Nopea ohje, jonka avulla saat aikaan siistin diplomityön. Säästää aikaa ja vaivaa joka vaiheessa.

Transkriptio

1 Microsoft Word Tieteellisen raportin teko suomeksi Nopea ohje, jonka avulla saat aikaan siistin diplomityön. Säästää aikaa ja vaivaa joka vaiheessa. Tässä ohjeessa opitaan mm: Sisällysluettelon teko automaattisesti otsikoista ja otsikoiden muodon määrääminen Sivunumerointi, kun sivunumerointi ei ala esimerkiksi etusivulta eikä ensimmäinen numeroitava sivu ole 1 (yleensä pelkkään tähän vaiheeseen tuhrautuu valtavasti aikaa) Kuvien liittäminen raporttiin, kuvien ja kuvatekstien pitäminen samalla sivulla automaattisesti Selkeiden tekstikappaleiden tekeminen ilman rivivälejä Lähdeluettelon tekeminen automaattisesti (muutosten jälkeen viitenumerot päivittyvät automaattisesti) Yhtälön tekeminen Tiedostopohjan, johon on tallennettu tämän ohjeen asetukset valmiiksi tulevia raportteja varten, tekeminen Ynnämuuta Muista tallentaa tiedosto säännöllisesti tätä esimerkkiä läpikäydessäsi! Huom! Komennot voivat omassa koneessasi poiketa hieman näistä ohjeista Tyypillisesti tekstieditoria käytetään sen enempää miettimättä miten raporttien tekemistä voisi helpottaa. Aikaa tuhraantuu toistuvasti ylimääräisien tyhjien rivien tekemiseen ja poistamiseen, kuvien ja kuvatekstien sovittamiseen samalle sivulle, sisällysluettelon ja lähdeluettelon kanssa tappelemiseen ynnämuuhun. Wordin omista ohjeista on harvoin ongelman ratkaisijaksi ainakaan nopeasti. Tähän dokumenttiin on koottu tärkeimmät diplomityön tai tieteellisen raportin tekemiseen tarvittavat tekniset ohjeet käytettäessä Microsoft Wordia. Ohjeeseen kuuluu raakateksti, joka muutetaan ohjeiden mukaan siistiksi Word-dokumentiksi. Ohje toimii myös sellaisenaan ilman raakatekstiä. Tämä ohje on englanninkieliselle Microsoft Wordille, mutta ohjetta voi käyttää varsin vaivattomasti myös suomenkieliselle versiolle. Ketetite-kurssin Word-työssä ei tehdä kohtia, joissa vasemmassa marginaalissa on pystyviiva!!

2 Sisällys 3.1 Tallenna tekstitiedosto Wordharj.txt ja kuvatiedostot kovalevyllesi Avaa MS Wordillä wordharj.txt-tiedosto ja tallenna se doc-muodossa Aseta marginaalit Tee pakotettu sivunvaihto Tee sisällysluettelo Sisällysluettelon sivunumeroiden päivittäminen Tyhjien rivien välttäminen Muuta kuvatekstit rivivälille yksi Kuvatekstin tasaaminen Yhtälönumeroiden oikealle tasaaminen Reaktioyhtälöiden nuolet Sisennykset lähdeluetteloon Liitä kuvat paikoilleen Kuvan ja kuvatekstin pitäminen samalla sivulla Taulukon tekeminen Kuvan tuominen Excelistä Wordiin Kieli ja tavutus Sivunumerointi Kuvien muokkaaminen, pienentäminen, suurentaminen Sivunumerot päivitetään sisällysluetteloon Automaattisen lähdeluettelon tekeminen dokumentin loppuun Yhtälön tekeminen Nimi- ja aiheluettelo Symbolien kirjoittaminen, prosenttimerkki, celsiusaste; numeron ja laatuosan pitäminen samalla rivillä Tiedoston tallentaminen tulevaksi pohjaksi... 18

3 1 3.1 Tallenna tekstitiedosto Wordharj.txt ja kuvatiedostot kovalevyllesi. 3.2 Avaa MS Wordillä wordharj.txt-tiedosto ja tallenna se docmuodossa (wordharj.doc) 3.3 Aseta marginaalit File Page Setup Margins Top: 30 mm, Bottom: 20 mm, Left: 50 mm, Right: 20 mm. Jos yksikkö on tuumina (inch), muuta senteiksi tai milleiksi: Tools Options General Measurement units. Ctrl+A = Select All Fontti (Format Font): Times New Roman 12, Tasaa molemmat reunat. Klikkaa samalla ruler-rivin (viivainrivi) numeroa 1, jolloin siihen tulee musta sarkain L.

4 2 3.4 Tee pakotettu sivunvaihto ABSTRACT-sivulle ja muihin tarvittaviin kohtiin (TIIVISTELMÄ, ABSTRACT, SISÄLLYS, 1 JOHDANTO) Ctrl+Enter-näppäimellä. Tee siis esim. sisällysluettelolle oma sivu. Lihavoi (maalaa ja pikakomentona Ctrl+B) otsikko KROMATOGRAFISET REAKTORIT (voi olla esim. fontilla 16). Lihavoi myös TIIVISTELMÄ, ABSTRACT ja SISÄLLYS. Käytä tabulaattoria (Caps Lockin päällä) Tiivistelmä- ja abstract-sivujen tietojen (nimi, osasto, kurssi ) stilisoimiseen: Lisää sisennys (indent) otsikoiden numeron jälkeen tabulaattorilla.

5 3 3.5 Tee sisällysluettelo Maalaa kukin otsikko ( 1 Johdanto lähtien) kerrallaan ja muuta niiden tyyli otsikkotyyliksi, joko Heading1 (esimerkiksi 1 JOHDANTO ) tai Heading2 (esimerkiksi 3.1 Kromatografinen kiintopetireaktori ), riippuen otsikon hierarkiasta (otsikon hierarkia saadaan valituksi fonttityylin vasemmalta puolelta). Otsikoiden tyyli ei välttämättä ole oikea Joten tyyli muutetaan seuraavasti (sama tyyli Heading1:lle ja Heading2:lle, pidä kursori jonkun muutettavan otsikon päällä), esim. Heading1: Valitaan Format Style Heading1 Modify Format Font Times New Roman Bold 12 ja Format Style Heading1 Modify Format - Paragraph Spacing Before: 24 After: 12. Otsikoita ennen ja niiden jälkeen ei näin tarvitse olla tyhjiä rivejä. Ne tulee poistaa. Mene sisällysluettelosivulle ja aseta kursori siihen paikkaan, mihin haluat sisällysluettelon. Valikosta Insert (Reference) - Index and Tables Table of Contents Show levels: 2 - ok Aseta lopuksi alemman tason numerointi alkamaan edellisen tason tekstin tasalta.

6 4 Mikäli työ ei ole kovin laaja, kannattaa otsikot todennäköisesti numeroida käsin ja välttää Microsoft Wordin automatiikkaa. 3.6 Sisällysluettelon sivunumeroiden päivittäminen Kun sisällysluettelon kohdalla hiiren oikealla näppäimellä klikataan ja valitaan Update Field, voidaan sisällysluettelon sivunumerot myöhemmin päivittää. Maalaa tiedosto johdantosivusta lähtien loppuun ja Muuta riviväli (line spacing) 1,5:ksi ( Format Paragraph Line spacing: 1,5 lines). 3.7 Tyhjien rivien välttäminen Kappaleiden väliin on turha lyödä tyhjää/tyhjiä rivejä. Maalaa koko tiedosto (Ctrl+A) ja valitse Format Paragraph Spacing Before: 12, After:12. Kappaleiden väliin jää ajatustila. Kappaleiden välissä ei siis tarvita tyhjää riviä!

7 5 Tekstin muokkaaminen kuntoon: Kappaleessa 2 on Numeroitu lista ( Tuotteiden ja lähtöaineiden ). Poista numerot ja maalaa lista. Valitse Format Paragraph Spacing Before: Auto, After: Auto ja klikkaa numbering-kuvaketta tai valitse numerointi Format Bullets and Numbering. Maalaa lista ja muokkaa ruler-riviä siten, että lista on tasattu vasempaan marginaaliin: 3.8 Muuta kuvatekstit rivivälille yksi Maalaa kuvateksti ja Format Paragraph Line spacing - single. Tai työkaluriviltä: 3.9 Kuvatekstin tasaaminen Kuvatekstin saa tasattua laittamalla kursori johonkin kuvatekstiin ja vetämällä rulerin alempi kolmio yhdessä sen alla olevan neliön kanssa oikealle.

8 Yhtälönumeroiden oikealle tasaaminen Reaktioyhtälöiden (4 kpl) numerot tasataan oikealle klikkaamalla Align Right - kuvaketta kursorin ollessa numeron edessä. Itse yhtälö keskitetään tabulaattorilla Reaktioyhtälöiden nuolet Reaktioyhtälön nuolet saadaan Insert Symbol -listalta (Lucida Sand Unicode). Tasapainoreaktiolle (etsi yhtäsuuruusmerkit ja korvaa, Ctrl+F = ) nuoli on ja irreversiibelille (merkitty tekstiin (r) ) reaktiolle Sisennykset lähdeluetteloon Tee lähdeluetteloon tabulaattorilla sisennykset (kursori esim. Lidenin L:n eteen) ja maalaa kaikki viitteet. Siirrä rulerin alempi kolmio ja neliö tabin tasalle (Rulerin aktivointi: View Ruler). a b c 1. Liden, G., Vamling, L., Periodic operation of a tubular reactor: A simulation study of consecutive reactions in a chromatographic reactor, The Chemical Engineering Journal 40(1989), Liitä kuvat paikoilleen Insert Picture From File. Kuvatekstien alle voi lisätä tilaa: Format Paragraph Spacing After: 24. Kuva kannattaa keskittää (Center-kuvake työkalurivillä) ja pienentää kulmasta tarttumalla, jos tarpeen. Sitä ennen kannattaa toimia seuraavasti, jotta kuva pysyisi jatkuvasti samalla sivulla kuvatekstin kanssa

9 Kuvan ja kuvatekstin pitäminen samalla sivulla Aktivoi kuva klikkaamalla sitä kerran. Format Paragraph Line and Page Breaks ruksaa Keep with next Maalaa kuvateksti. Format Paragraph Line and Page Breaks ruksaa Keep lines together Taulukon tekeminen Maalaa taulukko (ota otsikko mukaan) ja muuta riviväliksi 1 sekä poista spacing rivien ylä- ja alapuolelta: Format Paragraph Line spacing: single Spacing Before: 0 - After: 0 - OK. Pidä taulukko maalattuna ja valitse Table Insert Table. Syntyneen taulukon ollessa edelleen maalattuna aseta hiiri taulukon päälle ja hiiren oikealla näppäimellä valitse Table Properties Options Default cell margins Top: 0,10 cm Bottom: 0,10 cm Left: 0,05 cm Right: 0,05 cm OK. Muuta fonttikooksi 10. Kavenna ensimmäistä kolonnia (aika) hiiren vasemmalla näppäimellä vetämällä. Maalaa neljä oikeanpuoleisinta kolonnia (konsentraatiot) ja valitse hiiren oikealla näppäimellä Table Properties Column Preferred width: 2,7 cm OK. Taulukon pystyviivat ja sisävaakaviivat saadaan poistettua maalamalla haluttu alue taulukosta ja hiiren oikealla näppäimellä: Table Properties Table - Borders and shading (ikkunan oikean puolen Preview-valikosta) OK. Tasataan taulukon oikea puoli. Kaikki teksti on tasattuna vasemmalle. Lopuksi maalataan kuvateksti ja taulukko: Format Paragraph Line and page breaks Keep lines together Keep with next OK. Seuraavassa on vääränlainen taulukko

10 8

11 9 Taulukon tulee näyttää osapuilleen tältä: 3.16 Kuvan tuominen Excelistä Wordiin Lähtökohtana on tilanne, jossa Exceliin on piirretty kuva, joka halutaan siirtää Wordtiedostoon. Excelissä aktivoi kuva klikkaamalla ja valitse Copy. Siirrä kursori Wordtiedostossa paikkaan, johon kuvan haluat ja: Edit Paste Special - Picture (Enhanced Metafile).

12 Kieli ja tavutus Tarkasta, että on asetettu: Tools Language - Set Language - Finnish. Tools Spelling and grammar mahdollistaa automaattisen oikeinkirjoituksen tarkistamisen. Dokumentin voi tavuttaa maalaamalla koko dokumentin (Ctrl+A) ja Tools Language Hyphenation Automatically hyphenate document. Ctrl+Shift+tavumerkki numeron edessä tekee miinusmerkin, joka ei jää kiusallisesti roikkumaan edelliselle riville tavumerkkinä numerosta erilleen. Sanaan voi lisätä huomaamattoman tavumerkin komennolla Ctrl+tavumerkki. Word tavuttaa tällöin sanan huomaamattoman tavumerkin kohdalta, vaikka automaattitavutus ei olisikaan päällä. Näin vältetään kiusallisen pitkät sanavälit käytettäessä osittaisdifferentiaalyhtälöryhmäratkaisijatyyppisiä sanoja. Kansisivulta, tiivistelmä- ja abstract-sivuilta lukuun ottamatta itse tekstiä poistetaan ilma rivien ympäriltä maalaamalla haluttu teksti ja: Format Paragraph - Spacing Before: 0 After: 0. Ylimääräiset tyhjät rivit poistetaan.

13 Sivunumerointi Insert Break Continuous sisällysluettelosivun loppuun, mennään ensimmäiselle sivunumeroitavalle sivulle (JOHDANTO-sivu) ja Insert - Page numbers Top of Page Center ok, klikataan sivunumeroa jolloin header-boxi avautuu, Format: page number Start at: 2 (tai haluttu numero) OK. Jos kansisivulla, tiivistelmäsivuilla ja sisällysluettelosivulla on sivunumerot niin ne poistetaan. Jos kaikki on ok, ensimmäinen sivunumero näkyy JOHDANTO-sivulla ja se on 2. Vanha Word: Insert Break Continuous sisällysluettelosivun loppuun, mennään ensimmäiselle sivunumeroitavalle sivulle (JOHDANTO-sivu) ja Insert - Page numbers Top of Page Center ok, klikataan sivunumeroa jolloin header-boxi avautuu, deaktivoidaan Same as Previous -ikoni, Format: page number Start at: 1 OK. Jos kansisivulla, tiivistelmäsivuilla ja sisällysluettelosivulla on sivunumerot niin ne poistetaan. Jos kaikki on ok, ensimmäinen sivunumero näkyy JOHDANTO-sivulla ja se on 2.

14 Kuvien muokkaaminen, pienentäminen, suurentaminen Kuvia voi pienentää tarpeen mukaan tarttumalla kuvan esimerkiksi oikeaan alakulmaan hiiren vasenta näppäintä painamalla ja vetämällä kuva pienemmäksi. Dokumentti tarkastetaan läpi ja 3.20 Sivunumerot päivitetään sisällysluetteloon Tämä käy menemällä sisällysluettelon päälle ja klikkaamalla hiiren oikealla napilla ja valitsemalla Update field Update page numbers only. Sisällysluettelo tulee maalaamalla ja ruler-rivin avulla muokata siten, että alemman tason otsikot ovat tasassa ylemmän tason otsikoiden kanssa: 3.21 Automaattisen lähdeluettelon tekeminen dokumentin loppuun Mikäli viitteitä on paljon, kannattaa lähdeluettelon tekeminen automatisoida tämän ohjeen mukaan. Nykyään tiedelehdet suosivat viittaustapaa, jossa viitteet numeroidaan siinä

15 13 järjestyksessä kuin ne esiintyvät tekstissä. Lähdeluettelon tekeminen tekijän nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä on väistymässä. Esimerkiksi American Chemical Societyn lehdissä on siirrytty pois aakkosjärjestyksestä lähdeluettelossa. Jos lähdeluettelo tehdään automaattisesti, ei kaikkia viitteitä tarvitse numeroida uudestaan muutosten tai lisäysten jälkeen. Tässä ohjeessa lähdeluettelo tehdään dokumentin loppuun ja lopuksi valmiina oleva lähdeluettelo tuhotaan. Tehdään aluksi viitteestä [2] viite 1 (myöhemmin tehdään varsinainen viite [1]): Viedään kursori sanan konversio perään kohdassa konversio [2, s. 51]. Insert (Reference) - Footnote Endnote AutoNumber Options All Endnotes - Place at: End of document Number format: 1, 2, 3, - Start at: 1 Numbering: Continuous OK - OK. Kursori siirtyy dokumentin loppuun. Kopioidaan viitteeksi kakkosviitteen teksti. Annetaan viitteen olla toistaiseksi tässä muodossa. Aiemmat viitteet tekstissä [2, s. 51] voidaan lopuksi poistaa.

16 14 Palataan itse tekstiin ja asetetaan kursori ensimmäisen viitteen Lidenin ja Vamlingin [1, s. 31] sanan Vamlingin perään ja toistetaan edellinen Insert Footnote... Huomataan, että viitenumerot päivittyvät automaattisesti. Samalla lailla tehdään viitteelle 3. Sen jälkeen huomataan, että seuraava viite tekstissä on numero 2. Jos teemme kuten edellä, viite merkkautuu numerolla 4. Tämän kanssa onkin meneteltävä seuraavasti Cross-references (ristiviitteet). Kursori viedään sanan adsorbenttina perään. Insert (Reference) Cross-reference Reference type: Endnote Insert reference to: Endnote number (formatted) - Insert as hyperlink valitse listalta oikea viite Insert. Viitteen saattaa joutua muuttamaan käsin yläindeksiksi. Jos myöhemmin alkuun lisätään tai sieltä poistetaan viitteitä, Endnote-viitteet päivittyvät mutta Cross-reference viitteet eivät. Tällöin maalataan dokumentin tekstiosa ja valitaan hiiren oikealla näppäimellä Update Field (tai pikanäppäin F9) Update page numbers only OK. Loput viitteet käsitellään eo. tavalla. Lopuksi vanha lähdeluettelo poistetaan ja uusi lähdeluettelo muokataan siistiksi. Vanhat viitteet poistetaan tekstistä. Lopuksi teksti tarkistetaan ja sisällysluettelon sivunumerot sekä lähdeluettelo päivitetään (maalataan tekstialue F9). Esimerkkitekstissä viitteet 10 ja 11 olivat menneet tekijällä väärinpäin. Lähdeluettelon viivojen poistaminen. Lähdeluetteloon saattaa jäädä viiva tai viivoja, jotka on hyvä poistaa.

17 15 Valitaan View Normal ja sitten View Footnotes. Keskelle ilmestyy harmaa palkki jakamaan ruutua. Sen alla on valikko Endnotes, josta valitaan Endnote Separator. Maalataan viiva ja tuhotaan se. Valitaan Endnote Continuation Separator ja tuhotaan myös se viiva. Palataan View Print Layout ja tarkistetaan, ovatko viivat poistuneet Yhtälön tekeminen Kirjoitetaan yhtälö (5): Insert Object Create new - Microsoft Equation 3.0. Microsoftin oma yhtälöeditori ei ole erityisen hyvä. Esimerkiksi MathType on hyvä Add-in-ohjelma yhtälöiden kirjoittamiseen. MathTypessä on mahdollista myös automaattisesti numeroida yhtälöt.

18 Nimi- ja aiheluettelo Artikkeleihin ja lopputöihin harvoin tehdään nimi- tai aiheluettelo, jossa aakkosittain luetellaan sivut, joissa ko. nimi esiintyy. Sen sijaan kirjoihin varsinkin aiheluettelo usein liitetään. Tähän esimerkkiin teemme aiheluettelon käyttäen concordance-tiedostoa. Aiheluettelon tekemiseen on muitakin tapoja. Pidä tähän mennessä tekemäsi Word-tiedosto auki ja avaa uusi tiedosto: File New Blanc document Tallenna tiedosto nimellä concordance.doc. Uudessa tiedostossa valitse Table Insert Table Table size Number of columns: 2 Number of rows: 50 OK. Siirry omaan tiedostoosi wordharj.doc ja valitse Window Arrange All, jolloin pystyt kätevästi toimimaan Word-tiedostosi ja concordance-tiedoston välillä. Syntyneeseen taulukkoon kirjoitetaan vasemmalle sana täsmälleen niin kuin se tekstissä esiintyy. Oikealle kirjoitetaan sana niin kuin sen halutaan aiheluettelossa esiintyvän (pl. toisen tason hakusanat, ks. alla). Suomen kieli on tässä suhteessa hankala. Yhtä viitettä varten joudutaan mahdollisesti tekemään lukuisia eri sijamuotoja ja kirjoittamaan kukin muoto sekä isolla että pienellä alkukirjaimella. Käytännössä aiheluettelo kannattaa tehdä kuitenkin aivan lopuksi ja siirtää halutut luetteloitavat sanat concordance-tiedostoon käsin. Ohessa on esimerkkitiedostosta tehty lyhyt concordance-tiedoston taulukko:

19 17 Toisen tason aiheviitteet saadaan aiheluetteloon kirjoittamalla concordance-taulukkoon esimerkiksi Reaktori:Kromatografinen reaktori, jossa edellinen on päähakusana ja jälkimmäinen sen alahakusana. Kun concordance-tiedosto on valmis ja tallennettu, pidetään concordance-tiedosto auki ja mennään varsinaiseen tiedostoon. Concordance-taulukon vasemman puolen tekstikohdat merkataan tiedostoon seuraavasti: Insert (Reference) Index and Tables Index Automark concordance.doc Open. Word etsii tekstistä taulukon kohdat ja merkkaa ne piilotekstillä. Piiloteksti piilotetaan klikkaamalla väärinpäin olevaa P-painiketta työkalurivillä (Show/Hide). Muutoin sivunumerot tulevat aiheluetteloon väärin. Kursori asetetaan siihen kohtaan, johon aiheluettelo halutaan ja: Insert (Reference) Index and Tables OK.

20 Symbolien kirjoittaminen, prosenttimerkki, celsiusaste; numeron ja laatuosan pitäminen samalla rivillä Muotoseikat on esitetty tiivistetysti seuraavassa virkkeessä: Tekstissä, yhtälöissä, kaavioissa ja kuvissa esiintyvät muuttujat kursivoidaan, vektorit lihavoidaan ja kursivoidaan (tai kursivoidaan ja merkitään nuolella, E r ) ja ala- ja yläindeksit sekä numerot esitetään kursivoimatta elleivät indeksit viittaa johonkin muuttujaan. Laadut (kg, mol, ºC, MJ), alkuaineiden merkit ja molekyylikaavat kirjoitetaan normaalitekstillä. Numero-osa kirjoitetaan laadusta tai prosenttimerkistä erilleen (15 kpa, 100 %, 25 ºC). Numero-osan ja laadun väliin ei kirjoiteta normaalia välilyöntiä vaan Ctrl+Shift+välilyönti, jolloin laatuosa pysyy aina samalla rivillä eikä väli kasva automaattisen rivintasauksen takia häiritsevän suureksi. Esimerkkejä muusta Ctrl+Shift+välilyönnin käytöstä: A B + C, t = 0,9, [7, s. 3170] 3.25 Tiedoston tallentaminen tulevaksi pohjaksi Esimerkin teksti stilisoidaan. Esimerkiksi tekstiviittausten et al. ja symbolit kirjoitetaan kursiivilla, lähdeluettelon volyyminumerot lihavoidaan ja alaindeksit lisätään tarvittaviin

21 19 paikkoihin. Tiedoston voi lopuksi tallentaa template-tiedostona, jolloin sen asetukset on uutta word-dokumenttia tehtäessä käytettävissä: File Save As Save as type Document Template.