Viestinnän työkalut ja Best practices

Transkriptio

1 Viestinnän työkalut ja Best practices ISYY:n ainejärjestökoulutus Joensuu klo (E102) Kuopio klo (S32)

2 Esittelykierros - Mistä ainejärjestöstä/kerhosta tulet? Missä tehtävässä/roolissa toimit? Mitä odotat koulutukselta? Mitä odotat oman ainejärjestösi/kerhosi viestinnältä tänä vuonna? - Erityisiä kehitysajatuksia oman ainejärjestön/kerhon viestintään liittyen?

3 Harjoitus: Janalla liikkuminen

4 Wiion lait Viestinnän lait (Wiion lait): 1. Viestintä epäonnistuu aina, paitsi sattumalta. 2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa. 3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut. 4. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu. 5. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan se, miten ne näyttävän olevan. 6. Uutisen tärkeys on verrannollinen sen etäisyyden neliöön. 7. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisimmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.

5 Vai sittenkin näin? Katleena Kortesuon lait Wiion lakien pohjalta ( 1. Viestintä onnistuu, kun kiinnität huomiota vastaanottajaan. 2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, varmista ettei niin käy. Käytä tarkentavaa kieltä. 3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin. On olemassa myös joku toinen, joka tietää huonommin. Ihmiset ovat erilaisia. 4. Mitä enemmän viestitään, sitä tarkempi pitää olla, että viestintä pysyy yhdenmukaisena. 5. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan se, miten ne näyttävän olevan. Ja tämä kannattaa tiedostaa, kun viestii. 6. Uutisen tärkeys on verrannollinen sen jaettavuuteen sosiaalisessa mediassa. 7. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä paremmin pitää valmistautua. Keskustelua: Mielipiteitä? Lisäyksiä?

6 Toimivan viestinnän periaatteita/lähtökohtia (1/2) Tieto siitä, kenelle tiedotetaan ja miksi Oikea-aikaisuus Avoimuus Tasapuolisuus Luotettavuus Nopeus Aktiivisuus Johdonmukaisuus

7 Toimivan viestinnän periaatteita/lähtökohtia (2/2) Asiallisuus Vuorovaikutteisuus Oikeakielisyys Kaikilla organisaatiossa/järjestössä on vastuu siitä, että viestintä toimii, mutta myös selkeästi tiedossa, kenellä on päävastuu asioista Yksi ihminen ei ehdi eikä voi tehdä kaikkea, mutta johdonmukaisuus on pidettävä, esim. että kolme eri ihmistä ei päivitä samaa asiaa Facebookiin peräkkäin Mieluummin liikaa kuin liian vähän tietoa? (Mielipiteitä: kumpi parempi?)

8 Hyvä viestintä kiteytettynä (1/1) Huolella suunniteltua Tavoitteellista Avointa Vuorovaikutteista Riittävää Kohderyhmälle räätälöityä Helposti ymmärrettävää Asian ydin esitellään lyhyesti ja kohderyhmän näkökulmasta mielenkiintoisesti

9 Hyviä viestintäkäytäntöjä ja huomioitavia asioita (1/5) Mitä kannattaa huomioida, kun viestitään/tiedotetaan: Ole ajoissa liikkeellä (esim. tapahtumajärjestäminen) Suunnittele etukäteen mitä teet ja milloin (Mitä haluat saavuttaa, kenet tavoittaa ja miten? Kuinka tämä onnistuu parhaiten?) Selkeät vastuut Ainejärjestölle kannattaa tehdä oma viestintästrategia tai ainakin ohjeistus, jossa määritellään, mihin viestinnällä pyritään, kuka sitä toteuttaa ja miten sekä mitkä ovat sen kohderyhmät Päätä viestintäkanava(t) Mieti viestinnän/tiedotuksen sävy ja tyyli

10 Hyviä viestintäkäytäntöjä ja huomioitavia asioita (2/5) Kirjoita viestisi valmiiksi tekstimuotoon: Mitä, missä, milloin, kuka, mistä saa lisätietoa Tiedota myös englanniksi Varmista, että tiedot ovat oikein ja pidä ne ajan tasalla Huolehdi, että viesti menee kaikkiin sovittuihin kanaviin ja oikeille tahoille: kenelle pitää muistaa tiedottaa? Seuraa viestintäkanavia (esim. Facebook) ja vastaa kysymyksiin yms. Tiedota tarpeeksi, mutta älä liikaa (esim. Facebook) Selvitä, että kuvien käyttöoikeudet ovat kunnossa Mielipiteitä: Miltä vaikuttaa? Kuulostaako järkevältä? Onko jotain, mitä on jäänyt mainitsematta?

11 Hyviä viestintäkäytäntöjä ja huomioitavia asioita (3/5) Keskustelua: Millaisia ongelmakohtia oman ainejärjestönne/kerhonne viestinnässä on ollut? Mikä tökkii pahiten?

12 Hyviä viestintäkäytäntöjä ja huomioitavia asioita (4/5) Ongelmakohtia ja pullonkauloja: Ei tajuta, että jostakin asiasta pitäisi tiedottaa Tieto ei kulje toimijoiden välillä Viestinnässä ollaan pahasti myöhässä Liikaa tiedotettavia asioita yhtä aikaa Tiedot eivät ole ajan tasalla Ei ole selvyyttä siitä, kuka hoitaa ja miten Ainejärjestöjen verkkosivut ja FB-sivut: ei monesti tarkkoja tietoja tapahtumista tms., sivuja ei ole päivitetty jne.

13 Hyviä viestintäkäytäntöjä ja huomioitavia asioita (5/5) Ratkaisuja: Viestinnällinen näkökulma mukaan kaikkeen toimintaan: Voisiko tämä asia kiinnostaa jäsenistöä tai sidosryhmiä? Kuinka siitä kannattaisi viestiä? Pidä muut kartalla siitä, mitä tapahtuu Aloita esim. tapahtumien suunnittelu hyvissä ajoin etukäteen ja mieti jo heti alusta saakka, miten tiedotus hoidetaan Priorisoi tiedotettavia asioita > Tärkeimmät asiat ensin (mahdolliset päällekkäisyydet hyvä ottaa huomioon myös esim. tapahtumien suunnittelussa) Määrittele viestintävastuu selkeästi ja kirjaa ne ylös

14 Viestinnän lajit ja toteuttajat (1/9) Sisäinen viestintä Yhteisön jäsenten välinen viestintä (esim. suljetut sähköpostilistat ja Facebook-ryhmät, chatit) Sisäisen viestinnän osa-alueet ainejärjestötoiminnassa: Hallitus, jäsenistö Mikä on oleellista tietoa, kuka sitä tarvitsee, milloin ja missä muodossa? Millä tavalla eri ryhmien viestintätarpeet eroavat toisistaan?

15 Viestinnän lajit ja toteuttajat (2/9) Hallituksen tulee tietää: Mitä muut hallituksen jäsenet tekevät ja milloin? Kokousten sopiminen ja aikatauluttaminen Mitä jäsenistö haluaa? Ollaanko toimintaan tyytyväisiä? Mitä jäsenistö haluaa tietää: Mitä tapahtuu? Kuinka voin osallistua? Mikä ainejärjestö on ja mitä se tekee?

16 Viestinnän lajit ja toteuttajat (4/9) Keskustelua ja kokemusten vaihtoa: Millaisia muita sisäisen viestinnän kanavia järjestöillä on käytössään? Miten muuten voitaisiin vielä tehostaa omaa viestintää ja saada jäsenistö kiinnostumaan esim. omista tapahtumista?

17 Viestinnän lajit ja toteuttajat (5/9) Mahdollisia ratkaisuja: Esim. selontekojen antaminen kokousten lopuksi (mitä hallituksen sisällä kukakin on viime aikoina tehnyt), tiivistelmät päätetyistä asioista, jotka viestitään esim. Facessa Tunnisteiden käyttö sähköpostien alussa (eivät mene ehkä niin helposti roskakoriin) Yhteistyö toisten ainejärjestöjen kanssa esim. tapahtumajärjestämisessä Mainostaminen muissa tapahtumissa

18 Viestinnän lajit ja toteuttajat 6/9 Ulkoinen viestintä: Viestintä yhteisön ulkopuolisille henkilöille ja tahoille Ainejärjestöjen ulkoisen viestinnän kohteita ovat mm. ISYY, yliopisto, toiset ainejärjestöt, kaupalliset toimijat ja tiedotusvälineet Ulkoisen viestinnän päämääränä on luoda kuva ainejärjestöjen toiminnasta ulkopuolisille tahoille ja tehdä yhteistyötä > Selkeys siitä, kuka ainejärjestössä vastuussa kunkin osa-alueen tiedottamisesta Virallinen julkilausuma (esim. kannanotto) Tapahtumatiedotus Tapahtumista sopiminen ulkopuolisen toimijan kanssa Yhteystietojen päivittäminen yhteistyökumppaneille

19 Viestinnän lajit ja toteuttajat 7/9 Ulkoisen viestinnän kanavia: Facebook Nettisivut Julisteet/mainokset Tiedotusvälineet: mediatiedotteet Muita: Twitter, YouTube Keskustelua ja kokemusten vaihtoa: Mitä viestintä/tiedotuskanavia/välineitä käytössä ja kuinka ovat toimineet?

20 Viestinnän lajit ja toteuttajat 8/9 Ketkä viestivät? Viestintä kuuluu kaikille Jokainen on vastuussa siitä, että tieto kulkee sujuvasti Älä oleta, että joku muu hoitaa, vaan tarkista! Jaa ohjeistusta ja hyviä käytäntöjä eteenpäin ja perehdytä seuraavat toimijat hyvin Yksinkertaisistakin tehtävistä voi tehdä lyhyet kirjalliset ohjeet, jotka jäävät jälkeen, vaikka toimijat vaihtuvatkin

21 Viestinnän lajit ja toteuttajat 9/9 Viestinnän vastuuhenkilöllä tulee olla: Kokonaiskuva ainejärjestön käyttämistä viestintäkanavista Käsitys viestintäkanavien käytöstä (kuka, mitä, miksi, milloin) Näkemystä viestinnän kehittämisestä Tieto siitä, kuka ainejärjestössä tietää parhaiten mistäkin asiasta

22 ISYY auttaa ja neuvoo 1/4 ISYY:n viralliset pääviestintäkanavat ISYY:n verkkosivut ( ISYY:n Facebook-sivu ( Isyy-info-sähköpostilistat kaikille kolmelle kampukselle Muut sähköpostilistat Viikkotiedotteet (uutiskirje): Wiikko-Ärsyke Joensuu, Kuopio, Savonlinna ja Monday Mail Joensuu ja Savonlinna Uljas ja Uljaan ISYY tiedottaa -osio Ilmoitustaulut YouTube ISYY:n kalenterit

23 ISYY auttaa ja neuvoo 2/4 Miten ISYY voi auttaa ainejärjestöjä tiedottamisessa: ISYY:n kanavat ainejärjestöille (Uljas, verkkosivujen tapahtumakalenteri ja ainejärjestöjen kuvaukset ( fi/jasenelle/aine-ja-kampusjarjestot/), viikkotiedotteet, sähköpostilistat, ISYY:n kalenterit) Järjestöjaosto-sähköpostilistat kampuksilla (ainejärjestöjen puheenjohtajat) > Voidaan tiedottaa tärkeistä ainejärjestöjä koskevista asioista, järjestöjaostojen kokouskutsut yms.) Ainejärjestöjen pitää muistaa toimittaa yhteyshenkilöidensä tiedot yo-kuntaan Viestintäsuunnitelma-pohja (kannattaa hyödyntää) Vuosikello-pohja Neuvoja ja tukea tarpeen mukaan

24 ISYY auttaa ja neuvoo 3/4 Nootti, jota ISYY saa viestinnästään (HV-viikot): Ihmiset eivät saa tarpeeksi tietoa esim. tapahtumista ja muista ajankohtaisista asioista, vaikka niistä tiedotettaisiin ISYY:n viestintäkanavia pitkin (esim. edarivaalit) Siitä tiedottaminen, kuka vastaa mistäkin asioista Ei tarpeeksi tietoa/viestintää siitä, mikä ylioppilaskunta on ja miten se toimii, mitä se tekee tai mikä on RAI!-brändi Myös ainejärjestöiltä toivotaan tehokkaampaa tiedotusta

25 ISYY auttaa ja neuvoo 4/4 Keskustelua ja mielipiteitä: Miten viestintää voisi kehittää ainejärjestöjen näkökulmasta? Mitä kanavia pitkin tieto esim. tapahtumista menisi paremmin opiskelijoille ja miten viestintää voitaisiin selkeyttää? Voisivatko ainejärjestöt olla tässä apuna? Kuinka ainejärjestöjen tiedottamista ISYY:n suuntaan voitaisiin kehittää?

26 Tackar och bockar!