Sähköisen projektikansion dokumentointi Innon levyasemalle \\kapa10\inno

Transkriptio

1 Valmistelu Suunnittelu ja organisointi Aloitus Toteutus Päätös Projektiidea, tarjous ja into tehdä! Valmentajan / ohjaavan opettajan nimeäminen Projektitiimin kokoaminen / roolit Sopimus toimeksiantajan ja ryhmän kanssa Projektisuunnitelman tekeminen ja tavoitteiden määrittely Oppimistavoitteiden määrittely Teorian ja käytännön yhdistämisen tavasta sopiminen Arviointikriteereistä sopiminen Projektin aloituspalaveri Projektisuunnitelman tarkentaminen ja hyväksyminen Projektin vastuiden jakaminen Projektin toteuttaminen suunnitelman mukaisesti Tarvittavan tiedon hankkiminen Tulosten esittely ja luovutus toimeksiantajalle Projektikokoukset viikkotasolla Loppuraportin työstäminen, tavoite? Kehitysideat? Palaute toimeksiantajalta Arviointipalaveri Itse- ja vertaisarviointi Valmentajan arviointi Tuntikertymä + pisteet Oma työajanseuranta tärkeää koko ajan Sähköisen projektikansion dokumentointi Innon levyasemalle \\kapa10\inno

2 Projekti-idea, aihio, ideapaperi Projektin idea tulee usein opiskelijan omasta työstä, harrastuksesta tms. Hän voi itse kehitellä jonkin hyvä tutkittavan asian ja tehdä siitä Innon valmentajille ideapaperin. Hän voi itse toivoa ohjaavaa opettajaa, tai valmentajat nimeävät. Projekti-idea voi tulla myös ulkopuoliselta taholta. Tällöin ideapaperin on ehkä ohjaava opettaja tehnyt valmentajille ja opettaja hakee projektityöntekijöitä. Valmentajat saavat myös idea-aihioita ja he voivat nimetä työhön ohjaavan opettajan ja työ voi alkaa.

3 Projektitiimin kokoaminen ja sopimus Projektiin haetaan työntekijät joko valmentajien, ohjaavan opettajan tai projektipäällikön toimesta Ryhmä voi olla myös valittu etukäteen, jolloin ryhmässä tulee sopia kuka on projektipäällikkö ja hänen varahenkilö ja projektiassistentti(t) ja ketkä toimivat ns. projektityöntekijöinä. Projektiassistentin tehtävät voi myös ns. kierrättää, jolloin jokainen vuorollaan pääsee tekemään assistentin tehtäviä. Muutoin työnjako on pysyvä koko projektin ajan. Sopimus on hyvä tehdä työtekijöiden ja toimeksiantajan kanssa. Allekirjoitus yleensä sitouttaa työhön. Ohjaaja hankkii projektin työntekijöille suojatun kansion Innon levyasemalle.

4 Projektitoimijoiden tehtäviä Projektipäällikkö (+ varahenkilö) Vastaa projektiryhmän toiminnasta kokonaisuutena Yhteyshenkilö niin toimeksiantajan ja ohjaajan suuntaan Toimii työnjohtajana, organisaattorina Seuraa projektin edistymistä ja huolehtii, että ryhmä toteuttaa projektin suunnitelman mukaisesti mm. Pysytään aikataulussa ja budjetissa Laatu on sovitun tasoista Projekti saadaan päätökseen Projektiassistentti Vastaa erityisesti projektin dokumentoinnista esim. projektidokumentit, muistioiden ja raporttien kirjoittaminen Projektiassistentin tehtävä voi olla ns. kiertävä eli kukin projektityöntekijä on vuorollaan projektiassistenttina

5 Projektitoimijoiden tehtäviä Projektiryhmä laatii yhteisvastuullisesti toimeksiannon ja taustatietojen pohjalta projektisuunnitelman, hyväksyttää projektisuunnitelman ohjaajalla ja toimeksiantajalla vastaa yhteisvastuullisesti projektisuunnitelman toteuttamisesta ja raportoinnista Projektityöntekijä(t) Vastaa projektin yksittäisistä toimenpiteistä suunnitelman mukaisesti Voi hoitaa myös assistentin tehtäviä jos assistentti on ns. kiertävä

6 Projektitoimijoiden tehtäviä Ohjaaja(t) Auttaa toimeksiannon löytämisessä käynnistää projektisuunnittelun antamalla projektin edellyttämät taustatiedot Hyväksyy projektisuunnitelman Valvoo projektin toteutusta Toimii projektin sisällön asiantuntijana Yhdessä projektipäällikön kanssa hoitaa suhteita toimeksiantajaan Tukee projektipäällikköä ja koko ryhmää projektin kuluessa ilmenevien ongelmien/haasteiden tms. Ratkaisemisessa Hyväksyy lopputuotoksen ja antaa luvan projektin päättämiselle Päättää projektin keskeyttämisestä tai uudelleensuunnittelusta

7 Projektin tavoitteet Projektissa on kahdenlaisia tavoitteita: toimeksiantajan ja opiskelijan omat. Tavoitteet tulee määritellä huolellisesti; mm. ajankäytön, suunnittelun, oppimisen, loppuarvioinnin ja toimeksiantajan vuoksi Loppuraportissa katsotaan tähän eli onko saavutettu mitä on aiottu.

8 Projektisuunnitelman teko Projektisuunnitelmaan on Innon yleisissä kansioissa pohjia, joita voi hyödyntää (Esimerkki projektiraportin asettelusta Innossa). Tavoitteet määritellään huolellisesti ja miten niihin päästään. Aikataulu ja kalenteri suunnitelmaan. Riskit ja niistä selviytyminen. Projektisuunnitelmaa ei muokata tavallisesti sen jälkeen, kun se on hyväksytty. Projektisuunnitelma esitellään projektipäällikön toimesta. Arviointikriteerit (hyväksytty/hylätty tai 1-5) sovitaan. Vastuualueet ja niiden läpikäynti. Tiedonhaku käynnistyy viimeistään nyt.

9 Projektin toteutusvaihe Nopein vaihe tavallisesti (ja hauskin!) Tilaisuus tms. hoidetaan itsenäisesti yleensä suunnitelman mukaisesti, mutta tervettä järkeä käyttäen. Asiakkaat ovat lähes aina oikeita ja voivat arvioida suoritusta. Toimeksiantajaa tulee arvostaa ja pyrkiä tekemään todellinen ja toteuttamiskelpoinen työ. Tietoa täytyy hakea netistä / kirjallisuudesta etukäteen, jotta tästä vaiheesta selviää hyvin. Palavereja tulee olla riittävästi ryhmän kesken tiedon kulun vuoksi. Niihin ei tarvitse kutsua aina ohjaajaa, mutta muistio tulee laatia jokaisesta tapaamisesta.

10 Loppuraportin työstäminen Alkaa siitä, kun projektisuunnitelma on tehty. Eli kaikki tuotetut dokumentit voidaan hyödyntää loppuraporttiin. Loppuraporttiin on Innon kansiossa pohja, ja sisällysluettelo on valmiina, tai ne asiat tulee löytyä raportista. Miten meni tilaisuus, mitä tapahtui, on ajatus. Saavutettiinko tavoitteet? Kehitysideat, mitä olisi voinut tehdä toisin? Tulokset ja niiden esittely Palaute ja ehkä palaveri toimeksiantajan kanssa. Loppupalaveriin materiaali etukäteen opettajalle. Kun se on hyväksytty, tallennus Innon omaan kansioon. Jokainen työstää itse- ja vertaisarvioinnin, tallettaa sen Innon kansioon. Ajanseuranta jokaisen projektissa työskennelleen osalta Ohjaajan arviointi suullinen / kirjallinen. Suoritus Winhaan ja projektitietokantaan.

11 Innon kansiosta tulee löytyä seuraavat dokumentit: 1. Projektisuunnitelma 2. Projektisopimus (skannattu versio allekirjoitusten kanssa) 3. Ajanseuranta työtehtävineen ja päivineen 4. Loppuraportti 5. Itse- ja vertaisarvio 6. Muut tarvittavat liitteet / dokumentit; muistiot, työsuunnitelmat, pohjapiirrokset, tuotetestaukset, valokuvat, blueprintit jne

12 Projektioppiminen On hauskaa ja vapaata On vaativaa ja vastuullista On todellista ja täyttä työtä Opettaa paljon niin ryhmästä kuin itse toimeksiannosta ja toimeksiantajasta Projektista voi saada idean opinnäytetyöhön Hyvin hoidettu toimeksianto voi olla ovi työelämään

13 Vinkkejä Työjaon merkitys Vastuunotto ja asioita huolehtiminen Vapaamatkustajien skippaaminen Ryhmän merkitys on valtava, hyvä ryhmä saa ihmeitä aikaan. Säännölliset tapaamiset, 1-2 krt / vko, ja ennen kuin lopetatte palaverin, sovitte aina siinä saman tien uuden tapaamisen. Muistiot. Kutsutte ohjaajan tapaamiseen, mikäli tarvitsette apua.