TAPAHTUMAN TUOTTAMISEN ABC

Transkriptio

1 TAPAHTUMAN TUOTTAMISEN ABC Tiina Salonen Ohjelmapäällikkö, Kotkan kaupunki kulttuurituottaja (YAMK)

2 MIKÄ ON TAPAHTUMA? = Tapahtumien avulla ihmiset kootaan yhteen jotain tarkoitusta varten tiettyyn paikkaan ja aikaan. Sisällön perusteella jaoteltuna: kulttuuri- ja taidetapahtumat, urheilutapahtumat ja liiketoimintaan liittyvät tapahtumat (esim. messut) Tapahtumia ovat mm. - messuja - markkinoita - kilpailuja - konsertteja - monet muut yleisötilaisuudet

3 TAPAHTUMAN TOTEUTUS Idea ja Suunnittelu Miksi tapahtuma tehdään? Kenelle se tehdään? Millä rahalla? Kuka sen tekee? Mikä on aikataulu? Toteutus Sopimukset (tilat, esiintyjät, luvat jne), yhteistyökumppanit, markkinointi, tiedotus, budjetin seuranta, tapahtuman läpivienti. Jälkihoito Purku, palaute, kiitokset, tulevaisuus

4 BUDJETTI Kuluja tilavuokrat markkinointi- ja mainontakulut rakentaminen somistus tekniikka luvat kuljetukset majoitus tarjoilut ohjelma vartiointi palkkiot yllätysmenot Tuloja sponsorointitulot lipputulot arpajaistuotot tarjoilutuotot myyntituotot näytteilleasettajat

5 TAPAHTUMAPAIKKA Ovatko tilat tarpeeksi suuret osallistujamäärälle? Ovatko tilat oikean näköiset ja tyyliset? Onko paikalle helppo saapua? Entä liikuntarajoitteiset? Ovatko opasteet tapahtumapaikalle selkeitä? Ovatko opasteet tapahtumapaikalla selkeitä? Onko vuokra budjettiin sopiva? Sopiiko paikka tapahtuman luonteeseen? Onko paikassa tarvittavat ja riittävät nettiyhteydet? Minkälaista tekniikkaa tapahtumapaikalla on? Onko sähkökapasiteetti riittävä tapahtuman tarpeisiin? Onko mahdollista järjestää tarjoilua? Minkälaiset saniteettitilat tapahtumapaikassa on? Minkälainen paikoitus tapahtumapaikassa on? Onko kiinteistön omistaja tai isännöitsijä tietoinen tapahtumasta? Onko tapahtumapaikan pelastussuunnitelma tiedossa?

6 OHJELMASISÄLTÖ Määrittele tapahtuman tarkempi sisältö näiden asioiden kannalta: Tapahtuman luonne ja teema Kohderyhmä Tapahtuman tavoite Päätä suunnitteletko ohjelman itse vai ulkoistatko siitä jotain Ota yhteyttä ajoissa kaikkiin haluttuihin esiintyjiin Muista käydä läpi tapahtuma suunnittelusta toteutukseen Kirjoita tapahtuman käsikirjoitus tapahtuman järjestelyihin ja ohjelmaan osallistuville Kirjoita käsiohjelma vieraille Kirjoita mahdolliset sopimukset Tarkistuta sopimukset sellaisella henkilöllä, joka tuntee alan sopimuskäytännön Varmista, että olet löytänyt oikeanlaiset henkilöt Valmenna tapahtuman esiintyjät ja vastuuhenkilöt tapahtuman kulkuun

7 MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ Kartoita kilpailu- ja markkinointikeinot Tee tapahtumalle markkinointi- ja viestintäsuunnitelma Suunnittele markkinointimateriaalit kohderyhmää ajatellen Varmista materiaalien tiedot ennen niiden julkaisemista Käytä sosiaalista mediaa tapahtuman markkinoinnissa Lähetä kutsut ajoissa kutsuvieraille Ota huomioon, että isompaan tapahtumaan lähetetään myös ennakkokutsut Laita osallistuville vieraille infoviesti tapahtumapäivän lähellä

8 TAPAHTUMAPÄIVÄ Varmista kaikki vielä kertaalleen Pidä tapahtumapäivänä tai sitä edeltävänä päivänä kenraaliharjoitus Varmista, että tapahtuman käsikirjoitus on kaikilla Pidä tapahtumassa selkeä aloitus ja lopetus Ajoita tapahtuman kulku tarpeeksi väljästi Seuraa tapahtumapäivänä läpivientiä Reagoi muutoksiin ja tiedota niistä nopeasti

9 TAPAHTUMAN JÄLKEEN Tapahtuman onnistumisen mittaaminen ja jälkimarkkinointi: Valitse heti tapahtumaprojektin alussa onnistumisen mittaamistavat Kerää palaute Analysoi tulokset Järjestä arviointipalaveri Tee johtopäätökset

10 MUKAVIA JA ONNISTUNEITA TAPAHTUMIA! KIITOS.