Opinnäytetyön kirjoittaminen Wordilla

Transkriptio

1 Ohje Päivi Klimenko Opinnäytetyön kirjoittaminen Wordilla

2 Ohje Päivi Klimenko Saatesanat Tämä Laurean opinnäytetyön kirjoittamisen ohje on suunniteltu Microsoft Word 2010 versioon yhteensopivaksi. Uudistunut ohje on alkuperäisestä Laurea Leppävaaran lehtorin Marita Schulten ohjeesta muokattu Laurean opinnäytetyön mukaiseksi ohjeeksi. Ohjeen ulkoasu tyyleineen on tehty Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n vuoden 2007 julkaiseman asiakirjastandardiohjeen, nro 2487 ( ) suosituksen mukaisesti ja sen myötä se on tärkeä viesti kaikille yhtenäisestä opinnäytetyön kirjoittamisen käytännöstä Laureassa. Ohje johdattelee opiskelijaa kirjoittamaan opinnäytetyön alusta loppuun asti, joten se kannattaa lukea järjestyksessä. Lopussa olevat liitekuvat ovat esimerkkejä siitä, millaisilta opinnäytetyön sivujen tulisi näyttää. Liitteinä on suomenkielinen ja englanninkielinen nimiösivu. Englanninkielistä nimiösivua tulee käyttää vain silloin, kun opinnäytetyö kokonaisuudessaan on englanninkielinen. Ohjeen ovat työstäneet Laurea Lohjan liiketalouden opiskelijat (HLF12SN) Katarina Hyrskyn johdolla syksyllä 2012 F0001-opintojaksoon kuuluvana projektityöstönä. Lohjalla, Päivi Klimenko Päivi Klimenko Huom! Viime vuonna opinnäytetyöstä tehtiin valmis mallipohja (docx), joka on saatavilla LIVE:n kautta (LIVE-> Opiskelijalle -> Opintojen toteutus -> Opinnäytetyö -> Opinnäytetyön mallipohja). Mallipohjan on suunnitellut Leena Suoniemi-Särkijärvi Laurea Hyvinkäältä.

3 Ohje Päivi Klimenko Sisällys Saatesanat Perusasetukset Näytä kaikki painike Oletussarkainasetus Sivun reunukset Fontti ja fontin koko Rivivälien muistilista Ylätunnisteen sarkainasetus Kansilehti Nimiösivu Tiivistelmäsivut Sisällyssivu Tekstiosan sivut ja otsikkotyylit Tavutus Otsikkotyylit opinnäytetyössä Monitasoinen luettelo Otsikko1 (1 Heading1) tyyli Otsikko (Title) -tyyli Kuva-, kuvio- tai taulukko-otsikkotyylit Osanvaihdon tekeminen Sivunumeron lisääminen Lähdeluettelo Kuvien, kuvioiden ja taulukoiden luettelosivut Liitteet ja liiteluettelosivuvaihtoehdot Uusi tyyli liitesivun otsikolle Liitetyylin käyttäminen liiteotsikoissa Automaattinen liiteluettelo omana sivunaan Liiteluettelosivun tekeminen kirjoittamalla Automaattinen sisällysluettelo Sisällysluettelotyylit (Sisluet/TOC) Otsikko-tyylin tason tarkistus kirjoittamisen yhteydessä Sisällysluettelon päivitys Tallentaminen Lähteet Kuvat Liitteet... 27

4 Ohje 4 (35) 1 Perusasetukset Tee asiakirjastandardin perusasetukset ennen opinnäytetyön kirjoittamista eli sarkaimet, sivun asetukset ja tyylit (kirjasin eli fontti, pistekoko eli fontin koko, riviväli ja ylätunniste). Tyylimuokkaukset ovat yksi tärkeimmistä asioista osata ennen pitkän asiakirjan kirjoittamista, joten perehdy tähän asiaan kohdassa 5.2 (Otsikkotyylit). Lue sisällysluettelon tyyleistä kohdasta 9 (Automaattinen sisällysluettelo). 1.1 Näytä kaikki painike Opi myös tarkistamaan kirjoittamaasi ja muotoilemaasi tekstiä. Laita Aloitus (Home) -välilehdeltä Kappale (Paragraph) -ryhmästä Näytä kaikki (Show/Hide) painike päälle, niin voit tarkistaa esim. turhien Enter-painalluksien määrän ja mahdollisesti poistamaan tarpeettomat rivinvaihdot, jotka voivat aiheuttaa ylimääräistä päänvaivaa. Kuva 1: Näytä kaikki pikapainike Aloitus-välilehdellä 1.2 Oletussarkainasetus Kuva 2: Näytä kaikki painikkeen merkkien selityksiä 1. Valitse Aloitus (Home) välilehti. 2. Napsauta Kappale (Paragraph) ryhmän oikean reunan valintaikkunan avainta (pieni nuoli). 3. Napsauta Sarkaimet... (Tabs...) ja muuta tarvittaessa Oletussarkaimeksi (Default tab stops) 2,3 cm, jolloin standardin mukaiset sarkaimet (C1 - C7) asettuvat paikoilleen asiakirjaan. 4. Hyväksy muutos OK:lla. Huom! Standardin mukaiset sarkainsymbolit on merkitty ohjeissa kirjain- ja numeromerkkiyhdistelmin esim. C1 on 2,3 cm päässä vasemmasta reunasta (marginaalista), C2 on 4,6 cm, C3 on 6,9 cm jne. aina C7:ään asti (16,1 cm) eli sarkainten väli on 2,3 cm ja erikseen sarkaimia ei siis tarvitse asetella.

5 Ohje 5 (35) 1.3 Sivun reunukset 1.4 Fontti ja fontin koko Opinnäytetyöhön tulee asettaa sivun reunamarginaalit (ylä/vasen/ala/oikea), jotka poikkeavat normaalista asiakirjastandardista. 1. Valitse Sivun asettelu (Page Layout) välilehti. 2. Valitse Sivun asetukset (Page Setup) ryhmän Reunuksen-valikon (Margins) kautta Mukautetut reunukset (Custom Margins). 3. Muuta seuraavat määreet Reunukset-kohtaan: ylä (Top) 3 cm ala (Bottom) 2,5 cm vasen (Left) 4 cm oikea (Right) 2 cm 4. Tarkista, että sivun paperin valinta on A4 Paperi välilehden alta. 5. Hyväksy lopuksi OK:lla. Koko asiakirjassa on Trebuchet MS 10 pt, joka kannattaa muuttaa Tyylit (Styles) valikon kautta Normaali-tyyliin. 1. Valitse Aloitus (Home) välilehti. 2. Napsauta Tyyli (Styles) ryhmän valintaikkunan avainta, jolloin Tyylit (Styles) ikkuna avautuu oikeaan reunaan. 3. Vie hiiren kohdistin (ÄLÄ napsauta) Normaali (Normal) tyylin päälle. 4. Napsauta alla olevan kuvan mukaisesti oikean reunan pudotusvalikon Muokkaa (Modify ) valintaa. Kuva 3: Tyylin muokkaamisen valinta 5. Muuta Trebuchet MS fontiksi Muotoilu (Formatting) kohtaan ja 10 pt Fonttikooksi. 6. Hyväksy OK:lla.

6 Ohje 6 (35) 1.5 Rivivälien muistilista Rivinvälit voit tehdä aina kunkin sivun yhteydessä erikseen seuraavan tai upottamalla tyyliin. Sivut: Rivinväli 1 (Ctrl + 1) Nimiösivu X Tiivistelmät X Sisällyssivut Tekstisivut Lähdeluettelosivut X Kuva-, kuvio- ja taulukkoluettelosivut Liiteluettelosivu Liitesivut X Rivinväli 1,5 (Ctrl + 5) X X X X 1.6 Ylätunnisteen sarkainasetus Taulukko 1: Eri sivujen rivivälimäärät opinnäytetyössä 1. Valitse Lisää (Insert) välilehti. 2. Valitse Ylätunniste (Header) ryhmän pudotusvalikosta Muokkaa ylätunnistetta (Edit Header). Kuva 4: Ylätunnisteen muokkaamista 3. Avaa Tyylit (Styles) valikko oikeaan reunaan, jos se ei ole vielä näkyvissä. 4. Valitse Ylätunniste (Header) tyylin oikean reunan pudotusvalikosta Muotoile (Modify ). Huom! Jos tyyliä ei löydy luettelosta -> Muuta Asetukset (Options ) kautta Valitse näytettävät tyylit (Select styles to show) valikosta Kaikki tyylit (All styles ) ja lajittelutavaksi aakkosjärjestys (Alphabetical), jolloin Ylätunnistetyyli löytyy Tyylitluettelosta helposti. 5. Avaa Muotoile (Format) -valikko vasemmasta alareunasta Sarkaimet (Tabs ). 6. Lisää: 14,5 (cm tulee automaattisesti) ja muuta Tasaus (Alignment) kohtaan Oikea (Right). 7. Hyväksy sekä Aseta (Set) ja vielä lopuksi OK:lla.

7 Ohje 7 (35) 2 Kansilehti Laurean valmiissa mallipohjassa ensimmäiseksi sivuksi tulee kansilehti, johon kirjoitettaan seuraavat tiedot: - Otsikko (opinnäytetyön varsinainen nimi) - Sukunimi, Etunimi - Vuosi ja yksikkö (työn julkaisuvuosi ja Laurean yksikkö esim. Laurea Lohja) Huom! Kansilehden tiedot ovat upotettu taulukkomuotona. 3 Nimiösivu Kirjoita julkaisija ensimmäiselle riville (ei ylätunnisteeseen) tekstiosaan (R1C0). Kirjoita alla olevan kuvan mukaan pienin aakkosin ja lihavoituna (Ctrl+B tai muotoilutyökalurivin B-kirjain). Kirjoita yksikkö alla olevan mukaisesti eli R2C0 kohtaan ilman pistettä. Kuva 5: Julkaisijan nimen paikka Opinnäytetyön varsinainen nimi kirjoitetaan nimiösivun riville 20 ja sisennetään ensimmäiseen sarkaimeen (R20C1) sekä lihavoidaan (Ctrl+B). Fontti on Trebuchet MS (kuten koko työ kokonaisuudessaan), mutta koko otsikolla on 14 pt. Tekijän nimi ja muut tiedot alkavat riviltä R54, sarkaimesta C4 alkaen. Ks. Liitteet 1 ja 2. Huom! Tee vielä viimeisellä rivillä pakotettu sivunvaihto (Ctrl + Enter), jotta teksti kohdistuu seuraavalla sivulla oikeaan paikkaan.

8 Ohje 8 (35) 4 Tiivistelmäsivut Katso liitteinä olevia malleja (3 ja 4) ja huomaa rivien 1 ja 10 lihavoinnit. Kuva 6: Tiivistelmäsivulla olevan alleviivauksen muotoilu Alareunan tekeminen tiivistelmään: 1. Kirjoita Vuosi (Year) sana vasempaan reunaan. 2. Paina kerran näppäimistöllä Sarkain (Tab) näppäintä ja kirjoita vuosiluku (C1) yllä olevan kuvan mukaisesti. 3. Mene Sarkain-näppäimellä C4-kohtaan (9,2 cm) ja kirjoita Sivumäärä (Pages). 4. Paina vielä kerran Sarkain (Tab) näppäintä ja kirjoita valmiiksi xx-merkinnällä sivumääräkohta (C5) yllä olevan kuvan mukaisesti. 5. Paina rivin lopussa 2x enter-painiketta. 6. Aktivoi nyt uudelleen äsken tehty Vuosi jne. rivi kokonaisuudessaan. 7. Valitse muoto yllä olevan kuvan esittämällä tavalla Aloitus (Home) välilehden Kappale (Paragraph) ryhmästä Alareuna (Bottom Border) valinta. Huom! Näiden tiivistelmäsivujen lopussa sinun on hyvä tehdä pakotettu sivunvaihto (Ctrl + Enter), jotta tekstit jatkossa pysyvät sivulla oikeissa paikoissa oikeilla riveillä.

9 Ohje 9 (35) 5 Sisällyssivu Kirjoita Sisällys-sana heti alkuun, ensimmäiselle riville (R1C0). Muista käyttää tästä sivusta lähtien rivinvälinä 1½ (Ctrl + 5). Kuitenkin nimiösivu, tiivistelmät, lähteet ja liitteet tulevat rivinvälillä 1 (Ctrl + 1). Sisällys-sanan jälkeen paina muutama rivinvaihto ja tee pakotettu sivunvaihto Ctrl+Enterillä. Huom! Sisällysluettelo luodaan automaattisesti, mutta vasta sitten, kun Otsikko-tyylit ovat luotu ja muokattu varsinaisille tekstisivuille. Tälle sivulle tässä vaiheessa ei tule muuta kuin Sisällys-otsikko Normaali-tyylillä. Paina muutama enter-painallus ja tee pakotettu sivunvaihto (Ctrl + enter).

10 Ohje 10 (35) 6 Tekstiosan sivut ja otsikkotyylit Tekstiosan sisältö Varsinainen teksti alkaa sisällyssivun jälkeen, joka kirjoitettaan Normaali (Normal) tyylillä ja otsikot Otsikko (Heading) -tyyleillä. Varsinaisen tekstin ja otsikoiden väliin tulee laittaa yksi tyhjä rivin väli. 6.1 Tavutus Tarkista vielä ennen tekstin kirjoittamista, että automaattinen tavutus on päällä. 1. Valitse Sivun asettelu (Page Layout) välilehden Sivun asetukset (Page Setup) ryhmän Tavutus (Hyphenation) pudotusvalikosta Automaattinen (Automatic) - valinta. 6.2 Otsikkotyylit opinnäytetyössä Kuva 7: Automaattinen tavutus 2. Tarvittaessa voit muokata asetuksia Tavutusasetukset... (Hyphenation Options...) kohdasta (esim. oikean reunan tavutusvälityksen cm-määrä). Automaattista sisällysluetteloa varten on tekstiosan kaikki otsikot kirjoitettava omalle rivilleen sarkain C0-kohtaan ja muotoiltava otsikko (heading) -tyyleillä. Otsikkotekstin ylä- ja alapuolella on vain 1 tyhjä rivi. Otsikot muokataan Aloitus (Home) välilehden Tyylit (Styles) ryhmän kautta avautuvilla Otsikko (Heading) tyyleillä, jotta automaattinen sisällysluettelo voidaan tehdä. Muotoile tarvittaessa Otsikko (Heading) tyylit alla olevan mukaisesti. Laurean versiossa tyylit perustuvat normal.dotm pohjaan, joiden Otsikko (Heading) -tyylit voivat olla oletuksena jo käytössäsi. Tarkista kuitenkin ensin tyylit (Kuva 15. seuraavalla sivulla) ja tee muokkaukset tarvittaessa Otsikko (Heading) -tyyleihin. Kuva 8: Otsikko-tyylit Tyyli-luettelossa

11 Ohje 11 (35) Monitasoinen luettelo Tee ensin Monitasoinen luettelo (Multilevel List): 1. Valitse Aloitus (Home) välilehden Kappale (Paragraph) ryhmän Monitasoinen luettelo (Multilevel List). 2. Avaa Luettelokirjasto (List Library) luokasta alla olevan mukainen luetteloryhmä. Huom! Viimeisen numeron jälkeen ei ole pistettä. Kuva 9: Monitasoinen luettelon valinta Tämän valinnan jälkeen toteuta tyylimuokkaukset varsinaisissa tyyleissä eli Tyyliikkunan kautta avautuvassa Tyylit (Styles) -luettelossa. Monitasoinen numerointi on oletuksena muokkauksen jälkeen jokaisessa Otsikkotyylissä, vaikka se tyylimuotoilun numerointikohdassa näyttääkin Ei mitään vaihtoehtoa. Huom! Word 2003 version ohjeessa numeromuotoilu toteutettiin toisinpäin Otsikko1 (1 Heading1) tyyli 1. Valitse Aloitus (Home) välilehden Tyyli (Styles) ryhmä näkyviin valintaikkunan avaimella (pienen pieni nuoli ryhmän oikeassa alareunassa). 2. Napsauta Otsikko 1 (Heading 1) tyylin oikean reunaan tulevan pudotusvalikon Muokkaa (Modify) -kohtaa.

12 Ohje 12 (35) Kuva 10: Tyylin muokkausasetuksen valintaikkunan avaus 3. Avaa Muotoile (Format) valikko. 4. Muotoile Fontti (Font): Trebuchet MS Normaali (Regular) 10 pt OK. 5. Muotoile Kappale (Paragraph): Välistys (Spacing): Ennen (Before) 0 Jälkeen (After) 0 Sisennys (Indentation): Vasen (Left) 0 Rivinväli (Line spacing): 1,5. Huom! Luettelonumeron ja tekstin välissä oleva väli voi olla 0,76 cm 1 cm Otsikko 1 tyylissä. Tämä muutos tehdään Mukautettu (Special) -kohdassa. 6. Hyväksy OK. Alaotsikko 1.1 Otsikko 2 (1.1 Heading2) tyyli 1. Napsauta 1.1 Otsikko 2 (1.1 Heading 2) tyylin oikean reunaan tulevan pudotusvalikon Muokkaa (Modify) -kohtaa. 2. Avaa Muotoile (Format) valikko. 3. Muotoile Fontti (Font): Trebuchet MS Normaali (Regular) 10 pt OK. 4. Muotoile Kappale (Paragraph): Välistys (Spacing): Ennen (Before) 0 Jälkeen (After) 0 Sisennys (Indentation): Vasen (Left) 0 Rivinväli (Line spacing): 1,5. Huom! Luettelonumeron ja tekstin välissä oleva välin määre on Otsikko 2 (1,02 cm 1,3 cm), Otsikko 3 (1,27 cm 1,6 cm) ja Otsikko 4 (1,52 cm 1,8 cm). Nämä määrät ovat automaattisesti luettelomerkin valinnan jälkeen näkyvissä Mukautettu (Special) kohdassa (Kappale-asetuksissa) Otsikko (Title) -tyyli 5. Hyväksy lopuksi muutokset OK:lla. Otsikko (Title) on otsikkotyyli, jossa ei ole numeromuotoa, mutta näkyy kuitenkin sisällysluettelossa esim. Lähteet-sana. 1. Avaa Tyylit (Styles) ikkuna. 2. Avaa Otsikko (Title) tyylin pudotusvalikon kautta Muokkaa (Modify ).

13 Ohje 13 (35) Huom! Jos luettelossa ei näy Otsikko (Title) -tyyliä, niin valitse Asetukset... (Options...) valinnan Tyyliruudun asetukset (Style Pane Options) ikkunassa Kaikki tyylit (All Styles) valinta. 6.3 Kuva-, kuvio- tai taulukko-otsikkotyylit 3. Tarkista ensin, että tyylissä on Tyylin lähde (Style based on) -kohdassa Normaali (Normal) valinta. 4. Tarkista myös, että Seuraa kappaleen tyyli (Style for following paragraph) kohdassa on Normaali (Normal) -valinta. 5. Avaa Muotoile (Format) valikko. 6. Muotoile Fontti (Font): Trebuchet MS Normaali (Regular) 10 pt OK. 7. Muotoile Kappale (Paragraph): Välistys (Spacing): Ennen (Before) 0 Jälkeen (After) 0 Sisennys (Indentation): Vasen (Left) 0 Mukautettu (Special): Ei mitään (none) Rivinväli (Line spacing): 1,5. 8. Hyväksy lopuksi muutokset OK:lla. 1. Vie kohdistin kyseisen objektin (kuvion, kuvan tai taulukon) alapuolelle (välissä aina yksi tyhjä rivi). 2. Valitse Viittaukset (References) välilehden Kuvatekstit (Captions) ryhmän Lisää otsikko (Insert Caption). 3. Valitse Asetukset (Options) kohdan luettelosta oikea vaihtoehto: Kuva, Kuvio tai Taulukko ja tarvittaessa voit lisätä uuden luokan (esim. Kuvio) kohdasta Uusi otsikkolaji (New Label). 4. Hyväksy OK:lla. 5. Laita numeron jälkeen kaksoispiste (:) + välilyönti ja kirjoita kuvaan liittyvä teksti. (Ks. kuva seuraavalla sivulla.) Kuva 11: Kuvaotsikoinnin tekeminen Huom! Kuvan otsikko (Caption) tyyli on myös muokattava, joten avaa Tyyli (Styles) ikkuna ja Kuvan otsikko (Caption) tyyli.

14 Ohje 14 (35) 1. Valitse Kuvan otsikko (Caption) tyylin pudotusvalikon alta Muokkaa... (Modify...). 2. Tarkista, että Seuraa kappaleen tyyli (Style for following paragraph) kohdassa on Normaali (Normal) -valinta. 3. Avaa Muotoile (Format) valikko. 4. Muotoile Fontti (Font): Trebuchet MS Normaali (Regular) 10 pt OK. 5. Muotoile Kappale (Paragraph): Välistys (Spacing): Ennen (Before) 0 Jälkeen (After) 0 Sisennys (Indentation): Vasen (Left) 0 Mukautettu (Special): Ei mitään (none) Rivinväli (Line spacing): 1,5. 6. Hyväksy lopuksi muutokset OK:lla. Huom! Kohteen numero muuttuu automaattisesti lineaarisen järjestyksen mukaan eli jälkeenpäin lisätyn kuvan numero muuttuu automaattisesti Kuvaotsikko (Caption) tyylin käytön toimesta. 6.4 Osanvaihdon tekeminen Ensimmäisen tekstisivun jälkeen eli toisen tekstisivun ylätunnisteesta alkaen tulee sivunumerointi, joka jatkuu aina liitesivuille asti. Tämä toiminto onnistuu, jos teet ensimmäisen ja toisen tekstisivujen väliin pakotetun sivunvaihdon osanvaihto toiminnolla. Tätä toimintoa käytetään myös liitesivujen ylätunnistemuokkauksen yhteydessä. Huom! Ei Ctlr + Enterillä (sivunvaihto-toiminnolla) vaan alla olevan mukaisesti. Osanvaihto toiminto tehdään seuraavasti: 1. Tarkista, että kohdistin vilkkuu juuri siinä kohdassa, johon tekstijako tulee (rivin tai sivun jälkeen). 2. Valitse Sivun asettelu (Page Layout) välilehden Sivun asetukset (Page Setup) ryhmän Vaihdot (Breaks) pudotusvalikosta Osanvaihdot (Section Breaks) luokasta Seuraava sivu (Next Page) alla olevan kuvan mukaisesti.

15 Ohje 15 (35) Kuva 12: Osanvaihdon tekeminen ja tarkistaminen Huom! Tarkista, että näkymässä lukee Osanvaihto (Seuraava sivu) Section Break (Next Page). Laita tarvittaessa Näytä/Piilota (Show/Hide) painike päälle. 3. Avaa uuden sivun ylätunnistekenttä Lisää (Insert) välilehden Ylätunniste (Header) pudotusvalikon Muokkaa ylätunnistetta (Edit Header) kohdasta. 4. Ota pois Rakenne (Design) välilehden (ilmestyy oikealle valintanauhalla) Siirtyminen (Navigation) -ryhmästä Linkitä edelliseen (Link to Previous) valinta (oletuksen aina päällä). 6.5 Sivunumeron lisääminen Kuva 13: Osanvaihdon Linkitä edelliseen valinta Tarkista, että ylätunnistetila on edelleen aktiivinen. 1. Napsauta näppäimistön Sarkain (Tab) -näppäimellä yhden kerran eli jo aikaisemmin tehtyyn sivunumerointikohtaan (14,5 cm). 2. Ota esille Rakenne (Design) -välilehden vasemmasta reunasta Ylä- ja alatunniste (Header & Footer) ryhmä. 3. Valitse Sivunnumero (Page Number) pudotusvalikon alta Nykyinen sijainti (Current Position) valinnasta Normaali numero/yksinkertainen (Plain Number/Simple) seuraavan sivun kuvan mukaisesti (Kuva 14). Kuva 14: Sivunumeron lisäys 4. Tarkista vielä, että työn alkusivut ovat ilman numerointia. 5. Sulje ylätunniste -> Rakenne (Design) välilehden Sulje (Close) ryhmän punaisesta -painikkeesta.

16 Ohje 16 (35) 7 Lähdeluettelo 8 Kuvien, kuvioiden ja taulukoiden luettelosivut Tekstiosan jälkeen omalle sivulle (muista tehdä pakotettu sivunvaihto -> Ctrl + Enterillä) kirjoitetaan Lähteet-sana Otsikko (Title) -tyylillä. Lähteet-sanan jälkeen tee yksi tyhjä rivinväli ennen varsinaista luettelon kirjoittamista. Kirjoita lähdeluettelo Normaali-tyylillä ja 1 rivinvälillä. Luettelot tehdään lähteiden jälkeen omalle sivulle ennen mahdollisia liitteitä. Luettelot voidaan toteuttaa sen jälkeen vasta, kun olet tehnyt kuva-, kuvio- ja taulukkootsikoinnit Kuvaotsikkotyylin (Caption) kohdan 6.3 mukaan. 1. Vie kohdistin sivulle siihen paikkaan, johon luettelo luodaan. 2. Valitse Viittaukset (References) välilehden Kuvatekstit (Captions) ryhmän alta Lisää kuvaluettelo (Insert Table of Figures). 3. Valitse Muokkaa... (Modify...). 4. Valitse Tyyli (Style) ikkunan kautta uudelleen Muokkaa... (Modify...). 5. Avaa Muotoile (Format) valikko. 6. Muotoile Fontti (Font): Trebuchet MS Normaali (Regular) 10 pt OK. 7. Muotoile Kappale (Paragraph): Sisennys (Indentation): Vasen (Left) 1 cm Oikea (Right) 0 cm Mukautettu (Special): Ei mitään (None) Välistys (Spacing): Ennen (Before) 0 Jälkeen (After) 0 Riviväli (Line spacing): 1,5. 6. Hyväksy OK:lla (vain 3x). 7. Ennen viimeistä hyväksyntää tarkista seuraavat valinnat; [ ] Näytä sivunumerot (Show page numbers) [ ] Tasaa sivunumerot oikealle (Right align page numbers) [ ] Muotoilut (Formats) > Mallista (From template) valinta [ ] Otsikon laji (Caption label) > Kaava tai Kuva tai Taulukko Täytemerkki (Tab leader) ruudusta täyte pisteet (...). 8. Lopuksi hyväksy OK:lla.

17 Ohje 17 (35) 9 Liitteet ja liiteluettelosivuvaihtoehdot 9.1 Uusi tyyli liitesivun otsikolle Liitteet opinnäytetyössä voivat olla hyvinkin erilaisia, joten tässä ohjeessa käydään läpi ensin uuden tyylin tekemistä liiteotsikoille, jotta otsikko näkyy ja onnistuu automaattisessa luettelossa. Sitten vasta luodaan liiteluettelo sivulle tyylin pohjalta. Liiteluettelointi voidaan upottaa myös varsinaiseen sisällysluetteloon (max 5 kpl, automaattinen sisällysluettelon tekeminen) tai omaksi sivukseen lähdeluettelon ja mahdollisen kuvaotsikkoluettelosivun jälkeen. Luettelo voidaan myös tehdä siinäkin tapauksessa, vaikka liitteet ovat erillisiä tiedostoja ja niitä ei voida yhdistää opinnäytetyön sivuille, joista myös ohjeet alla. 1. Avaa Tyylit (Styles) ikkuna auki. 2. Valitset Uusi tyyli (New style). 3. Tee seuraavat muutokset tyyliasetuksiin: Kuva 15: Uuden tyylin luominen ja muokkaaminen Huom! Fontin värin voi tarvittaessa muuttaa valkoiseksi (ei tyyliin), jolloin otsikkoteksti ei näy varsinaisella liitesivulla, mutta automaattisessa luettelossa teksti näkyy. Sisällysluettelon tyylit käsitellään kohdassa 9.1 Sisällysluettelotyylit.

18 Ohje 18 (35) 9.2 Liitetyylin käyttäminen liiteotsikoissa Ennen Liitetyylin käyttämistä, tee edelliselle sivulle sivun vaihto Osanvaihtotoiminnolla (Ks. 6.4 Osanvaihdon tekeminen). Alla olevassa kuvassa näet myös, että kaikkien eri liitteiden väliin on tärkeää tehdä osanvaihto, jotta ylätunnistetiedot saadaan erilaisiksi teksteiltään mm. Liite 1, Liite 2 jne. 1. Muuta ylätunnisteen teksti alla olevan kuvaesimerkin mukaisesti ja sulje ylätunniste. 2. Kirjoita liitesivun yläosaan liitteen otsikko (nimi) R1-kohtaan. Kuva 16: Liitesivun otsikkotekstin paikka 9.3 Automaattinen liiteluettelo omana sivunaan 3. Muotoile teksti uudella Liitetyyli tyylillä ja muuta tarvittaessa tekstin väri valkoiseksi (jos et halua tekstin näkyvän tällä liitesivulla, mutta haluat sen näkyvän luettelossa kuitenkin). 4. Lisää liitesivulle liite esim. leikepöydän kautta (esim. kuva tai taulukkomuoto). 5. Tee jokaisen liitteen loppuun pakotettu sivunvaihto osanvaihtotoiminnolla, jotta voit muuttaa liitesivun ylätunnistetiedot erilaiseksi. Liiteluettelo voidaan siis tehdä omalle sivulleen, jos niiden määrä on suurempi kuin 5 kpl. Luettelo tehdään omalle sivulleen ennen varsinaisia liitteitä (kuitenkin lähde- ja mahdollisen kuvioluettelon jälkeen): 1. Vie kohdistin lähdeluettelon tai mahdollisen kuvioluettelon loppuun. 2. Tee pakotettu sivunvaihto Ctrl + Enter painikkeilla. Ylätunnistetiedot ovat samanlaiset kuin varsinaisilla tekstisivuilla. 3. Kirjoita heti sivun alkuun (R8) Liitteet-sana ja muotoile se Otsikko (Title) tyylillä. 4. Tee Liitteet-sanan jälkeen kaksi enter-painallusta (R10). 5. Avaa Viittaukset (References) välilehden Kuvatekstit (Captions) ryhmän Lisää kuvaluettelo (Insert Table of Figures) ikkuna. 6. Valitse Muokkaa... (Modify...) kaksi kertaa (2x). 7. Valitse Muotoile (Format) valikon kautta Kappale (Paragraph). 8. Vaihda rivinväliksi (Line Spacing) 1,5 ja muuta sisennä (Indentation) kohtaan määräksi 1 cm. 9. Hyväksy ja paina OK:ta neljä kertaa (4x).

19 Ohje 19 (35) 9.4 Liiteluettelosivun tekeminen kirjoittamalla Liiteluettelo voidaan myös kirjoittaa omalle sivulleen, jos liitteitä ei voida liittää oppimistehtävätiedoston loppuun. Ennen luettelon kirjoittamista tee tyhjä sivu lähde- tai mahdollisen kuvaluettelosivun jälkeen (esim. Ctrl + enter -painikkeilla). 1. Kirjoita sivun alkuun (R8 = riville 8) Liitteet-sana ja muotoile se Otsikko (Title) tyylillä. 2. Tee Liitteet-sanan jälkeen kaksi enter-painallusta. 3. Avaa Aloitus (Home) välilehden Kappale (Paragraph) ryhmän ikkuna. 4. Vaihda rivinväliksi (Line Spacing) 1,5 (lines). 5. Avaa Sarkaimet... (Tabs...). 6. Tee seuraavat sarkaimet (2 kpl): 1. Sarkaimen sijainti: (Tab stop position): 1 (cm) Tasaus (Alignment): Vasen (Left) Täytemerkki (Leader): Ei mitään (None) Napsauta Aseta (Set) painiketta 2. Sarkaimen sijainti: (Tab stop position): 14,5 (cm) Tasaus (Alignment): Oikea (Right) Täytemerkki (Leader): 2... Napsauta Aseta (Set) painiketta 7. Hyväksy sarkainasetukset OK:lla. 8. Ennen kirjoittamista sisennä teksti alkamaan oikeasta kohdasta painamalla Ctlr + M (kohdistin on 1 cm päässä vasemmasta marginaalista). Kuva 17: Käsinkirjoitettu liiteluettelosivu

20 Ohje 20 (35) 10 Automaattinen sisällysluettelo 1. Vie kohdistin opinnäytetyön sisällysluettelosivulle. 2. Tarkista ja muuta tarvittaessa Aloitus (Home) välilehden Kappale (Paragraph) ryhmän riviväli (Line spacing) kohtaan rivinväli 1,5. Kuva 18: Sisällyssivun rivinvälin vaihto 3. Tee Sisällys-sanan jälkeen kaksi enter-painallusta (R10). 4. Avaa Viittaukset (References) välilehden Sisällysluettelo (Table of Contents) ryhmän Sisällysluettelon (Table of Contents) pudotusvalikko alas. 5. Valitse Lisää sisällysluettelo... (Insert Table of Contents...). 6. Tarkista, että seuraavat valinnat ovat valitut: [ ] Näytä sivunumerot (Show page numbers) [ ] Tasaa sivunumerot oikealle (Right align page numbers). 7. Valitse Täytemerkkiruudusta täytepisteet (...). 8. Valitse Muotoilut (Formats) kohdasta Mallista (From template) vaihtoehto. Tarkista vielä, että kaikki tyylit mm. Otsikko (Title) tulee mukaan automaattiseen sisällysluetteloon alla olevan mukaisesti. 9. Valitse Sisällysluettelo-ikkunasta Asetukset... (Options...) Kuva 18: Sisällysluettelon Asetukset... (Options...) 10. Tarkista, että esim. Otsikko-tyylissä taso (TOC-level) on numero 1 (eli tämä tarkoittaa sitä, että teksti luettelossa alkaa automaattisessa sisällysluettelossa vasemmasta marginaalista samasta kohtaa kuin Otsikko 1 tyyli).

21 Ohje 21 (35) 10.1 Sisällysluettelotyylit (Sisluet/TOC) Kuva 19: Sisällysluetteloon Otsikko-tyylin (Title) lisääminen 11. Hyväksy OK:lla asetuksien muokkaus, mutta älä vielä lopullista sisällysluetteloa, koska seuraavassa muotoillaan sisällysluettelon tyylit (TOC-tyylit). 1. Valitse Muokkaa (Modify ). Seuraavaksi muotoile kaikki ne tyylit, joiden vastaavaa määrä olet käyttänyt varsinaisten tekstisivujen Otsikko (Heading) tyyleissä. Esimerkiksi: 1 Otsikko 1 (1 Heading 1) <-> Sisluet1 (TOC1) 1.1 Otsikko 2 (1.1 Heading 2) <-> Sisluet2 (TOC2) Otsikko 3 (1.1.1 Heading 3) <-> Sisluet3 (TOC3) Sisluet1 (TOC1) 1. Valitse Tyyli (Style) -ikkunasta Sisluet1 (TOC1). 2. Avaa Muotoile (Format) valikko. 3. Muotoile Fontti (Font): Trebuchet MS Normaali (Regular) 10 pt OK. 4. Muotoile Kappale (Paragraph): Välistys (Spacing): Ennen (Before) 0 Jälkeen (After) 0 Sisennys (Indentation): Vasen (Left) 0 Mukautettu (Special): Ei mitään (none) Rivinväli (Line spacing): 1,5. 5. Hyväksy OK. 6. Muotoile Sarkaimet (Tabs) Sarkainkohta (Tab stop position) 14,5 cm Tasaus (Alignment) Oikea Täytemerkki (Leader) Napsauta Aseta (Set). 8. Hyväksy OK:lla (2x).

22 Ohje 22 (35) Sisluet2, Sisluet3 (TOC2, TOC3) jne. Muokkaa myös Sisluet2 (TOC2) ja Sisluet3 (TOC3), jos niitä (Otsikko 2 ja Otsikko 3) on asiakirjassa käytetty. 1. Valitse Tyyli (Style) ikkunasta kyseinen tyyli vuorotellen eli Sisluet2, Sisluet3 (TOC1, TOC2 jne.). 2. Avaa Muotoile (Format) valikko. 3. Muotoile Fontti (Font): Trebuchet MS Normaali (Regular) 10 pt OK. 4. Muotoile Kappale (Paragraph): Välistys (Spacing): Ennen (Before) 0 Jälkeen (After) 0 Sisennys (Indentation) tyylin mukaisesti; Sisluet2 (TOC2) Vasen (Left) 1 (cm) Sisluet3 (TOC3) Vasen (Left) 2 (cm) Sisluet4 (TOC4) Vasen (Left) 3 (cm) Mukautettu (Special): Ei mitään (none) Rivinväli (Line spacing): 1,5. 5. Hyväksy OK. 6. Muotoile Sarkaimet (Tabs) Sarkainkohta (Tab stop position) 14,5 cm Tasaus (Alignment) Oikea Täytemerkki (Leader) Napsauta Aseta (Set). 8. Hyväksy OK:lla (2x). 9. Lopuksi napsauta vielä kerran OK. Sisällysluettelo on valmis Otsikko-tyylin tason tarkistus kirjoittamisen yhteydessä Otsikko-tyylin (Title) tekstit on hyvä tarkistaa vielä jälkeenpäin ja muotoilla ne kirjoittamisen yhteydessä. Nämä asetukset on hyvä myös tarkistaa ennen automaattisen sisällysluettelon luontia. 1. Tarkista, että kohdistin on oikealla rivillä (Lähteet ja Liitteet). 2. Valitse Viittaukset-välilehti (References). 3. Valitse Sisällysluettelo (Table of Contens) ryhmän Lisää teksti (Add Text) pudotusvalikon kautta oikea taso 1 (Level 1). Kuva 20: Tasomuotoilun tarkistus

23 Ohje 23 (35) 4. Tee tarvittaessa kaikille Otsikko-tyylillä (Title) kirjoitetuille teksteille sama muoto. Huom! Sisällysluettelon tyylit voit myös muotoilla valmiiksi heti alkuvaiheessa vaikka tekstiä ei ole kirjoitettu. Muistathan, että Lisää malliin (New documents based on this template) vaihtoehdon valitseminen tarkoittaa, että sisällysluettelotyylit säilyvät mallipohjassa sovellus- ja konekohtaisesti sekä tietysti tallennetussa oppimistehtävässä itsessään, jolloin tyylin kopioiminen onnistuu kätevästi tallennetun asiakirjan kautta Sisällysluettelon päivitys Jos tekstiin tulee muutoksia (esim. sivuja tai otsikoita lisää), sisällysluettelo ei päivity automaattisesti vaan se on tehtävä seuraavanlaisesti: 1. Valitse sisällysluettelo hiiren oikealla painikkeella (pikavalintavaihtoehdoista) Päivitä kenttä (Update Field) -valinnalla. Kuva 21: Sisällysluettelon päivitys 2. Valitse tarpeen mukaisesti; Päivitä vain sivunumerot (Update page numbers only) tai Päivitä koko luettelo (Update entire table) Kuva 22: Sisällysluettelon päivittäminen 3. Hyväksy OK:lla.

24 Ohje 24 (35) 11 Tallentaminen Opinnäytetyö tallennetaan Theseus-julkaisuarkistoon pdf-muotoisena tiedostona, jonka ohjeet löydät LIVE:stä. Kuva 23: Pdf-tallennusmuoto

25 Ohje 25 (35) Lähteet Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot SFS Suomen Standardisoimisliitto SFS. Helsinki: Edita. Hirsjärvi, S., Remes, P. & Sajavaara, P Tutki ja kirjoita. Helsinki: Tammi. Klimenko, P Oppimistehtävän kirjoittaminen Wordilla. Word 2007 (pdf) -ohjemoniste. Laurea-ammattikorkeakoulu. Laurea Leppävaara. Espoo. Microsoft Office Online Ohjeet & koulutus. [www-sivut] < Paananen, J Tekstinkäsittelyn pikaopas Word Helsinki: WSOY.

26 Ohje 26 (35) Kuvat Kuva 1: Näytä kaikki pikapainike Aloitus-välilehdellä... 4 Kuva 2: Näytä kaikki painikkeen merkkien selityksiä... 4 Kuva 3: Tyylin muokkaamisen valinta... 5 Kuva 4: Ylätunnisteen muokkaamista... 6 Kuva 5: Julkaisijan nimen paikka... 7 Kuva 6: Tiivistelmäsivulla olevan alleviivauksen muotoilu... 8 Kuva 7: Automaattinen tavutus Kuva 8: Otsikko-tyylit Tyyli-luettelossa Kuva 9: Monitasoinen luettelon valinta Kuva 10: Tyylin muokkausasetuksen valintaikkunan avaus Kuva 11: Kuvaotsikoinnin tekeminen Kuva 12: Osanvaihdon tekeminen ja tarkistaminen Kuva 13: Osanvaihdon Linkitä edelliseen valinta Kuva 14: Sivunumeron lisäys Kuva 15: Uuden tyylin luominen ja muokkaaminen Kuva 16: Liitesivun otsikkotekstin paikka Kuva 17: Käsinkirjoitettu liiteluettelosivu Kuva 18: Sisällysluettelon Asetukset... (Options...) Kuva 19: Sisällysluetteloon Otsikko-tyylin (Title) lisääminen Kuva 20: Tasomuotoilun tarkistus Kuva 21: Sisällysluettelon päivitys Kuva 22: Sisällysluettelon päivittäminen Kuva 23: Pdf-tallennusmuoto Kuva 24: Kappale (Paragraph) ikkunan asetukset Kuva 25: Symboli-fontin valintavaihtoehdot Kuva 26: Luettelomerkkilistan hyväksyminen... 35

27 Ohje 27 (35) Liitteet Liite 1. Suomenkielisen nimiösivun malli Liite 2. Englanninkielisen nimiösivun malli Liite 3. Suomenkielisen tiivistelmän malli Liite 4. Englanninkielisen tiivistelmän malli Liite 5. Numeroidut luettelot ja luettelomerkit... 32

28 28 (35) Liite 1 Laurea-ammattikorkeakoulu (R1C0) Yksikkö (R2C0) Liite 1. Suomenkielisen nimiösivun malli Opinnäytetyön nimi, Trebuchet MS 14 pt (R20C1) Tekijän nimi (R54C4) Koulutusohjelma (R55C4) Opinnäytetyö (R56C4) Kuukausi, vuosi (R57C4)

29 29 (21) Liite 2 Laurea University of Applied Sciences (R1C0) Local Unit (R2C0) Liite 2. Englanninkielisen nimiösivun malli Title of the thesis, Trebuchet MS 14 pt (R20C1) Name (R54C4) Programme (R55C4) Thesis (R56C4) Month, Year (R57C4)

30 30 (21) Liite 3 Laurea-ammattikorkeakoulu (R1C0) Yksikkö (R2C0) Koulutusohjelma (R3C0) Suuntautumisvaihtoehto (R4C0) Tiivistelmä (R1C4) Tekijä(t) (R8C0) Opinnäytetyön nimi (R10C0) Vuosi 201x Sivumäärä xx Liite 3. Suomenkielisen tiivistelmän malli Asiasanat (R54C0)

31 31 (35) Liite 4 Laurea University of Applied Sciences Local Unit Programme Area of Specialisation Abstract (R1C4) Student name (R8C0) Title of the thesis (R10C0) Year 201x Pages xx Liite 4. Englanninkielisen tiivistelmän malli Key words (R54C0)

32 Päivi Klimenko Ohje 32 (35) Liite 5 Liite 5. Numeroidut luettelot ja luettelomerkit Numeroidut luettelot ja luettelomerkit Automaattisen numeroinnin ja luettelomerkin tekeminen: 1. Valitse Aloitus-välilehden Kappale-ryhmästä Numerointi tai Luettelomerkit -painikkeen alta oikea vaihtoehto, jolloin ensimmäinen merkki näkyy rivillä. Tämän jälkeen muotoillaan merkki oikeaan paikkaan alkamaan sisennyksen kanssa. 2. Avaa Kappale (Paragraph) ikkuna. 3. Muuta: Sisennys (Indentation) 0 cm, Mukautettu Riippuva (Hanging) 1 cm ja rivinväliksi (Line spacing) 1,5. 4. Hyväksy OK:lla ja kirjoita luettelo loppuun. Kuva 24: Kappale (Paragraph) ikkunan asetukset Numerointi- ja luettelomerkit voidaan asettaa päälle ennen kirjoittamista. Se otetaan pois päältä, kun luettelo on tehty. Numerointi- ja luettelomerkit voidaan asettaa päälle myös jälkeenpäin. Valitse luettelo ja paina painiketta. Tyhjä rivi monirivisten luettelo-osien väliin saadaan pehmeällä rivin siirrolla eli painamalla Shift + Enter.

33 Päivi Klimenko Ohje 33 (35) Liite 5 Luettelomerkin muuttaminen Luettelon muotoilun järjestys säilyy, vaikka luettelon väliin lisätään uusia rivejä tai luettelokohdan paikkaa muutetaan. Automaattinen muotoilu saadaan pois, kun viimeisen merkin jälkeen tehdään 2x Enver-painallus. Jos haluat muuttaa luettelomerkin muuksi kuin tarjotut vaihtoehdon, tulee sinun luettelokohdalla (kohdistin rivillä) valita Kappale (Paragraph) ryhmän oikean listan kautta Määritä uusi luettelomerkki tai Määritä uusi lukumuotoilu kohdan kautta uusi Symboli. Kuva 25: Symboli-fontin valintavaihtoehdot Pikanäppäinkomennot Asiakirjan käsittely Ctrl + N Ctrl + O Ctrl + S Ctrl + P Ctrl + Z Ctrl + Y Ctrl + F4 Alt + F4 Uusi tiedosto Tiedoston avaaminen Tallennus Tulostus Edellisen toiminnon kumoaminen Edellisen toiminnon toistaminen Asiakirjan sulkeminen Ohjelman lopettaminen Merkkimuotoilu (valitse ensin muotoiltava alue) Ctrl + B Ctrl + U Ctrl + I Shift + F3 Ctrl + + Lihavointi Alleviivaus Kursivointi Kirjaintason vaihto (3 vaihtoehtoa) Alaindeksi

34 Päivi Klimenko Ohje 34 (35) Liite 5 Ctrl + Shift + Z Ctrl + Shift + A Muotoilujen poisto Kaikki kirjaimet isoiksi Leikepöydän käyttö Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Leikkaaminen Kopiointi leikepöydälle Liittäminen Kappalemuotoilut Ctrl + T Ctrl + Shift + T Ctrl + M Ctrl + Shift + M Ctrl + Q Riippuva sisennys oikealle Riippuva sisennys vasemmalle Suurentaa marginaalia eli tavallista sisennystä Pienentää marginaalia eli tavallista sisennystä Poistaa kaikki sisennykset valitulta alueelta Ctrl + 1 Riviväli 1 Ctrl + 2 Riviväli 2 Ctrl + 5 Riviväli 1,5 Ctrl + L Ctrl + E Ctrl + R Ctrl + J Tasaus vasemmalle Kappaleen keskitys Tasaus oikealle Molempien reunojen tasaus Tekstin valinta Ctrl + A Ctrl + Shift + End Ctrl + Shift + Home Shift + Shift + Shift + Shift + Ctrl + Shift + Ctrl + Shift + Merkitsee koko asiakirjatekstin Merkitsee kursorista tekstin loppuun Merkitsee kursorista tekstin alkuun Merkitsee kirjain kirjaimelta oikealle päin Merkitsee kirjain kirjaimelta vasemmalle Merkitsee kursorista alaspäin Merkitsee kursorista ylöspäin Merkitsee sana kerrallaan oikealle päin Merkitsee sana kerrallaan vasemmalle Erikoistoimintoja Ctrl + Delete Ctrl + Back Space Ctrl + Enter Shift + Enter Ctrl + Shift + Enter Ctrl + Shift + Välilyönti Ctrl + Shift + - Poistaa oikealta puolelta sana kerrallaan Poistaa vasemmalta puolelta sana kerrallaan Sivun vaihto Pehmeä rivinvaihto Palstan vaihto Sitova (kiinteä) välilyönti Sitova (kiinteä) yhdysmerkki. Pikavalintanäppäinluettelon tulostaminen Jos haluat tulostaa itsellesi täydellisen pikanäppäinluettelon, niin Valitse Näytä (View) välilehden Makrot (Macros) pudotusvalikon alta Näytä makrot (View Macros) valinta. 2. Valitse Makrojen lähde (Macros in) kohdasta Word-komennot (Word com-

35 Päivi Klimenko Ohje 35 (35) Liite 5 mands). 3. Valitse Makron nimi (Macro name) kohdasta LuetteloKomennot (ListCommands). 4. Valitse Suorita (Run). 5. Valitse Komentojen luettelo (List Commands) ikkunasta Nykyiset valikko ja näppäimistöasetukset (Current keyboard settings). 6. Hyväksy OK:lla. Kuva 26: Luettelomerkkilistan hyväksyminen