Pienhankintaohje kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat

Transkriptio

1 Pienhankintaohje kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Hyväksytty Keravan kaupunginhallituksen päätöksellä Muutettu kohta 13.2 Keravan kaupunginjohtajan päätöksellä

2 1. PÄÄTÖSVALTA HANKINTA-ASIOISSA PIENHANKINTAOHJEEN SOVELTAMISALA KYNNYSARVOT HANKINNAN ENNAKOIDUN ARVON LASKEMINEN SOPIMUSTOIMITTAJIEN KÄYTTÄMINEN PIENHANKINTOJEN SUORITTAMINEN Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on euroa Terveydenhoito - ja sosiaalipalveluiden hankinnat, joiden arvo on alle euroa Rakennusurakat, joiden arvo on alle euroa Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset HANKINTAMENETTELYT PIENHANKINNOISSA Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely TARJOUSPYYNNÖN SISÄLTÖ TARJOUSAIKA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN/TIEDOTTAMINEN VERTAILUPERUSTEET JA LAATUTEKIJÄT PIENHANKINNOISSA TARJOAJAN KELPOISUUDEN ARVIOINTI PIENHANKINNOISSA HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Hankintapäätöksen ja -sopimuksen tekeminen Hankintapäätöksen tiedoksianto LASKUTUS JA TOIMITUKSEN/SOPIMUKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANON VALVONTA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS MUUTOKSENHAKU Hankintaoikaisu Oikaisuvaatimus Kunnallisvalitus KIRJAAMINEN DIAARIIN...11

3 3 Johdanto Kunnan on kilpailutettava hankintansa. Tässä ohjeessa käsitellään kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, joista käytetään nimitystä pienhankinta. Ohjeessa otetaan kantaa siihen, milloin hankinnassa on kysymys pienhankinnasta ja ohjeistetaan tavat, miten pienhankintoja tulee tehdä. Hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tulee noudattaa näitä ohjeita, muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon periaatteita. Hallintolain, kuntalain sekä EY:n perustamissopimuksen mukainen avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus -periaatteet koskevat kaikkia hankintoja kynnysarvoista riippumatta. Kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta on oma, erillinen hankintaohje.

4 4 1. Päätösvalta hankinta-asioissa Hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Hankintapäätöksen tekevä toimielin tai viranhaltija ratkaisee myös, miten alle euroa maksavat hankinnat suoritetaan. 2. Pienhankintaohjeen soveltamisala Pienhankintaohjetta sovelletaan tavara- ja palveluhankintoihin, joissa hankinnan veroton kokonaisarvo on alle euroa. Mikäli tavara- tai palveluhankinta on kilpailutettu noudatetaan voimassaolevaa hankintasopimusta. Sosiaali- ja terveyspalveluiden osalta ohje soveltuu kokonaisarvoltaan alle euron ja rakennusurakoissa alle euron alle jääviin hankintoihin. 3. Kynnysarvot EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Kansalliset kynnysarvot: 1. Tavarat ja palvelut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut Rakennusurakat Hankintalain mukaan hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella. Noudatettaville hankintamenettelyille asetetut vaatimukset vaihtelevat riippuen hankinnan taloudellisesta arvosta. 4. Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Ennen hankinnan kilpailuttamista on laskettava hankinnan ennakoitu arvo. Ennakoidun arvon laskemisella selvitetään, mitä säännöksiä hankintaan sovelletaan. Hankinnan arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa.

5 5 Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankinnan vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintaan mahdollisesti sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille ja tarjoajille maksettavat palkkiot tai muut maksut. Mikäli kyseessä on useamman hankintayksikön yhteishankinta, hankinnan ennakoitu arvo on kaikkien sopimuskokonaisuuksien yhteenlaskettu arvo. Määräaikaisissa sopimuksissa ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä koko sopimuskauden sekä optioajan voimassaolon aikaista kokonaisarvoa. Toistaiseksi voimassaolevien sopimusten osalta käytetään 48 kuukauden arvoa. Puitejärjestelyissä ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvoa. Ennakoidun arvon laskentasäännöillä pyritään estämään hankintojen pilkkominen ja ilmoitusvelvollisuuden kiertäminen. Vaikka pienhankintoja ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, kysymys hankinnan jakamisesta osiin keinotekoisesti ja lain soveltamisen välttämiseksi on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia. Kun hankintayksiköllä on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittäisinä hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon, mutta tilikauden ajalta yhteenlaskettuna ylittävät sen selkeästi, ovat hankinnat kilpailutettava suurempana kokonaisuutena kerralla hankintalain mukaisena puitejärjestelynä. 5. Sopimustoimittajien käyttäminen Ennen hankintaprosessin käynnistämistä tulee tarkistaa onko tuote tai palvelu jo kilpailutettu ja onko hankinnan kohteesta solmittu puitesopimus. Mikäli hankinnan kohde on jo kilpailutettu, tehdään hankinta puitesopimuksen perusteella. Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa (max. 4 vuotta) tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat, alennusehdot, toimitusehdot ja tilausmenettelyt. Hankinta on tehtävä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Ainoastaan poikkeustapauksissa ja perustellusta syystä hankintoja voi tehdä sopimusten ulkopuolelta. Poikkeamisen syynä voi esimerkiksi olla, että tarvittavaa tavaraa tai palvelua ei ole saatavissa muilta toimittajilta, tai kyse on yksittäisen asiakkaan hoito- tai asiakassuhteen jatkamisesta keskeytymättä. 6. Pienhankintojen suorittaminen 6.1 Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on alle euroa Kun kyseessä on alle euron hankinta eikä tavaraa tai palvelua ole saatavissa sopimustoimittajalta, voi hankinnan suorittaa suorahankintana ilman varsinaista kilpailuttamista mahdollisimman kokonaistaloudellisesti. Usein on aiheellista tehdä puhelinsoittokierros tai hakea Internetin kautta hinta- ja tuotetietoja hankinnan kohteesta ennen tilauksen tekoa. Hankinnasta ei tarvitse tehdä kirjallista päätöstä eikä hankintailmoitusta. Tilaukset on pääsääntöisesti tehtävä kirjallisesti (sähköposti, faksi, Internet) sovittujen tilausehtojen dokumentoimiseksi. 6.2 Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on euroa Mikäli euron arvoista hankintaa ei voida tehdä sopimustoimittajalta, menetellään seuraavasti:

6 6 Hankinnasta lähetetään samanaikaisesti sähköpostitse, postitse tai faksilla tarjouspyyntö vähintään 2-5:lle tiedossa olevalle toimittajalle. Tarjouksen tekemiselle on varattava kohtuullinen aika hankinnan luonteesta riippuen esim. 1-2 viikkoa. Tarjoukset pyydetään toimittamaan sähköpostitse, postitse tai faksilla. Hankinnasta tehdään päätös. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi vähintään käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty, ketkä ovat antaneet tarjouksen ja voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen. Päätökseen liitetään hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje. Tilaukset on tehtävä kirjallisesti (sähköposti, faksi, Internet) sovittujen tilausehtojen dokumentoimiseksi. Hankintapäätöksestä ja sopimuksesta tarkemmin kohdassa 13. Mikäli hankinnan arvo on vähintään euroa, on ennen päätöksen tekemistä varmistettava tuleeko tilaajavastuulaki sovellettavaksi. kts. kohta 6.5. Erityisillä perusteilla kilpailuttaminen voidaan jättää tekemättä myös alle euron hankinnoissa. Erityisiä perusteita arvioitaessa on huomattava, että tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää yleensä hankinnan kilpailuttamista. Neuvottelumenettely ja suora hankinta voivat tulla myös kyseeseen, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta. Vedottaessa tällaisiin erityisiin perusteisiin on vähintään euron hankinnasta aina tehtävä kirjallinen hankintapäätös (suorahankintapäätös). Tästä päätöksestä on selvittävä perusteet hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle. 6.3 Terveydenhoito - ja sosiaalipalveluiden hankinnat, joiden arvo on alle euroa Hankinnoissa noudatetaan samoja eurorajoja, periaatteita ja menettelytapoja (kohdat 6.1 ja 6.2) kuin muissa kansallisen kynnysarvon alittavissa tavara- ja palveluhankinnoissa (pienhankinnoissa). 6.4 Rakennusurakat, joiden arvo on alle euroa Pienimmät urakat hankitaan ensisijaisesti suoraan kilpailutetuilta sopimustoimittajilta. Alle euron urakoissa menetellään samojen periaatteiden mukaisesti kuin kohdissa 6.1 (hankintaarvo alle euroa) ja 6.2 (hankinta-arvo euroa). Urakan arvon ollessa euroa kun sopimustoimittajaa ei ole käytettävissä: Lähetetään kirjallinen tarjouspyyntö vähintään 3-5 urakoitsijalle. Tarjouspyyntöön liitetään lomake jolla tarjoajien tulee vahvistaa, että he ovat hoitaneet kaikki lakisääteiset velvoitteensa (kts. kohta 6.5). Hankinnasta tehdään päätös. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi vähintään käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty, ketkä ovat antaneet tarjouksen ja voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen. Päätökseen liitetään hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje. Hankinnasta on tehtävä erillinen kirjallinen sopimus, kun urakan arvo on vähintään Sopimuksen tekijän tehtävänä on ennen sopimuksen allekirjoittamista varmistaa, että tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät. 6.5 Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) tuli voimaan Lain mukaan työn tilaajalla on velvollisuus selvittää sopimuskumppaninsa valmiuksia hoitaa lainmukaisia velvoitteita. Lain velvoitteet tulee huomioida hankintaa tehtäessä ja valmistelussa.

7 7 Tilaajavastuulain mukaan vaadittavat selvitykset ovat: Selvitys yrityksen merkitsemisestä ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin sekä työnantajarekisteriin, mikäli lainsäädäntö tätä edellyttää Kaupparekisteriote Todistus verojen maksamisesta Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja maksujen suorittamisesta Selvitys vuokratyövoiman ja alihankintatyön käyttämisestä Selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla 3 kk vanhempia. Lisätietoja tilaajavastuulaista Työ- ja elinkeinoministeriön oppaasta osoitteessa: Muut vaadittavat selvitykset on harkittava erikseen hankinnan luonne huomioiden. 7. Hankintamenettelyt pienhankinnoissa 7.1 Avoin menettely Avoimessa menettelyssä tarjouksentekijöiden määrää ei ole rajoitettu. Jokainen halukas voi tehdä tarjouksen. Avoin menettely tulee kysymykseen lähinnä silloin, kun pienhankinnasta ilmoitetaan kunnan Internet-sivuilla ja/tai Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä. Päätöksentekovelvollisuudesta ks. luku Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä pyydetään tarjouksia etukäteen hyviksi ja luotettaviksi arvioiduilta vähintään 2-5 toimittajalta ilman julkista ilmoittelua. Päätöksentekovelvollisuudesta ks. luku Neuvottelumenettely Pienhankinnoissa voidaan käyttää neuvottelumenettelyä tilanteissa, joissa hankintatarpeen ratkaisemiseksi löytyy useita vaihtoehtoja. Hankintaprosessi pääpiirteissään: Määritellään hankintatarve ja hankintaan liittyvät tavoitteet neuvottelujen pohjaksi Suoritetaan tarvittaessa markkinakartoitus mahdollisista toimittajista Käydään neuvottelut hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista esim. puhelimitse ja sähköpostitse (vähintään kolmen soveltuvan toimittajan kanssa) Tarjoajilta saadut tiedot dokumentoidaan tai Pyydetään valitun toteuttamisvaihtoehdon mukaiset kirjalliset tarjoukset toimittajilta Tehdään edellisten perusteella perusteltu hankintapäätös kirjallisena Päätös asianosaisille hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen. 8. Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi (tai tarjoajalle on ilmoitettava) vähintään seuraavat tiedot: Hankinnan kuvaus (hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset) Käytetty hankintamenettely Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava Tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset ja luettelo vaadittavista selvityksistä kelpoisuuden

8 8 todentamiseksi Määräaika tarjouksen tekemiselle Osoite, johon tarjous on toimitettava Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet Pyydettävä tarjoajan sähköpostiosoite, jos käytetään sähköistä päätöksen tiedoksiantoa. Maininta siitä, että molempia osapuolia sitova hankintasopimus syntyy kun sopimus on allekirjoitettu, mikäli kyseessä on vähintään 7500 arvoinen urakka tai palveluhankinta Maininta siitä, että tilaus voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Lisäksi tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi sellaiset kaupalliset ja muut sopimusehdot, joilla on merkitystä tarjouksen tekemisessä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi: Maksuehto (yleensä 30 pv netto) Viivästysseuraamukset enintään korkolain mukaiset Sähköisen laskutuksen käyttömahdollisuus Toimitusaika Toimitusehdot Toimitusosoite Sovellettavat yleiset sopimusehdot (JYSE tavarat 2009, JYSE palvelut 2009, YSE 1998, KSE 1995, JIT 2007 jne.) 9. Tarjousaika Tarjouksen tekemiselle on varattava kohtuullinen ja riittävä aika hankinnan luonteesta riippuen (yleensä vähintään 1-2 viikkoa). Tarjoukset voidaan toimittaa postitse, sähköpostitse tai faksilla. 10.Hankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen Pienhankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen voidaan tehdä kirjallisesti lähettämällä tarjouspyynnöt postitse tai sähköisesti sähköpostina, faksilla tai viemällä tarjouspyyntömateriaali kunnan/kaupungin kotisivuille Internetiin. Kotisivujen käyttöä suositellaan, koska yleisen avoimuusperiaatteen ja hankintalain perusperiaatteiden mukaan julkisissa hankinnoissa tulee soveltaa avoimuutta. Mikäli hankintayksikön tiedossa ei ole riittävästi yrityksiä, joille tarjouspyynnön voisi lähettää tai se haluaa tavoitella toimittajia, jotka eivät ole hankintayksikön tiedossa, voidaan hankinnasta ilmoittaa kunnan/kaupungin kotisivuilla Internetissä ja HILMA hankintailmoitusjärjestelmässä 11.Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa Kirjallisessa tarjouspyynnössä yksilöidään ja määritellään hankinnan kohde sekä esitetään muut vaadittavat tiedot vertailukelpoisten tarjousten saamiseksi. Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä, että kysymyksessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnan ratkaisuperusteina voivat olla kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Jos hankinnan ratkaisuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, pitää tarjouspyynnössä määritellä selkeästi mitattavissa/arvioitavissa olevat tarjousten vertailuperusteet ja niiden pohjalta päättää hankinnasta. Muita perusteita ei saa käyttää. Vertailuperusteina voi olla mm. hinta, laadulliset perusteet, maksuehto, toimitusehto, toimitusaika, sähköisen tilauksen käyttömahdollisuus, sähköisen verkkolaskutuksen käyttömahdollisuus, maksuton käyttökoulutus/käytön opastus, maksuton asennus, palvelunsuorittajan kokemus vastaavasta työstä, palvelunsuorittajan koulutustausta, takuun sisältö, takuuaika, raportointi, tuotteen elinkaarikustannusvertailu, huoltohinta, huollon vasteaika, varaosien taattu toimitusaika ja ympäristöasioiden huomioiminen. Pienhankinnoissa hankinnan vertailu-/valintaperusteissa voidaan käyttää painoarvoja/pisteytystä tai voi-

9 9 daan ilmoittaa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys. Vertailuperusteet ja niiden painoarvo tai tärkeysjärjestys on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Vertailuperusteet eivät saa olla syrjiviä. Jos ratkaisuperusteena käytetään halvinta hintaa, on kaksi tapaa toimia: A) Mikäli ratkaisuperusteena tarjouspyynnössä ilmoitetaan vain halvin hinta, niin mitään muuta ratkaisuperustetta ei tarjousvertailussa saa käyttää. B) Jos halvin hinta -perusteeseen halutaan kytkeä laadullisia ym. tekijöitä, on hankittavan tuotteen tai palvelun minimivaatimukset kuvattava tarjouspyynnössä ehdottomina edellytyksinä (laadulliset sekä muut ominaisuudet ja muut keskeiset hankintaan liittyvät seikat kuten maksuaika, toimitusehto). Tarjouspyynnössä asetetut minimivaatimukset täyttävistä tarjouksista tarjouskilpailun voittaa se, joka on hinnaltaan halvin. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä tulee hankinnan vertailu- ja ratkaisuperusteet, vaadittavat asiakirjat ja muut tekijät suhteuttaa hankinnan luonteeseen ja kokonaisarvoon. 12.Tarjoajan kelpoisuuden arviointi pienhankinnoissa Pienhankinnoissa voi joissain tapauksissa olla perusteltua sisällyttää tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja valinta hankintamenettelyyn. Jos esimerkiksi hankinta joudutaan toteuttamaan nopealla aikataululla ja tiedot potentiaalisista toimittajista ja heidän osaamisestaan ovat puutteelliset, on tarkoituksenmukaista sisällyttää hankinnan kannalta oleellisia soveltuvuusehtoja tarjouspyyntöön. Hankintoja, joissa perinteinen tarjoajien soveltuvuuden hankintakohtainen arviointi voi olla tarpeellista, ovat mm. sellaiset palveluhankinnat, jotka edellyttävät toimilupia (esim. liikennelupa) tai tiettyä ammatillista pätevyyttä (esim. lääkäripalvelut). Lasten ja nuorten parissa toimivilta palvelutuottajilta vaaditaan lähes poikkeuksetta rikostaustan selvittämistä. Toimittajaksi saa valita vain tarjoajan, jolla on tekniset, taloudelliset ja muut tarvittavat edellytykset hankinnan toteuttamiselle. Jos tarjoajalta edellytetään tiettyjen kelpoisuusehtojen täyttämistä, voidaan siihen liittyvät selvitykset vaatia tarjouksen liitteenä tai tarjouksen tekemistä helpottaa ja nopeuttaa siten, että tarjoajilta ei edellytetä asetettuihin ehtoihin liittyvien asiakirjojen ja todistusten toimittamista tarjouksen yhteydessä. Tarjoaja vakuuttaa kelpoisuusehtojen täyttymisen allekirjoittamalla lomakkeen johon ehdot on valmiiksi laadittu. Lomake palautetaan hankintayksikölle tarjouksen liitteenä. Tarjouskilpailun voittajalta pyydetään ko. kelpoisuustodistukset nähtäväksi ennen hankinnasta päättämistä. 13.Hankintapäätös ja sopimus 13.1 Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen Kaikista vähintään 6000 euron arvoisista hankinnoista tehdään kirjallinen hankintapäätös. Päätöksen perusteluissa tulee ilmetä hankinnan luonteesta riippuen hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö, käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty ja ketkä ovat määräaikaan mennessä antaneet tarjouksen ja mitkä tarjoukset ovat saapuneet myöhässä ja tämän vuoksi hylätään. Päätöksen perusteluista on käytävä ilmi, miten tarjousten vertailu suoritettiin ja millä perusteella voittaja tuli valituksi. Päätös lähetetään tiedoksi hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen kaikille tarjoajille. Arvoltaan vähintään 7500 arvoisesta palveluhankinnasta on tehtävä hankintapäätöksen lisäksi erillinen kirjallinen hankintasopimus, jolloin hankintapäätökseen otetaan ehto jonka mukaan sopimusosapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Muina vaihtoehtoisina ajankohtina, joita tulee kuitenkin käyttää vain poikkeuksellisesti, voidaan käyttää esim. päätöksen lainvoimaisuutta, rakennushankkeissa rakennus- tai ympäristöluvan lainvoimaisuutta jne.

10 10 Muissa tapauksissa sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on varmistettava, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista Hankintapäätöksen tiedoksianto (muutettu ) Pienhankintaa koskeva päätös voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi sähköisesti. Tämän vuoksi tarjouspyynnössä tulee vaatia tarjoajaa ilmoittamaan sähköinen yhteystietonsa sekä se, suostuuko tarjoaja sähköisen tiedoksiannon käyttämiseen. Sähköinen tiedoksianto voidaan suorittaa vain tarjoajan tarjouksessaan tätä tarkoitusta varten ilmoittamaan osoitteeseen. Sähköisen tiedoksiannon käyttäminen: - Päätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje annetaan tiedoksi kirjallisena niille, joita asia koskee ja jotka ovat antaneet suostumuksensa sähköisen tiedoksiannon käyttämiseen. - Päätös annetaan tiedoksi sähköisellä välineellä (sähköpostilla, faksilla) siten, että allekirjoitettu päätös skannataan ja liitetään sähköpostiin (myös päätöksen liitteet samoin kuin postitettaessa on oltava liitettynä mukaan). - Päätöstä koskevaan viestiin on merkittävä, minä päivänä se on lähetetty vastaanottajalle (sähköpostijärjestelmän antama lähetysaika ei siis riitä). Päätöksen katsotaan tulleen vastaanottajan tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Päätös voidaan antaa tiedoksi edelleen myös perinteisesti kirjemuodossa, jolloin vastaanottajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä. 14.Laskutus ja toimituksen/sopimuksen täytäntöönpanon valvonta Tilauksen yhteydessä on toimittajalle annettava ohjeistus kunnan/kaupungin käytössä olevasta laskutuskäytännöstä ja ohjeet sähköisen verkkolaskun käytöstä. Tilaajan on valvottava itse tai nimettävä vastuuhenkilö valvomaan, että toimitus on tilauksen/sopimusehtojen mukainen. Sopimusrikkomuksesta on toimittajaa reklamoitava välittömästi ja esitettävä mahdolliset vaateet tai pidätettävä oikeus niiden esittämiseen. Maksuehdoissa tulee pyrkiä mahdollisimman pitkään maksuaikaan. Mielellään käytetään ehtona 30 päivää netto siitä, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Viivästyskoron tulee olla enintään voimassa olevan korkolain mukainen. 15.Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan julkisuuslakia (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta /621). Hankintaa koskeva asiakirja tulee julkiseksi asianosaisille sitten kun hankinta- tai poissulkemispäätös on tehty liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta. Yleisesti julkiseksi hankintapäätökseen liittyvät asiakirjat tulevat sitten, kun sopimus on tehty. Liike- ja ammattisalaisuudet ovat tällöinkin salassa pidettäviä tietoja. Tarjouksentekijän ilmoitus siitä, mitä tietoja pitää liike- ja ammattisalaisuuksina, ei määrää asiakirjojen julkisuutta, vaan kunta päättää mikä on julkisuuslain mukaan salassa pidettävää. Tarjouspyynnöissä on vaadittava, että tarjoukset laaditaan siten, että sellaiset asiakirjat, joissa tarjoajan mielestä on liike- ja ammattisalaisuuksia, ovat tarjouksen erillisenä liitteenä ja/tai sellaiset kohdat on merkittävä selvästi merkinnällä ei-julkinen.

11 11 16.Muutoksenhaku Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa sovelletaan hankintalain mukaista hankintaoikaisua sekä kuntalain määräyksiä muutoksenhaun osalta. Päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi omasta tai tarjoajan aloitteesta poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkaista asia uudelleen, jos tehty ratkaisu perustuu virheelliseen menettelyyn. Hankintaoikaisun tekeminen ei vaadi asianosaisen suostumusta. Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisu 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun 60 päivän kuluessa siitä, kun hankintapäätös on tehty. Hankintayksikön on ilmoitettava välittömästi asianosaisille hankintaoikaisun vireille tulosta. Hankintaoikaisua ei voi tehdä päätöksestä, josta on tehty hankintasopimus Oikaisuvaatimus Päätökseen tyytymättömällä asianosaisella tai kunnan jäsenellä on oikeus tehdä kirjallinen oikaisuvaatimus kunnan muiden viranomaisten kuin valtuuston päätöksistä. Oikaisuvaatimus tehdään toimivaltaiselle toimielimelle ja se on kunnallisvalituksen pakollinen esivaihe. Oikaisuvaatimus on toimitettava toimivaltaiselle toimielimelle ennen viraston aukioloajan päättymistä neljäntoista (14) päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista Kunnallisvalitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen haetaan muutosta kirjallisella kunnallisvalituksella. Kunnallisvalitus on tehtävä hallinto-oikeudelle 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnallisvalituksen voi tehdä asianosainen ja kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen johdosta tehtyyn päätökseen saa hakea muutosta vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Jos päätös on oikaisuvaatimuksen vuoksi muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös muut asianosaiset ja kunnan jäsenet. Valituksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muutoin lainvastainen. 17.Kirjaaminen diaariin Hankinta-asiakirjojen diarioinnista on annettu erillinen ohje. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota saapuvien tarjousten ja hankintapäätöksen tiedoksiannon kirjaamiseen.