Tekstinkäsittelystä II. Tekstinkäsittelyohjelmien edistyneempiä piirteitä Tuki ryhmätyölle

Transkriptio

1 Tekstinkäsittelystä II Tekstinkäsittelyohjelmien edistyneempiä piirteitä Tuki ryhmätyölle

2 Edistyneempiä piirteitä Harjoituksen 5 avulla käsitellään o Kieleen liittyvät apuvälineet tekstin tavutus tekstin oikoluku (kieliasun tarkistus) o Automaattinen lukujen numerointi o Automaattisesti luotu/ylläpidetty sisällysluettelo o Ylä- ja alatunnisteet muuttuvat tunnisteet (esim. kappaleittain) automaattinen sivunumerointi o Koko osaan (LO Writer: sivuun) kohdistuvat asetukset esim. erilaiset ylä- /alatunnisteet, vaihtuva sivun suunta, marginaalit...

3 Tyylien käytön etuja Kun otsikot on määritelty otsikkotyyleiksi voit - Luoda niistä automaattisen sisällysluettelon - Navigoida suoraan haluttuun otsikkoon - Piilottaa ja näyttää koko luvun kerrallaan keskittyäksesi paremmin tiettyyn kohtaan

4 Oikoluku ja tavutus Oikoluku ei ole virheetön - lue tärkeät tekstit aina myös itse - joskus oikoluku ehdottaa myös itse vihreellistä tekstiä - sen avulla voidaan kuitenkin melko hyvin karsia iso osa virheistä

5 Oikoluku ja tavutus Tekstiä ei tule tavuttaa itse - ei saa lisätä tavuviivoja itse - jos tekstin määrä muuttuu, tai koko muuttuu, tai tulee kuvia väliin, tai melkein mitä vain, sana ei välttämättä olekkaan enää samalla paikalla ja tavuviiva jää keskelle riviä Jos haluat tavuttaa sanan, käytä piilotavuviivaa (Ctrl + -) - piilotavuviiva piirretään vain silloin, jos se sattuu osumaan sellaiseen kohtaan, jossa kuuluukin tavuttaa muussa tapauksessa tavuviivaa ei piirretä

6 Automaattinen sisällysluettelo Päivittyy itse kun lukujen määrä muuttuu tai sivunumerot muuttuvat - ei siis tarvitse tehdä viimeisenä, kun kaikki teksti on valmiina - Joissain tilanteissa pitää klikata sisällysluettelon Päivitä sisällysluettelo - painiketta Ei löydy Office Starterista!

7 Ylä- ja alatunniste Tunnisteisiin voidaan sijoittaa esimerkiksi - työn nimi, sivunumero, päivämäärä, Sivunumeroita ei saa kirjoittaa käsin - Lisätessäsi uuden sivun dokumentin väliin, joutuisit korjaamaan kaikki myöhemmät sivunumerot - sivunumeroiden ei tarvitse jatkua ensimmäisestä sivusta viimeiseen niitä voidaan jaotella ja poistaa ja laittaa alkamaan halutusta kohdasta - Eri osioilla (section) voi olla erityyliset sivunumerot

8 Ylä- ja alatunnisteen työkalut Officessa ylä- ja alatunniste ovat kohtia, joille on omia työkalujaan, joita ei näytetä muutoin, kuin silloin, kun kyseinen kohta on aktiivisena - Vertaa kuvien työkalut Officessa - Kun tunniste on valittuna, avautuu työkaluriville uusia välilehtiä olemassaolevien yläpuolelle - Näiden välilehtien painikkeet ovat siis käytettävissä vain tarpeen tulle Eivät koko ajan näytillä

9 Ylä- ja alatunniste Ensimmäinen sivu voidaan asettaa kansilehdeksi - silloin siihen ei tule sivunumerointia tai tunnisteita Muiden sivujen tunnisteet linkittyvät aina edelliseen sivuun - sivuun 2 tehdyt muutokset heijastuvat sivuun 3 - jos halutaan muokata vain sivun 3 alatunnistetta, poista linkki molempiin suuntiin (sivusta 3 sivuun 2 SEKÄ sivusta 4 sivuun 3) näin sivu 3 ei saa sivun 2 muutoksia, eikä sivu 4 saa sivun 3 muutoksia Kun teet muutoksia, tarkista edellisestä ja seuraavasta sivusta, periytyivätkö muutokset haluamallasi tavalla

10 Dokumentin osat vaihdot/section breaks Tekstivirtaa voidaan katkoa haluttaessa, ei lisäämällä tyhjiä rivejä, vaan käyttämällä vaihtoja (breaks): Seuraava sivu/next page - Aloittaa uuden sivun. Esimerkiksi jokainen uusi luku voi alkaa omalta sivultaan Jatkuva/Continuous - Yhden sivun sisällä tyylin muuttaminen, esimerkiksi palstojen lukumäärän muuttaminen Parillinen (Pariton) sivu/ Even (Odd) page - Esimerkiksi jokainen luku alkamaan kirjamaisesti parilliselta/parittomalta sivulta (tyhjiä sivuja lukujen loppuun)

11 Section break Section break -> Next page - voidaan käyttää myös esimerkiksi erottamaan sisällysluettelo omaksi sivukseen - tarvitaan lisättäessä vaakasivuja dokumentin sekaan, jotta koko dokumentti ei käänny sivusuuntaa

12 Tuki ryhmätyölle Molemmissa tekstinkäsittelyohjelmissa tuki dokumentin työstämiselle ryhmätyönä (kommentointi ja korjailutyökalut) MS Word reviewing- / tarkistustyökalut (Review / Tracking ) muutokset jäävät näkyviin ryhmän muiden jäsenten nähtäväksi muutosten tarkastaja voi hyväksyä tai hylätä muutokset LO Write vastaavat toiminnat saa aikaan LibreOfficessa Edit(Muokkaa) / Changes(Muutokset) valinnan kautta

13 Tuki ryhmätyölle Hyödyllinen, kun dokumenttia muokkaa useampi ihminen - näet suoraan mitä muutoksia toinen on tehnyt tekstiin voit hyväksyä, hylätä muutokset - voit myös liittää kommentteja/ehdotuksia/ kysymyksiä muokkaamatta itse tekstiä

14 Tuki ryhmätyölle Voit hyppiä kommenteista ja muutoksista toiseen painikkeilla - Ei tarvitse lukea koko dokumenttia uudelleen löytääkseen muutokset - Muutoksen hylkääminen palauttaa kohdan alkuperäiseen muotoon - Muutokset hyväksyminen muuttaa kohdan ehdotettuun muotoon

15 Tuki ryhmätyölle Muista pitää Jäljitä muutokset (Track changes) valittuna, kun muokkaan yhteisdokumenttia