Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus Terveystie Ylivieska

Transkriptio

1 Ylivieskan seurakunta/ Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus Terveystie Ylivieska TARJOUSPYYNTÖ Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus huolehtii alueensa ev. lut. seurakuntien ICT-palveluista. Aluekeskus on yksi kirkon 13 IT-palvelukeskuksesta. Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus toimii Kokkolan, Kalajoen ja Raahen rovastikuntien alueella ja on jäsenseurakuntiensa ylläpitämä palvelukeskus. Isäntäseurakuntana Keski- Pohjanmaan IT-aluekeskuksella on Ylivieskan seurakunta. Jatkossa tilaajasta käytetään nimeä Keski- Pohjanmaan IT-aluekeskus. Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskuksen jäsenseurakunnat ovat: Kokkolan seurakuntayhtymän seurakunnat Vetelin seurakunta Halsuan seurakunta Perhon seurakunta Toholammin seurakunta Kannuksen seurakunta Kalajoen seurakunta Alavieskan seurakunta Sievin seurakunta Ylivieskan seurakunta Reisjärven seurakunta Nivalan seurakunta Haapajärven seurakunta Kärsämäen seurakunta Haapaveden seurakunta Oulaisten seurakunta Pyhäjoen seurakunta Raahen seurakunta

2 1. Nykyinen tulostusympäristö Kilpailutukseen osallistuvissa seurakunnissa on 30 monitoimilaitetta. Käytössä on usean eri valmistajan laitteita. Seurakunnilla on yhteinen tulostuspalvelin. Käytössä ei ole yhtenäistä tulostuksenhallintajärjestelmää. Osassa laitteista on tilikirjaus päällä. Nykyinen kokonaistulostusmäärä monitoimilaitteilla on noin sivua vuodessa. Näistä väritulosteiden ja kopioiden osuus n. 20%. A3 tulosteiden osuus on kokonaismäärästä n. 2%. Edellä olevat määrät ovat tämän hetken parhaan ymmärryksen mukaisia arvioita, eivätkä siten ole ITaluekeskusta sitovia. 2. Hankinnan kohde Pyydämme tarjousta monitoimilaitteista, niiden huoltotoiminnasta ja tulostuksenhallintajärjestelmästä. Painotamme valinnassa myös laitteiden ympäristöystävällisyyttä. Monitoimilaitteilla tulee olla 60 kuukauden huoltosopimus, joka alkaa Hankinta toteutetaan yhden toimittajan kanssa. Tilaaja ei sitoudu tiettyjen määrien tilaamiseen vaan laitteiden määrät ja laitekokoonpanot määräytyvät tulostusympäristön kehitystyön tuloksena. Kohteena on Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskuksen tarjouskilpailussa mukana olevien seurakuntien tulostusympäristön hoitaminen kokonaispalveluna vähintään monitoimilaitteiden osalta. Tulostusympäristöön sisältyvät kopiokoneet, osa verkkotulostimista, monitoimilaitteet ja tarpeelliset ohjelmistot laitteiden hallinnoimiseksi verkon kautta. Osa monitoimilaitteista toimii myös faxeina ja skannereina. Valitun toimittajan kanssa kartoitetaan aluksi seurakuntien tulostustarpeet ja valitaan seurakuntiin asianmukaiset laitteet. Tarjouskilpailussa ovat mukana seuraavat seurakunnat: Alavieskan seurakunta Haapajärven seurakunta Haapaveden seurakunta Halsuan seurakunta Kalajoen seurakunta Kannuksen seurakunta Kokkolan seurakuntayhtymän seurakunnat Kärsämäen seurakunta Oulaisten seurakunta Perhon seurakunta Pyhäjoen seurakunta Reisjärven seurakunta Sievin seurakunta Toholammin seurakunta

3 Vetelin seurakunta Ylivieskan seurakunta Seurakunnat tulevat mukaan sopimukseen tai nykyisten sopimustensa päättyessä. Seurakuntien nykyinen laitekanta, tulostusmäärät ja liittymisaikataulu käy ilmi liitteestä 5. Toimittaja suunnittelee tilaajan tulostusympäristön tilaajan muuttuvia tulostustarpeita vastaavaksi. Toimittaja sijoittaa tilaajan tulostustarpeeseen nähden sopivat ja ajanmukaiset laitteet kohteisiin, jotka määritellään toimittajan ja tilaajan kanssa yhdessä Tulostusympäristön kokonaispalvelulle asetetut tavoitteet Tilaajan tulostuskustannusten vähentäminen Kokonaistulostusmäärän vähentäminen Tilaajan työmäärän vähentäminen Laitekannan yhdenmukaistaminen Paperinkulutuksen vähentäminen Laskutuksen yksinkertaistuminen Huoltokutsujen automatisointi Tietoturvan parantaminen Raportoinnin käyttöönotto Tulostusympäristön optimointi 3. Tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset ja vertailtavat ominaisuudet on kuvattu liitteissä 1-4. Liitteet ovat pohjataulukoita, joihin toimittaja täyttää pyydetyt tiedot. Taulukoita ei saa muuttaa. Tarjotut tuotteet pitää pystyä toimittamaan asennettuna ja käyttökuntoisena seurakuntien toimipisteisiin liitteessä 5 olevan aikataulun mukaan. Toimittaja sitoutuu antamaan laitteen tunnistautumismedian käyttökoulutuksen aluekeskuksen jokaisessa seurakunnassa. Tulostuksenhallintajärjestelmän käyttö koulutetaan IT-asiantuntijoille (4kpl). Tarjousasiakirjat tulee laatia suomen kielellä.

4 4. Pakolliset tarjouksen liitteenä toimitettavat selvitykset Toimittajan tulee liittää tarjoukseen liitteet, joita käytetään tarjousten vertailussa ja toimittajan toimittamiskyvyn selvittämisessä tarjouksen kelpoisuutta arvioitaessa. Toimittaja liittää tarjouksen liitteeksi sellaiset asiakirjat, joiden pohjalta voidaan todeta vaadittujen vähimmäisvaatimusten täyttyvän esim. tuote-esite yms. Liitteessä 1-4 toimittajaa pyydetään vastaamaan kysymyksiin, joilla selvitetään toimittavan yrityksen, sekä tarjottujen tuotteiden ja palvelujen ominaisuuksia. Liitteen 1-4 tietoja tullaan käyttämään tarjouksien vertailuun. Liitteen 2-4 kysymysten vastausten liitteeksi toimittajan tulee liittää kirjalliset selvitykset mihin toimittajan vastaus perustuu esim. palvelukuvaukset yms. 5. Osatarjoukset ja vaihtoehdot sekä alihankinta Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoja ei hyväksytä. Mikäli tarjoaja tarjoaa useampia tämän tarjouspyynnön vaatimukset täyttäviä ratkaisuja, tulee tarjoajan tehdä näistä kaikista oma erillinen täydellinen tarjous. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Mikäli alihankkijat vaihtuvat sopimuskauden aikana, on ne hyväksytettävä tilaajalla (Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus). 6. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa eri vaiheessa. 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia, ammatillisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Toimittajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tämän todentamiseksi tarjoukseen pyydetään liittämään seuraavat selvitykset: Y-tunnus (tarkistamme kuulumisen kauppa- ja ennakonpidätysrekisteriin Todistus verojen maksamisesta (verovirastosta saatava todistus veronmaksuvelvollisuuden tayttämisestä) Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhemmat. Todistus työnantajan lakisääteisten sosiaalivakuutusmaksujen maksamisesta (työeläke-, tapaturmavakuutus-, työttömyys-, ryhmähenkivakuutusmaksu, yksityisen elinkeinonharjoittajan kohdalla YEL). Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhemmat.

5 Viimeisin valmistunut tilinpäätös ja tase. Vähintään kaksi referenssiä vähintään vastaavan laajuisesta toimituksesta johonkin suomalaiseen yritykseen tai julkishallinnon kohteeseen yhteystietoineen. 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpi päässeiden tarjoajien tarjoukset Tarjouksen tulee olla sisällöltään tarjouspyynnön ehtojen mukainen eli vastata vaadittuja teknisiä ja muita vaatimuksia sekä pyydettyjä kaupallisia ehtoja. Tarjouksen tulee olla laadittu tarjouspyynnössä mainitulla tavalla ja sisältää kaikki vaaditut selvitykset tullakseen huomioiduksi tarjouskilpailussa. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. 3. Tarjouksen valintaperusteet Arviointiperusteita ovat Hinnat (liite 1) 40% Huolto- ja tukipalvelut (liite 2) 35% Tulostuksenhallintajärjestelmä (liite 3) 20% Laitteiden ominaisuudet (liite 4) 5% 7. Tarjoukseen sisällytettävät selvitykset ja liitteet Jotta pystymme arvioimaan koneille asettamiamme vaatimuksia, tarjoajan kelpoisuutta sekä valintakriteerejä, tulee tarjouksessa olla mukana kaikki pyydetyt liitteet ja selostukset. Jättämällä tarjouksen tarjouskilpailuun, sitoutuu toimittaja vastaamaan tarjouksessa olevien tietojen paikkansa pitävyydestä ja ilmoitettujen teknisten ominaisuuksien toteennäyttämisestä. Mikäli tarjouksessa annettujen tietojen pohjalta tehdään hankintapäätös tai solmitaan toimitussopimus ja havaitaan, että tarjouksen sisältö ei ole paikkansa pitävä tai hankittavien laitteiden tai palvelujen ominaisuudet eivät täytä ilmoitettuja ehdottomia vaatimuksia, on tilaajalla oikeus irtisanoa sopimus. Tällöin toimittaja sitoutuu korvaamaan Keski-Pohjanmaan IT aluekeskukselle sopimussakkona, sekä lunastamaan rahoitusyhtiöltä seurakuntiin sopimuksen pohjalta jo hankitut laitteet. Toimittaja vastaa tässä tapauksessa myös kaikista kuluista, mitä laitteiden pois viemisestä aiheutuu. Valitun toimittajan kanssa tehtävässä hankintasopimuksessa tarkennetaan sopimussakko ja siihen liittyvät ehdot.

6 Epäselvissä tilanteissa tietojen paikkansa pitävyyden selvitys ja ominaisuuksien toteennäyttäminen tehdään tarjoajan lukuun. Tähän ehtoon sitoutuminen vahvistetaan allekirjoittamalla tarjous ja osallistumalla tarjouskilpailuun. 8. Sopimusehdot Tarjoukseen tulee liittää toimittajan esitys maksuehdoista ja aikataulusta sekä viivästymissanktioista. Maksuaikataulu tulee sitoa toimitusaikatauluun siten, että joidenkin koneiden käyttöönotto voidaan jättää myös tekemättä. Hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Hankintapäätöksen jälkeen tehdään hankinnasta tarjouspyyntöön ja tarjoukseen perustuva kirjallinen sopimus, joka syntyy allekirjoituksella. Sopimuksen allekirjoittaa kilpailutukseen osallistuvien seurakuntien puolesta IT-aluekeskuksen isäntäseurakunta. Seurakunnat liittyvät tähän sopimukseen liitteen 5 aikataulun mukaan. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tilaajalla tulee olla mahdollisuus tarkistaa laitteet ja palvelut, että ne täyttävät luvatut ominaisuudet. Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus ei allekirjoita sopimusta ennen kuin hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Tilaajalla on oikeus hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Tarjouksen tulee sisältää toimitussopimusesitys ja huoltosopimusesitys. Tarjouksesta tulee käydä ilmi mitä palveluita ja kustannuksia toimituksen ja ylläpidon kokonaishinta sisältää ja mitä se ei sisällä. Sopimusten erimielisyyksien käsittelypaikka on Ylivieskan käräjäoikeus. 9. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma portaalissa Varsinaiset tarjouspyyntöasiakirjat sijaitsevat Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskuksen sivuilla Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. 10. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintamenettelyn asiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Tarjousasiakirjat ovat julkisia asiakirjoja, jotka luovutetaan tiedon pyytäjälle seuraavasti: - Asianosaiselle, esimerkiksi tarjoajalle, asiakirjat voidaan luovuttaa päätöksenteon jälkeen. Asianosaisella ei kuitenkaan ole oikeutta toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuuksia koskeviin tietoihin tarjouksen hintaa lukuun ottamatta.

7 - Muulle, kuin asianosaiselle tietoja voidaan luovuttaa vasta, kun hankintasopimus on tehty. - Tarjouksen hinta ei ole salassa pidettävä tieto Tarjoukset pyydetään rakentamaan siten, että liike- tai ammattisalaisuuksia ei sisältyisi tarjousasiakirjoihin. Jos liike- tai ammattisalaisuuksia on kuitenkin välttämätöntä sisällyttää tarjoukseen, tarjoajia pyydetään merkitsemään selkeästi liike- tai ammattisalaisuuksia sisältävät asiakirjat tai esittämään ne mieluiten omana asiakirjana. Harkintavalta siinä, sisältääkö jokin asiakirja salassa pidettäviä tietoja, säilyy kuitenkin Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskuksella. 11. Tarjouksen jättäminen Tarjouksista tulee jättää sekä paperiversio, että sähköinen versio. Tarjousten paperiversiot tulee jättää klo mennessä. Paperiversiot pyydetään lähettämään osoitteeseen Ylivieskan seurakunta / Keski- Pohjanmaan IT-aluekeskus, Terveystie 11, Ylivieska. Kirjekuoriin pitää laittaa merkintä: tarjous monitoimilaitteista. Tarjousten sähköiset versiot tulee jättää klo mennessä osoitteeseen kpa.tarjous@evl.fi. Sähköpostiviestiin tulee laittaa otsikko Tarjous monitoimilaitteista. IT-aluekeskuksen postijärjestelmän liitetiedoston maksimi kokoraja on 30Mt. Tätä suuremmat liitetiedostot tulee pilkkoa osiin ja lähettää useammassa postissa. 12. Yhteydenpito ja lisätiedot tarjouksen jättöaikana Kilpailutuksen aikana vastaamme tarkentaviin kysymyksiin ainoastaan sähköpostin välityksellä. Kysymykset voi lähettää klo mennessä osoitteeseen kpa@evl.fi, viestiin aihe tarjous monitoimilaitteista. Kaikkiin kysymyksiin vastataan ko. päivämäärän jälkeen, kuitenkin mennessä. Kysymykset ja vastaukset niihin julkaistaan myös IT-aluekeskuksen verkkosivulla osoitteessa Liiteluettelo Liite 1 Hinnat Liite 2 Huolto- ja tukipalvelut Liite 3 Tulostuksenhallintajärjestelmä Liite 4 Laitteiden ominaisuudet Liite 5 Laitteiden hankinta-aikataulu Liite 6 Pisteytystaulukko