Julkisiin hankintoihin osallistuminen. Keskinarkaus. Kunnan & yrittäjien tilaisuus kunnan hankinnoista Tervola

Transkriptio

1 Julkisiin hankintoihin osallistuminen Kunnan & yrittäjien tilaisuus kunnan hankinnoista Tervola

2 tausta LSHP vs. logistiikka- ja materiaalipäällikkö Kestävät Hankinnat, Sodankylä Tulevan hävittäjähankinnan teollisen yhteistyön kustannusten ja laillisuuden selvitys, VTV (Eduskunta) Poliisin materiaalihallinnon kehittämissuunnitelma (prosessijohtaminen), Poliisihallitus Maaseudun elinvoimaisuuden tutkiminen, Helsingin Yliopisto 2

3 Julkisten hankintojen tärkeys Hankintayksiköt käyttävät veronmaksajien rahoja Lainsäädäntö ohjaa Velvoitettu toimimaan avoimesti, tasavertaisesti ja syrjimättömästi (sekä suhteellisuusperiaatteen mukaan) Tilaajan lisäksi tulee huomioida loppuasiakas Hankinta ei lopu sopimukseen vaan siitä ostaminen, yhteistyö ja seuranta vasta alkavat Hankintaan on lähdettävä tarve edellä: kriteerit mitä me haluamme Avoimet markkinat ovat yrittäjä- ja asiakasystävälliset: Tuetaan elinkeinomahdollisuuksia alueella 3

4 Julkinen hankinta Tavaran tai palvelujen ostoa tai vuokrausta tai urakalla teettämistä vastiketta vastaan, kun ostaja, vuokraaja tai teettäjä on hankintayksikkö Hankintayksikkö on viranomainen: valtio, kunnat, seurakunnat, liikelaitokset & muut, jotka ovat saaneet yli 50% tukea hankintayksiköltä Hankinta on kilpailutettava kun hankinta ylittää kynnysarvon Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo euroissa ilman ALV Koko sopimusaika TAI 4 vuotta + optiot Kansallinen kynnysarvo , EU Hankintaa ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi

5 Kilpailutuskehä Tilaukset, toimitukset Sopimuksen seuranta Sopimusneuvottelu Hankintapäätös & odotusaika Yhteistyö Tarjouksen jättäminen KILPAILUTUS Markkinaseuranta Markkinavuoropuhelu Tarjouspyyntöluonnos Kysymysvastaus -vaihe Asiakirjojen tarkistaminen Tarjousten avaaminen & käsittely 5

6 Hankintalaki ohjaa vain menettelyä: hankinnan sisältö on kiinni tilaajasta. 6

7 Ennen hankintamenettelyä käyty vuoropuhelu Ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan. Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Näiden tahojen neuvoja voidaan käyttää apuna hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa, mutta neuvojen käyttäminen ei kuitenkaan saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä 3 :ssä tarkoitettujen syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn. 7

8 Markkinavuoropuhelun funktio Tiedottaa Suunnitella Antaa valmisteluaikaa Saada tietoa Kartoittaa Ratkaista Osallistaa Hinnoittelumallit Sopimusehdot Vaatimukset 8

9 Markkinavuoropuhelu Tarvitaan palvelua Toimittajat? Tuotteet? Tietopyyntö & kutsu Hinnat? Yleinen tilaisuus Toimintamallit? Henkilökohtaiset neuvottelut Tarjouspyyntöluonnos 9

10 Mihin kannattaa vaikuttaa? Hankinnan kohteen määrittely Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tavaraa, palvelua, välineistöä koskevat kriteerit Hankinnan rajaus Hinnoittelumalli Hankinnan kuvaus: tilausmalli, yhteydenpito, vasteaika Sopimus: ehdot vakiosopimusehdot

11 Mistä tarjouspyynnöt löytyvät? Hilma Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan Valtion organisaatiot & suurin osa kunnista: Pienhankintapalvelu dex Hankintavahdit: esim. Mercell 11

12 Sähköiset kilpailutusjärjestelmät Rekisteröidy Aseta vahdit Tarkista heti kaikki kiinnostavan tarjouksen deadlinet! Tutustu huolella tarjoukseen ennen kysymysvastausvaihetta & jätä kysymykset järjestelmän kautta Varaa kaikki vaaditut liitteet & lataa ne järjestelmään tarjouspalvelu.fi, tilaajavastuu.fi Tarjousta ei voi jättää myöhässä & perillemeno turvattu Tietoturvallinen & tiedot salassa 12

13 Sähköiset järjestelmät

14 Tarjouksessa huomioitavaa Tarjous on sitova Tarjouspyynnön ehdot & sopimuksen sisältö hyväksyttävä sellaisenaan Palvelun toteuttamisen resursseja ei tarvitse olla tarjoushetkellä vaan sopimuksen voimaantullessa Älä sorru mallivirheisiin: hintavaraumat, omat sopimusehdot, puutteelliset liitteet, ristiriitaisuudet Vastaa myös itsestäänselvyyksiin 14

15 Kriteerihierarkia Tarjouspyyntö Tuotteen soveltuvuusvaatimukset Vähimmäisvaatimukset Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset Laadun kriteerit (painotus) 15

16 Soveltuvuusvaatimukset Tarjoajalla on riittävät henkilöstö-, tuotanto- ja jakeluresurssit, joilla varmistutaan siitä, että asiakkaalle tuotettavat palvelut eivät keskeydy missään olosuhteissa. Tarjoajalla on referenssejä vastaavantyyppisten tekstiilivuokrauspalveluiden tuottamisesta. Vaatimuksena on vähintään kaksi referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta. Tarjoajan on selvitettävä vuokrattavien tekstiilituotteiden ja niiden kankaiden hankintaketjun eettisyys ja ekologisuus. MINIMIvaatimukset Tarjoaja liittää palvelukuvauksen Pyykit haetaan maanantaisin klo ja tuodaan perjantaina klo 12:00 mennessä Pesussa noudatetaan standardia XX- NN LAATUpainotus Vaatteisiin on saatavilla maksuton nimikointi: kyllä 10 pistettä, ei 0 pistettä Tekstiilinäytteen laatupisteet testiryhmältä 0 30 pistettä Toimittajaa koskevat Palvelua koskevat 16

17 Poissulkemisperusteet Lainvoimainen tuomio lahjuksen antaminen osallistuminen järjestäytyneen rikollisryhmän toimintaan ihmiskauppa veropetos työeläkevakuutusmaksupetos avustuksen väärinkäyttö rahanpesu konkurssi ammattitoiminnassaan syyllistynyt sen luotettavuuden kyseenalaistavaan vakavaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja rikkonut Suomen tai Euroopan unionin lainsäädännön tai työehtosopimusten velvoitteita on tehnyt sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua jne. Pakolliset Harkinnanvaraiset 1397/

18 Tarjousten käsittelyn vaiheet 1. Tilaaja avaa tarjoukset & tekee avauspöytäkirjan 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen: onko yritys OK 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus: onko palvelu sitä mitä pyydettiin 4. Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnön mukaisin kriteerein: pisteytys Tehtävä tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla vertailuperusteiden mukaisesti Voidaan hyödyntää asiantuntijaryhmää tai käyttäjiä Vain tarjouksessa annettu tieto huomioidaan! 5. Hankintapäätös & oikaisuohjeet 6. Asiakirjat pyydetään voittajalta

19 19 Virheiden seuraukset Pakko poissulkea yritys vähimmäisvaatimus ei täyty tai pakollinen poissulkemisperuste Oikeus poissulkea yritys harkinnanvarainen poissulkemisperuste asiakirja tai tieto puuttuu ristiriita tarjouksessa Tilaaja ei saa poissulkea yritystä jos puute johtuu tilaajan omasta toiminnasta

20 Tarjouksen jättämisen jälkeen Mikäli tilaaja lähettää täsmentämispyynnön, vastaa siihen mahdollisimman pian: Epätäsmälliset/virheelliset tiedot Puuttuvat asiakirjat Hankintapäätöksessä oltava kokonaishinta & perustelut Osallistujat & voittaja Vertailutaulukko & mahdolliset muistiot Muutoksenhakuohjeet Julkiset asiakirjat vs. liikesalaisuudet Oikaisuvaatimus Hankintayksikölle / Markkinaoikeudelle 14 vrk

21 Elinvoimaisuus

22 Miten yritys voi edistää tuloksekkaita hankintoja? Ole aktiivisesti yhteydessä hankintayksikköön & osallistu hankintatilaisuuksiin. Pyri kommentoimaan tarjouspyyntöä ennen julkaisua mikäli se sinulle lähetetään. Huolehdi, että tarjouksesi vastaa juuri siihen, mitä pyydetään. Tarjousten vertaaminen tapahtuu kirjallisen aineiston perusteella eli ethän luota, että hankintayksikkö tuntee palvelusi esimerkiksi aiemman kokemuksen perusteella. Liitä tarjoukseen kaikki vaaditut asiakirjat. Tarkista, että pakolliset kriteerit ovat edellytysten mukaiset. Älä lisää tarjouksen vastaisia ehtoja! Lue koko tarjouspyyntö läpi ennen kysymys-vastausvaihetta ja lähetä kysymykset ennen kysymysten esittämisajan päättymistä. 22

23 Ota yhteyttä hankinta-asiamieheen jos yrityksenä mietit Miten huolehtia, että alasi seuraava julkinen kilpailutus toteutettaisiin yritysmyönteisesti Onko hankintaa kilpailutettu ollenkaan Syrjiikö tai suosiiko tarjouspyyntö tiettyä tarjoajaa Ovatko hankinnan kohteen kriteerit epäselvät tai ehdot kohtuuttomat Onko pisteytys toteutettu tasavertaisesti ja onko päätöstä perusteltu riittävästi Miten hankintayksikköön saa yhteyden ja voiko kilpailutuksista keskustella etukäteen Miten hankintaprosessit julkisissa organisaatioissa etenevät ja miten niihin voidaan vaikuttaa Onko mahdollinen suorahankinta ollut perusteltu Onko tarjouspyyntöjen hinnoittelumalli looginen Mitä tietoja julkisuuslain perusteella voidaan odottaa jaettavaksi 23

24 Kunnille tyypillisiä haasteita Tiedolla johtamisen tarpeet o Kilpailutusten & suoraostojen määrä ja arvo koko kunnassa o Hankintasopimusten valvonta o Tilausten arvo Budjetointisyklistä johtuva kiire o Pitäisi jo kilpailuttaa kun tiedetään rahasta Lautakuntien roolin selventäminen & päätösrajat Ohjeistukset: etenkin InHouse Hankinta-asiantuntemus 24

25 Miten hankintayksikkö voi tukea alueen elinvoimaisuutta? Luo hankintastrategia, joka ohjaa priorisoimaan Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet. Laadi hankintaohjeet, jotka tukevat hankintastrategian toteutumista. Seuraa hankintojen kehittymistä osuvilla mittareilla (kilpailutukset, tarjoukset, ostot) Edistä sähköisten järjestelmien käyttöönottoa (tarjouspyynnöt, sopimukset, toimittajat) Älä luota vanhoihin tarjouspyyntöihin vaan tarkastele kriteerejä kriittisesti! Järjestä markkinavuoropuhelutilaisuuksia, hankintailtoja ja yritystapaamisia Kilpailuta hankinnat avoimesti 25

26 26 Hankinta-asiamies edistää hankintaosaamista ja kilpailua ei toteuta hankintoja, tee tarjouksia tai edusta yhtä toimijaa. Hankinta-asiamies edistää reiluja kilpailutuksia ja avoimia markkinoita!

27 Hankinta-asiamiehen tehtäviä Hankintaosaamisen lisääminen maakunnassa (sähköiset järjestelmät) Uusien hankintamenettelyjen esitteleminen (neuvottelu) Uusien käytänteiden lanseeraaminen (pienhankintaohjeet) Hankintojen avoimuuden edistäminen (pien/muut) Tarjouspyyntöjen löydettävyys / julkisten hankintojen näkyvyys Markkinavuoropuhelut Tietotaito laadukkaista hankinnoista (kriteerit) Hankintaprosessi (suunnittelusta sopimukseen) Reilun kilpailun varmistaminen 27

28 Susanna-Sofia hankinta-asiamies p Instagram: skeskinarkaus Facebook: Susanna-Sofia LinkedIn: yrittajat.fi Susanna-Sofia 28