Mikä ihme on Hilma? Kuntahankinnat mahdollisuutena

Transkriptio

1 Mikä ihme on Hilma? Kuntahankinnat mahdollisuutena Asianajaja, varatuomari Jaana Juutilainen ASIANAJOTOIMISTO JUUTILAINEN & CO OY Aleksanterinkatu 17, Helsinki jaana.juutilainen@jlaw.fi

2 Kansalliset kynnysarvot Tavara- ja palveluhankinnat Sosiaali- ja terveyspalvelut Rakennusurakat

3 Hankinnoissa noudatettavat periaatteet Kilpailuttaminen hankintalain mukaisesti Kilpailuolosuhteiden hyväksikäyttö Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ja syrjimättömyys Toiminnan avoimuus ja suhteellisuus Hankintayksikön omistaman yhteisön tms. ja muiden tarjoajien samanlainen kohtelu Käytännössä nämä periaatteet ovat usein ratkaisujen perusteena Laissa ei ole, eikä tule olemaan, yksityiskohtaisia säännöksiä Periaatteet otettava huomioon käytännön tilanteissa eli niiden tarkoituksellinen rikkominen muodostaa riskin Tunnistettava mahdollinen omakin periaatteiden vastainen menettely 2

4 Menettelyt avoin menettely rajoitettu menettely neuvottelumenettely suorahankinta kilpailullinen neuvottelumenettely puitejärjestely dynaaminen hankintamenettely sähköinen huutokauppa 3

5 Avoin menettely Hankintailmoitus Kaikki voivat tehdä tarjouksen Lisäksi mahdollisuus lähettää tarjouspyyntöjä Rajoitettu menettely Hankintailmoitus Hankintayksikkö valitsee pyynnön perusteella osallistujat (muut eivät voi osallistua) Neuvottelumenettely Hankintailmoitus Hankintayksikkö valitsee pyynnön perusteella neuvotteluun osallistujat 4

6 Suorahankinta Ei hankintailmoitusta Hankintayksikkö valitsee yhden tai useamman, joiden kanssa neuvottelee Ei tule tietoon muille, ei tarjouspyyntöä Kilpailullinen neuvottelumenettely Hankintailmoitus Hankintayksikkö valitsee pyynnön perusteella ne, joiden kanssa neuvottelee ratkaisuista ja sitten tarjouspyyntö 5

7 Tarjouspyynnön arviointi Tarjouspyyntö = hankinnan pelisäännöt Ratkaisee sen, mitä ostetaan ja mitä tarjotaan Ratkaisee, miten voittaja valitaan Menettelyn tärkein asiakirja SITOO KAIKKIA OSAPUOLIA Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset: Oltava riittävän selvä ja yksiselitteinen Hankinnan kohteen yksilöinti sanallisesti ja mahdollisesti kansainvälisin standardein (tekninen määrittely) Tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimusten ilmoittaminen 6

8 Sisältö Hankinnan kohde Ehdokkaan tai tarjoajien taloudellista ja teknistä kelpoisuutta ja pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä luettelo tätä varten toimitettavista asiakirjoista Valintaperuste Jos kokonaistaloudellinen edullisuus; Vertailuperusteet ja suhteellinen painotus/tärkeysjärjestys Määräaika Osoite Tarjouksen haluttu voimassaoloaika 7

9 Tarjouspyyntö kirjallisena - Poikkeustapauksissa suullisena (kiire) Tarjouspyyntö toimitettava sitä pyytäneille samanaikaisesti EU-kynnysarvot ylittävät tavarahankinnat, ensisijaiset palveluhankinnat, rakennusurakat, käyttöoikeusurakat ja suunnittelukilpailut; - 6 pv pyynnöstä tai nähtävänä www-osoitteessa - Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely vain valituille Lisätiedot 6 pv ennen päättymistä (avoin menettely) ja nopeutettu, rajoitettu tai neuvottelumenettely 4 pv ennen päättymistä 8

10 Tekniset edellytykset Tarjouspyyntö Valintakriteerit ja niiden väliset painotukset

11 Tarjouspyyntö Määrittää kaikki pyydetyt liitteet oikeanlaisina ja oikeassa muodossa (huomioi esimerkiksi ajankohdat) Kaikki pyydetyt seikat Kaikki kelpoisuusehdot Kaikki pyydetyt tekniset edellytykset ja kriteerit täsmällisesti pyydetyllä tavalla

12 Tarjouspyyntö Hinnan ilmoitustapa (aika, yksikkö, erittely) Tarjouksen määräaika tarkasti ja toimitustapa

13 Tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen laatiminen Tarjouksen oltava juuri tarjouspyynnön mukainen! - Kaikki edellytykset täytettävä, jos halutaan olla mukana kilpailussa - Jos ei ole, ei voida verrata ja tarjousta ei oteta vertailuun Liian halvan tarjouksen ongelma: - Mikäli tarjous on liian halpa, hankintayksikön velvollisuus selvittää mistä halpuus johtuu - Lisäselvityksen pyytäminen tarjoajalta 12

14 Tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen laatiminen Tarjouksessa vaadittavat tarjoajaa koskevat selvitykset sekä muut asiakirjat ja tiedot toimitettava (toimittamatta jättäminen peruste tarjouksen poissululle tai hylkäämiselle) Hankintayksikköä määrittelee sen, mitä tietoja halutaan Tarjoajan ei kannata arvioida tarkoituksenmukaisuutta Tarjousten on oltava selkeitä, sitovia ja lopullisia (tinkimiskielto) Lopullinen hinta ja muut kriteerit Jos vaikea määritellä hinta, saattaa johtua huonosta tarjouspyynnöstä, mutta silti määritettävä Varmistuttava siitä, että tarjous saapuu perille tarjouspyynnössä annetussa määräajassa Ehdoton seikka ja aina tarjouksen tekijän vastuulla! 13

15 Tarjoajan kompastuskivet Lähetä tarjous ajoissa ja oikealla tavalla Tarkista liitteet ja niiden ajankohtaisuus (älä lähetä vanhoja liitteitä) Kerro tuotteesta ja palvelusta kaikki mitä on pyydetty ja tarkista tiedot Huomioi pyydetty toimitusaika ja toimitustapa

16 Tarjoajan kompastuskivet Hinnoittele oikein suhteessa kriteerien painoarvoihin Huomioi painoarvot ja keskity niiden merkityksen miettimiseen Ilmoita hinta siten ryhmiteltynä kuin tarjouspyynnössä on pyydetty käytä pyydettyjä hinnoittelueriä ja tapoja

17 Tarjoajan kompastuskivet Käytä pyydettyjä määriä Älä käytä kokonaishintaa, jos on pyydetty osahintoja ja päinvastoin Tarkista tarjouksesi voimassaoloaika

18 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettely tavara- ja palveluhankinta alle e rakennusurakka alle e vanhassa laissa ei kriteerinä hankinnan arvo lisäksi kun, hankinnan luonne sellainen, että ei voida tai ei ole tarkoituksenmukaista laatia tarjouspyyntöä ei voida tehdä arviota kokonaishinnasta/riskit hankinta, joka edellyttää tarjoavien henkilöiden asiantuntemuksen arviointia (tutkimus, selvitys, suunnittelu tms) julkisen ja yksityisen sektorin yksittäistä hanketta koskeva yhteistyöjärjestelyyn liittyvä hankinta, pysyvää kumppanuussopimusta koskeva hankinta, pitkäkestoinen hankinta 17

19 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettely (jatkuu) Valtakunnallinen tai alueellinen keskitettävä sosiaali- tai terveydenhuollon palveluhankinta Moniammatillista erityisosaamista edellyttävä hankinta (erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon alalla) Kiiretilanne Palvelua koskeva käyttöoikeussopimus Hankinta vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi Hankintayksikön neuvoteltava vähintään kolmen tarjoajan kanssa, jos tarjoajia on riittävästi 18

20 Neuvottelumenettely (jatkuu) Käyttömahdollisuus, kun Avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu tarjouspyyntöä vastaavia tarjouksia Edellytyksenä, että tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta Onko tarjouspyyntö osattu laatia oikein? Normaalin menettelyn käyttämättä jättämisen syynä ei saa olla jokin hankintayksikön laiminlyönnistä johtuva seikka 19

21 Suorahankinta Kansalliset menettelyt ilman kilpailutusta Ei ole saatu tarjouksia/hakemuksia Tekijänoikeus, tekninen oikeus tai muu yksinoikeus rajoittaa Äärimmäinen kiire ja hankintayksiköstä riippumaton syy Tavarahankinta vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten Hankinta raaka-ainemarkkinoilta Loppuunmyynti, konkurssirealisointi, akordi tms Suunnittelukilpailun voittaja 20

22 Kansalliset menettelyt Sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelut, jos tarjouskilpailu, neuvottelumenettely tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi Lisätilaus Aiemman laitteiston tai toimituksen osittainen korvaaminen tai laajentaminen Yhteensopimattomuus/tekninen ongelma (3 v) Lisäpalvelu tai lisäurakka, ennalta-arvaamattomista syistä 21

23 Tarjoajien valinta Poissuljenta ennen vertailun aloittamista Rikosperuste (mm veropetos, lahjus, kiskonnan tapainen työsyrjintä) Kansainvälinen rikollisuus Konkurssi Velkajärjestely Vakava virhe ammatissa Verojen maksun laiminlyönnit Olennaisesti väärät tiedot Yritys tai sen vastuuhenkilö/päätösvaltaa käyttävä henkilö 22

24 Tarjouksen valinta Kokonaistaloudellisuus tai hinta Kokonaistaloudellisuus arvioidaan esimerkiksi seuraavien kriteerien perusteella; Laatu, hinta, tekniset ansiot, esteettiset tai toiminnalliset ominaisuudet, ympäristöystävällisyys, käyttökustannukset, kustannustehokkuus, myynnin jälkeinen palvelu, tekninen tuki, huoltopalvelut, toimituspäivä, toteutusaika, elinkaarikustannukset, asianomaisen yleisön tarpeet, ympäristövaatimukset, erityisen heikossa asemassa olevan väestönosan tarpeet Määriteltävä, mitä kriteerejä käytetään kussakin hankinnassa Ei voida viitata yleisesti kokonaistaloudellisuuteen (vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus) Jos kriteerinä hinta, on hinta silloin ainoa kriteeri (hankintahinta) 23

25 Tarjouspyynnön arviointi Toimitettavat selvitykset suhteutettava hankinnan kohteeseen ne ja niiden käyttötarkoitus ilmoitettava hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä (syrjimiskielto) Ei aina ilmoiteta, silti syytä liittää ne Valintaperusteiden ilmoittaminen riittävällä tarkkuudella (kokonaistaloudellinen edullisuus/halvin hinta-maininta ei riittävä) ellei kriteerejä ilmoitettu, menettely ei avointa eikä tarjouksia voi verrata keskenään Tarjousta tehtäessä tiedettävä, mitä pidetään tärkeänä Jos ei mainittu, on kriteerinä hinta (eikä muita!) Valintakriteerit Tarjouksen toimittamisen tiedot ja muut tarjouksen laatimisen kannalta oleelliset tiedot 24

26 Valintaperusteet Kokonaistaloudellisesti edullisin (tärkein peruste) mm. laatu, elinkaari, hinta, ympäristökysymykset, toimitusvarmuus ja -aika, kustannustehokkuus, tekniset ansiot Määriteltävä sisältö tai muutoin liian väljä (jättää liikaa valinnnanvaraa hankintayksikölle) Jos voitetaan kilpailu tällä kriteerillä, on valitusriski Hinnaltaan halvin Tällä hetkellä tärkein kriteeri, jos ei ole muuta määritetty (sitoo myös hankintayksikköä) Ellei tarjouspyynnössä mainintaa valintaperusteista, on valittava hinnaltaan halvin tarjous 25

27 Valintaperusteet Arviointiperusteet eivät saa olla: Soveltumattomia hankintaan ja siten epätasapuolisia, syrjiviä, vastoin yleisiä periaatteita (tasapuolisuus, epäsyrjimättömyys) Tarjousten vertailu voidaan tehdä ainoastaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen perusteiden mukaan Ei saa lisätä kriteerejä ja perusteita Asetetut kriteerit sitovat hankintayksikköä Vertailu kaikkien perusteiden osalta Ei saa vähentää kriteerejä ja perusteita Asetetut kriteerit sitovat Jos vertailu muilla kriteereillä, valitusriski Kahdenväliset keskustelu ja lisätiedot saattavat aiheuttaa valitusriskin Hankintayksikkö määrittelee kriteerit, muta laki rajoittaa (syrjimättömyys, tasapuolisuus Tavoite; kriteereillä ei suljeta ketään mahdollisia tarjoajia pois 26

28 Tarjoajan poissulkeminen tarjousmenettelystä - hylkäämisperusteet Tarjoajan kelpoisuus: Ei teknisiä/taloudellisia edellytyksiä hankinnasta suoriutumiselle, verojen tai sosiaalimaksujen laiminlyönti, ammatinharjoittamisrikos, väärien tietojen antaminen, velkasaneeraus, konkurssi Tarjoajan soveltuvuus arvioitava ennen tarjousten vertailua Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana (jos peruste keskeyttää ilmi) Tarjouksen sisältö: Tarjouksen virheellisyys/vajavaisuus, myöhästynyt tarjous 27

29 Päätöksen perustelut sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi arvioida, onko hankintamenettelyssä noudatettu lain velvoitteita perustelujen yhtenäistäminen, tarkkuustaso kaikki kriteerit vertailtu

30 oma sijoittuminen Päätöksen perustelut kaikkien tarjousten arviointi kunkin vertailuperusteen osalta lisää konkreettisuutta piste-erojen konkretisointi

31 Perustelut Puitejärjestelyt kevyempi menettely puitteet jo olemassa määritellyt valinta- ja vertailuperusteet osa ehdoista on vahvistettu puitejärjestlyä perustettaessa ensin tarjoajan soveltuvuus jo arvioitu perustelu kunkin tarjouspyynnön perusteista

32 sähköinen tiedoksianto vaikutus valitusaikaan määräaika lyhenee Tiedoksianto

33 Tiedoksianto kirjallisesti pv (postitiedoksianto) sähköinen tiedoksianto saapumisaika + 14 pv valitusaika alkaa, kun on vastaanottajan käytettävissä, ei vaikuta se, koska lukee lyhentää valitusaikaa

34 21 pv edelleen ei suorahankinnoissa Odotusaika ei jos vain yksi tarjoaja (hyväksyttävä) ei jos hankintasopimus tehdään puitejärjestelyn perusteella

35 Hankinnan väliaikainen järjestäminen väliaikainen hankinta aiemmalta toimittajalta joltain menettelyyn osallistuneelta jos ei voida hankintaa lykätä ei siis tarvitse kilpailuttaa erikseen

36 Hankintaoikaisu uusi oikeussuojakeino hankintayksikkö ratkaisee itse mahdollisuus korjata menettely itse päätöksen poistaminen tai menettelyssä tehdyn ratkaisun peruuttaminen ei tarvitse tarjoajan suostumusta ei mahdollista, jos hankintasopimus jo tehty

37 Hankintaoikaisu lain soveltamisessa tapahtunut virhe ei edellytä hakijan suostumusta (itseoikaisu) tarjouksen tekijä voi vaatia (oikeussuojakeino) perusteena oltava havaittava virhe lain soveltamisessa

38 Hankintaoikaisu esimerkkejä; virhe vertailuperusteen soveltamisessa virhe pisteytyksessä menettelyn tasapuolisuus turvattava esteellisyysvirheet

39 Keskeyttäminen menettely voidaan keskeyttää hankintaoikaisuna keskeyttäminen ei mahdollista, jos loukkaisi syrjimättömyyttä ja tasapuolisuutta keskeyttämisen syy oltava todellinen

40 Mahdollisia uusia säännöksiä yksinkertaistaminen joustavammaksi tekeminen tavoite pk- ja keskisuurten yritysten osallistumismahdollisuuksien parantaminen

41 Jakaminen Hankintasopimus voidaan jakaa jos toimiva järjestelmä, saattaa lisätä mahdollisuuksia pk- yrityksille riippuu hankintayksiköstä

42 Sähköinen hankintamenettely lakiin maininta Hankintamenettelyn keskittäminen todellinen perusteltu syy

43 Kiitos! 42