Hankintasopimus kiinteistöjen ulkoalueiden talvikunnossapito / ROIDno

Transkriptio

1 1 (9) Hankintasopimus kiinteistöjen ulkoalueiden talvikunnossapito / ROIDno Sopimuksen osapuolet Toimittajat Tilaajat Rovaniemen kaupunki / Tilaliikelaitos ( ) Jämytie 33, Rovaniemi 2. Sopimuksen yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöt sopimusasioissa: Tilaaja: kiinteistöpäällikkö Pauli Jokkala, puh , pauli.jokkala@rovaniemi.fi; kiinteistötyönjohtaja Timo Alanne, puh , timo.alanne@rovaniemi.fi kiinteistötyönjohtaja Ari Alatalo, puh , ari.alatalo@rovaniemi.fi Toimeksisaaja: 3. Hankintapäätös Sopimus perustuu Rovaniemen kaupungin Tilaliikelaitoksen johtajan viranhaltijapäätökseen ROIDno Sopimuksen kohde Hankintasopimus koskee Tilaliikelaitoksen kiinteistöpalveluiden kiinteistönhoidossa olevien kiinteistöjen ulkoalueiden talvikunnossapitoa seuraavissa hoitokohteissa: Lumityöalue 1: Ounasvaaran koulu Ounasvaaran nuorisotila Loukku Poropolun päiväkoti Katajarannan opettajien as.talo Pöykkölän päiväkoti Saaruanpuiston päiväkoti Kiekerön päiväkoti Lumityöalue 4: Sinetän koulu ja päiväkoti Sinetän neuvola ja hammashoitola

2 2 (9) Sinetän paloasema Sinetän vanha koulu Ounasjoen monitoimihalli Lumityöalue 5: Yläkemijoen koulu Pekkalan paloasema Vanttauskosken neuvola + as Lumityöalue 6: Rantavitikan koulu Viirinkankaan ala-aste Viirinkankaan asuintalo Päiväkoti Väinämöinen Rantavitikan päiväkoti Campus Borealis 1 Keltakankaan liikuntahalli Lumityöalue 7: Saaren koulu Syväsenvaaran koulu Tilaliikelaitos Ritarinne 12 Vanhainkoti + terv. kesk.vuodeosasto Saarenkylän palveluasunnot Saarenkylän terveysasema Saarenkylän paloasema Saarenkylän kirjasto ja hammash. Lumityöalue 8: Koulurinteen päiväkoti 1 Napapiirin päiväkoti Ryhmäkoti, Matkarinne Nivavaaran koulu Naavametsän päiväkoti Napapiirin koulu Lumityöalue 9: Meltauksen koulu Meltauksen terveystalo Patokosken paloasema Lumityöalue 10: Hirvaan koulu Hirvaan päiväkoti Rautiosaaren ala-aste Rautiosaaren vanh.koti Rommantie 38 as. Oy Rommantie 45 Lumityöalue 11:

3 3 (9) Ylikylän koulu Ylikylän päiväkoti 1 Ylikylän päiväkoti 2 Ylikylän nuorisotilat Nivankylän ala-aste Lumityöalue 12: Koskenkylän koulu Lumityöalue 13: Kivitaipale koulu ja pk Lumityöalue 14: Tapion rivitalo ja lämpökeskus Lumityöalue 15: Vikajärven ala-aste Lumityöalue 16: Oikaraisen koulu Lumityöalue 17: Kaukon koulu Paavalniemen liikuntatila [Sopimuksentekovaiheessa sopimukseen jätetään vain toimeksisaajaa koskevat osakokonaisuudet] Sopimuksen perusteella ostettavien palvelujen tulee täyttää kokonaisuudessaan tarjouspyynnössä ROIDno ja sen liitteissä asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ja mahdollisen optiokauden ajan. Tilaajalla on oikeus ostaa tämän sopimuksen perusteella myös muita toimeksisaajan ulkoalueiden talvikunnossapitoon tarjoamia palveluita (esim. lumen poisajo) erikseen sovittavaan hintaan. Tilaaja pidättää oikeuden teettää lisäveloitukseen oikeuttavia töitä muulla kuin tämän sopimuksen tarkoittamalla toimeksisaajalla tai tehdä ne itse. 5. Sopimuskausi Sopimus koskee talvikunnossapitokausia ja Talvikunnossapitokausi alkaa ja päättyy vuosittain. Sopimuskausi alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) optiokauteen talvikunnossapitokausille ja Mahdollisesta optioiden käytöstä sovitaan erikseen tilaajan toimesta edellisen talvikunnossapitokauden päätyttyä toukokuussa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan

4 4 (9) tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. 6. Sopimuksen hinnat Sopimushinnat ovat liitteessä X. Sopimushinnat ovat kuukausihintoja ( /kk) välisellä ajalla. Muina aikoina ja konelumityöt tehdään tuntiveloituksella käytettyyn työaikaan perustuen ( /h). Kuukausi- ja tuntiveloituslaskun mukana tulee olla ajopäiväkirja. Sopimushinnat ovat arvonlisäverottomia (alv 0 %) nettohintoja. Hintoihin sisältyy kaikki palvelun tuottamisesta ja sopimuksen mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset. Tilaaja ei hyväksy mitään muita erillisiä kustannuksia, kuten esimerkiksi laskutuslisiä. 7. Hintojen sitovuus Hinnat ovat kiinteinä voimassa saakka. Hintoja voidaan tarkistaa ensimmäisen kerran mahdollisen 1. optiovuoden käynnistyessä Toimeksisaajan on jätettävä hintojen tarkistamisesitys on sopimusyhteyshenkilölle kirjallisesti edellisen kauden päättyessä mennessä. Hintojen tarkistamisen tulee perustua perusteltuun ja eriteltyyn syyhyn, yleinen kustannustason nousu ei ole riittävä peruste. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä esitetyt hinnanmuutokset. Hyväksytyistä hinnanmuutoksista toimittajan tulee lähettää uudet päivitetyt hintatiedot tilaajan hankintasopimuksen yhteyshenkilölle. Mikäli palveluiden yleinen hintataso laskee, toimeksisaajan on huomioitava tämä hinnoissaan. Mikäli muutoksista ei päästä yksimielisyyteen, tilaaja varaa oikeuden irtisanoa sopimus päättymään siten, että hankinnan kohteesta ehditään järjestää uusi tarjouskilpailu ja saada lainvoimainen hankintapäätös. Irtisanomisaikana noudatetaan ennen hinnantarkistamisehdotusta voimassa olleita hintoja. 8. Laskutus ja maksuehto Laskutus tulee suorittaa verkkolaskulla tilaajan ilmoittamien laskutustietojen mukaisesti jälkikäteen. Kuukausimaksu tehdystä työstä laskutetaan verkkolaskulla seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä. Maksuehto on 21 pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskun liitteenä tulee olla ajopäiväkirja tehdyistä lumitöistä ja hiekoituksesta. Toimeksisaajan laadunseurannan, -varmistuksen ja jatkuvan raportoinnin osuus on 10 % talvikunnossapitokauden kiinteän kuukausiveloituksen laskutuksesta, joka laskutetaan 1 kerran vuodessa 31.5., kun mahdolliset palvelun tuottamisessa havaitut virheet, puutteet ja konelumityövahinkojen korjaukset ja korvaukset on sovittu tilaajan ja toimeksisaajan kesken. VERKKOLASKUOSOITE Rovaniemen kaupunki / Tilaliikelaitos Verkkolaskuoperaattori: CGI Välittäjätunnus:

5 5 (9) 9. Raportointi Toimeksisaaja sitoutuu tarvittaessa toimittamaan tilaajalle lumityö- ja hiekoitusraportteja, esim. vakuutusyhtiölle kiinteistövahingoissa. Ajopäiväkirja tulee olla liitteenä sekä kiinteässä kuukausilaskutuksessa että tuntilaskutuksessa. Lisäksi toimeksisaaja sitoutuu pyydettäessä toimittamaan tilaajalle raportteja, joista ilmenee tilaajalle hankittujen palveluiden hankintamäärät tilaajaan pyytämältä aikaväliltä sekä muita tilaajan tarvitsemia raportteja. Raportit on toimitettava viivytyksettä. 10. Luottamuksellisuus ja vaitiolovelvollisuus Toimeksisaaja sitoutuu noudattamaan voimassa olevia salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta koskevia lakeja ja määräyksiä. Tämän sopimuksen allekirjoituksella toimittaja sitoutuu olemaan ilmaisematta mitään toiminnassa saatuja, salassa pidettäviä tietoja ulkopuolisille. Salassapitoa koskevat määräykset jatkuvat myös sopimuskauden jälkeen. 11. Kuljettajan tai työkoneen vaihtaminen Kuljettajan vaihdosta tulee ilmoittaa ennen vaihtoa. Kalustoa uusiessaan toimeksisaaja voi korvata tarjoamansa, sopimuksen piiriin kuuluvan koneen uudella tai nuoremmalla työkoneella. Työkoneen vaihdosta tulee ilmoittaa tilaajalle kirjallisesti sopimukseen tehtävää lisäliitettä varten. Konetta vaihtaessa tulevan työkoneen tulee ominaisuuksiltaan vähintään vastata entistä työkonetta. Koneen vaihto ei vaikuta veloitushintaan. Toimeksisaaja on vastuussa siitä, että palvelun taso säilyy myös uudella koneella sovitun mukaisena. 12. Ilmoitusvelvollisuus Toimeksisaaja on velvollinen viipymättä ilmoittamaan tilaajalle kiinteistöllä havaitsemansa viat ja puutteet, jotka ilmenevät sopimustehtävien hoitamisen yhteydessä ja jotka saattavat aiheuttaa haittaa tai vahingonvaaraa kiinteistölle tai henkilölle tai jotka vaikeuttavat toimeksisaajan sopimuksen mukaisen suorituksen täyttämistä. Toimeksisaajalla on oikeus havaittuaan välitöntä korjausta vaativan vian tai puutteen tehdä tai teettää korjaus tilaajan lukuun heti, mikäli se suuremman vahingon välttämiseksi on tarpeellista eikä tilaajan vastuuhenkilö ole välittömästi tavoitettavissa. Jos havaittu vika tai puute voi aiheuttaa hengenvaaraa, toimeksisaajalla on oikeus ja velvollisuus joko eristää vaarallinen alue tai opastetauluilla tai muilla merkinnöillä järjestää opastus, jonka perusteella vaarallinen paikka voidaan turvallisesti kiertää.

6 6 (9) 13. Laadunseuranta Talvikunnossapitokauden päätyttyä pidetään vuosittain toukokuussa laadunseurantakokous, jossa arvioidaan työnlaatua ja yhteistyön sujuvuutta sekä pohditaan yhdessä kehittämistä ja ratkaisuja mahdollisiin ongelmiin. Kokouksessa sovitaan myös laskutettavan laadunseurannan osuudesta. 14. Reklamaatiot ja sanktiot Tilaaja voi antaa huomautuksen ulkoalueiden talvikunnossapidon laadusta ja määräajan sen korjaamiseen. Jos tilannetta ei ole korjattu määräaikaan mennessä, tilaaja antaa asiasta reklamaation. Tilaaja voi antaa laatupoikkeamasta riippuen reklamaation myös suoraan ilman huomautusta. Sähköpostitse tehty reklamaatio katsotaan kirjalliseksi. Toimeksisaajan tulee vastata talvikunnossapidon laiminlyöntiin välittömästi huomautuksen saatuaan. Mikäli toimeksisaaja ei korjaa laiminlyöntiään huomautuksessa vaaditussa määräajassa, tilaajalla on oikeus vaatia korvausta tekemättömästä työstä toimeksisaajan ajopäiväkirjan mukaisesti kohteisiin käytetyn työtuntimäärään verran. Tilaajalla on oikeus vähentää korvaus toimeksisaajalle maksettavista laskuista. Tämän lisäksi tilaajalla on oikeus teettää tekemättä jätetty työ kolmannelta osapuolelta tai tehdä ne omana työnään, mikäli toimeksisaaja ei korjaa laiminlyöntiään vaaditussa ajassa. Tilaajalla on oikeus laskuttaa kolmannen osapuolen tai tilaajan itsensä tekemien töiden kustannukset toimeksisaajalta tai vähentää kustannukset toimeksisaajalle maksettavista laskuista. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus kolmen (3) kirjallisen reklamaation jälkeen. 15. Vakuutukset Toimeksisaajalla on toimintaan liittyvät, lakisääteiset vakuutukset koko sopimuskauden ja mahdollisten optiokausien ajalle. Toimeksisaajalla on voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankintaan. 16. Alihankinta Toimeksisaaja sitoutuu vastuulliseksi palveluntuottajaksi. Toimeksisaajalla on oikeus käyttää hankinnan kohteen toimittamisessa alihankkijoita, mutta ei kuitenkaan siirtää palveluntuottajan vastuuta alihankkijoille. Alihankkijoita koskevat samat tässä sopimuksessa esitetyt vaatimukset kuin toimeksisaajaa ja alihankkijoiden työn tulee olla sopimuksessa kuvatun laatutason mukaista. Toimeksisaajan tulee pyydettäessä kyetä osoittamaan, että nimeämänsä alihankkijat ovat sitoutuneet toimimaan kyseisen toimittajan alihankkijana hankinnan kohteen toimittamisessa sopimuksessa esitetyin ehdoin. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää toimeksisaajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Toimeksisaaja kantaa viimekätisen vastuun siitä, että alihankkijat täyttävät tässä sopimuksessa vaaditut ehdot. 17. Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Toimeksisaaja sitoutuu siihen, että se täyttää tilaajavastuulaissa palveluntuottajalle asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ajan. Toimeksisaajan on annettava tilaajalle vähintään

7 7 (9) kahdentoista (12) kuukauden välein sopimuskauden aikana tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset omasta toiminnastaan ja mahdollisista alihankkijoista. Tiedot on toimitettava tilaajalle pyytämättä. 18. Sovellettavat yleiset sopimusehdot Sopimuksessa sovelletaan KP YSE 2007 ja Kiinteistö RYL 2009 mukaisia laatuvaatimuksia ja sopimusehtoja, siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu. Hoitoluokka on A2. Hoitoluokituksen vaatimuksista poiketen Lumityöt -kohdasta: lumen ja sohjon auraus aloitetaan jo kun kerroksen paksuus ylittää 40 mm. 19. Muut ehdot Kaikki palvelut on toimitettava suomen kielellä. Toimittajan tulee noudattaa kaikkien työntekijöiden työsuhteissa voimassa olevaa alan valtakunnallista työehtosopimusta tai mikäli työehtosopimusta ei ole, työsopimuslain mukaisia keskeisiä ehtoja sekä työturvallisuutta koskevia säännöksiä. Toimittaja vastaa siitä, että kaikilla työntekijöillä alihankintaketjua myöten on oleskelulupa (Työsopimuslaki 2001/55). Palveluntuottaja kantaa viimekätisen vastuun palauttamisesta ja palkoista aiheutuvista kustannuksista sekä seuraamusmaksuista. 20. Rikosrekisteriotteen toimittaminen Toimeksisaaja vakuuttaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei kukaan toimeksisaajan relevanttiin henkilöpiirin kuuluva ole syyllistynyt direktiivissä 2014/12/EU pakollisina poissulkemisperusteina tarkoitettuihin rikoksiin. Relevanttiin henkilöpiiriin kuuluvaksi lasketaan toimeksisaajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai muu henkilö, joka käyttää edustuspäätös- tai valvontavaltaa toimeksisaajan yrityksessä. Toimeksisaajalla on velvollisuus toimittaa tilaajalle rikosrekisteriote jokaisesta toimeksisaajan relevanttiin henkilöpiiriin kuuluvasta henkilöstä välittömästi siinä vaiheessa, kun rikosrekisteriote on saatavilla. Rikosrekisteriote on toimitettava ilman erillistä pyyntöä. Mikäli toimeksisaajan toimittamista rikosrekisteriotteista ilmenee, että toimeksisaajan relevanttiin henkilöpiiriin kuuluva henkilö on syyllistynyt johonkin direktiivissä 2014/12/EU mainituista rikoksista, on tilaajalla oikeus purkaa hankintasopimus välittömästi. Mikäli toimeksisaaja ei toimita rikosrekisteriotetta, tilaaja lähettää toimeksisaajalle kirjallisen pyynnön. Tilaajalla on tämän jälkeen oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään kahden (2) viikon kuluttua irtisanomisilmoituksesta, mikäli toimeksisaaja ei ole tilaajan kirjallisesta pyynnöstä huolimatta toimittanut rikosrekisteriotetta kohtuullisessa ajassa pyynnön esittämisestä. 21. Sopimuksen itsenäisyyttä koskeva ehto Toimeksisaaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tämän sopimuksen tarjouskilpailun aikana tai sopimuksentekohetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) kyseistä palvelua koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli toimeksisaaja todetaan lainvoimaisella päätöksellä syyllistyneen edellä mainittuun

8 8 (9) kilpailulain tarkoittamaan elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin), toimittaja on velvollinen suorittamaan tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetun ja maksetun palvelun kokonaisarvosta korkoineen vaatimuspäivästä lukien sekä korvaamaan sopimussakon määrän ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi toimittajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. 22. Sopimuksen siirrettävyys Toimeksisaajalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai sen mukaisia velvoitteita osaksikaan kolmannelle osapuolelle ilman tilaajan kirjallista etukäteistä suostumusta. Tilaajalla on oikeus siirtää hankintasopimus joko osittain tai kokonaisuudessaan toiselle tilaajalle tai sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle tilaajan tehtävät (esim. kiinteistön omistuksen muuttuessa) joko kokonaan tai osittain siirtyvät tai ovat siirtyneet. Siirtoon liittyvistä käytännön toimenpiteistä sovitaan erikseen tilaajan, toimeksisaajan ja niiden osapuolten kesken, joita uudelleenjärjestely koskee. 23. Sopimuksen muutokset Tilaaja voi muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti. Myös sähköpostilla tehtyä muutosta pidetään kirjallisesti tehtynä ja siten pätevänä. Tilaajalla on oikeus tarkistaa sopimuksen laajuutta kohteiden toiminnassa tapahtuvien muutoksien johdosta (kohteen toiminnan lakkaaminen, muuttuminen tai kaupungin strategioiden toteuttaminen). Muutokset voivat vaikuttaa tämän sopimuksen kiinteistökohteiden talvikunnossapidon hoitoalueisiin. Sopimuskauden aikana kohteissa tai sen osissa mahdollisesti tapahtuvien muutoksien osalta sopimuksen sisältöä ja hintaa tarkistetaan. Hinnantarkistuksen lähtökohtana on kohteen pinta-ala ja työkohteeseen käytettävä aika. Tilaajalla on oikeus määrittää muutoksen prosentuaalinen osuus ja vaikutus kohteen kokonaishintaan. Hinnantarkistuksessa huomioidaan lisäksi muutoksen kohteen erityispiirteet. Mikäli jonkun kohteen toiminta lakkaa sopimuskauden aikana, tilaaja varaa oikeuden päättää sopimus ko. kohteen osalta. 24. Sopimuksen irtisanomis- ja purkuehdot Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toimeksisaaja on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, että palvelu ei vastaa sovittua ja virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suurempia eikä virhettä tilaajan kirjallisesta huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai virheet ovat toistuvia. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään myös sitä, että toimeksisaaja on olennaisesti viivästynyt suorituksessaan ja viivästykset ovat huomautuksesta huolimatta toistuvia. Lisäksi tilaajalla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toimeksisaajan työntekijän työsuoritus on olennaisesti puutteellinen ja sopimuksen jatkamista on työsuorituksen puutteellisuuden luonne huomioon ottaen pidettävä tilaajan kannalta kohtuuttomana.

9 9 (9) 25. Erimielisyyksien ratkaisu Sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ensi sijassa ratkaisemaan osapuolten keskinäisin neuvotteluin. Erimielisyydet, joista ei päästä sovintoon, ratkaistaan Lapin käräjäoikeudessa. 26. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä: 1. hankintasopimus liitteineen 2. tarjouspyyntöasiakirjat 3. KP YSE 2007 ja Kiinteistö RYL 2009 (hoitoluokka A2) 4. tarjous 27. Voimaantulo Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Allekirjoitukset Tästä sopimuksesta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kullekin osapuolelle.