Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Transkriptio

1 Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut

2 Museoviraston arkisto Museovirasto on yksi arkistonmuodostaja. Arkistossa asiakirjoja 1800-luvulta lähtien: Museovirastolla on toistaiseksi voimassa oleva erillislupa säilyttää arkistoaineistonsa itsellään. Aiemmin eri osastoilla säilytettiin kunkin aihepiirin aineistoja: Esimerkiksi entisen rakennushistorian osaston arkisto oli oma kokonaisuutensa.

3 Nyt valtaosa aineistoista saman katon alla: päätearkisto on keskitetty Sturenkadun uusiin, arkistotilamääräyksen mukaisiin arkistotiloihin.

4 Arkistonmuodostajan vastuu Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Organisaation tehtäviin perustuva ohje asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon käsittelylle. Ohjeistus mm. säilytysajoista ja -tavoista, julkisuudesta tai salassapidon perusteista sekä rekisteröinnistä. Viranomaisen asiakirjahallintoa ja arkistotoimea ohjaavat suoraan useat lait sekä valtiovarainministeriön ja arkistolaitoksen normiohjaus. Senaatti-kiinteistöt ja Museovirasto ovat Arkistolaissa mainittuja arkistonmuodostajia, joiden asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä päättää Arkistolaitos. Arkistonmuodostajat ovat itse vastuussa omien asiakirjojensa pysyvästä säilyttämisestä Museovirastolla ei ole virallista säilytysvastuuta esim. Senaatti-kiinteistöjen tai muiden toimijoiden tekemistä/tilaamista rakennushistoriaselvityksistä.

5 Tutkimusraporttien arkistointi Museoviraston arkistossa Museoviraston arkistoon otetaan kuitenkin myös muiden toimijoiden rakennushistoriallisia selvityksiä tietyin periaattein: Arkistoon eivät kuulu kirjat, painotuotteet tai esineet. Museoviraston omista julkaisuista arkistoidaan yhdet kappaleet, arkistoinnista vastaa Museoviraston kirjasto. arkistoon ei siis oteta esim. julkaisumuodossa olevia rakennushistoriaselvityksiä vaan ne toimitetaan Museoviraston kirjastoon.

6 Arkistoon toimitettavat raportit Museovirastolla ei ole vielä sähköisen säilyttämisen lupaa tutkimusraporttien säilytysmuoto on edelleen paperi ja arkistokappale täytyy toimittaa valmiiksi tulostettuna arkistoon Esimerkiksi verkkoasemat ja CD-levyt eivät muodosta sähköistä arkistoa. Arkistokappale tulee toimittaa sivut irrallisina ja sivunumeroituna. Myös raportin sähköinen versio kannattaa toimittaa arkistoon julkiseen tietokantaan liitettäväksi.

7 Kulttuuriympäristön tutkimusraportit -tietokanta portti/default.aspx Toimii Museoviraston arkiston arkistohakemistona arkeologiaan ja rakennettuun ympäristöön liittyvien tutkimusraporttien osalta, julkaisukanavana ulkopuolelle.

8 Tietokantaan on yhdistetty useamman aiemmin käytössä olleen tietokannan tietoja. Arkeologia ja rakennettu ympäristö ovat omina kokonaisuuksinaan. Arkiston digitointiprojekti käynnissä. Digitoidut raportit liitetään Kulttuuriympäristön tutkimusraportit tietokantaan: vuoden 2013 painopiste oli arkeologiassa, vuonna 2014 keskitytään hallinnollisiin aineistoihin ja rakennetun ympäristön tutkimusraportteihin.

9 Museoviraston arkiston asiakaspalvelu Sivuilta löytyy lisätietoja: käyttösäännöt ja aineistokohtaiset ohjeet ja aineistotilauslomakkeet Aineistojen normaali toimitusaika on 4 työpäivää. Aineistoihin voi tutustua Sturenkatu 2a:n asiakaspalvelutilassa tai tutkijanhuoneissa.

10 Lisätietoja ja neuvoja: Tiina Heikkinen, arkistonhoitaja Kaisa Rihu, asiakirjahallinnon suunnittelija