REUNUKSET, PIKANÄPPÄIMET, OIKEINKIRJOITUS JA TAVUTUS

Transkriptio

1 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen REUNUKSET, PIKANÄPPÄIMET, OIKEINKIRJOITUS JA TAVUTUS REUNUKSET, PIKANÄPPÄIMET, OIKEINKIRJOITUS, TAVUTUS... 1 Uuden asiakirjan avaaminen... 1 Asiakirjan reunusten määrittäminen... 1 Pikanäppäimet... 2 Kohdistimen siirtäminen näppäimillä... 3 Alueen valitseminen... 3 Hiirellä... 3 Näppäimillä... 4 Kumoaminen, toistaminen... 4 OIKEINKIRJOITUKSEN TARKISTAMINEN... 4 Kielen vaihtaminen... 4 Oikeinkirjoituksen tarkistus... 5 Kielioppivirheiden korjaaminen... 5 AUTOMAATTISTEN KORJAUSASETUSTEN MUUTTAMINEN... 5 TAVUTTAMINEN... 6 Automaattinen tavutus... 6 Manuaalinen tavutus vahvistuksella... 7 Yhdysmerkkien (tavuviivojen) lisääminen manuaalisesti... 7 Erilaiset yhdysmerkit (tavuviivat)... 8

2 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 1 REUNUKSET, PIKANÄPPÄIMET, OIKEINKIRJOITUS, TAVUTUS Uuden asiakirjan avaaminen Uusi asiakirja avataan 1. Valitse File, New (Uusi) 2. Napsauta kuvaketta Blank document (Tyhjä sivu) tai käytä pikatyökalurivin painiketta, jos olet sen lisännyt. Asiakirjan reunusten määrittäminen Wordissa voi määrittää asetukset reunuksille, paperin koolle ja tulostussuunnalle, jotka ovat voimassa koko asiakirjassa, halutulla alueella (osassa) tai kohdistimesta eteenpäin. Reunuksilla määritellään seuraavia asioita: tekstialueen etäisyys paperin reunoista sisennykset lasketaan vasemmasta ja oikeasta reunuksesta sarkaimet lasketaan vasemmasta ja oikeasta reunuksesta asteikon 0-piste sijaitsee vasemmassa reunuksessa ylä- ja alatunnisteet kirjoitetaan ylä- ja alareunuksen alueelle alaviitteiden tarvitsema tila lasketaan alareunuksesta alkaen 1. Napsauta Page Layout (Sivun asetukset) välilehdellä Margins (Reunukset) valikkonuolta 2. Valitse Custom Margins (Mukautetut reunukset) 3. Valitse luetteloista uudet mitat tai kirjoita haluamasi mitat reunuksille. Jos oletusmittayksikkö on cm ja haluat antaa vasemmaksi reunukseksi 2 cm, voit kirjoittaa 2. Jos haluat vasemmaksi reunukseksi 9 merkkiä, kirjoita 9 p10. Jos haluat yläreunukseksi esim. 6 riviä, kirjoita 6 li jne Reunukset: Top (Ylä), Bottom (Ala), Left (Vasen), Right (Oikea) 4. Cutter (Sidontareunus) lisäreunus joka sivun sisäreunaan (esim. kaksipuoleisissa tulosteissa) 5. Valitse Orientation (Tulostussuunta) Portrait pystysuunta Landscape vaakasuunta 6. Jos haluat tulostaa useita sivuja samalle arkille, kirjataittona tmsw, valitse Multiple pages (Sivut) - kohdasta vaihtoehto. 7. Määrittele Apply to (Käyttöalue) eli haluatko asetukset koko asiakirjaan tai alkaen asetuskohdasta Whole Document (Koko asiakirjassa) This Point Forward (Tästä eteenpäin) kohdistimesta eteenpäin, joka tekee osanvaihdon

3 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 2 Pikanäppäimet 8. Jos haluat jättää tekemäsi muutokset pysyvästi voimaan, napsauta Set as Default (Oletus) kohtaan ja Yes (Kyllä) 9. Lopuksi OK. poistaa merkin kohdistimen edeltä tai mustatun alueen Delete Enter poistaa merkin kohdistimen alta, oikealta puolelta tai valitun alueen tekee tekstiin pakollisen kappaleenvaihdon ja vahvistaa eli suorittaa komennot Enter rivinvaihto, ei vaihda kappaletta, käytetään esim. taulukoissa japalstoissa Tab, sarkain: siirtää kohdistinta sarkainvälin kerrallaan tai valintataulussa vaihtoehdosta toiseen AltGr Alt - käytetään numeronäppäinten etupaneelissa olevien erikoismerkkien kuten $ aikaansaamiseksi tuo esiin valintanauhojen pikanäppäimet Kiinteä tavuviiva, yhdysviiva - - välilyönti Kiinteä välilyönti Manuaalinen tavuviiva Enter Manuaalinen sivunvaihto Enter Palstanvaihto

4 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 3 Kohdistimen siirtäminen näppäimillä Rivillä merkki taaksepäin/eteenpäin Rivi ylös/rivi alas Seuraavan sanan alkuun Edellisen sanan alkuun Rivin alkuun Rivin loppuun Asiakirjan alkuun Asiakirjan loppuun Näytöllinen alaspäin Näytöllinen ylöspäin Home End PgDn PgUp Home End Siirtyminen tietylle sivulle Paina ja kirjoita sivun numero, jolle haluat F5 siirtyä tai napsauta -painiketta, valitse Goto (Siirry) ja kirjoita sivunumero Alueen valitseminen Hiirellä Alue voidaan valita hiirellä vetämällä. Lisäksi voidaan käyttää pikatoimintoja sekä hiirellä että näppäimillä valittaessa. Sana Rivi kaksoisnapsauta sanan päällä napsauta hiirellä valintasarakkeessa rivin alussa (valintasarake on n. 0,5 cm leveä tyhjä alue rivin edessä näytön vasemmassa reunassa) Lause napsauta lauseessa -näppäin alaspainettuna Kappale kaksoisnapsauta valintasarakkeessa Koko asiakirja napsauta valintasarakkeessa -näppäin alaspainettuna

5 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 4 Näppäimillä Alue pidä -näppäin (Shift, vaihto) alaspainettuna ja valitse alue nuolinäppäimillä Koko asiakirja Palsta tai sarake A paina ja -näppäimiä tai valitse Home, Select All (Aloitus, Valitse kaikki) vie kohdistin sarakkeen vasempaan yläkulmaan ja F8 paina ja -näppäimiä, valitse sarake, paina lopuksi ESC Monivalinta valitse ensimmäinen alue, pidä -näppäin pohjassa ja valitse seuraavat Kumoaminen, toistaminen Viimeinen toiminto voidaan kumota napsauttamalla pikatyökalurivillä Undo (Kumoa) painiketta. Avautuvasta luettelonuolesta avautuu viimeksi tehtyjen toimintojen luettelo, josta voidaan kumota useita toimintoja kerralla. Toiminnot voidaan kumota myös painamalla ja Z -näppäimiä. Pikatyökalurivin Repeat (Toista) painikkeella voi toistaa viimeksi annetun komennon. OIKEINKIRJOITUKSEN TARKISTAMINEN Kielen vaihtaminen 1. Tarkista, että ohjelman kieli on haluamasi. 2. Napsauta Review (Tarkista) välilehden Language (Kieli) painiketta 3. Valitse Set Proofing Language (Määritä tekstin tarkistuskieli), valitse kieli ja paina OK

6 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 5 Oikeinkirjoituksen tarkistus Word näyttää virheellisesti kirjoitetut sanat punaisena alleviivattuna esim. sana latia päällä voi avata pikavalikon, josta näkee ohjelman ehdotuksia korjaukseksi. Jos sopiva ehdotus löytyy, valitaan se, jolloin virhe korjataan tekstiin. Kieliasu voidaan tarkistaa myös, kun koko asiakirja on valmis. Tarkistuksen voi aloittaa mistä kohtaa tekstiä tahansa F7-painikkeella 1. Napsauta Review (Tarkista) välilehden Spelling & Grammar (Oikeinkirjoitus ja kielioppi) -painiketta 2. Ohjelma näyttää punaisella fontilla korostettuna virheellisen sanan. Alapuolella olevassa Suggestions-(Ehdotuksia) luettelossa on ehdotuksia sanan korjaamiseksi. 3. Jos luettelossa on sana, jolla virheellisen sanan voi korvata, napsauta Change (Vaihda) painiketta. 4. Jos luettelossa ei ole oikeaa ehdotusta, korjaa korostettu teksti ja napsauta Change (Vaihda) painiketta. 5. Jos korostettu sana on esim. erisnimi tms. eli oikein, napsauta Ignore Once (Hylkää kerran) tai Ignore All (Hylkää kaikki). Voit lisätä sanan sanastoon Add Dictionary (Lisää sanastoon) painikkeella. Kielioppivirheiden korjaaminen Kielioppivirheet näkyvät vihreällä alleviivauksella. Myös kielioppivirheiden korjausehdotukset näkyvät pikavalikossa. Asiakirjan oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä voidaan käsitellä myös napsauttamalla tilarivillä näkyvää kieliasun tarkistuksen kuvaketta, mikäli se on näkyvissä. Painikkeesta avautuu pikavalikko, jossa on korjausehdotus tai selitys kohdistinta lähinnä olevalle virheelle. Kuvakkeen uusi napsautus tuo näkyviin korjausehdotuksen seuraavalle virheelle jne. AUTOMAATTISTEN KORJAUSASETUSTEN MUUTTAMINEN Automaattisia korjausasetuksia (esim. poistaa luettelomerkkien automaattisen lisäämisen) voidaan muuttaa 1. Valitse File (Tiedosto), Options (Asetukset), Proofing (Tarkistustyökalut) 2. AutoCorrect Options (Automaattisen korjauksen asetukset) 3. Seuraavassa valintataulussa on poistettu automaattisten listojen luominen kirjoitettaessa.

7 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 6 TAVUTTAMINEN Jos tekstiin laitetaan molempien reunojen tasaus, on tärkeää, että teksti on tavutettu hyvin. Wordissa tavutus voidaan tehdä täysin automaattisesti, vahvistuksella tai manuaalisesti Täysin automaattinen: Word lisää yhdysmerkit (tavuviivat) kysymättä vahvistusta. Manuaalinen tavutus vahvistuksella: Word ehdottaa yhdysmerkin (tavuviivan) paikkaa, jolloin tavuviivan paikka voidaan määritellä Manuaalinen: yhdysmerkit lisätään painamalla ja yhdysmerkki-näppäintä halutussa kohdassa. Automaattinen tavutus 1. Napsauta Page Layout (Sivun asettelu) välilehdellä Hyphenation (Tavutus) painiketta 2. Valitse valikosta haluamasi tavutustapa Automatic (Automaattinen) tai Hyphenation Options (Tavutusasetukset), jos haluat muuttaa tavutusasetuksia 3. Napsauta rasti kohtaan Automatically hyphenate document (Tavuta asiakirja automaattisesti). 4. Valitse tavutatko isolla kirjoitetut sanat eli Hyphenate words in CAPS (Tavuta isolla kirjoitetut sanat).

8 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 7 5. Valitse tarvittaessa Hyphenation zone (Tavutusalue): tavutusalue on alue rivin lopussa, jolta Word etsii tavuviivan paikan. Jos haluaa oikean reunan tasaisemmaksi (= enemmän tavuviivoja), tavutusvyöhyke asetetaan pienemmäksi ja jos haluaa vähemmän tavuviivoja, asetetaan tavutusvyöhyke suuremmaksi, jolloin myös oikea reuna on epätasaisempi. Limit consecutive hyphens to (Peräkkäisten tavuviivojen määrä) kohdasta. kuinka monta riviä voi päättyä tavuviivaan. Luettavuuden kannalta tavuviivaan päättyviä rivejä saisi olla peräkkäin enintään 3-5. Manuaalinen tavutus vahvistuksella Tavutus kannattaa usein suorittaa manuaalisesti, koska silloin voi itse seurata tavutuskohtia ja siirtää niitä tarpeen mukaan. 1. Napsauta Page Layout (Sivun asettelu) välilehdellä Hyphenation (Tavutus) painiketta 2. Valitse Manual (Manuaalinen) 3. Ohjelma lähtee tavuttamaan asiakirjaa alusta ja tuo näyttöön valintataulun, jossa on ensimmäisen tavutettavan sanan tavutusehdotuksen 4. Siirrä kohdistin tarvittaessa kohtaan, josta haluat tavuttaa. Tavuviivaa voi siirtää oikealle enintään kohtaan, jossa näkyy harmaa pystyviiva 5. Valitse Yes (Kyllä) kun haluat lisätä tavuviivan. No (Ei) kun et halua tavuttaa sanaa ollenkaan Cancel (Peruuta) keskeyttää tavuttamisen Yhdysmerkkien (tavuviivojen) lisääminen manuaalisesti Voit jälkeenpäin korjata automaattista tavutusta. Yhdysmerkin voi poistaa kuten muut merkit ja tavallisen yhdysmerkin voi lisätä haluamaansa paikkaan. Word tavuttaa sanan, jos se mahtuu edelliselle riville. Ellei se mahdu, yhdysmerkki ilmestyy tekstiin, mutta sanan alkuosa ei siirry edelliselle riville. Usein on tarpeellista lisätä itse tavuviivoja, jotta sanojen väleihin ei jää suuria välejä. Valitse seuraavan rivin ensimmäisen sanan tavutuskohta ja lisää siihen itse tavuviiva + tavuviiva. Tavuviiva poistuu automaattisesti, jos tekstiä muokataan ja tavuviiva on tarpeeton. 1. Valitse seuraavan rivin ensimmäisen sanan tavutuskohta

9 Word 2013 Asiakirjan laatiminen ja muokkaaminen 8-2. Paina 3. Tavu siirtyy edelliselle riville. Erilaiset yhdysmerkit (tavuviivat) Wordissa voidaan käyttää kolmenlaisia yhdysmerkkejä (ent. tavuviiva) Yhdysmerkki - esim. sanoissa, joihin yhdysmerkki kuuluu riippumatta siitä joutuuko se tavutus-vyöhykkeelle esim. kuorma-auto, osa-aika Tavutusvihje - esim. kynsi-lakka, jolloin ohjelma tavuttaa sanan yhdysosien välistä, mikäli se joutuu tavutusvyöhykkeelle Ajatusviiva Ajatusviivaa käytetään virkkeissä välimerkkinä, rajakohtia ilmaistaessa (2 5 metriä) tai osoittamaan poisjätettyä tekstinosaa. Ajatusviiva lisätään tekstiin joko näppäinyhdistelmällä +tai Alt (molemmissa käytetään numeronäppäimistöä). Yhdysviiva - esim. Marja-Leena tai -10 o C, jolloin ohjelma ei tavuta sanoja (Marja tai Leena), vaan katkaisee yhdysosien välistä tai siirtää viivan sanan mukana -10 C Kiinteä välilyönti (välilyönti) kiinteä välilyönti estää jakamasta sanoja niiden välistä, esim. 1000, jolloin ohjelma pitää sekä luvun että laadun aina samalla rivillä. Käytetään esim. puhelinnumeroissa, luvuissa, joissa tuhaterottimena on välilyönti jne.