Sisäisten auditointien toteuttaminen L A A T U T Y Ö

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Sisäisten auditointien toteuttaminen L A A T U T Y Ö"

Maija-Liisa Melasniemi
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1(5) L A A T U T Y Ö 16.1.9 SUUNNITELMA n sisäiset auditoinnit toteutetaan tiedekunta ja erillislaitostasolla samaan tapaan kuin ensimmäisellä kierroksella 2008, mutta kevennetyllä mallilla.

1 1(5) L A A T U T Y Ö SUUNNITELMA n sisäiset auditoinnit toteutetaan tiedekunta ja erillislaitostasolla samaan tapaan kuin ensimmäisellä kierroksella 2008, mutta kevennetyllä mallilla. Pääauditoijina toimivat 2008 sisäisen auditoinnin koulutukseen osallistuneet ja asiantuntija auditoijina toimineet. Asiantuntija auditoijina voivat toimia auditointikoulutukseen viime osallistuneet tai tuleviin koulutuksiin osallistuvat. Yksiköissä auditointitilaisuuteen osallistuvien joukko pidetään pienenä, esim. yksikön johdon edustaja ja laatuvastaava. Yksiköt päättävät auditointikohteesta. Erillislaitoksille sisäinen auditointi ei kuitenkaan ole välttämätön, vaan erillislaitokset voivat ilmoittautua sisäiseen auditointiin mukaan niin halutessaan. Ne erillislaitokset, jotka eivät halua sisäistä auditointia tänä, keskustelevat kehittämistoimenpiteiden edistymisestä laatupäällikön kanssa pidettävässä tapaamisessa. Sisäisten auditointien vapaaehtoisuutta erillislaitoksille perustelelemme sillä, että erillislaitosten laatutyö ja laadunvarmistusjärjestelmät ovat jo hyvässä vaiheessa. Tiedekuntien pakottaminen sisäisten auditointien toteuttamiseen on puolestaan perusteltua siksi, että tämän kierroksen pohjalta on tarkoitus suunnata myös laitostason tarkasteluun. Sisäisiä auditointeja ei kuitenkaan viedä laitostasolle samassa muodossa kuin tiedekunta ja erillislaitostasolle. Kunkin tiedekunnan sisäisen auditoinnin jälkeen organisoidaan erikseen tiedekuntaan kuuluvien laitosten itse ja vertaisarviointityöskentely, jonka tavoitteena on tukea laitostason laatutyötä ja kehittää tiedekunta ja laitostason rajapintaa. Tiedekunnan määrittelemän auditointikohteen toivotaan olevan sellainen, että teeman tarkastelua voidaan jatkaa laitostason työskentelyssä. Lisäksi laitosten laatuvastaavien toivotaan osallistuvan tiedekuntatason sisäiseen auditointiin tarkkailijoina. Näin saisimme rakennettua yhteistä viitekehystä tiedekunnan sisäisen auditoinnin ja laitostason työskentelyn välille. Sisäisten auditointien toteutus ja koordinointivastuu on laatusuunnittelijalla, joka osallistuu auditointeihin sihteerinä ja palautteenantajana. Laatusuunnittelija laatii tammikuun aikana sisäisten auditointien toteutuksesta kokonaissuunnitelman. Suunnitelmaan kuuluu auditointiohjelma ja sisäisten auditointien koulutussuunnitelma, johon sisältyy auditointiprosessin ohjaus ja valmennussuunnitelma auditointiin osallistuville pää ja asiantuntija auditoijille.

2 2(5) L A A T U T Y Ö Koulutussuunnitelman runko Koulutuksen ja ohjauksen toteutuksessa hyödynnetään yliopiston omia laatutyön asiantuntijoita ja edellisen sisäisen auditointikierroksen kokemuksia. Kouluttajille ja ohjaajille maksetaan tuntityökorvaus. Tuntityölaskutusta syntyy myös o auditointikoulutuksen sisällön suunnittelutyöstä o ohjauksen ja valmennuksen toteutuksen suunnittelutyöstä sekä o yksittäisen auditoinnin sujumista tukevasta ohjauksesta. 1) Yliopiston henkilökunnalle järjestetään kaksi saman sisältöistä sisäisen auditoinnin koulutusta vuoden aikana. Koulutuksen tavoitteena on pitää yllä ja lisätä henkilökunnan auditointiosaamista sekä tietoa sisäisen auditoinnin prosessista: miten sisäiset auditoinnit tukevat yksiköiden laatutyön kehittämistä ja mitä sisäisissä auditoinneissa auditoijina toimivilta odotetaan ja millaisiin toimintaperiaatteisiin heidän työnsä auditoijina pohjautuu. Koulutuksella pyritään tavoittamaan viime vuoden auditointikoulutuksiin osallistuneet, mutta myös uusia sisäisissä auditoinneissa auditoijina toimimisesta kiinnostuneita. Erityisesti laatuvastaavien odotetaan osallistuvan koulutukseen. Koulutusten ajankohdat: helmikuu ja elokuu. Koulutus koostuu ennakkotehtävästä, asiantuntijaluennoista (4 t) sekä oppimistehtävästä. Ennakko ja oppimistehtävien lukeminen, koostaminen ja palautteen antaminen kuuluu laatusuunnittelijan työhön. 2) Opiskelijoille järjestetään oma koulutustilaisuus, joka mukailee henkilökunnalle suunnattua koulutusta ja huomioi opiskelijoiden näkökulman.

3 3(5) L A A T U T Y Ö Ohjaus ja valmennus Ohjaus ja valmennustyö kulkee rinnan auditointien toteutuksen kanssa auditointiperiodeittain. Auditointiperiodeja on kolme: huhti touko, syys loka ja marras joulu. Kussakin auditointiperiodissa on mukana 6 yksikköä. Periodeissa pyritään siihen, että niihin voitaisiin nimetä yksiköitä auditointikohteiden perusteella temaattisesti. Ohjaus ja valmennuskokonaisuus toteutetaan näin ollen kolme kertaa. Keväällä ohjataan yhtenä ryhmänä huhti toukokuussa auditoitavien yksiköiden auditoinnissa mukana olevia auditoijia. Syksyllä ohjataan kahta ryhmää: syys ja lokakuun auditoinneissa mukana olevat auditoijat ja marras joulukuun auditoinneissa mukana olevat auditoijat. Kunkin auditointiperiodin auditoijaryhmälle järjestetään kolme ohjauskertaa: ennen auditointia, auditointiprosessin aikana ja raportin laadintavaiheessa. Ohjauskertojen kesto on 3 tuntia. Ohjaus ja valmennustunteja muodostuu yhteensä 27 tuntia, (3 x 3 x 3)t. Ohjauksen ja valmennuksen suunnitteluun varataan tuntityötä 30 tuntia. Lisäksi tuntityötä varataan kaksi tuntia jokaisen yksittäisen auditoinnin toteuttamisen ohjaukseen, yhteensä 36 t (2 t x 18 yksikköä). Arvio laatusuunnittelijan työpanoksen lisäksi kustannettavasta tuntityöstä ja asiantuntijapalkkioista: Toteutettava Tuntityö Asiantuntijapalkkiot koulutus henkilökunnalle Sisällön suunnittelu 4 t Luentokorvaus 4 t x 2 = 8 t opiskelijoille Sisällön suunnittelu 2 t Luentokorvaus 4 t Ohjaus ja valmennus ryhmille auditointiperiodeittain Suunnittelutyö 30 t Ryhmien ohjaus 27 t Auditointiyksikkökohtainen ohjaus 36 t YHTEENSÄ 99 t 12 t 111 t

4 4(5) L A A T U T Y Ö Sisäisistä auditoinnista koituva työmäärä tiedekunnalle ja erillislaitokselle: - Auditointikohteen nimeäminen: neuvottelu yksikön sisällä, laatuvastaava tiedottaa yksikön päätöksestä laatusuunnittelijalle helmikuussa vko 7 mennessä. (2 t) - Auditoinnin toteutuksen suunnittelu: neuvottelut yksikön sisällä ja valistelukokous auditoijien kanssa. (2 t) - Auditoinnin valmistelu: auditointimateriaalin toimittaminen. (1 t) - Auditointitilaisuus (kesto 2,5 t): auditointikohteen mukaan korkeintaan 3 4 osallistujaa johdon edustaja, laatuvastaava, auditointikohteen perusteella muuta henkilökuntaa. - Raportti kehittämistoimenpiteistä, kuukausi auditointiraportin saamisen jälkeen. (6 t) - Yksikön henkilökunnalle tiedottaminen sisäisen auditoinnin annista. Laitostason itse ja vertaisarvioinnista koituva työmäärä: - Laitoksen laatuvastaavien osallistuminen tiedekunnan sisäisen auditointiin seurailijoina (2,5) - Itsearviointi laitoksen laatutyön tilanteesta ja kehittämiskohteista TÄHÄN OHJEET! (6 t) - Muiden laitosten itsearviointeihin perehtyminen (4) - Laitosten laatuvastaavien tapaaminen (3 t) Pääauditoijana toimisesta koituva työmäärä: - Auditointitilaisuudesta sopiminen valmistelukokouksessa auditoitavan yksikön kanssa, tiedottaminen asiantuntija auditoijalle ja suunnittelijalle. (2 t) - Auditointimateriaaliin perehtyminen (4 t) - Auditoijaryhmän ohjaustapaamisiin osallistuminen (9 t) - Auditointikysymysten laatiminen (3 t) - Auditointitilaisuuden puheenjohtajana toiminen (3 t) - Auditointiraportin pääkirjoittajana toimiminen (10 t) - Auditointiraportin toimittaminen kommentoitavaksi yksikköön ja lopullisen version lähettäminen laatupäällikölle (1 t) = 540 t (30 t x 18) Asiantuntija auditoijana toimisesta koituva työmäärä: - Työskentelyn kulusta sopiminen pääauditoijan ja laatusuunnittelijan kanssa sekä auditoitavan yksikön kanssa valmistelukokouksessa (2 t) - Auditointimateriaaliin perehtyminen (4 t) - Auditoijaryhmän ohjaustapaamisiin osallistuminen (9 t) - Auditointikysymysten laatiminen (3 t) - Auditointitilaisuuden kulusta huolehtiminen yhdessä pääauditoijan kanssa (3 t) - Auditointiraportin kirjoittamiseen osallistuminen (5 t) = 450 t (25 t x 18)

5 5(5) L A A T U T Y Ö AIKATAULU Tammikuu ten sisällön suunnittelu. Auditointiprosessin ohjauksen ja tuen suunnittelu ja aikatauluttaminen Laatuvastaavien tiedottaminen sisäisten auditointien toteuttamisesta, yksiköille koituvan työmäärän kuvaaminen ja auditoijina toimisesta koituvan työmäärän kuvaaminen. Laatuvastaavien kanssa yhteistyössä alustava sopiminen yksiköiden auditointikohteista ja auditointiohjelman laatiminen. Aiempaan auditointikoulutukseen osallistuneiden tiedottaminen. Auditointikoulutuksen tiedottaminen muulle henkilökunnalle. Opiskelijoiden osallistuttamisen suunnittelu. Helmikuu Yleinen auditointikoulutus Maalikuu Kevään auditoinneissa mukana olevien auditoijien (pää ja asiantuntija auditoijien) valmentaminen ja ohjaus käynnistyy. Huhti ja toukokuu Opiskelijoiden koulutustilaisuus Elokuu Yleinen auditointikoulutus Syksyn auditoinneissa mukana olevien auditoijien (pää ja asiantuntija auditoijien) valmentaminen ja ohjaus käynnistyy Syys ja lokakuu Marras ja joulukuu

Samankaltaiset tiedostot

Paikalla on useimmiten myös laatupäällikkö. Hän antaa auditoinnista palautteen asiantuntija auditoijalle.

Paikalla on useimmiten myös laatupäällikkö. Hän antaa auditoinnista palautteen asiantuntija auditoijalle. Jyväskylän yliopisto 1(5) Auditoinnin menettelyohjeiden soveltamisala Laadunvarmistusjärjestelmä on organisaation, vastuunjaon, vakiintuneiden, mutta silti kehittyvien menettelytapojen, prosessien ja voimavarojen