Visma Approval Center. Versiosaate 1.3

Transkriptio

1 Visma Approval Center Versiosaate 1.3

2 Visma Approval Center - Versiosaate 1.3 Kaikkia koskettavat kehitykset Muutokset käyttöliittymän välilehdissä Tarkastajat ja hyväksyjät näkevät ylävalikon jatkossa alla olevassa muodossa. Tehtävät-välilehdellä on käyttäjälle kohdistetut avoimet tehtävät listattuna. Tehtävien suorittaminen tehdään tällä välilehdellä. Omat laskut välilehdellä käyttäjä näkee kaikki avoimet ja valmiit laskut, joiden kierrätyslistalla hän on mukana. Asetukset välilehdellä ylläpidetään omia asetuksia kuten aikaisemmissakin versioissa. Ohje välilehdelle kerätään käyttäjäkohtaiset ohjeet sekä versiosaatteet pdf-muodossa. System administrator (ja system operator) roolit näkevät tämän lisäksi kaksi muuta välilehteä. Kaikki laskut välilehdellä käyttäjä näkee kaikki avoimet ja valmiit laskut. Kaikki tehtävät välilehdellä käyttäjä näkee kaikki käyttäjäkohtaiset tehtävät omissa tiloissaan. Tällä ruudulla voidaan tehtävä esimerkiksi siirtää toiselle henkilölle. Kaikki tehtävät toiminnoista enemmän reskontranhoitajan osuudessa. Ohje Ohje-välilehdelle kerätään kaikki ohjelmaan liittyvät ohjeet. Versiota julkaistaessa käyttöohjeet ovat englanniksi, mutta tänne lisätään jatkossa myös suomenkielisiä ohjeita. Tämä versiosaate löytyy myös ohjeista. Kaikkia koskettavat kehitykset - 1

3 Sähköpostit Sähköposteja tulee jatkossa kahdenlaisia. Uusista tehtävistä ja erääntyneistä tulee alla olevan näköinen viesti. Viestissä on listattu kaikki käyttäjän laskut ja mikä niiden tilanne on erääntymisen suhteen. Erääntyminen katsotaan käyttäjälle annetusta hyväksyntäajasta, ei laskun eräpäivästä. Pääkäyttäjälle eli system administrator, system operator ja customer administrator rooleille tulee alla olevan näköinen ilmoitus ongelmallisista laskuista. Lasku on selvitettävät-tilassa, koska käyttäjän tunnistamisessa on ollut ongelmia. Yrityksen sisällä pitää sopia, kuka näihin reagoi. Kaikkia koskettavat kehitykset - 2

4 Erääntyneet laskut Erääntyneitä laskuja ei siirretä enää system operatorille, vaan lasku jää näkyviin tarkastajalle/hyväksyjälle. Lasku näkyy myös Erääntyneet-listalla Kaikki tehtävät ruudulla. Reskontranhoitaja voi halutessaan siirtää erääntyneet laskut toiselle henkilölle, mutta lasku voi jäädä myös alkuperäiselle henkilölle odottamaan. Tarkastaja/hyväksyjä näkee sähköpostissaan erääntyneet laskut punaisella. Hakuominaisuudet ja järjestys Hakuominaisuuksia on parannettu lisäämällä jokaisen kentän päälle hakuruutu. Jatkossa voit suodattaa listaa esimerkiksi kirjoittamalla Kuvaus-kenttään toimittajan nimen ja painamalla enter. Päivämäärä-kenttiin on lisätty useita aikavälirajausmahdollisuuksia. Listan järjestystä voi myös muuttaa kenttien mukaan klikkaamalla kentän otsikkoa. Kaikkia koskettavat kehitykset - 3

5 Tarkastajia / hyväksyjiä koskettavat kehitykset Käyttöliittymämuutokset laskun käsittelyssä Laskun käsittelyn käyttöliittymää on muutettu hieman. Suurin ulkoasuun liittyvä muutos on tiliöintirivin siirtäminen laskun kuvan alapuolelle. Tiliöintiruudukon kokoa voi suurentaa ja pienentää halutessaan. Kuvaa voi nyt myös siirtää ylös ja alas tarttumalla ja raahaamalla haluttuun suuntaan (ei XML). Kokoruutu-tila Laskun yläpuolella oikeassa reunassa on painike, jolla laskun kuvan kokoa saa kasvattettua, jotta esimerkiksi tiliöinti olisi helpompaa. Tilaa kannattaa käyttää ainakin, jos tiliöintirivejä on paljon. Pop-up ikkunoita vähennetty Hyväksymisen yhteydessä on avautunut erillinen pieni ikkuna, joka on joissain vanhoissa selaimissa jäänyt kuvan taakse. Tässä versiossa ikkuna on korvattu kuvan päälle aukeavaan ja itsestään häviävään ilmoitukseen. Tarkastajia / hyväksyjiä koskettavat kehitykset - 4

6 Sijaiskäsittely Tässä versiossa sijaiskäsittelyä on muutettu siten, että lasku jää myös alkuperäiselle henkilölle eikä häviä hänen listaltaan. Molemmat voivat tehdä tarkastus/hyväksyntätehtävät. Historiatiedoissa näkyy esimerkiksi, että kuka sijainen on hyväksynyt laskun kenen alkuperäisen henkilön puolesta. Kun sijainen asetetaan, kaikki avoimet laskut näkyvät heti sijaisella ja sijainen saa sähköpostilla ilmoituksen. Sähköposti-ilmoituksesta näkee mitkä laskut ovat kohdistettu alkuperäiselle henkilölle ja mitkä sijaiselle. Kun sijaisaika on loppunut, laskut jäävät näkyviin vain alkuperäiselle henkilölle. Huom! Uutta sijaiskäytäntöä voi käyttää esim. pienissä yrityksissä, joissa kaksi henkilöä tarkistaa/hyväksyy kaikki laskut ja riittää kun toinen hyväksyy laskun. Tekstikentän maksimimerkkimäärä 100 Tiliöintirivin tekstikentän maksimi merkkimäärä on jatkossa 100. Reskontranhoitajalle Kaikki tehtävät välilehden käyttö Tehtävät, joille on valittu tuntematon käyttäjä tai väärä sähköpostiosoite siirtyvät nyt myös Visma Approval Centeriin. Tällaiset virheelliset tapaukset saavat oman tilan Selvitettävä. Pääkäyttäjät (System Operator, System Administrator ja Customer Administrator) saavat sähköpostilla tiedon selvitettävistä tehtävistä ja voivat korjata ongelman itsenäisesti poistamatta laskua kierrätyksestä. Versioon 1.3 on lisätty uusi välilehti Kaikki tehtävät, jossa näkyvät kaikki eri tiloilla olevat tehtävät. Tehtävät näkyvät käyttäjäkohtaisesti eli jos yhdellä laskulla on useita hyväksyjiä, näkyvät kaikki henkilöt eri riveillä omilla tiloillaan. Tehtävät jaetaan tilan mukaan seuraavasti: Selvitettävät: tehtävät ovat kierrätyksessä käyttäjälle, jonka käyttäjätunnusta eli sähköpostiosoitetta ei ole olemassa tai käyttäjällä ei ole oikeutta kyseiseen yritykseen. Tarkista, että sähköpostiosoite on oikein talousjärjestelmässä ja Visma Approval Centerissä. Jos sähköpostiosoite on väärin, korjaa tiedot, poista lasku kierrätyksestä ja laita lasku uudelleen kierrätykseen. Jos lasku lähtee käyttäjälle, jota ei ole perustettu Visma Approval Centeriin, perustaa ohjelma uuden käyttäjän ja yrittää lähettää hänelle aktivointiviestin. Jos sähköposti on väärin, käy poistamassa väärä käyttäjä käyttäjienhallinnasta. Jos sähköpostiosoite on oikein, tarkista, että käyttäjällä on Approver-rooli Visma Approval centeriin Reskontranhoitajalle - 5

7 Jos sähköposti on oikein, mutta käyttäjää ei ole perustettu Visma Approval Centeriin lähtee käyttäjälle aktivointiviesti. Käyttäjä voi käydä aktivoimassa tilinsä ja antaa henkilötietonsa. Erääntyneet: tehtävän määräaika on ylittynyt eli käyttäjä ei ole reagoinut tehtävään määräaikaan mennessä. Määräaikaa hallitaan Visma Document Centerin järjestelmäasetuksissa. Erääntynyt tehtävä näkyy nyt sekä käyttäjällä että erääntyneiden listalla. Reskontranhoitaja voi halutessaan siirtää erääntyneen laskun toiselle käyttäjälle. Erääntyneiden käsittelyn toimintamalli pitää käydä läpi yrityksen sisällä. Avoimet: tehtävä on käyttäjällä hyväksyttävänä ja käyttäjä näkee laskun Tehtävätruudullaan. Avoimet tehtävät voivat olla myös erääntyneitä tehtäviä ja selvitettäviä tehtäviä, silloin ne näkyvät molemmilla listoilla. Tulevat: tehtävä ei näy vielä avoimena käyttäjällä, mutta tulee käyttäjän tehtäväksi heti kun edelliset ovat suorittaneet omat tehtävänsä. Valmiit: tehtävä on suoritettu, mutta vielä jollain käyttäjällä avoimena Visma Approval Centerissä. System Operator ja System Administrator voivat siirtää selvitettävät ja erääntyneet tehtävät haluamalleen käyttäjälle. He saavat edellä mainituista tehtävistä tiedon sähköpostilla ja heidän pitää myös reagoida niihin. Pääkäyttäjälle Yksinkertaisempi käyttöönotto Käyttöönottotoimenpiteitä on yksinkertaistettu. System operator roolia ei tarvitse enää asettaa kenelläkään henkilölle asennuksen yhteydessä, sen voi asettaa myöhemmin. Kierrätyslistat lähetetään Visma Document Centeristä Visma Approval Centeriin, vaikka System operator roolia ei ole valittu kenellekään. Java Scripting -viesti Visma Approval Center vaatii, että Java Scripting on käytössä käyttäjän selaimessa. Versiosta 1.3 lähtien Visma Approval Center tarkistaa, että Java Scripting on käytössä. Jos asetus ei ole käytössä, ohjelma ilmoittaa, että asetus pitää laittaa päälle, jotta ohjelma toimii oikein. Pääkäyttäjälle - 6

8 Java Scripting asetukset. IE8 virhe korjattu Internet Explorer 8 version kanssa oli virhe, että avautuvat pop-up ikkuna tai kustannuspaikkalista ja stylesheetillä näytetyn laskun kuvan taakse. Virhe on korjattu. Summa-kentän formaatti tiliöintirivillä Approval Center versiossa 1.3 on tehty kehitystä summa-kentän numeroiden syöttömuotoon. Muodossa käytetään kansallisia standardeja. Numeron muoto on hieman erilainen riippuen käyttäjän maasta ja kielestä. Esimerkiksi: Jos käyttäjän maa on Norja ja kieli Norja, silloin summa-kentän numeron muoto on on 1234,56. Jos käyttäjän maa on Norja ja kieli Englanti, silloin summa-kentän numeron muoto on on eli desimaalierottimena on piste. Jos syöttömuoto ei ole standardin mukainen, käyttäjä saa virheilmoituksen väärästä syöttömuodosta. Pääkäyttäjälle - 7