HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 1 (5) Raportin tekeminen

Transkriptio

1 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 1 (5) RAPORTIN TMS. PITKÄN ASIAKIRJAN TEKEMINEN WORD:LLÄ Raportin reunukset ja sarkaimet Raportin kirjoittaminen Laita reunukset: Page Layout, Margins (Sivun asettelu, Reunukset) ylä = 1 cm, ala 1 cm, vasen= 4cm, oikea= 1,5 cm Kirjoita teksti (voit tehdä kappaletyylin ja muotoilla tekstin tyylillä). Valitse Ctrl-A:lla koko teksti ja laita fontti on Arial, koko 11pt, rivinväli 1,5. 1. Tarkista oikeinkirjoitus. 2. Tavuta 3. Merkitse otsikot otsikkotyyleillä Heading1 (Otsikko 1), Heading 2 (Otsikko 2) jne. Kansivu, (tiivistelmä-) ja sisällysluettelosivu Kansisivulla ylätunnisteeseen laitetaan HAAGA-HELIAN logo ym., (tiivistelmä jätetään tässä tekemättä), sisällysluettelosivulle ei mitään ylä- tai alatunnistetta, sisältösivuille alatunnisteeseen sivunumero. Koska näillä sivuilla on erilaisia ylä- ja alatunnisteita sivujen väliin täytyy tehdä osanvaihto. 1. Kansivun tekeminen: tee alkuun yksi tyhjä rivi ja sen jälkeen manuaalinen sivunvaihto Ctrl- Enter, jolloin saat tyhjän sivun. 2. Kopioi Haaga-Helian mallista kansisivulle logo ym, kirjoita tekstit. Otsikko Arial 13pt, lihavoitu. Muut tekstit Arial 11pt, rivinväli 1,5 3. Sisällysluettelosivu: tee osanvaihto PageLayout, Breaks, Next Page, joka lisää uuden sivun, sisällysluettelo tulee tälle sivulle. Kirjoita otsikko Sisällys (Arial 13pt, lihavoitu). Sivunumerointi tekstisivulta alkaen 1. Siirry tekstisivulle 2. Siirry alatunnisteikkunaan: kaksoisnapsauta alatunnistealueella. 3. Poista esiasetetut sarkaimet alatunnisteesta: vedä ne pois hiirellä tai kaksoisnapsauta jotain sarkainta ja valitse valintataulusta Clear all (Tyhjennä kaikki) 4. Ota Design (Muotoile) välilehdeltä pois päältä linkki Link to Previous (Linkki edelliseen). Tämä linkki pitää ottaa pois päältä, koska muutoin ei voi tehdä erilaisia ylä- ja alatunnisteita,vaan ne kopioituvat edellisestä osasta. 5. Alatunniste: lisää keskitetty sivunumero valitse Design tai Insert (Lisää) välilehdellä Page Numbers (Sivunumerot) valikosta Bottom of Page (Sivun alareunaan), valitse keskittävä sivunumero. Muuta aloitussivunumeroksi 1 : valitse Design tai Insert (Lisää) -välilehdellä Page Numbers (Sivunumerot) Format Page Number (Muotoile sivunumeroa) valintataulussa aloitussivu 1.

2 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 2 (5) Otsikkotyylien muotoileminen (Merkitse otsikot otsikkotyyleillä, jos et ole vielä merkannut: napsauta otsikkoriville ja valitse vastaava otsikkotyyli, esim. <o1> otsikkorivillä Heading 1, <o2> -rivillä Heading 2 jne.) 1. Napsauta Heading 1 (Otsikko 1)-tyylillä muotoiltuun otsikkoon (tyylin muuttaminen voidaan tehdä myös napsauttamalla tyylin nimeä tyyli-ikkunassa ja sitten hiiren oikealla painikkeella ja valikosta Modify). maalaa otsikko ja vaihda fontiksi Arial, 16pt, lihavoitu Laita rivinväliksi 1,5 Laita Line Spacing Options (Rivinväli) valintataulussa Spacing (Väli) Before (Ennen) 0 pt ja After (Jälkeen) kohtiin 13pt. päivitä tyyli eli napsauta hiiren oikeaa painiketta, valitse pikavalikosta Styles, Update Heading to match selection (Tyylit, Päivitä... vastaamaan valintaa) Jos otsikoissa ei ole numrointia, lisää Heading1 (Otsikko 1)-tyyliin numerointi, jolloin se periytyy myös muihin otsikkotasoihin: Napsauta Heading 1 (Otsikko 1)-tyylillä muotoiltua otsikkoa lisää monitasoinen numerointi: napsauta Home (Aloitus)-välilehden -painiketta. Valitse viereinen numerointitapa. Numerointi perityy yleensä muihin otsikkotasoihin 2. Napsauta Heading 2 (Otsikko 2)-tyylillä muotoiltuun otsikkoon. Muuta fontti Arial, 11pt, lihavoitu, rivinväli 1,5 ja Spacing (Väli) Before (Ennen) 0pt ja After (Jälkeen) 11pt. Päivitä tyyli. 3. Napsauta Heading 3 (Otsikko 3)-tyylillä muotoiltuun otsikkoon Muuta fontti Arial, 11pt, lihavoitu rivinväli 1,5 ja Spacing (Väli) Before (Ennen) 0ja After (Jälkeen) 11pt. Päivitä tyyli.

3 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 3 (5) Kuvien ja taulukoiden otsikoiden lisääminen 1. Lisää kuvioihin kuvaotsikot Siirry kuvan alapuolella olevalle riville. Napsauta, References (Viittaukset) välilehdellä Insert Caption painiketta (Lisää otsikko). Valitse Label (Otsikko) -luettelosta otsikkotyyppi, jos sieltä löytyy valmis otsikko. Luo tarvittaessa uusi otsikko: H-H:ssa kuviin ja kaavioihin laitetaan otsikko Kuvio, jota ei ole luettelossa. Tee otsikko: napsauta New Label (Uusi otsikkolaji) painiketta. Kirjoita kuvateksti Kuvio. Napsauta OK. Kirjoita kuvan teksti. 2. Caption eli kuvioiden otsikkotyylin muokkaaminen Muotoile Caption (Kuvien otsikko)-tyyli: maalaa kuvatekstiä muotoile se: fontti Arial, 11pt, rivinväli 1,5, väli ennen ja jälkeen 0pt. Päivitä tyyli kuten edellä 3. Taulukko-otsikoiden lisääminen Lisää samalla tavalla taulukoihin taulukon yläpuolelle otsikkoteksti, joka kertoo mitä taulukko esittää Napsauta, References (Viittaukset) välilehdellä Insert Caption painiketta (Lisää otsikko). Valitse Label (Otsikko) -luettelosta Taulukko, paina OK ja kirjoita taulukon teksti. Tässä on sama tyyli kuin kuvissa eikä sitä enää tarvitse muokata. Tavutus ja sivuttaminen 1. Tavuta 2. Tee sivunvaihdot: tarkista, että otsikko ei jää sivun loppuun tai että taulukko ja taulukon otsikko (samoin kuvioiden otsikot) ei jakaudu eri sivuille. Tee sivunvaihdot Ctrl-Enterillä. Sisällysluettelo 1. Tee sisällysluettelo-sivulle sisällysluettelo 2. Kirjoita otsikko Sisällys (lihavoitu Arial 13 pt) 3. Valitse References (Viittaukset) -välilehdellä Table of Contents (Sisällysluettelo) valikosta 4. Custom Table of contents 5. Sisällys-otsikko: Arial, 13 pt, lihavoitu Sisällysluettelon rivien fontti on Arial 11pt, rivinväli 1,5. Voit muotoilla sisällysluettelon siennykset vetämällä hiirellä: vie kohdistin ensimmäiselle esim. sisällysluettelo 2 tason riville ja vedä viivainrivillä sisennys- ja sarkainkuvakkeita, kaikkien otsikoiden muotoilu muuttuu. Sisällysluettelon tyylien muokkaaminen Kun teet asettelumuutokset tyyleihin, ne pysyvät voimassa myös silloin, kun sisällysluetteloa päivitetään. Sisällysluettelo koostuu eri otsikkotasoista. Jokaisella otsikkotasolla on oma tyylinsä, Sisluet 1 (TOC 1), Sisluet 2 (TOC 2) jne.

4 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 4 (5) TOC1-tyyli (SISL1) tyylin muuttaminen Tyylin voi päivittää kuten edellä eli muokataan suoraan sisällysluettelon riviä ja päivitetään tyyli tai tyyliluettelosta. Seuraavassa käytetään tyyliluetteloa Avaa tyyliluettelo napsauttamalla Home (Aloitus)-välilehden Styles (Tyylit)-ryhmän ryhmänuolta 1. Napsauta sisällysluettelossa 1-tason otsikon rivin lopussa ennen sivunumeroa 2. Valitse tyyliluettelosta Sisluet 1 (TOC1) 3. Valitse valikosta Modify (Muotoile) 2. Napsauta vasemmasta alakulmasta Format (Muokkaa) 3. Valitse Paragraph (Kappale) Aseta riviväli Line Spacing (Rivinväli) 1,5. Aseta Spacing (Väli) Before (Ennen) 0 ja 4. Napsauta vasemmasta alakulmasta Tabs (Sarkaimet) Aseta vasempaan tasaava sarkain kohtaan 0,5 cm (=numeron ja tekstin väliin, tekstin alkamiskohtaan) Aseta oikeaan tasaava sarkain kohtaan 15,5 ja siihen pisteviiva

5 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 5 (5) TOC2-tyyli (SISL2) TOC3-tyyli (SISL3) Valitse tyyli Sisluet 1 (TOC2) 2. Paragraph: Aseta riviväli Line Spacing (Rivinväli) 1,5. Aseta Spacing (Väli) Before (Ennen) 0pt ja Aseta vasen sisennys eli Left (Vasen) 0,5 cm. 3. Tabs: Aseta vasempaan tasaava sarkain kohtaan 1,4 cm (=numeron ja tekstin väliin, tekstin alkamiskohtaan) ja oikeaan tasaava sarkain kohtaan 15,5cm, pisteviiva eteen Valitse tyyli Sisluet 1 (TOC3) 2. Aseta riviväli Line Spacing (Rivinväli) 1,5. Aseta Spacing (Väli) Before (Ennen) 0pt ja Aseta vasen sisennys eli Vasen (Left) 1,4 cm. 3. aseta vasempaan tasaava sarkain kohtaan 2,6 cm (=numeron ja tekstin väliin, tekstin alkamiskohtaan) ja oikeaan tasaava kohtaan 15,5cm, pisteviiva eteen Nämä asiat voidaan tehdä myös toisessa järjestyksessä, esim. sivunumerot ennen sisällysluetteloa tms.