Tekstinkäsittely ja opinnäytetyö I sisällysluettelo ja sivunumerointi. Word 2007

Transkriptio

1 Tekstinkäsittely ja opinnäytetyö I sisällysluettelo ja sivunumerointi Word 2007 Perttu Suhonen 2008

2

3 Sisällysluettelo 1 Sisällysluettelon tekeminen Monitasoinen numerointi Otsikkotyylien asettaminen Sisällysluettelokentän lisääminen Sivunumerointi Asiakirjan osittelu Sivunumeron lisääminen... 12

4

5 5 1 Sisällysluettelon tekeminen Automaattisen sisällysluettelon tekeminen vaatii kolme vaihetta: otsikkotyylien asettaminen, monitasoisen automaattisen numeroinnin tekeminen ja sisällysluettelokentän lisääminen. Tyylien asettaminen tarkoittaa sitä, että jokainen otsikoksi tarkoitettu teksti merkitään asiakirjassa ko. otsikkotasolle tarkoitetulla tyylillä (Heading-tyylit). 1.1 Monitasoinen numerointi Alla kuvassa 1) on esimerkki mahdollisesta otsikkorakenteesta. Kuva 1) Esimerkki otsikkorakenteesta. Ensin on siirryttävä halutun otsikon kohdalle. Klikkaa hiirellä esim. Otsikko 1. Seuraavaksi valitaan Aloitus valintanauhan Kappale ryhmästä käytetäänkö normaalia numerointia vai monitasoista luetteloa. (Kuva 2.). Numerointi Monitasoinen luettelo Kuva 2) Kappale ryhmä ja numerointi ja monitasoinen luettelo.

6 6 Monitasoisista luetteloista löytyy otsikoille valmiiksi oma monitasoinen numerointityyli (kuva 3). Valitse se Klikkaamalla hiirellä. Kuva 3) Monitasoinen luettelo Monitasoinen otsikkotyyli. Otsikko 1 muuttuu valitulle monitasoiselle numerointityylille ja samalla Tyyli ryhmään tulee näkyviin monitasoinen numerointi(kuva 4). Kuva 4) Teksti muuttuu valitun tyylin mukaiseksi. Monitasoiset tyylit tulevat näkyviin Tyylivalikkoon.

7 7 1.2 Otsikkotyylien asettaminen Tämän jälkeen tyylien valitseminen tapahtuu suoraan Tyyli ryhmästä. Monitasoiset otsikot merkitään sen mukaan kuinka monta numeroa otsikossa on. Valitaan otsikko ja otsikkoa vastaava tyyli. Kuva 5) Tyylit muutettu.

8 8 1.3 Sisällysluettelokentän lisääminen Klikkaa hiirellä kursori sivun alkuun, tai siihen, mihin haluat lisätä sisällysluettelon. Valitse Viittaus valintanauha ja Sisällysluettelo ryhmästä, sisällysluettelo painike(kuva 6). Kuva 6) Sisällysluettelon lisäys. Voit valita joko automaattisen taulukon(sisällysluettelon) tekemisen (toimii useimmiten ) tai lisätä sen käsin alareunassa olevalla Lisää sisällysluettelo -valinnalla. Jos käytät automaattista sisällysluetteloa, on sisällysluettelosi nyt periaatteessa valmis. Jos lisäät sisällysluettelon käsin, jatkuu lisääminen seuraavasti: Klikkaa Lisää sisällysluettelo valintaa, jonka jälkeen näkyviin tulee sisällysluetteloikkuna (kuva 7).

9 9 Kuva 7) Sisällysluetteloikkuna. Voit valita näytetäänkö sivunumerot, tasataanko numerot sivun oikeaan reunaan, mitä muotoilua käytetään ja montako numerointi tasoa käytetään. Asetukset painikkeen kautta pääset valitsemaan mitä tyylejä haluat ottaa mukaan sisällysluetteloon. Muokkaa painikkeella pääset muotoilemaan sisällysluettelon ulkoasua, siis miltä otsikko 1, 2 ja 3 näyttävät sisällysluettelossa. Lisää sisällysluettelo lopuksi OK painikkeella.

10 10 2 Sivunumerointi 2.1 Asiakirjan osittelu Ennen sivunumeroinnin varsinaista aloitusta asiakirja on ositeltava. Osittelulla voidaan valita ne asiakirjan sivut, joihin halutaan sivunumerot. Tavallisesti sivunumerot halutaan alkamaan vasta siltä sivulta, josta johdantoluku alkaa, joten osanvaihto tehdään sisällysluettelon jälkeen (kuva 8). Kuva 8) Osanvaihdon lisäyskohta. Osanvaihto lisätään edellisen kuvan mukaiseen kohtaan. Klikkaa Sivun asettelu valintanauhasta, vaihdot painiketta. Kuvan 9 mukainen valikkoa avautuu. Valitse Osanvaihdot otsikon alta Seuraava sivu. Kuva 9) Osanvaihdon lisääminen Vaihdot painikkeella.

11 11 Osanvaihto on nyt valmis. Lisäyskohdan jälkeen tuleva teksti siirtyy seuraavalle sivulle. Osanvaihdon tyypin voi tarkistaa laittamalla päälle tulostumattomien merkkien näyttämisen (kuva 10)), jonka jälkeen näkyviin tulee kuvan 11) mukainen näkymä. Tulostumattomien merkkien näyttäminen. Kuva 10) Tulostumattomien merkkien näyttäminen. Kuva 11) Osanvaihto oikein asetettuna.

12 Sivunumeron lisääminen Osittelun tekemisen jälkeen voidaan lisätä sivunumerot. Siirry/ klikkaa hiirellä sivulle, johon haluat lisätä ensimmäisen sivunumeron. Valitse Lisää valintanauhasta, Ylä- ja alastunnisteet ryhmästä >Ylätunniste Muokkaa ylätunnistetta. (kuva 12), jonka jälkeen näkymä vaihtuu kuvan 13 mukaiseksi. Kuva 12) Ylä- ja alatunnistevalinta. Kuva 13) Ylätunniste. Näkyviin tullut Ylä ja alatunnistetyökalut), Rakenne -valintanauha sisältää ylätunnisteen muokkaamiseen tarvittavat työkalut.

13 13 Voit määrittää millä numerolla sivunumerointi aloitetaan muotoilemalla sivunumerot. Kuvan 14) osoittamaa nappia painamalla näkyviin tulee kuvan 15 mukainen ikkuna, josta on valittava Start at -painike ja syötettävä sen vieressä olevaan kenttään se numero, jolla numerointi halutaan aloittaa. Kuva 14) Sivunumeron muotoilu ylä- ja alatunnisteryhmästä. Kuva 15) Aloittavan numeron valinta. Ylätunnisteessa on oletusarvoisesti päällä asetus, joka aiheuttaa sen että tunniste kopioidaan suoraan edellisen osan tunnisteesta (Linkitä edelliseen/ Same as previous). Tämä on kytkettävä pois päältä (kuva 16). Kuva 16) Linkitä edelliseen/ Same as previous -asetuksen pois kytkeminen.

14 14 Sarkainasetukset eivät välttämättä ole ylätunnisteessa oikein, joten niitä voi joutua muuttamaan hiirellä. Kuvassa 17) näkyy sarkainmerkkien sijainti. Kuva 17) Sarkainten sijainti. Tämän jälkeen siirretään kursori sarkaimella siihen kohtaan, johon sivunumero halutaan lisätä. ja valitaan Sivunumero painike Nykyinen sijainti Normaali numero(kuva18). Numeron muotoilua voi jälkeenpäin muuttaa Aloitus valintanauhasta. Numeron paikkaa voi myös siirtää jälkeenpäin. Kuva 18) Sivunumeron lisääminen. Sivunumerointi on nyt valmis ja jatkuu tehdystä osanvaihdosta eteenpäin.