SOPIMUSLUONNOS. TP-1-17 /liite 6. Konsultoinnin puitesopimus. Sisällys

Transkriptio

1 Konsultoinnin puitesopimus Sisällys 1 Sopijapuolet Sopimuksen tausta, tarkoitus ja kohde Sopimuskausi Sopimuksen seuranta Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hinnat, palkkiot ja muut veloitukset Puitesopimustoimittajan tavoitettavuus Toimeksiannot Asiantuntijan toimittamisen vasteaika Nimetyt yhteyshenkilöt / vastuuhenkilöt Esteellisyys Toimeksiantojen antaminen Toimeksiantojen suorituksen laatu Sopijapuolten keskeiset velvoitteet Maksuehto ja laskutus Yhteydenpito sopimuskauden aikana Alihankkijat Vakuutukset Tekijänoikeudet Salassapito Sopimuksen irtisanominen, purku ja päättyminen erityistilanteissa Viivästys ja sopimussakko Sopimuksen muutokset Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimuksessa sovellettava lainsäädäntö Allekirjoitukset... 9

2 Konsultoinnin puitesopimus 1 Sopijapuolet Tilaaja Y-tunnus Osoite Tilaajan yhteyshenkilö Medbit Oy Medbit Oy Toimittaja Y-tunnus Osoite Toimittajan yhteyshenkilö Allekirjoittaneet tilaaja: Medbit Oy ja toimittaja: (. yritys) ovat solmineet seuraavan puitesopimuksen xxx- asiantuntijaresurssien vuokrauksesta. Saman sisältöiset puitesopimukset tilaaja on solminut seuraavien toimittajien kanssa: (xxxxx yritys) ja (xxxx yritys) 2 Sopimuksen tausta, tarkoitus ja kohde Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle Sopijapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilön vaihtumisessa ei ole kyse varsinaisesta sopimuksen muutoksesta. Tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti Tilaaja hankkii toimittajalta seuraavia asiantuntijaresursseja työvoiman vuokrauksena. Tilaaja hankkii tarjouspyyntöasiakirjassa tarkoitettuja palveluita siten kuin tässä sopimuksessa on kuvattu. Palveluiden ja niihin liittyvien asiantuntijaresurssien vuokrauksen on täytettävä vaatimukset, jotka perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen, lakiin tai sen nojalla annettuun asetukseen tai viranomaismääräykseen jotka ovat voimassa sopimuskauden aikana. Toimittaja vastaa siitä, että asiantuntijapalvelut suoritetaan sopimuksen mukaisesti, huolellisesti ja ammattitaitoisesti. Toimittaja sitoutuu ylläpitämään ja aktiivisesti kehittämään käyttämiään työmenetelmiä, käytäntöjä ja prosesseja. Toimittaja sitoutuu ammattimaiseen töiden järjestelyyn ja toimintansa kehittämiseen. Sopijapuolet pyrkivät kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristön huomioonottavaan yhteistyöhön. Tämä edellyttää sopijapuolilta avoimuutta, luottamusta ja vuorovaikutusta sopimuksen toimivuuden kehittämiseksi.

3 Vuokratun työntekijän työnantaja on Toimittaja. Toimittajan vuokraama henkilöstö ei ole minkäänlaisessa työ- tai palvelussuhteessa tilaajaan Palvelua tuottaessaan. Palveluita tilataan Tilaajan tarpeiden mukaisesti. Tilaajilla ole määräostovelvoitetta. Palveluntuottaja vastaa siitä, että vuokrattu työntekijä on käytettävissä sopimuksen mukaisiin tehtäviin sopimuksen mukaisina ajankohtina. Mikäli palveluntuottaja ei pysty toimittamaan vuokrattua työntekijää sovittuna aikana, tilaaja voi tilata tarvittavan työvoiman tai palvelun toiselta puitesopimuskumppanilta. Sopimusaikana tilattavan työn suorittaja valitaan puitesopimuskumppaneiden välisellä minikilpailutuksella. Suuremmissa yli asiantuntipalvelun vuokrauksissa Medbit Oy pidättää itsellään oikeuden kilpailuttaa työn suorittaja erikseen tai käyttää tätä puitesopimusta. Tähän sopimukseen sovelletaan soveltuvin osin Julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT), mikäli asiasta ei ole tässä sopimuksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa muuta ilmoitettu. 3 Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Määräaikaisena sopimus päättyy ilman irtisanomista Sopimuksen seuranta Optiot (1+1 vuodet) tulee voimaan valitun toimittajan kanssa vain, mikäli Tilaaja päättää jatkaa sopimuskautta. Päätös sopimuksen mahdollisesta jatkamisesta tehdään ennen edellisen sopimusjakson päättymistä. Optiokaudelle tehdään erillinen sopimus. Tämän sopimuksen päättymisellä ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuskauden päättymistä tehtyihin tilauksiin tai toimituksiin. Toimittajan tulee seurata toimeksiantokohtaisen sopimuksen kohteen toteutumista ja valvoa sen laatua sekä raportoida esimerkiksi palvelumääristä, palveluiden toteutumisesta, virheistä ja muista sopimuksen kohteen toteuttamiseen liittyvistä seikoista tilaajalle suomen kielellä. Toimittajan on toimitettava tilaajan sopimuksen seurantaa varten pyytämät tiedot tilaajan ilmoittamaan kohtuulliseen määräaikaan mennessä, kustannuksitta. Sopimusseurannan kokouksia pidetään tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa. Toimittajalla ei ole oikeutta velottaa kokouksista. Kokouksia voidaan osapuolten pyynnöstä pitää edellä mainittua useammin. Ongelmatapauksissa pidetään kokouksia niin paljon kuin ongelman ratkaisemiseksi on tarpeen. Kokoukset pidetään tilaajan toimitiloissa, jollei erikseen toisin sovita.

4 5 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat 6 Hinnat, palkkiot ja muut veloitukset 7 Puitesopimustoimittajan tavoitettavuus Jos tämän sopimuksen ja siinä mainittujen muiden asiakirjojen sisällöt ovat keskenään ristiriidassa, on asiakirjojen noudattamisjärjestys seuraava: 1 Tämä sopimus liitteineen, sisältäen Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 PALVELUT) 2 Tarjouspyyntö liitteineen 3 Toimittajan tarjous liitteineen (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina. Palvelun sopimushinnat sisältävät kaikki alennukset sekä kaikki hankintaan liittyvät kustannukset. Hinnan varaumia, laskutus-, pientoimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Palveluntuottaja voi velottaa tilaajalta vuokratun työvoiman matkakustannuksia ainoastaan tilaajan kanssa erikseen sovittaessa, toimeksiantokohtaisesti. Hinnan muutoksista ilmoitetaan tilaajalle viimeistään kuusikymmentä (60) päivää ennen niiden voimaantuloa. Hintojen korotuksista tulee neuvotella tilaajan kanssa vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta ennen hinnan voimaantuloa ja korotuksen perusteena tulee olla toimittajasta riippumattomat tekijät. Hintojen korotus saa olla korkeintaan 2% kalenterivuodessa. Optiokauden osalta palveluntuottaja voi ehdottaa hintojen muuttamista vain palveluntuottajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Mahdollisen hinnan muutoksen perusteena tulee olla toimittajasta itsestään riippumattomien olennaiset kustannusmuutokset. Hinnan kehityksen tulee vastata yleistä konsulttipalveluiden kustannuskehitystä. Toimittajan tulee esittää kirjallinen selvitys hinnanmuutoksen perusteista. Kaikki muutokset hintaan on sovittava kirjallisesti. Mikäli viranomaisten määräämien julkisten maksujen tai arvonlisäveron suuruus tai kantamisperuste muuttuu joko säädösmuutoksen tai verotuskäytännön muuttumisen vuoksi, hinnat muuttuvat vastaavasti. Toimituksen viivästymisestä tehtävä hinnanalennus hyvitetään jo varsinaisella laskulla. Toimittajan yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa sopimukseen liittyen arkipäivisin klo 8:00 16:00 välillä. Yhteyshenkilön tai hänen varahenkilönsä

5 tulee reagoida tilaajan tekemiin toimeksiantokutsuihin tai kyselyihin mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään seuraavana työpäivänä yhteydenoton jälkeen. 8 Toimeksiannot Tilaaja tilaa puitesopimuksen piiriin kuuluvat asiantuntijavuokraukset erillisinä toimeksiantoina, joista tehdään kirjallinen tilaus tai sopimus. 9 Asiantuntijan toimittamisen vasteaika 10 Nimetyt yhteyshenkilöt / vastuuhenkilöt Toimeksiantojen tehtävät määritellään yksityiskohtaisemmin niitä koskevissa tilauksissa tai sopimuksissa ja niihin liittyvissä tehtäväkohtaisissa työohjelmissa, aikatauluissa. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden päättää, mitkä asiantuntijaresurssit hankkii puitesopimuksen kautta ja mitkä hankkii erikseen kilpailuttamalla tai itse rekrytoimalla. Toimittajan tulee sitoutua toimittamaan valittu asiantuntija tilaajan käyttöön viimeistään kahden viikon kuluttua, minikilpailutuksen päätöksestä ilmoittamisen jälkeen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden edellyttää lyhyempää toimitusaikaa työn alkamiseen, mikäli siihen on perusteltu syy. Toimittaja on tarjouksessaan nimennyt tilaajalle vastuuhenkilön sekä hänelle varamiehen. Sopimusaikana ei nimettyjä henkilöitä voi vaihtaa ilman tilaajan suostumusta. Mikäli henkilö joudutaan vaihtamaan, tulee uuden vastuuhenkilön tai uuden varamiehen omata sama ammattitaito kuin tarjouksessa nimetyillä henkilöillä. Mikäli tilaaja sopimusaikana joutuu antamaan reklamaation toimeksiannoissa käytetyistä asiantuntijoista, tulee tilaajan viivytyksittä vaihtaa toimeksiantoa suorittamaan uusi asiantuntija. Mikäli toimittaja ei vaihda asiantuntijaa tilaajan perustellusta pyynnöstä huolimatta, on tilaajalla oikeus irtisanoa sopimus. 11 Esteellisyys Puitesopimuskumppani ei ole esteellinen osallistumaan joko itse tai alikonsulttina sellaisiin tarjouskilpailuihin joiden valmisteluun se ei ole osallistunut, eikä ole toiminut tilaajan edustajana asiassa. Puitesopimuskumppani on esteellinen, eikä voi osallistua sellaisiin tarjouskilpailuihin ja toimeksiantoihin joiden valmisteluun on asiantuntijaresurssin vuokrauksen kautta osallistunut tai joihin liittyviin tehtäviin tulee tilaajan edustajana myöhemmin osallistumaan.

6 12 Toimeksiantojen antaminen 13 Toimeksiantojen suorituksen laatu 14 Sopijapuolten keskeiset velvoitteet Toimeksiannot joiden palkkiomuoto on aikapalkkio, annetaan kilpailuttamatta tehtäväksi, mikäli tilaajan kustannusarvio on alle (alv 0%). Toimeksiannot annetaan hankintapäätöksestä ilmenevän vertailupistetaulukon mukaisessa järjestyksessä ensimmäiselle. Toimeksiannon antamisessa huomioidaan asiantuntijaresurssin soveltuvuus tehtävän suorittamiseen: tarvittava osaaminen, kokemus ja toimeksiannon aikataulun asettavat vaatimukset. Ennen toimeksiannon antamista tilaa pyytää toimittajalta aikataulun työn suorittamisen aloittamisesta ja käytettävän resurssin ammattitaidosta ja kokemuksesta. Mikäli aikataulu työn aloittamiselle tai tarjotun resurssin osaaminen ei vastaa tilaajan tarpeita, tilaajalla on oikeus antaa työ toiselle puitesopimuskumppanille. Mikäli toimeksianto ylittää tilaajan arvioimana , tilaaja mini kilpailuttaa toimeksiannon puitesopimuskumppaneiden kesken. Mini kilpailutuksessa voidaan päätösperusteena käyttää hintaa, soveltuvuutta ja aikataulua. Tilaajalla on oikeus päättää minkälaisia päätösperusteita kussakin minikilpailutuksessa käyttää. Toimeksiannot tulee suorittaa ammattitaitoisesti ja noudattaa kaikkia alaan kohdistuvia sääntöjä ja viranomaismääräyksiä. Toimittaja on vastuussa vuokraamansa asiantuntijaresurssin työn tuloksista. Toimittajan tulee aktiivisesti valvoa työn laatua ja aikataulussa pysymistä. Toimittaja on velvollinen huolehtimaan, että työn suorituksessa käytettävät asiantuntijat omaavat tarvittavat valmiudet, omaavat tarvittavan koulutuksen ja että heillä on kyky laadukkaaseen työn suorittamiseen. Tilaaja: - asettaa toimittamista varten Toimittajan käytettäväksi vaadittavat tiedot Toimittaja: - ei hyödynnä Tilaajan luovuttamia tietoja muuhun tarkoitukseen - on työntekijöiden työnantaja ja vastaa kaikista työnantajalle kuuluvista velvoitteista työntekijään nähden - vastaa työntekijöiden työnantajana henkilöstönsä palvelussuhteen ehdoista, työsopimuksen solmimisesta sekä palvelussuhteen ehtoihin perehdyttämisestä - vastaa työntekijöidensä palkoista, lakisääteisistä vakuutuksista ja kaikkien lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta loma- ja matkakorvaukset mukaan lukien - vastaa siitä, että työntekijä sitoutuu noudattamaan annettuja työohjeita ja laatuvaatimuksia - vastaa henkilökuntansa puolesta Tilaajalle aiheutetuista vahingoista

7 15 Maksuehto ja laskutus 16 Yhteydenpito sopimuskauden aikana Toimittaja voi laskuttaa tilaajalta vain ne työpäivät, jolloin lähetetty työntekijä on tilaajan käytettävissä. Laskuista tulee ilmetä laskutuksen perusteet, henkilön nimi johon lasku kohdistuu, sekä työn suorituksen ajankohta ja Medbitin kustannuspaikka johon työ kohdistuu. Laskusta tulee löytyä riveittäin tilaajan vaatimat yksilöintitiedot. Lähetetyt laskut käsitellään sähköisesti. Lisätiedot verkkolaskutuksesta Laskutuksen tulee tapahtua verkkolaskutuksella. Laskut tulee laatia niin, etteivät ne sisällä lain mukaan salassa pidettäviä tietoja. Laskutus-, yms. lisiä ei hyväksytä. Laskutustiedot ilmoitetaan sopimuksen teon / tilausten yhteydessä. Toimittaja varautuu Tilaajan kanssa pidettäviin kokouksiin ja lisäksi ongelmatilanteista johtuviin tapaamisiin tarpeen mukaan. Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa erikseen tapaamisista. Palveluntuottajan velvollisuutena on toimittaa sopimuskauden aikana Tilaajalle Tilaajan asettamassa määräajassa seuraavat asiakirjat: - 12 kk:n välein luotettava selvitys maksujen suorittamisesta tai veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai selvitys siitä, että verovelan määrä, josta ei ole tehty maksusuunnitelmaa, ei ylitä euroa tai selvitys verovelan määrästä - 12 kk:n välein työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Selvitykset ja todistukset voi korvata Luotettava kumppani todistuksella. Selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia, lukuun ottamatta rikosrekisteriotetta joka on voimassa 12 kk myöntämispäivästä lukien. 17 Alihankkijat Toimittajan on ilmoitettava käyttämänsä alihankkijat. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan soveltuvin osin Toimittajalle ase-

8 tettuja velvoitteita. Alihankkijasta on pyydettäessä toimitettava tämän sopimuksen kohdassa 13, Yhteydenpito sopimuskauden aikana mainitut selvitykset. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Alihankkijoita ei saa ketjuttaa. 18 Vakuutukset Toimittajalla tulee olla voimassa oleva oman toimialansa vastuuvakuutus. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä myös sopimuskauden aikana Tilaajan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 19 Tekijänoikeudet Ellei toimeksiannossa tai sopimuksessa muuta sovita, tilaajalla on oikeus hyödyntää toimeksiannossa syntynyttä materiaalia ja tuloksia rajoituksetta toiminnassaan. Toimittajalla ei ole oikeutta luovuttaa tilaajan toimeksiannosta syntynyttä aineistoa muille ilman tilaajan kirjallista suostumusta. 20 Salassapito Tilaaja noudattaa julkisyhteisönä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevia salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä. Sopijapuolet pitävät toisiltaan saamansa luottamukselliseksi merkityn tai muuten luottamukselliseksi tai liikesalaisuudeksi katsottavan aineiston salassa eivätkä käytä tietoja muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Tilaajalla on kuitenkin velvollisuus noudattaa julkisuus- ja salassapitolainsäädännön mukaisia velvoitteitaan. Sopijapuolet vastaavat, että kaikki heidän palveluksessaan olevat samoin kuin alihankkijat noudattavat tätä määräystä. Tämä määräys on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Salassapitovelvollisuus ei koske tietoa, joka on yleisesti saatavilla tai julkista tai jonka sopijapuoli on saanut laillisesti haltuunsa muuten kuin toiselta sopijapuolelta. Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan, että tietosuojaa ja salassapitoa koskevat säädökset ja viranomaisten antamat määräykset otetaan huomioon. Jos sopimus päättyy tai purkautuu, sopijapuoli palauttaa tai toisen sopijapuolen suostumuksella hävittää toisen sopijapuolen luottamuksellisen aineiston. Aineistoa ei saa hävittää, mikäli laki tai viranomaisten määräykset vaativat säilyttämistä. Sopijapuolella on oikeus käyttää toimituksen yhteydessä hankkimaansa ammattitaitoa ja kokemusta. Toimittaja ei saa käyttää sopimusta tai Tilaajan nimeä referenssinä tai muussa markkinoinnissaan ilman Tilaajan suostumusta. 21 Sopimuksen irtisanominen, purku ja päättyminen erityistilanteissa Tilaaja voi irtisanoa sopimuksen perustellusta syystä noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Perusteltuna syynä pidetään esimerkiksi toistuvia laatuvirheitä ja viivästyksiä. Ennen irtisanomista tilaa on velvollinen kirjallisesti reklamoimaan toimittajaa virheitä. Irtisanominen on tehtävä kirjalli-

9 sesti. 22 Viivästys ja sopimussakko 23 Sopimuksen muutokset 24 Erimielisyyksien ratkaiseminen 25 Sopimuksessa sovellettava lainsäädäntö Toimittajan tulee ilmoittaa Tilaajalle välittömästi havaitessaan resurssin toimittamisen vasteajassa mahdollisen viivästyksen. Tilaajalla ei ole velvollisuutta ottaa viivästynyttä asiantuntijaresurssia vastaan. Tilaajalla ei ole velvollisuutta maksaa myöhästynyttä resurssia. Muusta kuin tilaajasta tai ylivoimaisesta esteestä johtuvasta viivästyneestä toimituksesta toimittaja on velvollinen maksamaan tilaajalle sopimussakkona 5 % toimituksen hinnasta mikäli viivästys on alle kaksi viikkoa ja mikäli viivästys on yli kaksi viikkoa sopimussakko on 10 %. Viivästykseksi katsotaan sovittujen asiakirjojen ja/tai raporttien viivästyminen. Jos asiakirjoja tai raportteja ei toimiteta lainkaan, tilaajan huomautuksista huolimatta, Tilaaja voi irtisanoa sopimuksen päättymään välittömästi. Toimittaja hyvittää sakon määrän Tilaajan laskutuksesta. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Mahdolliset sopimuserimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvottelemalla. Mikäli neuvottelut eivät johda sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, ratkaistaan erimielisyydet ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. 26 Allekirjoitukset Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimukseen ei kuitenkaan sovelleta Suomen lain lainvalintaa koskevia säännöksiä. Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samansanaista kappaletta, yksi (1) Tilaajalle ja yksi (1) Toimittajalle. Turussa xx.xx.2017 xx.xx.2017 Medbit Oy Tilaaja Toimittaja