SOPIMUS VPL - JA SHL- MATKOJEN VÄLITYS- KULJETUS- JA LASKUTUSPALVELUT

Transkriptio

1 1(11) SOPIMUS VPL - JA SHL- MATKOJEN VÄLITYS- KULJETUS- JA LASKUTUSPALVELUT 1. SOPIMUSOSAPUOLET Nurmijärven kunnan sopimus: Nurmijärven kunta/seudullinen hankintapalvelukeskus jäljempänä Hankintapalvelukeskus edustaa tässä sopimuksessa Nurmijärven kuntaa (jäljempänä Tilaaja tai Kunta tai Sopijaosapuoli ). n sopimus: jäljempänä edustaa tässä sopimuksessa Mäntsälän ja Pornaisten kuntia (jäljempänä Tilaaja tai Kunta tai Sopijaosapuoli ). Y-tunnukset: X kunta Z (jäljempänä Palveluntuottaja tai Sopijaosapuoli ) Y-tunnus: Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Sopijajapuoli 2. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS Kunta tekee sopimuksen palveluntuottajaksi valitun tarjoajan kanssa. Palveluntuottaja voi olla yksittäinen yritys tai tarjousyhteenliittymä. Tämä sopimus koostuu varsinaisesta sopimuksesta ja sen liitteiden muodostamasta kokonaisuudesta. Hankintasopimus koskee kahta kiinteästi toisiinsa liittyvää palvelukokonaisuutta: - matkojen välityspalveluja (sisältää keskitetyn laskutuspalvelun) - matkojen kuljetuspalveluja Palveluntuottaja sitoutuu toimittamaan kaikkia edellä mainittuja palvelukokonaisuuksia joko omana toimintana tai yhteistoiminnassa tarjousyhteenliittymän muodostamien sopimuskumppaneiden kanssa. Palveluntuottaja vastaa mahdollisten alihankkijoiden työstä kaikilta osin kuten omastaan.

2 2(11) Välityspalveluilla tarkoitetaan ajotilausten vastanottoa ja niiden välitystä kuljetusautoille, jotka voivat olla omia tai sopimusautoilijoita, joilla on yhteistoimintasopimus välityspalvelun kanssa. Laskutuspalveluilla tarkoitetaan määrävälein tapahtuvaa kuljetusten ja välityspalvelujen keskitettyä laskutusta kunnilta. Laskutus tapahtuu koontilaskutuksena kunnittain tarjouspyynnössä todetulla ja kuntien kanssa tarkemmin sovittavalla tavalla. VPL- ja SHL-kuljetusasiakkaat käyttävät Nurmijärven kunnassa Western Systems Oy:n Likuma 2100 matkahallintajärjestelmää ja Likuma-matkakortteja. Mäntsälä ja Pornainen käyttää Semel Oy:n Sote2-kortteja. Palveluntarjoajan omat järjestelmät ja autopäätelaitteet ovat yhteensopivia em. järjestelmien ja korttien kanssa. Palvelujentuottajalta edellytetään yleisinä ehtoina, että palveluntuottaja tuottaa matkojen välityspalvelut ja palveluntuottajalla on käytössään asianmukaiset ja viranomaismääräykset täyttävä oma tai sopimuskuljetuskalusto ja luvat toiminnan harjoittamiseen sekä riittävä ja ammattitaitoinen VPL- ja SHL- asiakkaiden kuljetuksiin liittyvät erityistarpeet ymmärtävä henkilöstö. Lisäksi edellytetään, että välityspalveluntuottaja vastaa keskitetystä laskutuspalvelusta. VPL- ja SHL-matkat ovat oman kunnat sisällä tapahtuvia matkoja ja lähinnä naapurikuntiin suuntautuvia matkoja. Asiakkaiden matkustusoikeudet selviävät liiteaineistosta. Sopimus on hankintalain 5 :n tarkoittama hankintasopimus, johon on valittu yksi palveluntuottaja. Kunta tilaa palveluntuottajalta määrittelemiään tämän sopimuksen tarkoittamia palveluja tarpeittensa mukaisesti tämän sopimuksen mukaisin ehdoin. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa sitten kun sopimus on allekirjoitettu ja jatkuu toistaiseksi. Sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on 6 kuukautta siten, että sopimus voidaan irtisanoa päättymään aikaisintaan Edellä todetusta voidaan poiketa, jos muuttuva lainsäädäntö siihen velvoittaa. 4. PALVELUTOIMINTA JA SEN VALVONTA Palveluntuottajalla tarkoitetaan palveluntuottajaksi valittua yritystä tai tarjousyhteenliittymään. Palvelu vastaa vähintään tarjouspyynnössä vaadittua ja palveluntuottajan sen mukaisesti tarjoamaa palvelua sisältään, määrältään ja laadultaan. Palvelun

3 3(11) tuottamista koskevat vaatimukset, joihin palveluntuottaja on tarjouksen jättäessään sitoutunut, on yksityiskohtaisemmin määritelty tämän sopimuksen liitteissä. Kunta ja palveluntuottaja voivat tarvittaessa sopia palveluja koskevista yksityiskohdista tarkemmin. Palveluntuottaja vastaa palvelutason säilymisestä koko sopimuksen voimassaoloajan sopimusehtojen mukaisena. Palveluntuottaja valvoo ja vastaa siitä, että palveluntuottajan osalta asiat hoidetaan sopimuksen mukaisesti. Tilaaja valvoo omalta osaltaan palvelujen toimivuutta ja laatua. Tilaaja vastaa siitä, että tilaajan osalta asiat hoidetaan sopimuksen mukaisesti. Tilaajalla on oikeus valvoa tähän sopimukseen kuuluvaa toimintaa ja saada palveluntuottajalta sen edellyttämiä selvityksiä. Lisäksi tilaajalla on oikeus saada käyttöönsä ja tarkastaa itse tai tarkastuttaa palveluntuottajan asiakirjoja siltä osin kun se on tarpeen sopimuksen noudattamisen toteamiseksi. Palveluntuottaja vastaa toiminnastaan aiheutuvasta vahingosta ja huolehtii korvauksen turvaamisesta tarpeen mukaisin vakuutuksin. Tilaaja ja palveluntuottaja voivat tarvittaessa sopia yksittäisiä asiakkaita koskevia poikkeuksia palvelun sisällön, määrän ja laadun osalta. 5. VAKUUTUKSET JA TYÖTURVALLISUUS Palveluntuottaja vastaa itse veroistaan, työnantajavelvollisuuksistaan, muista julkisoikeudellisista maksuistaan ja vakuutuksistaan sekä hoitaa kustannuksellaan kaikki palvelun tuottamista ja työturvallisuutta koskevien säädösten vaatimat toimenpiteet. 6. YHTEYSHENKILÖT Palveluntuottaja nimeää palveluista vastaavat yhteyshenkilöt ja ilmoittaa tarvittavat yhteystiedot ja sähköpostiosoitteen tilaajalle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava tilaajalle. Tilaaja nimeää yhteyshenkilön tai useamman ja ilmoittaa tarvittavat yhteystiedot ja yhden sähköpostiosoitteen/kunta palveluntuottajalle. Yhteyshenkilön/- henkilöiden vaihtumisesta ilmoitetaan palveluntuottajalle. Tilaaja ja palveluntuottaja asioivat keskenään pääsääntöisesti yhteyshenkilöiden välityksellä puhelimitse, sähköpostilla ja tarvittaessa faxilla.

4 4(11) 7. VIIVÄSTYSSEURAAMUKSET Kuljetuspalvelut: Jos tilattu auton jää kokonaan saapumatta sovittuun määräaikaan mennessä tilattuun osoitteeseen, korvaa palvelutuottaja kunnalle 50 euroa 0 % alv. Jos auto myöhästyy sovitusta määräajasta enemmän kuin 20 minuuttia, korvaa palveluntuottaja kunnalle 10 euroa 0 % alv kultakin alkavalta 10 minuutin myöhästymisjaksolta mutta enintään 50 euroa 0 % alv/matka. Jos tilattu auto ottaa kyytiin jonkin muun kuin matkan tilanneen VPL-/SHLasiakkaan ja matkan tilannut asiakas jää ilman tilaamaansa kyytiä, katsotaan auton jääneen saapumatta kokonaan tilattuun osoitteeseen ja seuraamuksena sovelletaan edellisen kohdan viivästysseuraamuksia. Matkojen välityspalvelut: Jos tilattu kuljetus jää kokonaan välittämättä, välitetään väärään osoitteeseen tai viivästyy siten, että auto ei ehdi tilauksen yhteydessä sovittuun määräaikaan mennessä asiakkaan luo, korvaa palvelutuottaja kunnalle 50 euroa 0 % alv. Laskutuspalvelut: Maksukelpoisen laskun (ei epäselvyyksiä laskun sisällöstä tai muusta siihen liittyvästä) maksun viivästyessä, on palveluntuottaja oikeutettu laskuttamaan korkolain mukaisen viivästyskoron viivästysajalta. Edellä mainittuja viivästysseuraamuksia ei sovelleta tilanteessa, jossa viivästymisen on aiheuttanut ylivoimaisen esteen luonteinen syy. 8. REKLAMAATIOT Sopimusosapuolet nimeävät yhteyshenkilöt, jotka hoitavat reklamaatioasioita. Asiakas reklamoi suoraan palveluntuottajan nimeämälle suomenkieliselle yhteyshenkilölle tapahtumasta, jota pitää sopimuksen vastaisena. Kunta voi tarvittaessa tehdä reklamaation asiakkaan puolesta. Reklamointi tehdään välittömästi, kun puutteellinen tai muulla tavalla sopimuksen vastaisena pidetty palvelu havaitaan. Reklamointi tehdään sähköpostitse, puhelimitse, tekstiviestillä tai faxilla ellei asiasta muuta sovita.

5 5(11) Kunta reklamoi virheellisestä palvelusta aina myös kirjallisesti (sähköpostilla tai faxilla). Palveluntuottaja reklamoi virheellisestä toiminnasta kunnalle aina kirjallisesti (sähköpostilla tai faxilla). Reklamoinnin jälkeen sopijaosapuolet selvittävät, mitä on tapahtunut, mitä siitä seuraa ja miten epätyydyttävä asia korjataan. 9. SOPIJAOSAPUOLTEN VÄLINEN YHTEISTYÖ PALVELUN JA SEN LAADUN VALVONNASSA, YLLÄPIDOSSA JA KEHITTÄMISESSÄ Sopijaosapuolet seuraavat omalta osaltaan palvelun laatua ja antavat tarvittaessa siitä palautetta. Palvelun sisällön ja laadun ja sopijaosapuolten välisen muun yhteistoiminnan kehittämiseksi sopijaosapuolet pitävät tarvittaessa yhteistyökokouksia. 10. SEURANTARYHMÄ Tilaaja ja palveluntuottaja perustavat tarvittaessa seurantaryhmän, jonka tehtävänä on seurata yleisellä tasolla palvelun toimivuutta, kehittää tilaajan ja palveluntuottajan yhteistyötä ja puuttua mahdollisiin epäkohtiin ja etsiä niihin asianmukaisia ratkaisuja. Seurantaryhmä ei pääsääntöisesti käsittely yksittäisiä palaute-/reklamaatioasioita, jotka hoidetaan suoraan tilaajan ja palveluntuottajan yhteyshenkilöiden kautta. Seurantaryhmään kuuluu tarpeellinen määrä tilaajan edustajia ja palveluntuottajan edustajia. Seurantaryhmä kokoontuu tarvittaessa tilaajan tai palveluntuottajan kutsusta. Seurantaryhmän kokouksiin osallistumisesta ei makseta korvauksia. 11. SALASSAPITO JA TIETOJEN LUOVUTUS Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen ja tietojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan tarjouspyynnön ehtoja, hankintalakia, lakia yleisten asiakirjain julkisuudesta, henkilötietolakia ja kuntalakia. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään salassa toistensa liikeja ammattisalaisuudet. Palveluntuottajalta edellytetään, että jokainen palveluntuottajan henkilöstöön kuuluva sekä palveluntuottajan sopimuskumppani, joka palvelua tuottaa, sitoutuu henkilökohtaisesti tekemällään tietoturvasitoumuksella noudattamaan palveluntuottajan ja tässä sopimuksessa ja sen liitteissä todettuja vaitiolo- ja tieto-

6 6(11) turvasääntöjä. Sitoumus on voimassa senkin jälkeen kun palveluntuottajan ja sopimuskumppanin sopimus päättyy. Samoin sitoumus on voimassa jos henkilön työsuhde palveluntuottajaan päättyy kesken sopimuskauden. Palveluntuottaja vastaa siitä, että asiakkaan asiakirjoja tai tietoja pääsevät käsittelemään vain ne palveluntuottajan palveluksessa olevat henkilöt, jotka näitä tietoja työssään välttämättä tarvitsevat ja ovat allekirjoittaneet tietoturvasitoumuksen. Palveluntuottaja sitoutuu pitämään tämän sopimuksen piiriin kuuluvat asiakas- ja muut tiedot erillään palveluntuottajan muista rekistereistä. Nämä määräykset ovat voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. 12. LASKUTUS, MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO, SÄHKÖINEN LASKUTUS Maksuehto on 30 pv netto laskun saapumisesta. Kuljetuspalvelujen osalta laskutus tapahtuu yhden viikon jaksoina, ellei muuta sovita. Välityspalvelujen ja laskutuspalvelujen osalta laskutusväli on yksi kuukausi, ellei muuta sovita. Jos välityspalvelun laskutusperusteena on x % toteutuneista kuljetuskustannuksista, voidaan lopullinen lasku maksaa sen jälkeen, kun laskutuskuukauden todelliset kuljetuskustannukset ovat kirjanpidosta selvinneet. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan kunnan antamien verkkolaskutusohjeiden mukaiseen osoitteeseen. Palveluita koskeviin laskuihin liitetään laskun liitetiedot, joista sovitaan tarkemmin kunnan kanssa. Liitetiedoista tulee selvitä riittävällä tavalla laskutuksen perusteena olleet todelliset tapahtumat ja muut kunnan tarvitsemat tiedot. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. 13. HINNAT JA HINNANTARKISTUSMENETTELY Vaihtoehto 1 (valitaan sen mukaan, miten on tarjottu) Matkojen välityspalvelut: Hinnat ovat voimassa vähintään 12 kuukautta sopimuskauden alusta lukien. Sen jälkeen on molempien sopijapuolien mahdollista käynnistää hinnantarkistusneuvottelu ilmoittamalla siitä kirjallisesti vähintään 3 kuukautta ennen aiotun hinnantarkistuksen voimaantuloa. Hinnantarkistus voi

7 7(11) perustua vain todellisiin, yksilöityihin ja perusteltuihin palveluntuottamisen kustannuksiin vaikuttaviin syihin, jotka on oltava osoitettavissa olevia tosiasioita. Tarkistetut hinnat ovat voimassa vähintään seuraavat12 kuukautta. tai Vaihtoehto 2 (valitaan sen mukaan, miten on tarjottu) Välityspalvelun hinta on x % toteutuneista kuljetuskustannuksista. Prosenttiluku on kiinteä koko sopimuskauden ajan. Hintaan vaikuttaa kuljetusten määrä ja kuljetustaksa, joka perustuu valtioneuvoston vahvistamaan kuluttajilta perittäviin taksiliikenteen enimmäishintoihin ja siitä tarjottuun alennusprosenttiin. Kun hinta määräytyy enimmäishinta-asetuksen pohjalta ja niistä myönnetystä alennusprosentista, ei hinnantarkistusneuvotteluja ole tarvetta käydä. Enimmäishinta-asetuksen hintojen muuttuessa muuttuu välityspalvelujenkin hinta. Kuljetuspalvelut: Kuljetuspalvelujen hinta perustuu valtioneuvoston asetukseen taksiliikenteen kuluttajilta perittävistä enimmäishinnoista ja niistä annettuihin alennuksiin. Jos kuljetusauto ei ole taksiauto, sovelletaan siihenkin VN:n asetusta taksiliikenteen kuluttajahinnoista. Hintoja tarkistetaan VN:n taksapäätösten mukaisesti enimmäishinta-asetuksen muuttuessa. Kuljetushintoihin sovellettava alennusprosentti on kiinteä koko sopimuskauden ajan. 14. VEROJEN JA MUIDEN LAKISÄÄTEISTEN MAKSUJEN MAKSAMINEN Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus verojen tai lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisen laiminlyönnin johdosta, ellei laiminlyöntiä voida pitää vähäisenä tai palveluntuottaja ja maksunsaaja eivät ole sopineet maksujen hoitamisesta ja tehneet maksusuunnitelmaa, jota palveluntuottajan tulee noudattaa. Palveluntuottaja on tilaajan pyynnöstä velvollinen toimittamaan tilaajalle todistukset maksusuunnitelman tekemisestä ja siitä, että sitä on noudatettu. 15. ALIHANKINNAN KÄYTTÄMINEN Palveluntuottaja voi käyttää alihankintatyötä. Palveluntuottaja vastaa alihankkijansa työstä kaikilta osin kuten omastaan. Palveluntuottaja toimittaa pyydettäessä tilaajalle kopiot käyttämiensä sopimusautoilijoiden liikenneluvista ja muista heiltä vaadittavista lakisääteisistä tai viranomaismääräykseen perustustuvista luvista.

8 8(11) 16. TILAAJAVASTUULAIN MUKAISET SELVITYKSET Jos palveluntuottaja käyttää ulkomaalaista työvoimaa tai vuokratyövoimaa siten, että tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus konkretisoituu, pitää palveluntuottajan toimittaa tilaajalle tilaajavastuulain mukaiset selvitykset lain edellyttämällä tavalla. 17. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Sopimuksen purkamisesta sovelletaan JYSE 2009 Palvelut julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa tämän sopimuksen kanssa. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus välittömästi. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja palvelu ei ole sopimuksen ja sen liitteenä olevien asiakirjojen mukaista, eikä tilaajan asettamassa kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee pysyvästi mahdottomaksi. Jos palveluntuottaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan tai palveluntuottaja poistetaan ennakkoperintärekisteristä, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyillä osin. Tilaaja voi purkaa sopimuksen, jos palveluntuottaja menettää sopimuksen solmimisen edellytyksenä olleen luvan. Lisäksi tilaaja voi purkaa sopimuksen mm. seuraavista toiminnan laadullisista syistä: Tilaaja saa toistuvasti perusteltuja valituksia palveluntuottajan toiminnasta eikä palveluntuottaja suorita korjaavia toimenpiteitä asian kuntoon saattamiseksi viipymättä saatuaan siihen tilaajalta kirjallisen kehotuksen. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Tässä sopimuskohdassa 17 tarkoitettujen ilmoitusten tai vaatimusten katsotaan tulleen palveluntuottaja tietoon kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, kun se on toimitettu hänen ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen (Laki

9 9(11) sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa /13). Ilmoitusten tai vaatimusten katsotaan tulleen perille hallintolain mukaisen määräajan kuluessa, jos asiasta ilmoitetaan palveluntuottajalle kirjallisesti. Tässä sopimuskohdassa 17 tarkoitettuja sopimuksen purkamis- ja irtisanomismenettelyjä voidaan soveltaa ja sopimus voidaan purkaa tai irtisanoa tarjousyhteenliittymän yksittäisen jäsenen osalta silloin kun sopimusosapuoli on tarjousyhteenliittymä. Sopimuksen purku tai irtisanominen tarjousyhteenliittymän yksittäisen jäsenen osalta ei vaikuta muiden tarjousyhteenliittymään kuuluvien asemaan. 18. SOPIMUKSEN SIIRTO Tätä sopimusta ei saa siirtää kolmannelle sopijapuolelle ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta. Sopimuksen siirtoon suostuminen edellyttää, että tämän sopimuksen ehdot ja palvelun sisältö, määrä ja laatu eivät muutu sopimuksen siirron vuoksi. 19. SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Sopimukseen voidaan tarvittaessa tehdä tarkennuksia molempien sopijapuolien kirjallisin allekirjoituksin mutta sitä ei voida muuttaa olennaisesti erilaiseksi. 20. MUUT EHDOT Tämä sopimus koostuu varsinaisesta sopimuksesta ja sen liitteiden muodostamasta kokonaisuudesta. Hankintaan sovelletaan tämän sopimuksen ja sen liitteiden lisäksi soveltuvin osin lisäksi julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT. Tämä sopimus ei tuota yksinoikeutta palvelujen tuottamiseen. Kunnat voivat yksittäistapauksissa perustelluista syistä käyttää muitakin palveluntuottajia yksittäisten asiakkaiden kuljetuspalveluissa. 21. SOPIMUSASIAKIRJAT JA PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat koostuvat tästä sopimuksesta liitteineen ja muista alla mainituista asiakirjoista. Mikäli asiakirjat ovat ristiriidassa keskenään, noudatetaan alla mainittua järjestystä.

10 10(11) 1. Hankintasopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot Palvelut (JYSE 2009) 5. Palveluntuottajan tarjous 22. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISUPAIKKA Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet jätetään Hyvinkään käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 23. SOPIMUSKAPPALEET Tämä sopimus on laadittu kahtena (2) samasanaisena kappaleena, yksi (1) kummallekin osapuolelle. Nurmijärvellä xx.xx.2014 Nurmijärven kunta/ Palveluntuottaja _ Mäntsälässä xx.xx.2014 Palveluntuottaja

11 11(11) Sopimuksen liitteet: - Liite 1 Hankintapäätös - Liite 2 Tarjouspyyntö liitteineen - Liite 3 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE Palvelut) - Liite 4 Palveluntuottajan tarjous