Hanke- ja koordinaatioosaaminen

Transkriptio

1 Hanke- ja koordinaatioosaaminen Kielitivolin koordinaattoritapaaminen Helsinki Helsingin yliopisto, Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia, Johanna Heimonen ja Mirva Alakoskela

2 Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia (31 v.) Osa Helsingin yliopistoa, sen erillislaitos Euroopan suurin ja monipuolisin alallaan Täydennyskoulutusta, koulutus-, kehittämis- ja tutkimuspalveluita Helsingin yliopiston tieteenaloilta Opiskelijoita , kursseja 420 Kotimaisia kehittämis- ja tutkimushankkeita 80 Kansainvälisiä hankkeita 20 Henkilökuntaa 190 Toimimme viidellä paikkakunnalla Etelä- Suomessa (Helsinki, Lahti, Kotka, Kouvola, Hyvinkää) 2

3 Lyhyt esittely Kuka olet, mistä päin Suomea tulet? Minkä kokoinen hanke sinulla on? Missä vaiheessa hanke on? 3

4 Parin minuutin pariporina Mitkä kysymykset/asiat ovat nousseet mieleesi oman hankkeesi alkuvaiheessa? Mitä kaikkea kuuluu mielestäsi aiheeseen hankeosaaminen? 4

5 Mitä, missä, milloin ja vielä miten, paljonko, kenelle, miksi, mitä maksaa? Näkökulmina Yleistä hankkeesta/projekteista Mitä on projektinhallinta Projektiorganisaatiosta ja projektisuunnitelmasta Kokemuksia Kysymyksiä Keskustelua Motivoinnista Hankkeen budjetin laadinnasta ja kustannuksista Evästykseksi ja pohdittavaksi vielä. 5

6 Mikä on projekti? Projekti on tarkkaan suunniteltu hanke tietyn päämäärän saavuttamiseksi. Sana projekti on peräisin latinasta (projectum), ja tarkoittaa hanketta, ehdotusta tai suunnitelmaa. Projektille tunnusomaista mm: Päämääräsuuntautuneisuus (tavoitteen saavuttaminen) Väliaikaisuus (selkeä alku ja loppu) Ainutkertaisuus (ei ole toista juuri samanlaista) 6

7 Mitä on projektinhallinta? PROJEKTI (project): Projekti on se työ, joka tehdään määritellyn kertaluonteisen tuloksen aikaansaamiseksi. HALLINTA (management): Valvoa ja tehdä päätöksiä, pitää projekti kelvollisena käyttäen parhaita kykyjä, onnistua tarkoituksessaan. 7

8 Projektinhallinta tarkoittaa Resurssien (kuten työvoiman) organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla että projekti voidaan päättää suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena, aikataulun sekä budjetin mukaisesti Käytettäviin resursseihin luetaan esimerkiksi raha, työvoima, raaka-aineet, tila ja palkat. Resurssien lisäksi huomioidaan esimerkiksi viestintä, laatu ja riskit Sidosryhmien merkitys tärkeä Oman työajan käyttäminen 8

9 Projektinhallintaan sisältyy Työn ja tavoitteiden suunnittelu Tavoitteiden analysointi Riskien hallinta (analysointi ja seuranta) Resurssien arviointi Resurssien jako Työn organisointi Resurssien hankinta Tehtävien jako Projektin etenemisen seuranta ja hallinta Tulosten analysointi Laadun hallinta Virheiden ehkäiseminen Projektin päättäminen Sidosryhmien kanssa kommunikointi 9

10 Projektiorgaanisaatio Projektipäällikkö/koordinaattori Projektiryhmä, sisällölliset työntekijät Projektin ns. valvontaryhmä/ohjausryhmä/johtoryhmä Mahdollinen asiantuntijaryhmä /sidosryhmä Ohjausryhmä Projektipäällikkö/ koordinaattori Projektiryhmä (ns.toteuttajat) Asiantuntija/sidosryhmä 10

11 Mitä hankkeessa tehdään? Projektisuunnitelma on hankkeen selkäranka, panosta siihen! Sisältö 1. Projektin tausta 2. Projektin tavoitteet ja tehtävät 3. Projektin rajaus 4. Aikataulutus ja vaiheistus 5. Projektiorganisaatio 6. Projektin kustannukset ja rahoitus 7. Dokumentointi ja tiedotus 8. Projektin työmenetelmät, ohjaus ja valvonta 9. Projektin riskit 11

12 Projektisuunnitelma on kuin kartta - auttaa hahmottamaan projektikokonaisuuden Suunnitelmaa voi muokata koko hankkeen ajan Hankkeen vetäjän tavoitteet (esim. oma kehittymissuunnitelma), kohderyhmän tavoitteet (oppilaat ja vanhemmat), rahoittajan tavoitteet, kunnan tavoitteet Tavoitteiden on hyvä olla täsmällisiä ja Mieti, kenen näkökulmasta tavoitteet kirjataan Kun tavoitteet ovat selvillä, määritellään keinot joilla tavoitteisiin päästään Projektisuunnitelma auttaa hahmottamaan tulevan projektin kokonaisuudessaan ja selkeyttämään projektin osapuolien yhteisymmärrystä projektista. Suunnitelma on projektin onnistumisen kannalta oleellinen Projektia kannattaa suunnitteluvaiheessa arvioida aina kriittisesti, jotta toteuttamiskelvottomat ideat karsiutuisivat pois 12

13 Tarkista tilannetta matkan varrella Hyvä selvittää ennen hankkeen käynnistymistä (ja tarvittaessa palata näihin aina matkan varrella) Miksi hanke on olemassa? Millaista kehitystä sen avulla tavoitellaan? Ketkä siitä hyötyvät? 13

14 Kenelle hanke suunnataan? Lähdetään tavoitteista Määritellään kohderyhmät tarkasti: paljonko oppilaita/vanhempia/kunnan päättäjiä/työelämän edustajia ym. halutaan tavoittaa tilaisuuksilla ja muilla toimenpiteillä Mitä osallistujilta odotetaan? Kohderyhmien edustajat ohjausryhmään, jolle sovitaan säännölliset kokoontumiset ja tavoitteet Hyvä huomioida, mitä muita hankkeita omassa kunnassa/kaupungissa on parhaillaan meneillään/suunnitteilla ja millaisia mahdollisia yhtymäkohtia niihin (esim. aikatauluissa, kohderyhmässä, sisällöissä). 14

15 Motivointi, miksi tämä hanke tarvitaan? Miten hankkeeseen saadaan toimijat ja miten heidät sitoutetaan? Kuinka paljon halutaan ja voidaan työskennellä? Onko tavoitteiden saavuttaminen mahdollista hankkeen puitteissa? Mitä uutta ja millaista lisäarvoa hanke tuo tekijöilleen/ kohderyhmille/ oppilaitokselle/ kuntaan? Miten toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista arvioidaan? 15

16 Kuka tekee? Vastuun ja töiden jakaminen, varahenkilöt Projektin ei pidä henkilöityä liikaa yhden ihmisen varaan Toimijoiden korvaukset, palkkarahaa vai tuntihuojennusta Ohjausryhmän rooli Selkeä tehtävien jako ja vastuiden määrittely: kuka hoitaa talouden, tiedottamisen, raportoinnin yms. Hankkeen päävetäjällä oltava koko ajan langat käsissään Miten ongelmatilanteessa toimitaan, varasuunnitelma 16

17 Hankkeen elinkaari 1) projektin perustaminen, 2) projektin suunnittelu, 3) projektin toteutus, 4) projektin päättäminen. Miten hanke aikataulutetaan kouluvuoteen: aloitusvaihe, toimintavaihe, lopetusvaihe Vuosikello, aikajana, kalenteri tai muu ajanhallintakeino (jokin kuvio/kaavio hankkeen etenemisestä ja tapahtumista voi olla avuksi) Maksatus- ja raportointiaikataulujen noudattaminen Talouden seuranta (esim. säännöllisesti talousosastolta ns. pääkirja menoista), tiedottaminen, markkinointi, palautteen kerääminen, dokumentointi ja arviointi jatkuvat koko hankkeen ajan Säännölliset raportoinnit ohjausryhmän kokouksissa Muista ennakointi! 17

18 Markkinointi ja dokumentointi Kuinka monta tilaisuutta hankkeessa järjestetään, missä ja milloin; mistä aiheutuu kuluja Tilaisuuksien sisällöt ja vastuuhenkilöt Markkinoinnin vastuuhenkilö: tiedottaminen, esitteet, ilmoittautumiset, yhteydenotot Oppilaiden hyödyntäminen, koulun sisäinen yhteistyö Palautteen kokoaminen ja käsittely toiminnan kehittämistä varten Hankkeen dokumentointi ja seuranta rahoittajan ohjeiden mukaan Tee projekti näkyväksi! 18

19 Mahdollisuus oppia uutta! HANKE- JA KOORDINAATIO-OSAAMINEN Etenemisen seuranta ja raportointi Suunnitelmien ylläpito ja päivittäminen Perustaminen Suunnittelu Toteutus Päättäminen Tulosten tarkastaminen ja dokumentointi Muutosten ja riskien hallinta - Idea, muutostarve, - Esitutkimus - Projektiehdotus - Edellytysten arviointi - Päätös ja asettaminen - Rajaus - Alustava suunnittelu - Projektisuunnitelma - Organisointi - Vastuuhenkilöt - Työsuunnitelmat - Välitavoitteet - Tuloksen todentaminen - Luovutus tilaajalle - Jatkosta sopiminen - Asiakirjojen taltiointi - Päätöstilaisuus - Loppuraportti - Projektin päättäminen 19

20 Panosta viestintään Yli puolet projektityöskentelyn ongelmista johtuu puutteellisesta viestinnästä Kokoukset Palaverit Tilannekatsaukset Muistiot Projektitiedotteet Tiedotustilaisuudet Tietoiskut Koulutustilaisuudet Dokumentit Raportit Käyttöohjeet Sähköposti Intra-/internet Asiakas- ja henkilöstölehdet 20

21 PROJEKTIA TULEE JATKUVASTI ARVIOIDA (vertaa laivan ohjaaminen), apuna esim. SWOT-työkalu VAHVUUDET HEIKKOUDET UHAT MAHDOLLISUUDET MINUN LOKERONI 21

22 HANKKEEN KUSTANNUKSISTA, BUDJETIN (TULO- JA MENOARVIO) LAADINTA JA SEURANTA 22

23 Kustannuksista 1. Miten budjetoidaan? Millä työvälineellä? Miten seurata kustannuksia? Budjettiin tulevat muutokset? Rahoittajalla oma kustannusluokitus, jota noudattaen budjetointi jo hakuvaiheessa Keskeistä: osata huomioida mahdollisimman hyvin kaikki projektin kulut! Kustannusten pääkategoriat: A) Palkat ja palkkiot sivukuluineen B) Muut, eli matkat, aineet ja tarvikkeet, ilmoittelu ja tiedotus, postitus, kopiointi, puhelin ja atk, tilat, osuus yhteiskustannuksista Millä tilillä saadut rahat ovat? Onko määräraha = tulot eurolleen hankkeen käytössä? 23

24 Kustannuksista 2. Henkilöstömenot suurin menoerä Mitä toimijoille maksetaan? Koordinaattori, ohjausryhmä, ulkopuoliset kouluttajat, talousvastaava?, tiedotusvastaava? Ulkopuoliset kouluttajat: Arvonlisävero budjetoidaan palkkioon silloin kun palkkionsaaja on yritys tai toiminimi, joka on hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi. Yksityishenkilöille maksettavissa palkkioissa alvia ei ole, vaan maksetaan palkkio + henkilösivukulut Luentopalkkiot: kunnan taksat per tunti (koulutustason mukaan? Onko tunti 45 min. vai 60 min.?) Jos suuri kohderyhmä, huomioitava tila- ja tarjoilukuluissa 24

25 Kustannuksista 3. Tilaisuuksien hinta: tilat (koko, vahtimestarinpalkkio?), tarjoilut (ostettu, itse tehty, tarvikkeet), osallistujat, esiintyjät, yhteydenpito, tiedotus, esitteet Lehti-ilmoittelu kallista; kotisivut + hinta Esitteet: tarvikkeiden hinta Kokouspalkkiot, suuruus ja sivukulut Matkat ja majoitus: matkalaskulomake? Päiväraha? (Esim. tämän koulutuspäivän kulut) 25

26 Kustannuksista 4. Rahoittajan kuluseurantaluokat ja raportointiohjeet huolella läpi! Henkilöstökustannukset Hankkeen koordinointi, suunnittelu, neuvonta ja ohjaus, arviointi, raportointi, tiedotus, viestintä ja markkinointi, muut työt, mitkä Muut kustannukset eriteltyinä Kokous- ja koulutusmenot, matkustuskulut, palvelujen ostot, laitehankinnat, materiaalimenot, vuokrat, muut kustannukset, mitkä 26

27 Kustannuksista 5. Mitä koordinaattorille maksetaan? Koordinaattorin oltava realisti mitä tulee työn määrään. Miten paljon halutaan tehdä työtä? Työn määrän laskutapa esim. 145 tuntia/kk, vuoden hankkeessa esim. 1 kk:n palkka tuntuu kohtuulliselta. Hyvä yhteistyö taloustoimiston kanssa alusta lähtien! Jos vaikea saada ajantasaista kuluseurantaa, elämää helpottaa oma kirjanpito : esim. Excell-taulukko tai sininen vihko, johon omana kirjanpitona kaikki menot sivukuluineen noudattaen raportin kululuokitusta. 27

28 Kustannuksista 6. Hyväksyttävät menot? Tarvitaanko raporttiin kuitit? Kirjanpitoraportit? Kuka ne toimittaa? Miten toimitaan, jos budjetti ylittyy? Tai jää ylijäämää? Kysy heti talouspuolelta, kun kysyttävää tulee! Talousalan koulutuksen puute tuntuu epävarmuutena, mutta maalaisjärkeä saa käyttää, tyhmiä kysymyksiä ei ole, ja sitkeä kysely palkitaan tämähän sujuu! 28

29 Evästykseksi ja pohdittavaksi vielä Tee kaikki kirjallisena (mm. projektin suunnittelu, sopimukset, oma toimintapäiväkirja, muistiot, projektin riskianalyysi) Käytä hyväksi asiantuntijoita (mm. talousalan osaajia) Ole realistinen (mm. suunnittelussa, kustannusarviossa, aikatauluarviossa, työmäärän arvioinnissa, henkilöstötarpeen arvioinnissa). Olennaista miettiä koko projektin toteutuksen ajan: mitä tapahtuu sitten kun projekti päättyy? Kuinka kehitellyt ideat, toimintatavat, käytännöt jne. SAADAAN JATKUMAAN KUNNASSA? Miten hankemainen työskentely sisäistetään meidän kouluun, meidän alueelle, kuntaan? Projektisalkku/työkalupakki vastaisuuden varalle! Projektin esilletuominen opetus/sivistyslautakunnan kokouksissa ja muissa keskeisissä paikallisissa foorumeissa 29

30 A True Story of Typical Project Management Once upon the time there were four people named Everybody, Somebody, Anybody and Nobody. There was an important job to be done and Everybody was sure that Somebody would do it. Anybody could have done it but Nobody did. Somebody got angry about that because it was Everybody s job. Everybody thought that Anybody could do it but Nobody realised that Everybody didn t do it. It ended by Everybody blaming Somebody when actually Nobody could accuse Anybody. 30

31 Kiitos Sinulle huomiostasi! Antoisaa kehittämistyötä! Voit ostaa ihmiseltä aikaa, fyysistä läsnäoloa, tietyn määrän ammattitaitoa, aivo- ja lihastoimintaa. Mutta et voi ostaa motivaatiota, iloisuutta, innostusta, luovuutta ja kehityshalua, uskollisuutta ja sitoutumista - ne sinun on ansaittava. (Clarence Francis) 31