MOBILITY-ONLINE OHJEITA LÄHTEVILLE OTHER TEACHER/STAFF/RDI MOBILITY-OPETTAJILLE JA HENKILÖKUNNALLE

Transkriptio

1 MOBILITY-ONLINE OHJEITA LÄHTEVILLE OTHER TEACHER/STAFF/RDI MOBILITY-OPETTAJILLE JA HENKILÖKUNNALLE Tietohallinto/Mika Siiskonen/

2 Sisällysluettelo 1. OTHER TEACHER MOBILITY /OTHER STAFF MOBILITY /OTHER RDI MOBILITY HAUN ALOITTAMINEN HAKA KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN HAKULOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN MOBILITY ONLINESSA KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN HAKIJAN WORKFLOW MOBILITY ONLINESSA WORKFLOW: COMPLETE YOUR PERSONAL DATA HAKEMUKSEN HYVÄKSYMINEN JA WORKFLOW:N TALLENNUS TIEDOSTOKSI SAVONIA UAS CONTACT INFO

3 1. OTHER TEACHER MOBILITY /OTHER STAFF MOBILITY /OTHER RDI MOBILITY HAUN ALOITTAMINEN Savonian Other Teacher Mobility, Other Staff Mobility ja Other RDI Mobility vaihtoon lähtevät opettajat ja henkilökunta aloittavat hakemuksensa teon Santran kautta kohdasta Hallinto ja korkeakoulupalvelut Kansainväliset asiat Asiantuntijaliikkuvuus International Mobility. Sieltä löydät edelleen alla näkyvät linkit hakulomakkeille (kuva 1). Kuva 1. Santran linkit Other mobility hakuihin 3

4 2. HAKA KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN Savonialaiset kirjautuvat Mobility Onlineen HAKA kirjautumisen kautta kampustunnuksillaan. Valitse ensin Kotiorganisaatio listalta Savonia ammattikorkeakoulu (kuva 2 alla) ja kirjaudu sitten Savonian kampustunnuksillasi (kuva 3 alla). Napsauta lopuksi Kirjaudu. Kuva 2. HAKA kirjautuminen valitse kotiorganisaatiosi Kuva 3. Kirjaudu kampustunnuksillasi 4

5 3. HAKULOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN MOBILITY ONLINESSA Nyt siirryt Mobility Onlineen ja eteesi aukeaa hakulomake, joka sinun tulee täyttää. Osa tiedoista siirtyy lomakkeelle automaattisesti hakuportaalissa tekemiesi valintojen ja HAKA kirjautumisen kautta tulleiden tietojen myötä. Kentät, joiden oikeassa reunassa näkyy tähti (*), ovat pakollisia täyttää. Harmaat kentät ovat vapaaehtoisia täyttää. Jos kentän oikealla puolella näkyy kysymysmerkki ( ), sitä napsauttamalla saat lisätietoa kentästä. Jos et tiedä, mitä kirjoittaa johonkin pakolliseen kenttään, kirjoita siihen vaikka väliviiva ( ), niin voit jatkaa eteenpäin. Täydennä ensin Data concerning the application ja Personal details osiot (kuva 4). Hakuvuosi vaihtuu vuosittain kesäkuun lopulla eli jos lähdet matkaan esimerkiksi , oikea Academic year on 2015/2016 ja oikea Semester on Spring Jos lähdet matkaan , oikea Academic year on 2016/2017 ja oikea Semester on Autumn Kuva 4. Mobility Online hakulomake Data concerning the application ja Personal details osiot 5

6 Rullaa sitten hakemusta alaspäin ja täydennä Data concerning the home institution ja Data concerning the host institution osiot (kuva 5). Kuva 5. Mobility Online hakulomake Data concerning the home institution ja Data concerning the host institution osiot 6

7 Kun olet täyttänyt kaikki hakulomakkeen tiedot, napsauta Send application. Mikäli tietojen tallennus onnistui normaalisti, saat siitä näytölle vahvistuksen (kuva 6 alla). Tulet siis seuraavaksi saamaan sähköpostiisi viestin, jossa on linkki hakemukseesi Mobility Online ohjelman sisällä. Linkin kautta voit jatkaa hakemuksesi työstämistä. Kuva 6. Vahvistus hakulomakkeen tietojen tallentamisen onnistumisesta 7

8 4. KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN Etsi seuraavaksi sähköpostistasi viesti, jonka otsikkona on Confirmation of Registration (kuva 7 alla). Savonian hakijat kirjautuvat Mobility Onlineen HAKA kirjautumisen kautta. Siirry Mobility Onlineen napsauttamalla saamassasi viestissä Login linkkiä tai kopioi osoite sen alta selaimesi Osoite riville. Kuva 7. Confirmation of Registration sähköpostiviesti 8

9 5. HAKIJAN WORKFLOW MOBILITY ONLINESSA Kun olet kirjautunut Mobility Onlineen, näkymäsi ohjelmassa näyttää suurin piirtein tältä (kuva 8 alla). Kuva 8. Mobility Online hakijan näkymä 9

10 Näkymän oikeassa reunassa näkyy Application workflow (kuva 9 alla). Application workflow:lla näkyvät kaikki ne hakijan ja koordinaattorin suorittamat toiminnot, joita vaihtoprosessiin kuuluu. Kaikki kohdat, joissa Done ruudussa on merkintä, on käyty jo läpi. Oikeassa reunassa sarakkeessa Direct access via following link on tekstejä, joita napsauttamalla hakija voi suorittaa kuhunkin workflow:n kohtaan liittyviä toimintoja. Other mobility haut ovat hyvin yksinkertaisia. Niissä täytetään vain hakulomake (kohta 3 tässä ohjeessa), täydennetään workflow:lla loput hakutiedot ja sen jälkeen koordinaattori hyväksyy tai hylkää hakemuksen. Alla olevalla workflow:lla hakija voisi napsauttaa tekstiä Complete personal data ja täydentää lisää henkilökohtaisia tietojaan. Kun se on tehty, tuon rivin Done ruutuun ilmestyy väkänen. Kuva 9. Mobility Online hakijan workflow 10

11 6. WORKFLOW: COMPLETE YOUR PERSONAL DATA Napsauta workflow:lla Complete personal data linkkiä ja näytölle aukeaa alla olevan kaltainen ikkuna, jossa voit täydentää loput henkilökohtaiset tietosi (kuva 10 alla). Napsauta Forward to update päästäksesi täydentämään tietojasi. Kuva 10. Complete your personal data Personal details ja permanent address details osiot 11

12 Täydennä Foreign address details kohtaan vaihdon aikaiset yhteystietosi (kuva 11 alla). Kuva 11. Complete your personal data 12

13 Napsauta lopuksi Update personal details. Ohjelma antaa ilmoituksen onnistuneesta päivityksestä (kuva 12 alla). Kuva 12. Henkilökohtaiset lisätiedot tallennettu onnistuneesti Napsauta Back to general overview ja vielä Back to the application workflow ja palaat workflow näkymään. Workflow:lla näet, että täydennettyäsi edellä henkilökohtaiset lisätietosi Done ruutuun on ilmestynyt väkänen Personal data completed riville (kuva 13 alla). Kuva 13. Workflow, kun hakija on käynyt täydentämässä henkilökohtaiset tietonsa 13

14 7. HAKEMUKSEN HYVÄKSYMINEN JA WORKFLOW:N TALLENNUS TIEDOSTOKSI Kuten edellisen sivun kuvasta näet on workflow:lla jäljellä vain hakemuksen hyväksyminen (Application accepted) tai hylkääminen (Application rejected). Sen tekee koordinaattori. Kun koordinaattori on hyväksynyt hakemuksesi, workflow näyttää tältä (kuva 14 alla). Kuva 14. Workflow, kun koordinaattori on hyväksynyt hakemuksen 14

15 Nyt hakuprosessi on tehty Mobility Onlinen osalta. Ota vielä kuvaruutukaappaus workflow:stasi Populusta varten. Kun workflow on näytöllä näkyvillä, napsauta Windowsin työpöydän vasemmassa alakulmassa Windows palloa ja kirjoita aukeavaan hakulaatikkoon Snipping Tool. Itse asiassa riittää, että kirjoitat nimen alkua (kuva 15 oikealla). Valitse Snipping Tool. Vedä hiirellä suorakulmion muotoinen alue Mobility Onlinessa koko Application workflow ikkunan ympärille, vasemmasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan. Kun vapautat hiiren painikkeen, hyppää ohjelma suoraan Snipping Tool ohjelmaan ja rajaamasi alue näkyy ohjelmassa (kuva 16 alla). Kuva 15. Käynnistä Snipping Tool Kuva 16. Kuvaruutukaappaus workflow:sta Snipping Toolissa 15

16 Tallenna tämä kuvatiedosto esimerkiksi Z asemallesi, josta voit liittää tiedoston Populukseen. Valitse siis Snipping Toolissa File Save As. Anna tiedostolle joku järkevähkö nimi (kuva 17 alla). Kuva 17. Tallenna kuvaruutukaappaustiedosto loogiselle nimelle 16

17 SAVONIA UAS CONTACT INFO Savonia University of Applied Sciences International Mobility Affairs P.O. Box 6 FI Kuopio Finland Visiting address: Microkatu 1 Building G Room G