Transkriptio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Itä-Suomen yliopisto Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Liite 7 KEHITTÄMISSUUNNITELMA AUDITOINNIN POHJALTA Hallintopalvelukeskusta, opintoasioita ja laatukäsikirjaa koskevat kohdat on hoidettu talven ja kevään aikana. Muista toimenpiteistä ja vastuista sovittu johtoryhmän kokouksessa Tilannetarkistus tehty syyskuussa 2015 (laatupäällikkö tiedekunnan johto) 1. YLEISTÄ Kehittämiskohde Toimenpide ja aikataulu Vastuuhenkilö(t) Yhtenäisen kulttuurin muodostaminen Lisätään laatutietoisuutta henkilökunnan keskuudessa. Laatu-roadshow, : Varadekaani on kiertänyt laitoksilla kertomassa ja keskustelemassa laatutyöstä. Laitosjohtajat ja laatuvastaavat Yhteisten ohjeistusten ja toimintatapojen lisääminen Lisätään laatutietoisuutta henkilökunnan keskuudessa. Laatu-roadshow, Laitosjohtajat ja laatuvastaavat 2. TIEDEKUNNAN LAATUPOLITIIKKA JA LAATUJÄRJESTELMÄN KOKONAISUUS Kehittämiskohde Toimenpide ja aikataulu Vastuuhenkilö(t) Ei näyttöä strategiasta, sen indikaattoreista ja toteutumisen - Strategia valmistellaan kevään 2015 aikana. HYVÄKSYTTY Dekaanit Johtava seurannasta sekä hallintopalvelukeskuksen palautekäytännöistä - Hallintopalvelukeskuksen palautejärjestelmä käsitelty kokouksessa KUVATTU hallintopäällikkö ja tiedekunnan laatuvastaava Englanninkielinen laatukäsikirja puuttuu Tutkimusyksiköt kuvattu heikosti Muiden kuin hallinnollisten asiakirjojen arkistointikäytänteet hajanaisia, heikosti ohjeistettuja ja heikosti tunnettuja Tutkimustiedon hallinnasta ei ole selkeyttä. Tiedekunnan johtoryhmän tehtävät on kuvattu suppeasti. Dekaanin ja varadekaanin välinen työnjako laatuasioissa on epäselvä. Tiedekunnassa ei ole riittävästi sitouduttu laatutyöhön. LAATUKÄSIKIRJASSA. Käännätetään sen jälkeen, kun laatukäsikirjat on yhdistetty yhdeksi kokonaisuudeksi, 2015 aikana. käännätetään KARVI-auditointia 2016 varten kesällä Kuvataan, kun tutkimusyksiköiden asema on selvillä. Keskustellaan asiasta johtoryhmässä ja sovitaan yhtenäinen käytäntö, EHDOTUS: Arkistoidaan paperisena ko. laitoksella. Kuvataan tehtävät laajemmin, KUVATTU TARKEMMIN LAATUKÄSIKIRJASSA. Täsmennetään työnjakoa ja vastuita, Lisätään laatutietoisuutta henkilökunnan keskuudessa. Laatu-roadshow, Tiedekunnan laatuvastaava Varadekaani ja tiedekunnan laatuvastaava Johtoryhmä Laitosjohtajat Tiedekunnan laatuvastaava Dekaanit Varadekaani, laitosjohtajat ja laatuvastaavat

26 Edellisen auditoinnin kehittämiskohteiden hoitaminen on kesken tai aloittamatta. Tehdään kehittämissuunnitelma, sovitaan toimenpiteistä, aikatauluista ja vastuista. Tehdään tilannetarkistukset Kehittämissuunnitelmaa käsitelty syyskuussa 2015 (laatupäällikkö tiedekunnan johto) ja johtoryhmän kokouksessa Vuosikello puuttuu. Tehdään strategiatyön loppuvaiheessa, Aloitetaan keväällä 2016 Indikaattorit puuttuvat Valmistellaan strategiatyön yhteydessä, Ei tehdä omia indikaattoreita, vaan noudatetaan soveltuvin osin yliopiston indikaattoreita. Aikuisopiskelijan erityistarpeita ei ole riittävästi huomioitu. Opiskelijat tulee huomioida tasapuolisesti. Täsmennetään eri opiskelijaryhmien tarpeiden kuvausta laatukäsikirjassa. KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ KUVATTU LAATUKÄSIKIRJASSA. - Dekaanit - Tiedekunnan laatuvastaava HPK-vastuuhenkilöt Dekaanit Tiedekunnan laatuvastaava Kestävä kehitys on kuvaamatta. LISÄTTY LAATUKÄSIKIRJAAN. Tiedekunnan laatuvastaava. Kokonaisarkkitehtuuri ei näy prosessikuvauksissa. Laatuasioista viestiminen on tiedekuntatasolla ja hallintopalvelukeskuksessa heikkoa. Laatukäsikirjoja käytetään vaihtelevasti perehdyttämisessä. Vilppitapauksia ei tilastoida. Reklamaatiokäytäntö on opiskelijoille tuntematon. Laaditaan vuosien aikana. Opintohallinnon prosessien kuvaus on käynnistyy tammikuussa 2015 yliopistotasoisesti, minkä jälkeen tehdään tarvittaessa tiedekuntakohtaiset kuvaukset, Käynnissä Lisätään viestintää (kk-kirje, tiedotus, laitoskokoukset) Hallintopalvelukeskuksella on ollut laatuaiheinen kokous Laatu-roadshow, OSIN HOIDETTU Perehdytyksen systematisointi ja yhteisen perehdytyssuunnitelma ovat valmistelussa Aihetta on käsitelty johtoryhmässä ja hallintopalvelukeskuksen kehittämispäivässä. Perehdyttämissuunnitelma sisältää myös yhtenä käsiteltävänä asiana laatutyön. HOIDETTU. Tiedekuntaan ilmoitetut opintosuoritusvilpit tilastoidaan reklamaatioiden kanssa, mutta kaikkia vilppejä ei välttämättä ilmoiteta tiedekuntaan. Ohjeistetaan toiminta paremmin vilppitapauksissa (kk-kirje, wwwsivut). Kuvataan tarkemmin oppaassa Tiedotetaan reklamaatiokäytännöstä opiskelijoille: Keskustelu opintotiimissä -> Informoidaan asiasta uusien opiskelijoiden infoissa ja tehostetusti HOPS-keskusteluissa; www-sivut. KESKUSTELTU OPINTOTIIMISSÄ , PALATAAN ASIAAN SYKSYLLÄ KÄSITELTY UUDELLEEN Johtava hallintopäällikkö, HPK-tiimivastaavat, tiedekunnan laatuvastaavat Varadekaani, laatuvastaavat Johtava hallintopäällikkö, henkilöstösuunnittelija, tiimivastaavat - Opintoasiainpäälliköt - Opintoasiainpäälliköt - Amanuenssit

27 OPINTOTIIMISSÄ Reklamaatio jää edelleen epäselväksi. 3. STRATEGINEN JOHTAMINEN JA TOIMINNAN OHJAUS Kehittämiskohde Toimenpide ja aikataulu Vastuuhenkilö(t) Strategiatyö on viivästynyt. Strategiatyö on käynnissä, ja strategia valmistuu syksyksi Dekaanit - Strategia hyväksytty Johdon katselmusmenettely ei ole systemaattista eikä anna selkeää kuvaa prosessien onnistumisesta. Raportin tulee sisältää kehittämistoimet, vastuut ja aikataulu. Tiedekunnassa on sovittu säännöllisistä johdon katselmuksista. Raportointia kehitetään. Katselmukset pidetään vuosittain toukokuussa (mainittu myös laatukäsikirjassa). Raporttiin 2015 on - - Dekaanit Tiedekunnan laatuvastaava Näyttöä viestintäsuunnitelman toimivuudesta viestinnän tukena ei saatu. Palautejärjestelmän tuottamaa tietoa tulisi hyödyntää kehittämisessä. Perehdyttämisen yhtenäistäminen ja systematisointi Kehityskeskustelujen systematisointi sisällytetty vastuut. Viestintäsuunnitelma on uusi, eikä sen toimivuudesta ole vielä tietoa. KUINKA SEURATAAN ONNISTUMISTA? Arvioidaan vuosittain johdon katselmuksessa/dekaanien, hallintopäällikön, tiedottajan ja laatuvastaavan kesken. Opiskelijapalautejärjestelmää uudistetaan yliopistotasolla. Tiedekunta kehittää omaansa yliopistotasoisten ratkaisujen pohjalta. - Dekaanit - Tiedekunnan laatuvastaava - Tiedottaja - Tiedekunnan johtoryhmä - Asia kesken yliopistotasolla. HOIDETTU. - Henkilöstösuunnittelija - Johtava Pääsääntöisesti kehityskeskustelut käydään, mutta väliinputoajia on. Yksiköiden johtajat huolehtivat siitä, että kehityskeskustelut käydään kaikkien henkilöstöryhmien ja mahdollisuuksien mukaan myös määräaikaisten työntekijöiden kanssa. Kehityskeskustelut käydään myös johtajan ollessa työstä vapaana. Tulisi käyttää HRMjärjestelmää (Johdon katselmus ). KUINKA SEURATAAN KEHITYSTÄ? Arvioidaan tilanne seuraavassa johdon katselmuksessa. hallintopäällikkö - Dekaanit - Johtava hallintopäällikkö - Laitosjohtajat 4. PERUSTEHTÄVIEN LAAADUNHALLINTA 4.1. Tutkintotavoitteinen koulutus Kehittämiskohde Toimenpide ja aikataulu Vastuuhenkilö(t) Laatukäsikirjoista ei ilmene, miten Strategiaan sisällytettävä asia??? Dekaanit opetuksen laatutavoitteisiin päästään ja millä indikaattoreilla tavoitteita mitataan. AHOT-käytänteet ovat opiskelijoille hieman vieraita. Tiedotetaan AHOT-käytänteistä opiskelijoille: Keskustelu opintotiimissä -> Informoidaan käytänteistä uusien - Opintoasiainpäälliköt - Amanuenssit - HOPS-ohjaajat

28 Aikuisopiskelijoiden opintopolkujen ja erityisjärjestelyiden yhteisten hyvien käytänteiden kuvaaminen. Ohjausrasitus jakaantuu epätasaisesti. Eräiden koulutuskokonaisuuksien heikohko työelämärelevanssi. Vaikeus saada harjoittelupaikkoja. Vaikeus saada informaatiota työllistymisestä tai mihin tehtäviin valmistutaan. Opetussuunnitelmatyössä tulisi entistä aktiivisemmin kuunnella ja osallistaa opiskelijoita sekä yhtenäistää toimintamalleja. Monimuotoinen palautejärjestelmä vaikeuttaa kokonaiskuvan saamista. Vastapalautekäytännön systematisointi ja vakiinnuttaminen. opiskelijoiden infoissa. Käydään läpi AHOT-periaatteet HOPSohjauksessa. KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ Opiskelijat tulee huomioida tasapuolisesti. Täsmennetään eri opiskelijaryhmien tarpeiden kuvausta laatukäsikirjassa. KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ KUVATTU LAATUKÄSIKIRJASSA. Erityisjärjestelyiden toteutusta käsitellään yliopiston esteettömyysverkoston kokouksessa, minkä jälkeen arvioidaan, onko tarpeen kuvata sitä tiedekuntatasoisesti. KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ Selvitetään tilanne MILTÄ NÄYTTÄÄ NYT? Jää epäselväksi, mitä kokonaisuuksista on kyse. (Yhteys puutteelliseksi koettuun uraohjaukseen?) KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ Mitä tiedekunta ja laitokset voivat tehdä? KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ Uraohjauksen tehostaminen (HOPS-ohjaus, opiskelijainfot ja muut tilaisuudet) KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ UEF-lähettiläiden tekemä Ura-prezi palvelee rekrytoinnin lisäksi uraohjausta, Opiskelijapalautteen kattavampi hyödyntäminen ja opiskelijoiden kutsuminen suunnittelutilaisuuksiin KÄSITELTY OPINTOTIIMISSÄ Mitä on muutettu? Palautekäytäntöjen yhtenäistäminen. Odotetaan yliopiston ratkaisuja palautejärjestelmän kehittämisestä ja tehdään sen jälkeen tiedekuntakohtaiset ratkaisut. Tiedotus (kk-kirje), yhteiset käytännöt, hyvien käytänteiden jakaminen. - Opintoasiainpäälliköt - Amanuenssit Laitosjohtajat - Amanuenssit - HOPS-ohjaajat - Laitos(johtajat) - Oppiaineiden vastuuhenkilöt Tiedekunnan johtoryhmä - Laitosjohtajat - Laatuvastaavat 4.2. Tutkimus- ja innovaatiotoiminta Kehittämiskohde Toimenpide ja aikataulu Vastuuhenkilö(t) Tutkimusprosessin onnistumisen Johdon katselmukset Laitosjohtajat arviointia on hyvä systematisoida strategian ja indikaattorivalinnan valmistuttua. Tiedekunta ei tee analyysia siitä, kuinka Tehdään analyysia johdon katselmuksessa. Dekaani tutkimus ja tiedekunnan asiantuntijoiden toiminta vaikuttavat yhteiskuntaan. Tohtoriohjelmien toiminnassa on paljon variaatioita. Toiminta yhtenäistyy jonkin verran tohtoriohjelmia yhdistettäessä. Dekaanit, opintoasiainpäälliköt,

29 Tohtoriohjelmat ovat pieniä ja niitä on liikaa. Tiedekunnan tulisi selvittää, jäävätkö jotkut työsuhteessa olevat jatkoopiskelijat kehityskeskustelujen ulkopuolelle. Keskustellaan toimintakäytännöistä ohjelmien johtajien ja koordinaattoreiden kanssa, Kokous pidetty Lisäksi on pidetty tohtoriohjelmien koordinaattoreiden kokous pidetty Ryhdytään pitämään säännöllisiä kokouksia ja yritetään tätä kautta edistää yhteisiä käytänteitä ja siirtää hyviä käytänteitä. - YHKA:n ja FILO:n jatko-opintoasioita hoitavat henkilöt ovat palaveeranneet ja sopineet yhteisistä käytänteistä. Tohtoriohjelmia yhdistetään ja niiden keskinäistä yhteistyötä tiivistetään kevätlukukauden 2015 aikana. TOHTORIOHJELMAT ON YHDISTETTY KEVÄÄN 2015 OPETUSSUUNNITELMATYÖN YHTEYDESSÄ. Tiedekunta toimii viidessä tohtoriohjelmassa, joista kaksi on yhteisiä filosofisen tiedekunnan kanssa. Selvitetään. Asiaa on sivuttu johdon katselmuksessa : Yksiköiden johtajat huolehtivat siitä, että kehityskeskustelut käydään kaikkien henkilöstöryhmien ja mahdollisuuksien mukaan myös määräaikaisten työntekijöiden kanssa. Kehityskeskustelut käydään myös johtajan ollessa työstä vapaana. tohtoriohjelmien johtajat ja koordinaattorit Dekaani Johtava hallintopäällikkö Laitosjohtajat 4.3. Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Kehittämiskohde Toimenpide ja aikataulu Vastuuhenkilö(t) Analyysi ja kuvaus asiakastarpeista ja LISÄTTY LAATUKÄSIKIRJAAN. Laatuvastaava. odotuksista puuttuu. Tutkimusyksiköiden kuvaukset ja niiden vastuut puuttuvat. Kuvataan, kun tutkimusyksiköiden asema on selvillä. Dekaanit ja laatuvastaavat - Ei tarpeen kuvata Yvv-indikaattoreiden nimeäminen Valmistellaan strategiatyön yhteydessä. Dekaani - Ei tehdä omia indikaattoreita, vaan noudatetaan soveltuvin osin yliopiston indikaattoreita. 5. TUTKINTOTAVOITTEISEN KOULUTUKSEN NÄYTÖT Arvioitavana olleet tutkinto-ohjelmat - Taloushallinto ja rahoitus (kauppatieteet, Kuopio) - Venäjä- ja rajatutkimuksen tohtoriohjelma

30 6. SISÄISET SIDOSRYHMÄT 7. Kehittämiskohde Toimenpide ja aikataulu Vastuuhenkilö(t) Rajapintojen ja roolitusten tarkentaminen tiedekuntien sekä erillis- Tarkennettava yliopistotasolla. ja palvelulaitosten välillä Tiedekunnan toiminta näyttäytyy välillä melko hajanaiselta ja eriytyneeltä. Käytänteiden yhtenäistäminen - Dekaanit - Laitosjohtajat - HPKtiimivastaavat