TARJOUSPYYNTÖ KIRKONKIRJOJEN MIKROKUVAUKSESTA, DIGITOINNISTA JA INDEKSOINNISTA SEKÄ PERHELEHTIEN DIGITOINNISTA JA INDEKSOINNISTA

Transkriptio

1 1 TARJOUSPYYNTÖ KIRKONKIRJOJEN MIKROKUVAUKSESTA, DIGITOINNISTA JA INDEKSOINNISTA SEKÄ PERHELEHTIEN DIGITOINNISTA JA INDEKSOINNISTA Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä (tilaaja) järjestää tarjouskilpailun kirkonkirjojen mikrokuvauksesta, digitoinnista ja indeksoinnista sekä perhelehtien digitoinnista ja indeksoinnista. Hankinnan tavoite Hankinnan tavoite on saada tilaajan vuodesta 1860 eteenpäin olevat kirkonkirjat mikrokuvatuiksi ja digitoiduiksi sekä perhelehdet digitoiduksi. Digitoitu aineisto tullaan aikanaan siirtämään rakenteilla olevaan Suomen evankelisluterilaisen kirkon yhteiseen jäsentietojärjestelmään. Aineiston käsittely ja tietojen haku tapahtuvat tämän yhteisen jäsentietojärjestelmän avulla, joten nyt hankinnan kohteena digitoinnin osalta on ainoastaan skannaus ja skannattujen kuvien indeksointi. Hankinnan sisältö Pyydämme tarjousta Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän keskusrekisterin kirkonkirjojen mikrokuvauksen, digitoinnin ja indeksoinnin sekä perhelehtien digitoinnin ja indeksoinnin kokonaisvastuullisesta toimituksesta. Hankinta muodostuu siten, että osa materiaalista ainoastaan mikrokuvataan ja osa sekä mikrokuvataan että digitoidaan. Kaikkien mikrokorttien tulee sisältää otsikkolehtien tunnistetiedot, ja kaiken digitoidun materiaalin tulee sisältää digitoitujen kuvien indeksitiedot. Mikäli perhelehden kääntöpuolella on tietoja, tämän kanssa on meneteltävä samoin kuin etupuolenkin kanssa. Mikäli skannaus tehdään automaattisesti, tyhjien sivujen skannauksesta ei makseta. Tarjoukseen tulee sisältyä toimittajan kuvaamien heikkolaatuisten kuvien uudelleenkuvauksen kaikkine lisäkustannuksineen. Laadun määrittelee tilaaja. Tarjouspyynnön kohteena olevat kirkonkirjat ja perhelehdet on kuvattu ja arvioitu liitteessä 1.

2 Tarjouksen tulee sisältää myös mikrokuvauksesta valmistettava tallefilmi ja kaksi sarjaa käyttökopioita sekä materiaalin kuljetukset ja vahinkovakuutukset. Vahinkovakuutuksen tulee olla voimassa ajan, jolloin materiaali on poissa seurakuntayhtymän käytöstä. Hankinnan ja tarjouksen sisällön tarkempi määrittely ja tarkemmat vaatimukset on kuvattu liitteessä 2. Kirkonkirjojen mikrokuvauksessa tulee noudattaa liitteissä 2 ja 3 esitettyjä määrittelyjä sekä kirkkohallituksen ohjetta 35/1980, joka on liitteenä 5. Digitoinnin yhteydessä tehtävästä kuvien nimeämisestä on tarkempi määrittely liitteissä 3 ja 4. Nimeämisohjeet ovat kirkkohallituksen antamia. Kuvausten aikana näihin voi tulla tarkennuksia tai muutoksia. 2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus sähköisessä tietokannassa ja hankintapäätös tehdään kirjallisten tarjousten perusteella. Tarjoajan soveltuvuus Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavista ja vähintään vastaavan kokoisista palvelutoimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään viimeisen 3 vuoden aikana hankittua kokemusta vaativista ja laajoista seurakuntien mikrokuvaus-, digitointi- ja indeksointipalveluista. Tarjoajan tulee antaa tarjouksessaan liitteiden 2 ja 7 mukainen selvitys kokemuksesta ja referensseistä aikatietoineen sekä osoittaa riittävä suorituskyky ja pätevyys. Tästä osoituksena on Talle ry:n laatupiirin jäsenyys tai vastaava osoitettu laatukriteerien täyttäminen sekä selvitys siitä, miten mikrokuvattaessa noudatettavat arkistolaitoksen määräykset täyttyvät. Lisäksi tarjoajan tulee pystyä täyttämään liitteessä 2 esitetyt teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Tarjoajan tulee toimittaa vaadittavat asiakirjat, jotka on lueteltu tässä tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä. Tarjoaja, joka ei toimita kaikkia pyydettyjä asiakirjoja tai jonka asiakirjat ovat puutteellisia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan riittävää kokemusta, teknistä suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tällä ei ole mahdollisuutta antaa työnäytettä eikä tätä oteta huomioon vertailussa.

3 3 Mikrokuvauksen, skannauksen ja indeksoinnin tulee tapahtua Suomessa, jotta aineiston kuljettamisesta mahdollisesti aiheutuva riski saadaan minimoitua. Projektiin osallistuvilta toimittajien ja mahdollisten alihankkijoiden työntekijöiltä edellytetään sitoutumista kirjalliseen vaitiolovelvollisuuteen. Vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia projektin aikana esiin tulevia kirkonkirjojen ja perhelehtien henkilötietoja niin työ- kuin vapaa-aikana ja myös projektin päättymisen jälkeen. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjouksessa on eriteltävä hinnat, joista palvelukokonaisuus muodostuu, ja maksuaikataulu. Tällöin on muiden mahdollisten maksujen lisäksi eriteltävä vanhojen kirkonkirjojen mikrokuvauksen hinta euroa/aukeama ja perhelehtien osalta euroa/sivu sekä digitoinnin osalta vanhojen kirkonkirjojen yhden kuvan skannaus- ja indeksointihinta euroa/aukeama ja perhelehtien yhden kuvan skannaus- ja indeksointihinta euroa/sivu. Vastaavat hinnat on ilmoitettava hakukorttien osalta. Mikrokuvaushinnan tulee sisältää otsikkokenttien tunnistetiedot. Tilaaja ei maksa muita kustannuksia kuin mitä tarjouspyynnössä on kuvattu. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjotun palvelun kokonaishinta arvioiduilla aukeama- ja sivumäärillä. Hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverollisina. Toimitusaika Tarjouksessa tulee olla toimituksen aikatauluehdotus eli tarjouksessa on ilmoitettava milloin työ alkaa ja mihin mennessä tarjoaja sitoutuu saamaan työn valmiiksi. Toimittajan tulee sitoutua materiaalin tasaiseen kuvaustahtiin. Sopimusta laadittaessa seurakuntayhtymä määrittelee sanktiot toimitusten mahdollisesta myöhästymisestä. Mikäli toimituksen edellytyksenä on asioita, joita seurakunnalta odotetaan, jotta ilmoitettu aikataulu toteutuu, ne on listattava tarjouksessa. Tarjouskilpailun ratkaisuperuste Tarjouskilpailun ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisina arviointikriteereinä hankinnassa ovat tarjoushinta (50 %) ja tarjoajan palvelun tuottamiseen liittyvät laatutekijät (50 %). Laatutekijöinä huomioidaan palvelun toimituskyky ja työn laadukkuus sekä tarjoajan esittämä kokemus vastaavan laajuisista seurakuntien kirkonkirjojen mikrokuvauksesta ja digitoinnista indeksointeineen. Seurakunta voi tarvittaessa pyytää tarjoajalta työnäytettä valikoidun materiaalin mikrokuvauksesta ja digitoinnista tarjoajan palvelun laadun arvioimiseksi. Koekuvausten kaikki kustannukset jäävät tarjoajan maksettaviksi.

4 Laatutekijät muodostuvat seuraavista: - toimituskykyä arvioitaessa otetaan huomioon toimitusaikataulu, kuvausten tasainen toimittaminen, henkilöstön kokeneisuus, henkilöstön määrä, laitteiston soveltuvuus kuvauksiin, laitteiston määrä ja tietoturva, - työn laadukkuutta arvioitaessa otetaan huomioon toimittajan oma laaduntarkkailu, arkistolaitoksen ehtojen täyttyminen, kuvausmenetelmän turvallisuus alkuperäismateriaalille ja mahdollinen työnäyte, - kokemusta arvioitaessa otetaan huomioon aiempi kokemus kooltaan ja muuten vastaavista kirkonkirjojen mikrokuvaus- ja digitointihankkeista. Tarjousten pyytäjä voi käyttää tarjousten vertailussa toimittajista riippumatonta konsulttia, joka on vaitiolovelvollinen. Koko tarjousaineisto voidaan luovuttaa konsultille. Seurakuntayhtymä pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 4 Liike- ja ammattisalaisuudet Tilaajaa sitoo laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, että tarjous ei sisällä laissa tarkoitettuja liike- eikä ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjoajan on välttämätöntä sisällyttää tarjoukseensa liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee yksilöidä nämä tiedot ja esittää ne omana kokonaisuutenaan erillisellä liitteellä. Tarjous kokonaisuudessaan ei voi olla liike- tai ammattisalaisuuden alainen. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan perustelu sille, minkä vuoksi tarjoaja katsoo jonkin tiedon olevan liike- tai ammattisalaisuus. Tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tarjouksen kieli Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Asiointikielenä käytetään suomen kieltä. Tarjouksen voimassaoloaika ja julkisuus Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 5 kuukautta tarjousten viimeisestä toimittamispäivästä Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja seurakuntayhtymän välille syntyy sitova sopimus vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.

5 5 Tarjouksen toimittaminen Tarjous, joka osoitetaan Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymälle, tulee toimittaa kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo mennessä Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän kirjaamoon, postiosoite PL 922, Turku, käyntiosoite Eerikinkatu 3, Turku. Täydennetyt liitteet 6-8 tulee toimittaa tarjouksen yhteydessä joko cd-rom- tai dvdlevykkeelle sekä paperitulosteina. Tarjouskuoren päällä tulee olla merkintä Tarjous kirkonkirjojen ja perhelehtien mikrokuvauksesta ja digitoinnista sekä tarjouksen jättäneen yrityksen nimi. Lisätiedot Tarjoaja voi pyytää lisätietoja ja esittää kysymyksiä hankinnasta seuraavilta ainoastaan sähköpostitse osoitteella keskusrekisterin johtaja Jouko Räty, tai keskusrekisterin hoitaja Marja Mäkinen. Kysymykset tulee esittää viimeistään , ja niihin vastataan aikaisintaan alkaen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat nähtävinä internetissä osoitteessa tarjouksen jättöajankohtaan saakka. Liiteluettelo Liite 1: Selvitys Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän kirkonkirjoista ja perhelehdistä vuodesta 1860 eteenpäin Liite 2: Kirkonkirjojen mikrokuvaus ja digitointi ja perhelehtien digitointi Liite 3: Indeksointi Liite 4: Esimerkki csv-tiedostosta Liite 5: Seurakunnille annettavat mikrokuvausohjeet Liite 6: Hinnoittelutaulukko (toimittaja täydentää) Liite 7: Toimittajan soveltuvuus (toimittaja täydentää) Liite 8: Kooste laatutekijöistä (toimittaja täydentää)