Jos hartiat eivät yksin riitä Lyhyt johdanto julkisiin hankintoihin ja illan teemaan

Transkriptio

1 Jos hartiat eivät yksin riitä Lyhyt johdanto julkisiin hankintoihin ja illan teemaan Metsäpirtti, Iisalmi Minna Heikka Hankinta-asiamies p

2 Onnistuneen myynnin lähtökohtia: 2 Tunne tuotteesi Tunne kauppatapa Tunne ostaja Tunne markkinat

3 Julkisten hankintojen toimijat: 3 Ostaja/hankintayksikkö: esim. valtio, kunta, kuntayhtymä, liikelaitos, sairaanhoitopiiri, seurakunta, julkisomisteinen osakeyhtiö, julkisoikeudellinen laitos sekä yli 50 % näiltä tukea saava yksityinen (esim. EU-hankkeet) Tarjoaja: tavaran toimittaja tai palveluntuottaja Yhteishankintayksikkö kuten IS-Hankinta Oy voi kilpailuttaa ja tehdä hankintasopimukset omistajiensa puolesta: yleensä suuret ja monimutkaiset hankinnat tai monen ostajan yhteishankinnat Hankinta-asiamies väljvouhkana

4 IS-Hankinta Oy 4 Itäsuomalainen, voittoa tavoittelematon yhteishankintayksikkö 58 omistajaa = asiakasta (mm. Pohjois-Savon kunnat) Noin 200 kilpailutusta vuodessa, näistä suurin osa tehdään yhdelle asiakkaalle, loput yhteishankintoja. Vain hankintalain alaiset, kynnysarvot ylittävät hankinnat. Asiakkaat kilpailuttavat paljon myös itse. Valmistelu alkaa asiakkaan eli tilaajan toimeksiannosta. Sisältö tulee aina asiakkaalta eli tilaajalta IS-Hankinta vastaa hankintalain mukaisesta kilpailuttamisesta Sopimuksen toteutumista valvoo tilaaja

5 Hankinta-asiamies auttaa kehittämään hankintoja: 5 Palveluita: Kuntien ja yritysten hankintaillat Maksutonta neuvontaa yrityksille Koulutusta yrityksille ja ostajille Tukea hankintakäytäntöjen kehittämiseen Ajankohtaista tietoa julkisista hankinnoista Lue lisää: Rahoittajina pohjoissavolaiset kunnalliset julkisyhteisöt sekä Savon Yrittäjät

6 6 Hankintalaki raamittaa menettelyt Hankintalaki (laki julkisista hankinnoista /348 (muutettu 2010) Pohjautuu EU:n hankintadirektiiveihin, jotka uudistettiin 3/2014, uusi hankintalaki tulee voimaan 2016 Tavoitteena turvata verovarojen tehokas käyttö eli paras hinta-laatusuhde Periaatteina avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, suhteellisuus ja kilpailullisuus

7 suurissa hankinnoissa Hankintalakia sovelletaan kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin Kynnysarvo kertoo, millä laajuudella hankinnasta tulee ilmoittaa Pienhankinnat, kansalliset ja EU-hankinnat Muiden kuin valtion kansalliset kynnysarvot (suluissa EU): Tavarat ja palvelut (EU ) Työryhmän ehdotus: Liitteen B mukaiset sosiaali- ja terveyspalvelut Ehdotus: Rakennusurakat ( EU ) Ehdotus: Kun kansalliset kynnysarvot ylittyvät, pitää julkaista hankintailmoitus Hilma-palvelussa: Kansalliset kynnysarvot muuttuvat ensi vuonna, lue lisää esim. 7

8 Hankintaprosessi 8 Tilaajan hankintastrategia, -suunnitelmat ja -ohjeet Tarpeen kuvaus Markkinakartoitus Kilpailutustaktiikan valinta Kilpailutus Sopimuksen hallinta, tilaamisen ja logistiikan osaaminen

9 Pienhankinnoissa omat säännöt 9 Kynnysarvot (30/100/150 tonnia) alittavien hankintojen määrästä ei ole tietoa, voi olla jopa 10 % kaikista hankinnoista Tehdään organisaation omien ohjeiden, ei hankintalain mukaan. Hankintalain periaatteita ja hyvää hallintotapaa pitäisi kuitenkin noudattaa Huom. JulkHankL 83 : jos järjestetään tarjouskilpailu, pitää antaa tarjoajille päätös oikaisuohjeineen (ei kuitenkaan MAO). Yleensä alle hintatiedustelu tai suorahankinta, isommista kevyt tarjouskilpailu: kohdennetut tarjouspyynnöt esim. 3 yritykselle tai julkinen ilmoittaminen (työ suhteessa hankinnan arvoon) Pienhankintajärjestelmällä lisää avoimuutta ja tehokkuutta

10 - Kokonaisuudet ovat liian suuria Hankintakäytäntöjen miinuksia - Kovat vähimmäis- ja soveltuvuusvaatimukset: pienillä ja uusilla yrityksillä vaikeuksia päästä osallistumaan - Ostaja- ja tarjoajaosaaminen sekä kauppakumppanin toiminnan ymmärrys puutteellista - Byrokraattisuus - Tiedon puute (etenkin pienhankinnat) - Ostaja-organisaatioilla ei ole hankintalinjauksia tai niitä ei ole jalkautettu. Linjaukset joskus ristiriidassa lainsäädännön kanssa. Hankintaohjeet ovat usein vaikeaselkoisia. - Kiire/suunnittelun puute: markkinoita ei ehditä kartoittaa ja informoida, tarjouspyyntöön ja tarjouksiin tulee virheitä, lopputulos voi olla ennakoimaton. Lähde: Pohjois-Savon hankinta-asiamiehen kysely alueen ostajille ja tarjoajille kevät 2014/Talentree Oy 10

11 ja plussia 11 + Julkinen sektori on varma vaikkakin köyhtyvä ostaja + Korruptio on vähentynyt + Avoimuus ja yritysten välinen kilpailu on lisääntynyt + Pienhankinnoissa joustavat menettelyt + Ennakoivaa markkinavuoropuhelua käydään enemmän Hankintoja jaetaan yhä useammin osiin (= osatarjousmahdollisuus) Huom. Uuden hankintalain lähtökohtana on EUhankintojen jakaminen osiin, mutta perustellusta syystä voi jatkossakin jättää jakamatta Lähde: Pohjois-Savon hankinta-asiamiehen kysely alueen ostajille ja tarjoajille kevät 2014/Talentree Oy

12 12 Kiitos Pohjois-Savon hankinta-asiamies Minna Heikka, hankinta-asiamies Puh

13 Vinkkejä 1/2 13 Osallistu hankintojen suunnitteluun, jos mahdollisuus tarjoutuu (esim. tietopyyntö Hilmassa tai pyydetään kommentteja) Soveltuuko tämä sinun yrityksellesi? Jos hartiat eivät riitä, voi harkita yhteistarjouksen tekemistä. Muista kuitenkin, että kartelli on laiton. Harjoittelu on kannatettavaa, mutta leikkiminen ei: tarjoukset ovat sitovia - realismia hinnoitteluun ja muihin lupauksiin. Hankintojen perusteet haltuun Hanki konsulttiapua tarjouksen tekoon tarvittaessa.

14 Vinkkejä 2/2 14 Tarjouspyyntöihin tutustuminen ei maksa mitään Tarjousaikana hankintayksikkö ei paljon keskustele... mutta silti kannattaa kysyä. Ota siis rohkeasti yhteyttä hankinnan yhteyshenkilöön jos tarjouspyyntö on epäselvä, epätarkka, ristiriitainen, syrjivä (esim. ei sovellu kuin yhdelle toimittajalle) tai siinä on virheitä IS-Hankinnan kilpailutuskalenteri ja nykyiset sopimukset: Hyödyllisiä linkkejä:

15 Mistä tieto hankinnoista? 15 Hankintailmoitukset: Hilma eli Kynnysarvot alittavista pienhankinnoista ei ole pakko ilmoittaa Maksullisia ilmoitusvahteja: Tarjouspyynnöt: Hilma-ilmoituksessa sanotaan, mistä löytyvät Esim. (ilmainen rekisteröityminen) Valmisteilla ja suunnitteilla olevat hankinnat: Markkinavuoropuhelu, kutsu usein Hilmassa ( tietopyyntö ): kannattaa osallistua ja esitellä muulloinkin rohkeasti tuotteita hankintayksiköille IS-Hankinnan kilpailutuskalenteri ja nykyiset sopimukset: Kuntien hankintasuunnitelmat esim. nettisivuilla

16 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Varaa aikaa, kiire kostautuu. Myöhässä tulleita tarjouksia ei hyväksytä. 2. Etsi ja tulosta tarjouspyyntö. Hilman hankintailmoituksesta selviää mistä. IS-Hankinnan tarjouspyynnöt osoitteessa joka vaatii ilmaisen rekisteröitymisen. Siellä myös jätetään tarjous. 3. Lue tarjouspyyntö. Lue tarjouspyyntö. Lue tarjouspyyntö. 4. Tarkista, täyttääkö yrityksesi/tuotteesi soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Jos hartiat eivät yksin riitä, voi harkita yhteistarjouksen tekemistä. Keskinäiset sopimukset kannattaa tehdä ajatuksella hyvissä ajoin. Muista kuitenkin, että kartelli on laiton.

17 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Tutustu myös sopimusehtoihin. Niistä ei voi neuvotella jälkikäteen. 6. Muista tilata liitteet ajoissa. Joskus todistukset viipyvät matkalla pitkään. palvelu helpottaa paperisotaa 7. Hankintayksikkö vastaa tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin tarjousaikana. Kysymykset kannattaa tehdä aina kirjallisesti ja mielellään kysymys- ja vastausaikana, joka on kerrottu tarjouspyynnössä. Huom. kysymys ja vastaus tulee kaikille näkyviin. Älä siis kirjoita nimeäsi siihen.

18 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Tee tarjous siten kuin ostaja pyytää: älä jätä vastaamatta kysymyksiin, mutta älä myöskään laita mitään ylimääräistä kuten omia sopimusehtoja tai hinnastoja. Hankintayksikkö saattaa joutua hylkäämään tarjouksesi. 9. Tarjous sitoo, älä lupaa sellaista mitä et voi toteuttaa. 10. Simuloi tarjouksen tekemistä etenkin jos vastaukset tullaan pisteyttämään. Yritä ymmärtää, mitä haetaan. Ja mieti, miten kilpailijat toimivat. 11. Sähköistäkin tarjousta voi täyttää vähitellen useana eri päivänä, tallentaa ja muokata

19 Eväitä hyvän tarjouksen tekemiseen Vastaa kaikkiin kohtiin 13. Lataa kaikki vaaditut liitteet 14. Ota kopio valmiista tarjouksesta. Jos tarjouspyyntöä korjataan, sitä ennen jätetyt tarjoukset häviävät ja joudut tekemään tarjouksen uudestaan. Nopeuttaa, jos vanha tarjous on tallessa. 15. Kun tarjous on valmis, tallenna ja muista lähettää ennen tarjousajan päättymistä. Varmista perilletulo. 16. Voit korjata tarjoustasi tarjousaikana, muista taas tallentaa ja lähettää

20 Hankintapäätös ja -sopimus Perusteltu hankintapäätös annetaan kaikille osallistujille. 2. Päätöksen jälkeen alkaa muutoksenhakuaika (yleensä 14 vrk siitä kun päätös on saatu tiedoksi): voit pyytää oikaisua tai valittaa markkinaoikeuteen, jos koet että on menetelty virheellisesti tai syrjivästi: 3. Hankintapäätös ei ole vielä sopimus. Älä investoi ennen sopimusta! 4. Hankintasopimus tehdään voittajan/voittajien kanssa, kun valitusaika on päättynyt. 5. Asiakirjojen julkisuus: ensin asianosaiset, myöhemmin kuka tahansa voi tutustua tarjousasiakirjoihin ja hintoihin (pois lukien liikesalaisuudet, ne kannattaa merkitä selkeästi jo tarjoukseen)