFIN organisaatioita ja hankintapilotteja Kyselytutkimus Tilaajille hankintojen nykytilasta, tavoitteista ja haasteista Analyysi Tuottajien kokemuksista infra-alan hankinnoista Kyselytutkimus Tilaajille ja Tuottajille TUKEFIN hankintapilottien kokemuksista Yhteenveto TUKEFIN henkilöstön ja alihankkijoiden arvioista neljässä hankintapilotissa Yhteenveto TUKEFIN hankintapilottien Tilaajien ja Tuottajien yhteisistä arvioista Raportti viimeistellään lokakuussa