OSALLISTUMISHAKEMUSPYYNTÖ - PAINOPALVELUJEN KILPAILUTUS. Muistiliitto ry, Pasilanraitio 9 B, Helsinki

Transkriptio

1 OSALLISTUMISHAKEMUSPYYNTÖ - PAINOPALVELUJEN KILPAILUTUS, Pasilanraitio 9 B, Helsinki

2 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä 1 OSALLISTUMISHAKEMUSPYYNTÖ (myöhemmin tilaaja) pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen rajoitettuun menettelyyn Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän osallistumishakemuspyynnön (liite 1) ja liitteiden (ks. tämän dokumentin viimeinen sivu) mukaisesti. 1 Hankinnan yleistiedot ja hankekuvaus 1.1 Asiakirjojen tarkoitus ja rakenne Tässä osallistumishakemuspyynnössä on kuvaus :n jäsenlehden Muistin ja Hoitotahtoni- ja Oikeusopas-esitteiden paino- ja jakelupalvelujen, Muistiliiton materiaalikokonaisuudesta huolehtivan tilausjärjestelmän (sähköinen järjestelmä tai vastaava) sekä niihin liittyvän logistiikan hankintalain mukaisesta kilpailutushankinnasta. Asiakirjassa annetaan yleiskuvaus hankinnan kokoluokasta, taustasta ja tavoitteista sekä hankintamenettelystä ja annetaan ohjeita osallistumishakemuksen tekemiseen. Ehdokkaan tulee käyttää 1) Osallistumishakemuslomaketta (liite 2) ja 2) Referenssilomaketta (liite 3) sekä 3) täyttää HILMAsta löytyvä ESPD-lomake hakeakseen mukaan tarjouskilpailuun (ks. liite 5). 1.2 Muistiliitto tilaajana (toimintaympäristön kuvaus) (myöhemmin tilaaja) on rekisteröity yhdistys, joka toimii muistisairaiden ja heidän läheistensä kansanterveys-, potilas- ja omaisjärjestönä. on valtakunnallinen organisaatio, jolla on jäsenyhdistyksiä 44 paikkakunnalla kautta Suomen. Tämän hankinnan ainoa hankintayksikkö (myöhemmin tilaaja) on. Sosiaali- ja terveysministeriö rahoittaa Muistiliiton toimintaa Veikkauksen tuotoilla. Tehtäviensä luonteesta ja rahoituksellisesta asemastaan johtuen Muistiliitto on julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittama julkisoikeudellinen laitos, johon kyseinen laki soveltuu. Muistiliitolla on laaja painotuotteiden valikoima. Kustannuksien kannalta merkittävin on neljä kertaa vuodessa ilmestyvä Muisti-lehti, jonka painosmäärä vaihtelee ja välillä. Lisäksi valikoimassa on muun muassa kymmeniä erilaisia esitteitä sekä julisteita, roll-upeja ja rintanappeja. Muistiliiton tuottamia painomateriaaleja tilaavat seuraavat tahot: Muistiliitto Muistiliiton 44 jäsenyhdistystä Yksittäisten tilauksien tilausmäärät vaihtelevat yhdistysten muutamien kymmenien esitteiden tilaamisesta laajoihin, Muistiliiton koordinoimiin kymmenientuhansien

3 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä 2 esitteiden tilauskokonaisuuksiin. Tilauksia on keskimäärin 100 kpl per vuosi. Pääosa toimituksista on kotimaahan (Suomeen). Muistiliitto ja sen jäsenyhdistykset voivat tilata kaikkia Muistiliiton materiaaleja. Palveluntarjoaja tarjoaa Muistiliiton ja sen jäsenyhdistysten käyttöön sujuvakäyttöisen tilausjärjestelmän. Tilausjärjestelmä mahdollistaa painotuotteiden tilauksen personoituina, eli niin, että niihin voi ilman erillistä maksua muuttaa tuotteisiin painettavat logot ja yhteystiedot. Tilaukset voi tehdä esimerkiksi sähköisen järjestelmän kautta tai muulla palveluntarjoajan valitsemalla tavalla. Palveluntarjoajan tulee pystyä varastoimaan sujuvaa tilaus- ja jakelutoimintaa vastaava määrä painotuotteita omassa varastossaan. Siitä, mitkä tuotteet säilytetään sopimuskaudella (ja optiovuonna 2021) Muistiliiton tulevan palveluntarjoajan varastossa, sovitaan erikseen sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Muistiliitto ei sitoudu tiettyihin varastointimääriin. Muistiliiton toimintakieli on suomi. Lähes kaikki Muistiliiton materiaalit tuotetaan suomenja ruotsinkielisinä. Palveluntarjoajan asiakaspalvelun sekä tilausjärjestelmän on toimittava vähintään suomen kielellä. Muistiliitto arvostaa tilausjärjestelmän kaksikielisyyttä (suomi ja ruotsi), mutta tämä ei ole välttämätöntä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Siten tarjoajan tulee suoriutua seuraavassa kuvatusta kokonaisuudesta edellä kuvatussa toimintakentässä. 1.3 Hankinnan tavoitteet Hankinnan tavoitteena on löytää Muistiliiton julkaisutoiminnan paino- ja jakelupalveluille luotettava ja asiantunteva yhteistyökumppani, joka suoriutuu kohdassa 1.2 esitellyn toimintaympäristön kohdassa 1.4 mainitusta hankintakokonaisuudesta vuosina sekä mahdollisesti optiovuonna 2021 (ks. kohta 1.5). Muistiliiton nykyinen yhteistyökumppani vastaa paino- ja jakelupalveluista vuoden 2017 loppuun asti. Tavoitteena on, että Muistiliiton paino- ja jakelupalvelut jatkuvat saumattomasti heti vuoden 2018 alusta tässä hankintamenettelyssä valittavan yhteistyökumppanin kanssa niin, että esimerkiksi materiaalitilauksiin ei tule katkosta tai viivettä. 1.4 Hankinnan kohde ja arvo Hankinta koskee vuosien ) Muisti-lehtien sekä Hoitotahtoni- ja Oikeusopas-esitteiden painamista ja jakelua Muisti-lehti: Hoitotahtoni: Oikeusopas: 2) sähköistä tilausjärjestelmää (tai vastaavaa)

4 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä sisältäen Muistiliiton ja sen jäsenyhdistysten tarpeisiin (ks. kohdat 1.2 ja 1.4) sopivan, palveluntarjoajan tarjoaman sähköisen tilausjärjestelmän tai vastaavan (pakollinen vaatimus) josta Muistiliitto ja sen jäsenyhdistykset (ks. kohta 1.2) voivat tilata Muistiliiton painotuotteita ja jonka osalta tarjoaja huolehtii painotuotteiden tilausten vastaanottamisesta ja jakelusta sekä maksuliikenteestä, eli laskuttaa tilausjärjestelmästä tuotteita tilaavaa henkilöä/tahoa (pakollinen vaatimus) josta voi tilata suomen kielellä (pakollinen vaatimus) jossa Muistiliitto ja sen jäsenyhdistykset voivat ilman erillistä kustannusta personoida tilaamansa painomateriaalit niin, että niihin painetaan kyseisen tahon logo ja yhteystiedot (pakollinen vaatimus) jonka käyttäjätunnuksia tai vastaavaa asiakaspalvelua hallitsee palveluntarjoaja (jonouttava karsintakriteeri) jonka päivittämisestä vastaa palveluntarjoaja (jonouttava karsintakriteeri), mutta jonka sisältöjä myös tilaaja (Muistiliitto) voi päivittää (jonouttava karsintakriteeri) jonka tueksi palveluntarjoaja tarjoaa maksuttoman asiakaspalvelun ongelmatilanteisiin (jonouttava karsintakriteeri) josta voi tilata ruotsin kielellä (jonouttava karsintakriteeri) joka on käyttöönotettavissa saumattomasti heti sopimuskauden alusta (jonouttava karsintakriteeri) jota voidaan kehittää tilaajan toiveiden ja tarpeiden mukaisesti (jonouttava karsintakriteeri) 3) Muistiliiton materiaalikokonaisuuden varastointia joka sisältää materiaalien varastokirjanpidon ja muun logistiikan (pakollinen vaatimus) Ks. myös tämän lomakkeen kohta 1.2 Muistiliitto tilaajana. Hankintaan sisältyy optio tilata toimittajalta myös muiden tuotteiden painopalveluja (ks. kohta 1.2). Optiona tilattavien tuotteiden/palvelujen tarkkaa määrää tai sisältöä ei voi Muistiliiton toiminnan sekä rahoituspohjan luonteesta johtuen määrittää kilpailutusajankohdan aikaan syksyllä/talvella Hankinnan ennakoitu arvo on sitoumuksetta noin euroa vuodessa, eli hankintakauden aikana noin euroa mukaan lukien optiovuoden. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankinta-/euromäärään sopimuskauden aikana. 1.5 Sopimuskausi Hankinta koskee vuosia , eli sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on Lisäksi tilaaja varaa oikeuden yhden vuoden (v. 2021) mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viisi (5) kuukautta) ennen sopimuskauden päättymistä. 3

5 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä 4 2 Hankintamenettelyn kuvaus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinnan menettelytapana on rajoitettu hankintamenettely. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 ). Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tilaaja on käyttänyt osallistumishakemusohjeen laadinnassa seuraavia asiantuntijoita: lakimies Kirsi Väätämöinen / SOSTE ry johtaja Markku Silen / Kauppakamari Edellä mainittujen yhtiöiden asiantuntijat ovat esteellisiä toimimaan hankkeessa ehdokkaiden tai tarjoajien neuvonantajina tarjouskilpailun aikana. 2.1 Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely tapahtuu suomen kielellä, ja täten tarjousasiakirjat ja hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä kuin yllä mainitut, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Osallistumishakemus liitteineen sekä tarjous tulee olla laadittu suomeksi. Muistiliiton toimintakieli on suomi. 2.2 Hankintamenettelyn ohjeet ja alustava kulku Mikäli haluatte ilmoittautua ehdokkaaksi tarjouskilpailuun, teidän tulee täyttää osallistumishakemuslomakkeet ja liittää osallistumishakemukseenne pyydetyt asiakirjat. Lomakkeiden sisältöä ei saa muuttaa. Hankintaprosessin vaiheet ja alustavat aikataulut ovat seuraavat: Osallistumishakemusvaihe Osallistumishakemusvaiheessa ehdokkaat hakevat mukaan tarjouskilpailuun täyttämällä osallistumishakemuslomakkeen (liite 2), ESPD-lomakkeen (HILMAssa; ks. lisäksi liite 5, ohjeet), referenssilomakkeen (liite 3) sekä tarvittaessa sitoumuksen ryhmittymälle (liite 7) määräaikaan mennessä tilaajalle (ks. tarkemmat tiedot edempänä). Ehdokkaista valitaan tämän lomakkeen kohdassa 3 (Ehdokkaiden karsinta) esiteltyjen kriteerien perusteella tarjoajat, jotka pääsevät osallistumaan tarjouskilpailuun. Osallistumishakemusvaihe on esikarsinta ennen varsinaista tarjouskilpailua.

6 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä Osallistumishakemusvaiheessa ehdokkaan tulee antaa vastaukset kaikkiin osallistumishakemuslomakkeen sekä referenssilomakkeen kysymyksiin. Jos ehdokas ei vastaa johonkin kysymykseen tai vastaa pakollisia vaatimuksia koskevaan kysymykseen Ei, ehdokas suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Ks. lisäksi ESPDlomaketta koskevat ohjeet ja sisältövaatimukset liitteestä 5. Osallistumishakemusvaiheen kulku on seuraava: julkaisee hankintailmoituksen, osallistumishakemuslomakkeen ja siihen liittyvän referenssilomakkeen (liitteet 2-3), tarjouspyynnön (liite 4) ja muut hankinta-asiakirjat Ehdokkaat voivat esittää osallistumishakemuspyyntöä ja hankintailmoitusta koskevia kysymyksiä Muistiliitolle klo asti sähköpostitse ja niihin vastataan julkisesti Muistiliiton verkkosivuilla ( viimeistään klo Kysymyksiä voi esittää ainoastaan suomen kielellä, ja niihin vastataan ainoastaan suomen kielellä. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei ehdokkaiden tasapuolisen kohtelun nimissä vastata. Vastaukset kysymyksiin esitetään ainoastaan Muistiliiton verkkosivuilla. Kysymyksiin ei vastata sähköpostitse. Ehdokkaan vastuulla on käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta jättäessään. Kysyjän nimeä tai muita ehdokasta koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Osallistumishakemus, referenssilomake, ESPD-lomake sekä tarvittaessa sitoumus ryhmittymälle toimitetaan paperilla JA USB-muistitikulla suljetussa kirjekuoressa viimeistään ke klo :lle. Osallistumishakemus liitteineen tulee jättää postitse: Pasilanraitio 9 B Helsinki Kuoreen merkintä KILPAILUTUS/PAINOPALVELUT Määräajan jälkeen saapuneita osallistumishakemuksia ei oteta huomioon. USB-muistitikulla toimitettavat sähköiset materiaalit tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tarjoaja huolehtii siitä, että tarjous on perillä määräaikaan mennessä. Muistiliitto ei vastaa postin toimitusviiveistä tai muista syistä johtuvista myöhästymisistä. Tarjoaja voi tarkistaa tarjouksen perille saapumisen sähköpostitse (tiedotus@muistiliitto.fi) tai puhelimitse (p ). tarkistaa, ovatko osallistumishakemuksen määräajassa jättäneet ehdokkaat täyttäneet kaikki osallistumishakemuslomakkeessa (liite 2) edellytetyt tiedot ja vakuuttaneet täyttävänsä soveltuvuutta koskevat ehdot. Soveltuvuusehtoja täyttämättömiä ehdokkaita ei hyväksytä mukaan tarjouskilpailuun. Ehdokkaiden ei edellytetä toimittavan kaikkia soveltuvuutta osoittavia asiakirjoja osallistumishakemuksen mukana, vaan osassa vaatimuksista riittää, että tarjoaja vakuuttaa täyttävänsä vaatimuksen, ja toimittavansa pyynnöstä asian todistavat selvitykset. Voittavalta tarjoajalta tullaan tarkistamaan kaikki 5

7 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä 6 soveltuvuuteen liittyvät asiakirjat ennen lopullista hankintapäätöstä. Tilaaja varaa myös oikeuden tarkastaa soveltuvuutta osoittavat asiakirjat menettelyn kestäessä kaikilta mukana olevilta ehdokkailta. Muistiliitto valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joille tarjouspyyntö (liite 4) lähetetään. Muistiliitto valitsee viisi (5) tarjoajaa, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. Jos vähimmäisehdot täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin 5, soveltaa Muistiliitto referenssilomakkeessa (liite 3) olevia jonouttavia karsintakriteerejä eli ehdokkaiden vertailuperusteita 5-7 osallistujan valitsemiseksi tarjouskilpailun seuraavaan vaiheeseen. tekee to tarjouskilpailuun hyväksyttyjen tahojen päätöksestä kirjallisen valituskelpoisen päätöksen, jolla se ilmoittaa valitsemansa 5-7 tarjoajaa, jotka jatkavat tarjouskilpailun seuraavaan vaiheeseen. Päätös annetaan tiedoksi kaikille osallistumishakemuksen tehneille ehdokkaille Tarjouspyyntövaihe Tarjouspyyntövaiheessa käsittelyn kohteena on tarjoajien tekemä hankinnan kohdetta koskeva tarjous liitteineen. Tarjouspyyntövaiheen ratkaisuperusteet ilmoitetaan tarjouspyynnössä (liite 4) ja ne liittyvät hankinnan kohteeseen. Vaiheen kulku: lähettää to hankintailmoituksessa julkaistun tarjouspyynnön (liite 4) jatkoon kohdassa valituille ehdokkaille. Tarjouspyyntö lähetetään vain tarjoajiksi valituille. Tarjoajat voivat esittää tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä Muistiliitolle to klo asti sähköpostitse (kilpailutus@muistiliitto.fi) ja niihin vastataan julkisesti Muistiliiton verkkosivuilla ( viimeistään ma klo Kysymyksiä voi esittää ainoastaan suomen kielellä, ja niihin vastataan ainoastaan suomen kielellä. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei tarjoajien tasapuolisen kohtelun nimissä vastata. Vastaukset kysymyksiin esitetään ainoastaan Muistiliiton verkkosivuilla. Kysymyksiin ei vastata sähköpostitse. Tarjoajan vastuulla on käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta jättäessään. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Tarjoajat antavat lopulliset tarjouksensa viimeistään ma klo Tarjous kaikkine liitteineen tulee toimittaa paperilla JA USB-muistitikulla postitse: Pasilanraitio 9 B Helsinki Kuoreen merkintä KILPAILUTUS/PAINOPALVELUT Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

8 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä USB-muistitikulla toimitettavien liitteiden tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tarjoaja huolehtii siitä, että tarjous on perillä määräaikaan mennessä. Muistiliitto ei vastaa postin toimitusviiveistä tai muista syistä johtuvista myöhästymisistä. Tarjoaja voi tarkistaa tarjouksen perille saapumisen sähköpostitse tai puhelimitse (p ). arvioi tarjouspyyntöön saadut tarjoukset tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien mukaan ja tekee pe toimittajavalinnan Hankintapäätösvaihe Hankintapäätösvaiheessa tarkistaa, että hankintamenettelyn aikana annetut lupaukset ja vakuutukset pitävät paikkansa ja tekee hankintapäätöksen tarjouspyynnön kriteereiden ja lopullisten tarjousten vertailun pohjalta. Muistiliitto valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Mikäli tässä vaiheessa havaitaan, että tarjoaja ei täytä osallistumishakemuslomakkeessa kuvattuja vähimmäissoveltuvuusehtoja, tilaajalla on oikeus hylätä tarjous ja tarkistaa, täyttääkö toiseksi tullut tarjoaja vähimmäisehdot. tekee kirjallisen hankintapäätöksen tarjouskilpailun voittajasta. Päätös on valituskelpoinen, ja se annetaan ma tiedoksi kaikille tarjouksen tehneille. ryhtyy neuvottelemaan sopimuksesta tarjouskilpailun voittajan kanssa hankintasopimuksen ja hankinnan toteuttamisesta. Muistiliitto pidättää oikeuden neuvotella sopimusvaiheessa toteuttamisen niistä yksityiskohdista, jotka vaativat vielä tarkennusta. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi hankintasopimus allekirjoitetaan. Tavoitteena on allekirjoittaa sopimus ti Ehdokkaiden valinta tarjouspyyntövaiheeseen Seuraavassa on kuvattu ratkaisuperusteet sille, ketkä tarjoajista etevät osallistumishakemusvaiheesta tarjouspyyntövaiheeseen. Vähimmäisvaatimukset Vähimmäisvaatimukset on esitetty osallistumishakemuslomakkeella (liite 2) ja referenssilomakkeella (liite 3), jotka ehdokkaan tulee kaikilta osin täyttää. Lisäksi ehdokkaan on täytettävä Hankintalain 87 :n mukainen ESPD-lomake (HILMAssa). Vain nämä vaatimukset täyttävä tarjoaja voi päästä tarjouspyyntövaiheeseen (kohta 2.2.2). Ehdokkaiden vertailu Jos vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin valittavia tarjoajia, tilaaja vertailee osallistumishakemuksia ja valitsee ehdokkaista 5-7 tarjoajaa seuraavin perustein:

9 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä Ehdokkaita vertaillaan referenssilomakkeessa (liite 3) ilmoitettujen referenssien perusteella. Arviointi tehdään kaikki referenssit kattavana kokonaisarviona. Maksimissaan kukin ehdokas voi saada sata (100) pistettä. Vertailussa huomioidaan referenssien vastaavuus hankinnan kohteena olevaan palveluun. Pisteitä saa siitä, että referenssikuvauksissa pystytään osoittamaan, että tarjoajalla on osaamista ja resurssit tuottaa Muistiliiton julkaisutoiminnan tarpeisiin vastaavaa, suuruusluokaltaan ja sisällöltään vastaavankaltaista kokonaisuutta (ks. tämän lomakkeen (liite 1 Osallistumishakemuspyyntö) kohdat 1.2 ja 1.4). Maksimissaan tarjoaja voi näin saada 20 pistettä per taulukko, eli yhteensä enintään 60 pistettä. Ehdokkaat saavat viisi (5) pistettä jokaisesta KYLLÄ-vastauksesta taulukossa 3 lueteltuihin jonouttaviin karsintakriteereihin. Yhteensä näin voi siis saada maksimissaan 8 x 5 = 40 pistettä. Pisteytys perustellaan sanallisesti. Referenssilomakkeen taulukossa 3 lueteltuja pakollisia vaatimuksia ei pisteytetä, sillä jokaisen hyväksytyn ehdokkaan on vastattava jokaiseen niitä koskevaan kysymykseen KYLLÄ. Lopuksi kunkin ehdokkaan saamat pisteet lasketaan yhteen. Ehdokkaat asetetaan pisteiden mukaiseen paremmuusjärjestykseen. Näin valitaan 5-7 eniten pisteitä saanutta tarjoajaa, joille lähetetään tarjouspyyntö ja jotka siten jatkavat kilpailutuksen tarjouspyyntövaiheeseen (ks. kohta 2.2.2). 8 4 Asiakirjajulkisuus ja tietojen luottamuksellisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Osallistumishakemuksien liitteinä toimitettuihin asiakirjoihin sisältyvät liike- ja ammattisalaisuudet eivät tule asianosaisjulkisiksi. Osallistumishakemukseen on selkeästi merkittävä selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta osallistumishakemuksessa. Lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet on kirjattava osallistumishakemuslomakkeeseen (liite 1). Toimittaessaan asiakirjoja hankintayksikölle ehdokkaan on toimitettava ne kahtena eri versiona: 1) Asianosaisjulkinen versio. Versiosta tulee olla poistettu kaikki ehdokkaan liike- ja ammattisalaisuuksinaan pitämät tiedot. Versiosta ei saa poistaa mitään muita kuin salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuustietoja. 2) Salassapidettävä versio. Versio sisältää kaikki asiakirjakokonaisuuden osat (mukaan lukien liike- ja ammattisalaisuudet). Tähän versioon on myös merkittävä, mitkä tiedot ovat sellaisia, joita ei ole asianosaisjulkisessa versiossa.

10 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä Eri versioiden on oltava aina paperisina erillisiä niteitä ja sähköisessä muodossa niiden on oltava erillisissä sähköisissä kansioissa. Osallistumishakemus liitteineen toimitetaan aina sekä paperisena että sähköisenä (ks. ohje kohdasta 2.2.1). Jos liike- ja ammattisalaisuuksia ei ilmoiteta edellä vaaditulla tavalla, Muistiliitolla on oikeus katsoa, että asiakirjan tietoihin ei sisälly liike- ja ammattisalaisuuksia. Se, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot salassa pidettäviä tietoja, vai asianosaisjulkisia, ratkaistaan julkisuuslain perusteella. Hinta ei voi olla liikesalaisuus. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. 9 5 Osallistumishakemuksen tekemistä koskevat vaatimukset 5.1 Hankintamenettelyn kieli Ks. kohta Ryhmittymänä tarjoaminen Osallistumishakemus ja tarjous voidaan jättää ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Osallistumishakemuksessa tulee ilmoittaa, että hakemus on tehty ryhmittymänä. Myös ryhmittymän jäsenet tulee ilmoittaa osallistumishakemuksessa. Kaikki osallistumishakemusohjeen ja sen liitteiden sekä tarjouspyynnön ehdokasta ja tarjoajaa koskevat vaatimukset koskevat myös ehdokkaana tai tarjoajana olevaa ryhmittymää. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista allekirjoittamalla hankintasopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, jos ryhmittymä tulee valituksi. Ryhmittymän jäsenten tulee osallistumishakemuksensa liitteenä antaa kirjallinen sitoumus voimavarojensa luovuttamisesta ryhmittymän käyttöön. 5.3 Ulkomainen ehdokas Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella, vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.

11 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä Kokonaisvastuullinen toimittaja ja alihankkijat Muistiliitto edellyttää osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättäneeltä ehdokkaalta kokonaisvastuullisen palvelun tarjoamista Muistiliitolle. Kokonaisvastuullisen toimittajan on vastattava kokonaisuudessaan tarjouspyynnön mukaisesta palvelusta. Kokonaisvastuullisen toimittajan oikeudellista muotoa ei rajoiteta. Jos ehdokas vetoaa alihankkijan voimavaroihin, kyseisen alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Ehdokkaalla ei ole oikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jonka se on ilmoittanut osallistumishakemuksessa. Alihankkijoiden toiminnasta ehdokas vastaa kuin omastaan. 5.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä, sillä tässä hankinnassa kuvattu palvelu on yhtenäinen kokonaisuus. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5.6 Muut ehdot Jättämällä osallistumishakemuksen ehdokas hyväksyy hankintailmoituksessa ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Ehdokkaalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta, tarjouksesta, hankintamenettelyyn osallistumisesta eikä muista hankintamenettelyyn liittyvistä toimista. 5.7 Hankintamenettelystä poissulkeminen Ehdokas, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien ja/tai puutteellisten tietojen antamiseen, voidaan sulkea pois hankintamenettelystä. Hankintamenettelyn ulkopuolelle voidaan sulkea ehdokas, jota koskee hankintalain 81 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintamenettelystä suljetaan pois ne ehdokkaat, jotka eivät täytä ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Hankintamenettelystä suljetaan pois myös ehdokas, joka on syyllistynyt tai jonka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on syyllistynyt hankintalain 80 :ssä mainittuihin rikoksiin. Mitä ehdokkailta vaaditaan osallistumishakemuksen jättämisen hetkellä, vaaditaan myös myöhemmin tarjouksen tekemisessä. Ehdokas, joka tarjouksentekohetkellä ei täytä soveltuvuuden vaatimuksia, suljetaan lopullisessa tarjouskilpailussa ulkopuolelle.

12 Osallistumishakemuspyyntö koskien :n Muisti-jäsenlehden ja Hoitotahtoni sekä 11 Helsinki Eila Okkonen toiminnanjohtaja Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liite 4: Liite 4A: Liite 4B: Liite 4C: Liite 4D: Liite 4E: Liite 4F: Liite 5: Liite 6: Liite 7: Osallistumishakemuspyyntö Osallistumishakemuslomake (palautettava osallistumishakemusvaiheessa täytettynä) Referenssilomake (palautettava osallistumishakemusvaiheessa täytettynä) Tarjouspyyntö Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus Hintalomake Sopimusluonnos JYSE 2014 palvelut: vm.fi/documents/10623/307565/jyse+palvelut/564be8e8-8ed1-4b44-a e54f6348e ESPD-ohje ja sisältövaatimukset ESPD-lomake, kooditiedosto (palautettava osallistumishakemusvaiheessa täytettynä) Sitoumus ryhmittymälle (palautetaan tarvittaessa ks. ohje kys. dokumentista)