TARJOUSPYYNTÖ KONSERNITILI- JA MAKSULIIKEPALVELUSTA

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(6) TARJOUSPYYNTÖ KONSERNITILI- JA MAKSULIIKEPALVELUSTA Oulun kaupungin konsernipalvelut (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjoustanne Hilmailmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti konsernitili- ja maksuliikepalveluista. Oulun kaupunkikonserni on keskittämässä konsernitilin ja maksuliikkeen palvelujen oston yhteen pankkiin. Oulun kaupungin konsernipalveluiden rahoitusryhmä hoitaa keskitetysti konsernitilin ja likviditeetin hallinnan, maksuliike hoidetaan kaupungin ja sen tytäryhtiöiden jäsentilien kautta. Tarjoajan on tarjottava konsernitili- ja maksuliikepalveluita. Osatarjoukset eivät ole mahdollisia. TARJOUSPYYNNÖN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET 1 Konsernitili- ja maksuliikepalvelut Konsernitilipalvelulla kootaan konsernin jäsentilit yhteen. Oulun kaupunki (emoyhtiö) on konsernitilin omistaja ja siten pankin sopijakumppani. Maksuliike hoidetaan kunkin jäsentilin omistajan toimesta joko suoraan yhtiöstä tai palveluna Monetra Oy:ltä, joka on Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin omistama taloushallinnon palveluita tuottava osakeyhtiö. Kohdissa 1.1 ja 1.2 luetellaan konsernitili- ja maksuliikepalveluiden vaatimukset ja vaatimusten täyttymisestä pyydettävät tarjoukseen liitettävät selvitykset. 1.1 Konsernitilipalvelut Konsernitilipalveluiden sisältö Konsernitilipalveluiden tulee sisältää: Korkotietojen automaattisen päivityksen Konsernitilin jokapäiväisen ylläpidon Uusien jäsentilien liittämisen konsernitiliin Jäsentilien poistamisen konsernitilirakenteesta Kaupungin konsernipalveluiden rahoitusryhmällä tulee olla oikeus päivittää jäsentilien ehtoja ja limiittien muutoksia niin, että muutos tulee voimaan yhden vuorokauden sisällä Luottolimiitin korko Konsernitilin arvioitu ulkoinen luottolimiitti tulee olemaan euroa. Luottolimiitin viitekorko marginaaleineen ja koronlaskentaperusteet sekä kaikki muut mahdolliset koronlaskentaan liittyvät ehdot on ilmoitettava oheisella korkotiedot lomakkeella (liite 1) Hyvityskorko Konsernitilin emo-/päätilille maksettava hyvityskorko marginaaleineen on ilmoitettava oheisella korkotiedot lomakkeella (liite 1). Ilmoitettava koronmaksutapa ja milloin korko maksetaan tilille.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(6) Jäsentilien korko Tarjoukseen on lisäksi liitettävä selvitys oheisella korkotiedot lomakkeella (liite 1) siitä, kuinka jäsentilien koronlasku sekä korkojen hyvitys ja veloitus tapahtuu Arvopäiväkäytäntö Tarjoajan on ilmoitettava arvopäiväkäytäntö konsernitilille tai sen jäsentilille ulkopuolelta tulevasta suorituksesta sekä konsernitilin ja jäsentilin tai jäsentilien välisistä siirroista. Korkotiedot ja arvopäiväkäytäntö ilmoitetaan oheisella korkotiedot -lomakkeella (liite 1) Konsernin sisäiset siirrot Jäsentilien sisäisissä tilisiirroissa katetarkistusrajan tulee olla 10 miljoonaa euroa. Tarjoukseen tulee liittää selvitys siitä, kuinka katetarkistusrajaa voidaan muuttaa tarvittaessa Asiakastuki Tarjoukseen tulee liittää selvitys työpäivinä klo tavoitettavissa olevasta, maksuliikeasiantuntijatasoisesta, henkilökohtaisesta konsultoinnista ja neuvonnasta. Asiakastukeen on tarjouksessa nimettävä yhteyshenkilö, jolla tulee olla nimetty sijainen ja näiden henkilöiden yhteystiedot: suora puhelinnumero ja sähköpostiosoitteet. Tietojen tulee olla aina ajan tasalla ja asiakaspalvelun tulee olla suomenkielistä. Maksuliikeongelmat selvitetään viimeistään saman päivän sisällä, jotta maksut ja palkat saadaan maksuun. Jos tilaajalle aiheutuu toimittajan taholta aiheutuneista selvittämättömistä ongelmista kuluja asiakastuen toimimattomuuden vuoksi, kulut veloitetaan toimittajalta Dokumentaatio Tarjoukseen tulee liittää kuvaus tarvittavasta dokumentaatioista, joka tarvitaan tilin liittämisessä konsernitiliin Raportit Tilaaja tarvitsee konsernitilipalvelusta seuraavat raportit: rahavirta ja volyymit kuukausitasolla, keskisaldo, koronlaskenta ja palvelumaksut yhtiöiden, alakonsernien ja emotilin osalta. Päivittäinen raportti, jossa listataan kaikki konsernitiliin liitettyjen tilien ajantasaiset saldot, otot ja panot. Raporttien tulee olla siirrettävissä Exceliin Käyttöönottoprojekti Tarjoajan on annettava tiivis (max.4 x A4) kuvaus konsernitilin käyttöönottoprojektista. Käyttöönottoprojekti alkaa heti sopimuksen solmimisen jälkeen. 1.2 Maksuliikepalvelut Konekieliset pankkipalvelut Tarjoajan on kuvattava tarjouksessaan seuraavat asiat: Saapuvat ja lähtevät, viitteelliset ja viitteettömät yrityksen maksut o Selvitys palkka- ja eläkemaksujen välityskäytännöstä o Lähetysaikataulut o Katteen veloituksien aikataulut

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(6) Yksittäiset maksut Ulkomaanmaksut (SEPA -alueen ulkopuoliset), saapuvat ja lähtevät Suoraveloitusvaltuutusten vastaanotto sekä suoraveloituspyyntöjen lähetys Maksupääteaineiston lähettäminen ja palautteen vastaanottaminen Konekielinen (tarvittaessa paperinen) tiliote Reaaliaikaisten ajantasasaldojen ja tilitapahtumien ajantasainen selailu Kaikki muut tässä mainitsemattomat tavanomaiset pankkipalvelut pois lukien rahahuolto ja e-palvelut (e-maksu, e-tunnistautuminen, saapuvat ja lähtevät verkkolaskut, kuluttajan e- laskut, verkkopalkka) Shekit ja pankkivekselit Kotimaisten shekkien ja pankkivekseleiden käsittely ja tilillepano Ulkomaisten shekkien ja pankkivekseleiden käsittely ja tilillepano Pikasiirrot Toiseen kotimaiseen pankkiin EU-alueella toimivaan pankkiin EU-alueen ulkopuolella toimivaan pankkiin 2 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä ensisijainen palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat tulee antaa suomen kielellä. 3 Tarjous 3.1 Taustatiedot tarjouksen tekemiseksi Tämän hetken arvion mukaan konsernitiliin on emokaupungin lisäksi tulossa 23 tytäryhtiötä, joista 13 jäsentiliä tulee olemaan kolmessa alakonsernitilijärjestelmässä. Vuoden 2013 alusta konsernitilijärjestelmään yhdistyvät perustettavaan Oulun kaupunkiin liittyvät muut kunnat (Oulunsalo, Kiiminki, Haukipudas, Yli-Ii) sekä näiden kuntien yhtiöt. Kaupungin konsernirakenne elää ja voi muuttua sopimuskauden aikana, joten jäsentilien määrä voi vaihdella tämän johdosta. Liitteenä on luettelo tulevista konsernitilin jäsenistä (liite 2) sekä tapahtumavolyymeista (liite 3). Tarjouspyynnössä esitetyt volyymitiedot eivät ole tilaajaa sitovia. Kaupunki käyttää Basware Maksuliikenne -ohjelmistoa maksuliikenteen sekä tiedonsiirtopalvelujen hoitamisessa ja Meritt järjestelmää taloushallinnossa. Tytäryhtiöillä on käytössä myös muita maksuliikenteen ja taloushallinnon ohjelmistoja. 3.2 Tarjousmenettely Pyydetään tarjous kahdessa eri kuoressa seuraavasti:

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(6) 1. kuori: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (liite 5 ja 5a) 2. kuori: Varsinainen tarjous, liitteenä hintalomake (liite 4) sekä korkotiedot (liite 1) 3.3 Tarjouksen rakenne Konsernitili- ja maksuliikepalveluista ei hyväksytä osatarjouksia eikä ehdollisia tarjouksia. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät myöskään ole sallittuja. Tarjouksen liitteineen tulee olla suomenkielinen. Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset ja tarjous tulee tehdä täysin tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. 3.4 Sopimus Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. 3.5 Sopimuskausi Sopimuskausi on voimassa aluksi kolmen (3) vuoden määräajan, jonka aikana ei ole irtisanomisoikeutta. Tämän jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, mikäli Tilaaja ei toisin toimittajalle ilmoita ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä. Mikäli toistaiseksi voimassaolevalle sopimuskaudelle siirrytään, tällöin tilaajan irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan irtisanomisaika yhdeksän (9) kuukautta. 3.6 Sopimusehdot Tarjoajan pyydetään toimittamaan palveluja koskevat sopimusehdot kokonaisuudessaan tilaajalle tarjouksen yhteydessä. 3.7 Hinta Hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. Hinnat ilmoitetaan hintalomakkeella (liite 4). Konsernitili- ja maksuliikepalvelut on ilmoitettava pakettihintana (kuukausittainen käyttömaksu), joka sisältää vähintään kohdissa 1.1 mainitut elementit. Hinnat ovat kiinteät kolmen (3) vuoden määräaikaisen sopimuskauden ajan. Mahdollisella toistaiseksi voimassaolevalla sopimuskaudella hintoja voidaan tarkistaa enintään kerran vuodessa JYSE 2009 Palvelut ehtojen mukaisesti palveluiden yleistä ja todellista kustannuskehitystä vastaavasti. Toimittajan tulee esittää tilaajalle kirjallisesti selvitys kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä mahdollisen hinnanmuutosesityksen yhteydessä. Toimittajan on toimitettava hinnanmuutosilmoitus kirjallisesti tilaajalle vähintään kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hinnat eivät saa nousta yli 2 % aiemmin voimassa olleista hinnoista. 3.8 Tarjoajan soveltuvuusehdot: Referenssit konsernitili- ja maksuliikepalveluista Tarjoajalla tulee olla vähintään kaksi (2) referenssiä tämän tarjouspyynnön kohdetta vastaavien konsernitili- ja maksuliikepalveluiden tuottamisesta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Vastaavina konsernitili- ja maksuliikepalvelureferensseinä pidetään referenssiä ko. palveluista, jotka on tuotettu Oulun kaupunkikonsernin kanssa samaa kokoluokkaa oleville asiakkaille. Oulun kaupunkikonsernin kanssa samaa kokoluokkaa olevalla asiakkaalla tarkoitetaan kuntaa, kuntayhtymää, valtion virastoa tai yritystä, jonka käyttövolyymi ja jäsentilien määrä on samaa suuruusluokkaa kuin ennakoidut Oulun konsernitilin volyymit liitteessä 3. Selvitys soveltuvuusehtojen täyttymisestä annettaan tarjouspyynnön liitteillä 5 ja 5a.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(6) 3.9 Liikesalaisuudet Sen lisäksi mitä JYSE-ehtojen 20 luvussa sanotaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. Pisteytykseen vaikuttavat tekijät ovat asianosaisjulkisia. JYSE_2009_palvelut.pdf 3.10 Vertailuperuste Tarjoukset pisteytetään hinnan ja laadun (=kokonaistaloudellinen edullisuus) perusteella siten, että maksimi yhteispistemäärä on 100 pistettä. Laadusta voi saada maksimissaan 40 pistettä ja hinnasta 60 pistettä. Laadun osatekijät (kohta 1. ja 2.) ovat: 1. Verkkopankkipalvelun toiminnallisuus ja tarkoituksenmukaisuus koko konsernille (max 20 pistettä) Mikäli koronlaskenta ja veloitukset hoidetaan palveluntarjoajan toimesta pisteitä saa 10 p, muuten 0 p Mikäli koronmaksu tapahtuu kuukauden viimeisenä päivänä 10 p, myöhemmin 0 p 2. Asiakaspalvelu ja -tuki (max 20 pistettä) Kuvaus asiakaspalvelusta ja -tuesta Tarjoaja voi saada toimivaa asiakaspalvelua ja tukea koskevasta selvityksestä maksimissaan 10 pistettä. Mikäli asiakaspalvelua ja tukea koskeva selvitys ei täytä tilaajan mielestä jäljempänä kuvatun toimivan asiakaspalvelun ja tuen kriteerejä, pisteitä saa 0. Tarjoaja sitoutuu tuottamaan vähintään kuvauksensa mukaisen ja tasoisen asiakaspalvelun ja tuen sopimuskauden aikana. Tilaaja pitää asiakaspalvelua ja tukea toimivana, jos se on saatavilla vähintään virkapäivinä ma-pe klo ja jos sen avulla mahdolliset tukea ja palvelua koskevat ongelmat saadaan ratkaistua saman päivän aikana oletuksella, että tällainen ongelma on ilmoitettu toimittajan asiakaspalveluun/-tukeen viimeistään ennen kello 14:00. Kuvaus asiakaspalvelun ja tuen toteuttavista henkilöresursseista Tarjoaja voi saada kuvauksestaan asiakaspalvelun ja tuen toteuttavista henkilöresursseista maksimissaan 10 pistettä. Tilaaja arvostaa ja huomioi tätä koskevan pisteytyksen seuraavasti: nimetyt henkilöt yhteystietoineen 10p, muuten 0 p 3. Hinta (max 60 pistettä) pakettihinta konsernitili- ja maksuliikepalveluille. Vertailussa halvin pakettihinta saa 40 pistettä ja muut pakettihintaa koskevien tarjousten hinnat vertaillaan kaavalla (halvin hinta / vertailtava hinta) * 40. konsernitilin emo-/päätilille maksettava hyvityskorko marginaaleineen (korkein 10 p, seuraavaksi korkein 5 p, muut 0 p), korkotiedot vertailuun tilanteen mukaan o mikäli korkoehdoissa on porrastuksia, marginaali lasketaan kaikkien marginaalien keskiarvona konsernitilin luottolimiitin veloituskorko marginaaleineen (edullisin 10 p, seuraavaksi edullisin 5 p, muut 0 p), korkotiedot vertailuun tilanteen mukaan

6 TARJOUSPYYNTÖ 6(6) o mikäli korkoehdoissa on porrastuksia, marginaali lasketaan kaikkien marginaalien keskiarvona 3.11 Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään jättämään kahdessa eri kuoressa kohdan 3.2 mukaisesti. Soveltuvuuslomakekuori ja tarjouskuori pyydetään lähettämään samassa lähetyksessä osoitteella Oulun kaupunki Oulun Konttori / Kirjaamo PL 27, Torikatu 10 A, 1. krs Oulun kaupunki klo mennessä. Lähetykseen on merkittävä tunnus Konsernitili, Dnro: OUKA 3415/2012 ja tarjoajan yhteystiedot Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään saakka. Lisätietoja annetaan osoitteeseen veli-matti.keloneva@ouka.fi tulleiden kirjallisten pyyntöjen perusteella. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä kello mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa viimeistään klo 16 mennessä. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Liitteet Liite 1 korkotiedot Liite 2 konsernitilin jäsenet Liite 3 konsernitilin volyymit Liite 4 hintalomake Liite 5 soveltuvuuslomake Liite 5a referenssilomake