Helsingin kaupungin kestävien hankintojen edistämiseen liittyvästä konsulttityöstä

Transkriptio

1 TARJOUS: Helsingin kaupungin kestävien hankintojen edistämiseen liittyvästä konsulttityöstä Tilaaja: Helsingin kaupungin Ympäristökeskus Y- tunnus: PL 500 Helsingin kaupunki Tarjottavan palvelun sisältö Konsulttityö, joka sisältää seuraavia kokonaisuuksia: Neljän hallintokunnan konsultoinnin kestävistä hankinnoista (tilaaja määrittelee konsultoitavat hallintokunnat; kestävillä hankinnoilla tarkoitetaan pääasiassa ekologisesti kestäviä hankintoja) Aloitus ja päätöspalaverin ympäristökeskuksen ja hankintakeskuksen yhdyshenkilöiden kanssa Yhden hallintokunnan konsultointi sisältää seuraavat osiot: Kaksi palaveria hallintokunnan hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa (tilaaja kutsuu ensimmäisen palaverin koolle ja konsultti vastaa toisen palaverin järjestymisestä) Tutustuminen hallintokunnan hankintojen rakenteeseen ja päätuoteryhmiin, ostospendiin, hankinta/ kilpailutusprosessiin sekä hankintojen strategiseen ohjaamiseen; ennen ensimmäistä palaveria (tilaaja toimittaa osan materiaalista) Parhaimman potentiaalin sisältävien ympäristökriteerien etsiminen hallintokunnan tarpeisiin; palaverien välissä Ehdotus jatkotyöstä ympäristökriteerien määrittämiseksi ja seuraamiseksi Kirjallinen hallintokuntakohtainen raportti, joka sisältää työn prosessin kuvauksen, esitetyt ympäristökriteerit ja ehdotukset jatkotyöstä.

2 Kestävien hankintojen selvitystyön toteutus Konsulttityössä tullaan huomioimaan hallintokuntakohtaisesti: Hallintokunnan hankintaprosessikäytännöt sekä nykytilan arviointi Ympäristöystävällisten hankintojen seurantatapa sekä määrittely Ympäristökriteerien ominaisuuksien määrittely sekä rajaukset Parhaimman potentiaalin sisältävien ympäristökriteerien etsiminen Seuranta ja ympäristökriteerien edistäminen hankinnoissa Prosessin myötä kunkin hallintokunnan tilanne tullaan kuvaamaan yksityiskohtaisesti hallintokuntakohtaisessa raportissa. Konsulttityössä selvitetään ja kuvataan kunkin hallintokunnan hankinta- ja kilpailutusprosessit (mm. käytetyt raportointi- ja laskutusjärjestelmät), hankinnat sekä hankintojen strateginen ohjaaminen. Ympäristökriteerien käytön nykytilaa kartoitetaan ja tämän lisäksi huomioidaan mahdolliset esteet ja mahdollisuudet ympäristökriteerien huomioimiselle hankinnoissa. Lisäksi hankintojen parissa työskentelevien henkilöiden tietotaito ja koulutustarpeet kartoitetaan. Konsulttityön loppuraporttiin koostetaan mukaan hyviä hankintakäytäntöjä niin kotimaasta kuin ulkomailta. Loppuraporttiin tullaan kirjaamaan Helsingin kaupungin toimintaympäristöön soveltuvia kehitysehdotuksia ympäristökriteerien huomioimiseen, edistämiseen sekä seurantaan. Hallintokuntien tarjouspyynnöissä voidaan käyttää ns. yleisiä ympäristöperusteita, jotka kuitenkin on määriteltävä tarkemmin tapauskohtaisesti (esimerkkinä tuotteiden tai palveluiden tekniset eritelmät). Konsulttityössä pureudutaan yksityiskohtaisemmin kunkin hallintokunnan teknisiin eritelmiin, mikäli viraston toiminnan luonne tätä edellyttää. Osana konsulttityötä selvitetään mahdollisuuksia kehittää myös yleisiä Helsingin kaupungin toiminnalle sopivia kestävien hankintojen perusteita ekologisten hankintojen edistämiseksi hallintokunnissa. Esimerkkejä tuotteiden tai palveluiden teknisistä eritelmistä voivat olla tuotteen energiankulutus, käytetyt materiaalit, valmistusprosessit, ympäristömerkintäjärjestelmän vaatimusten täyttyminen tai muut puolueettoman tahon määrittämät kriteerit. Palvelun tilaajan kanssa tullaan keskustelemaan kestävien hankintojen kriteereistä, soveltuvuudesta sekä rajauksista. Lisäksi osana työtä on hyvä kirjata ylös hankintaprosessin ja kestävien hankintojen määritelmät. Konsulttityön varsinaisina toteuttajina ovat KTM Tiia Katajamäki sekä MMM Anna Virolainen. Työhön osallistuvien henkilöiden ansioluettelot toimitetaan tarjouksen mukana.

3 Käytetyt menetelmät Palveluntarjoaja tulee hyödyntämään tilaajan toimittamia materiaaleja liittyen hankintojen nykytilaan ja hankintaprosessien määrittelyyn. Lähteinä tullaan käyttämään myös kotimaisia sekä ulkomaisia hankintakäytäntömalleja, verkostoja sekä julkaisuja. Tilannetta kartoitetaan tarvittaessa myös henkilökohtaisilla haastatteluilla sekä sähköpostiviesteillä sekä kyselyillä. Kunkin hallintokunnan kohdalla tehdään arvio, minkälaisia keinoja tietojen koostamiseen tarvitaan. Nämä keinot, virastokohtaiset tarpeet sekä tavoitteet tullaan käymään läpi hallintokuntien aloituskokouksessa. Selvitystyön pohjalta pyritään kartoittamaan myös keinoja, millä hallintokuntien kestäviä hankintaprosesseja voisi systemaattisemmin edistää. Tilaajan kanssa keskustellaan ja käydään läpi, mitkä toimet ja hallintokunnat ovat kriittisimpiä kaupunkiorganisaation lähivuosien hankintatavoitteiden saavuttamisen kannalta. Käydyt keskustelut, kehitysideat sekä haasteet kirjataan ylös sekä lisätään kunkin hallintokunnan loppuraporttiin. Konsultointityössä voidaan myös esittää keinoja eri hallintokunnissa luotujen hyvien käytäntöjen laajempaan levittämiseen kaupunkiorganisaatiossa ja soveltamiseen Helsingin kaupungin hankintakäytännöissä. Tarjotun palvelun kustannukset Työn kustannukset ovat eritelty seuraavanlaisesti: työn vaatima arvioitu keskimääräinen tuntimäärä on noin 60 tuntia /hallintokunta ja tuntilaskutushinta ilman arvolisäveroa on 60,0 EUR (ALV 0%) /tunti sekä arvolisäveron kanssa 74,4 EUR (ALV 24%) /tunti. Tämän lisäksi konsulttityön valmisteluun ja palavereihin Ympäristökeskuksen ja Hankintakeskuksen kanssa on arvioitu kuluvan yhteensä noin 8 tuntia. Palvelun toteuttamiseen neljälle hallintokunnalle (4 X 60 h+ muu valmistelu 8h) on laskettu yhteensä 248 tuntia. Tilaajan kanssa tulee keskustella konsulttityön palvelun lopullisen toteutuksen laajuus ja käytetyt työtunnit. Hallintokunnan hankintavolyymit ja tarvittavan tiedon saatavuus voivat vaikuttaa lopullisen tuntimäärän muodostumiseen. Tilauksen kustannukset ovat: ALV 0% ALV 24% Hallintokunta (á 60h) eur eur Yhteensä (á 248 h) eur ,2 eur Työhön lasketut kustannukset ovat henkilöstökustannuksia. Matkakuluja ei laskuteta erikseen. Matkakuluja peritään ainoastaan toteutuneen mukaisina tai verohallinnon ohjeiden mukaisesti, mikäli työn toteuttaminen edellyttää matkustamista pääkaupunkiseudun rajojen ulkopuolelle.

4 Laskutus ja maksuehdot Palvelun laskutus: Ensisijaisesti laskutus toivotaan toteutettavan kahdessa erässä: palvelun toteutuksen hinnasta 50% laskutetaan tasaerin 2 kuukauden välein (laskutuspäivämäärät esimerkiksi sekä ) Muu tilaajan kanssa sovittu laskutustapa (esimerkiksi hallintokuntakohtainen laskutus tai kuukausittainen laskutus) Maksuehto 30 vrk netto hyväksytyn laskun päiväyksestä. Aikataulu Työ voidaan aloittaa elokuun puolivälissä ja saattaa päätökseen vuoden 2014 loppuun mennessä. Toteutuksen aikatauluarvio perustuu tilaajan tarjouspyynnössä määrittelemiin työosuuksiin sekä aikatauluihin. Konsulttityötä voidaan mahdollisesti jatkaa lisätilauksena useampien hallintokuntien osalta mikäli tilaajan puolelta tähän on tarvetta. Tästä tulee sopia erikseen palveluntarjoajan kanssa viimeistään 60 vuorokautta ennen konsultointityön päättymistä. Tarjous on voimassa 2 kk tarjousajan päättymisestä lukien. Tarjoajan yhteystiedot: Osuuskunta Visia Y-tunnus: Postiosoite: Läntinen Brahenkatu 10 B Helsinki Yhteyshenkilö: Tiia Katajamäki tiia.katajamaki@gmail.com p Helsingissä Tiia Katajamäki Osuuskunta Visia

5 LIITTEET: Konsulttityön toteuttajien referenssilistaus (2 sivua) Konsulttityön toteuttajien ansioluettelot (3 sivua)