LUENTO 4 TEKSTINKÄSITTELY

Transkriptio

1 LUENTO 4 TEKSTINKÄSITTELY TIEY4 TIETOTEKNIIKKATAIDOT SYKSY 2017 JUHANI LINNA ANTTI SAND

2 LUENTO Tällä luennolla Taustaa harjoitukseen 4: 1. Edistynyt tekstinkäsittely Kalvojen materiaali Antti Sand ja Juhani Linna

3 Mediaelementit tekstivirrassa Sisällysluettelo Viitteet Oikoluku ja tavutus Osat, sivut ja niiden vaihdot Ryhmätyön tuki

4 MEDIAELEMENTIT TEKSTIVIRRASSA Automaattinen numerointi Tekstivirta ja siitä irrottaminen

5 MEDIAELEMENTIT TEKSTIVIRRASSA Kun dokumenttiin lisätään kuvia, piirroksia ja taulukoita, ne ovat oletuksena osa tekstivirtaa Kun tekstin määrä muuttuu, ne seuraavat mukana Elementtejä voidaan asetella suhteessa tekstiin Tai irrottaa kokonaan tekstivirrasta ja sijoitella vapaasti

6 MEDIAELEMENTIT TEKSTIVIRRASSA Oletuksena kuva on sidottu sille riville, jolle se lisättiin Teksti voidaan asettaa kiertämään kuvaa Elementeille voidaan asettaa kuvateksti, joka numeroituu automaattisesti Kuva on sidottu osaksi tekstiä ja se seuraa mukana, kun tekstin määrä muuttuu

7 MEDIAELEMENTIT TEKSTIVIRRASSA Kuva voidaan sijoittaa tekstin alle tai päälle Kuva on irroitettu tekstistä ja se voidaan sijoittaa vapaasti Tyhjä tila toteutettu lisäämällä otsikkokappaleelle tilaa ennen kappaletta Kuva ei ole enää sidottuna tekstiin, vaan se pitää sijaintinsa. Sille on tehtävä tilaa, ettei teksti asetu sen päälle

8 MEDIAELEMENTIT TEKSTIVIRRASSA Litässäessä kuvia, taulukoita ja piirroksia kannattaa käyttä kuvatekstityökalua Näin numeroiti tapahtuu automaattisesti (kuva 1, taulukko 1, kaavio 1) Jos kuvia / taulukoita / kaavioita tulee lisää, numerointia ei tarvitse käydä käsin korjaamassa joka kohtaa, vaan se jatkuu loogisesti (1, 2, 3,...)

9 SISÄLLYSLUETTELO Sisällysluettelon toiminta Sisällysluettelon lisääminen

10 SISÄLLYSLUETTELO Sisällysluettelo antaa etenkin pitkässä tekstissä hyvän yleiskatsauksen sisältöön Sisällysluettelo mahdollistaa myös nopean siirtymisen haluttuun lukuun Word ohjelman sisällä Sisällysluettelo kannattaa aina luoda ohjelman työkalujen kautta Näin sitä ei tarvitse käsin ylläpitää, kun tekstiin tulee muutoksia Etenkin sivunumeroiden käsin lisääminen sisällysluetteloon olisi turhauttavaa ja virhealtista

11 SISÄLLYSLUETTELO Wordin automaattinen sisällysluettelotyökalu lukee dokumentista kappaleet, joille on määritetty otsikko (heading) tyyli Se poimii näiden kappaleiden tekstin sisällysluetteloon ja merkkaa sen, millä sivulla dokumentissa kyseinen otsikko on tällä hetkellä Sisällysluettelo ei päivity automaattisesti Jos se päivittyisi koko ajan automaattisesti, sisällysluettelon koon muuttuessa otsikoiden määrän muuttuessa rivit hyppisivät kirjoittaessa Se voidaan ohjeistaa päivittymään aina halutessa klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella sen päällä ja valitsemalla Päivitä sisällysluettelo / Update table Voit valita haluatko päivittää vain sivunumerot vai koko taulukon

12 SISÄLLYSLUETTELO Jos esimerkiksi poistat jonkin luvun otsikon ja et päivitä sen jälkeen sisällysluetteloa, sen sivunumerokohdassa lukee #ref Tämä korjaantuu, kun päivittää sisällysluettelon Sen voi päivittää aina halutessaan, mutta mielellään ainakin silloin kun lopetat kirjoittamisen

13 SISÄLLYSLUETTELO Esimerkki Automaattisen sisällysluettelon lisääminen Sisällysluettelon tyylit

14 KIELENHUOLTO Oikoluku Tavuttaminen

15 OIKOLUKU Oikoluku tarkistaa sekä näppälyvirheitä, että kielioppia Oikoluku on melko hyvällä tasolla, mutta ei likikään täydellinen Joudut siis itse välillä hylkäämään Wordin ehdotuksen Englanninkielinen oikoluku huomattavasti paremmalla tasolla Ehkä jopa yllättävää, että näin pienen kielialueen (suomi) työkalua on edes olemassa tai että edes tällä tasolla

16 OIKOLUKU Oikoluvun löydökset korostetaan altoviivalla Tämä ei oletuksena näy tulostetussa versiossa tai pdf viennissä, vaan on vain kirjoittajalle apuna Näppäilyvihreet Saavat punaisen aaltoviivan allensa Ovat melko hyvällä tasolla, joskin slangisanat, lainasanat, murresanat, yms tuskin tunnistuvat oikein Lauserakennevirheet Saavat sinisen aaltoviivan allensa Samaa sanaa toistettu useaan kertaan Lauseesta puuttuu verbi, yms

17 OIKOLUKU Korostukset tulevat automaattisesti kirjoittaessa Word pyrkii arvaamaan kirjoitetun kielen Jos käyttää paljon englanninkielisiä termejä tekstin joukossa, Word saattaa asettaa virkeen tai dokumentin kieleksi englannin. Tämän voi tarkistaa ja vaihtaa alareunan tilapalkista Virheisiin voi reagoida suoraan klikkaamalla oikealla hiiren painikkeella korostetun sanan tai virkkeen päällä Reagointi on: hyväksy ehdotus, hylkää ehdotus, ei ehdotusta ollenkaan, mutta etäinen tunne, että tässä saattaisi olla jotain vikaa Voit myös hyväksyä tai hylätä kerralla kaikki saman korostuksen toisinnot Tai sitten suorittamalla oikoluku koko dokumentille

18 OIKOLUKU

19 TAVUTUS Tavutustyökalulla sanat voidaan asettaa tavuttumaan tilanteessa, jossa ne eivät mahtuisi katkeamatta riville Muussa tapauksessa jää joko lyhyitä rivejä (tasaus vasemmalle), tai suuria tyhjiä tiloja sanojen väliin (molemmat reunat tasattuna) Käsin tavuttamisessa viivalla tekstin määrän muuttuessa viiva voi jäädä keskelle riviä!

20 TAVUTUS Tavutus tulee tehdä piilotavuviivoilla Tällöin viiva piirretään vain, jos sana katkaistaan useammalle riville Piilotavuviivan voi lisätä käsin Ctrl + - (tai Cmd + - Macilla)......tai koko dokumentille automaattisesti asettamalla automaattisen tavutuksen......tai vain valitulle alueelle valitsemalla Manuaalinen tavutus (Manual hyphenation) Tällöin tosin joutuu hyväksymään ehdotetut tavutuskohdat

21 OIKOLUKU JA TAVUTUS Esimerkki Manuaalinen tavuttamine Kielenhuoltotyökalut Dokumentin kielen valinta

22 VIITTAUKSET JA TUNNISTEET Alaviite Ylä- ja alatunnisteet

23 VIITTAUKSET Viittausten hallinta kannattaa pyrkiä automatisoimaan, jotta niitä ei tarvitsisi käsin päivitellä aina kun teksti muuttuu Alaviitettä käytetään, kun halutaan selittää jotain sivulla olevaa kohtaa Selite sidotaan sen sivun alareunaan, jolla viittaus tehtiin Selitteet numeroidaan automaattisesti Viittaukset->Lisää alaviite (References->Insert footnote) Selite seuraa mukana vaikka tekstin määrä muuttuisi

24 VIITTAUKSET Lähdeviittauksille on myös oma työkalunsa Suositeltavaa on kuitenkin tutustua erillisiin viittaustenhallintasovelluksiin Zoreto, refworks, mendely Nämä tarjoavat pilvipavelun, johon voi tallentaa viittaustietoja automaattisesti ja saada ne halutussa viittausmuodossa tuotua dokumentiin elintärkeitä sovelluksia tutkijoille

25 YLÄ- JA ALATUNNISTEET Sivun ylä- ja alamarginaallin on varattu tilaa metatiedolle, kuten sivunumero, työn otsikko, muokkausaika, yms. Tunnisteissa on valmiina sarkaimet keskellä keskittävä ja oikealla oikeaan reunaan tasaava Tunnisteisiin voi kirjoittaa itse mitä haluaa, mutta voi myös käyttää automaattisia kenttiä tai valmiita tunnistetyylejä

26 YLÄ- JA ALATUNNISTEET Tunnisteisiin pääsee nopeasti tuplaklikkaamalla ylä- tai alareunan tyhjää tilaa Tunnisteet on sidottu toisiinsa. Jos kirjoitan jotain ensimmäisen sivun ylätunnisteeseen, oletuksena kaikki myöhemmät sivut saavat saman tekstin Sidonta voidaan purkaa ottamalla pois päältä Linkitä edelliseen (Link to previous) painike Sidontaan vaikuttaa myös osiot (tulossa seuraavaksi) Sekä mahdollisuus määrittää alkusivu erilaiseksi omalla painikkeellaan Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page)

27 YLÄ- JA ALATUNNISTEET Seuraavan sivun tunniste on siis sidottu edelliseen Jos siis haluan väliin erilaisen tunnisteen, pitää sidonta poistaa erikoiselta sivulta edelliseen normaaliin sivuun ja seuraavalta normaalilta sivulta erikoiseen sivuun Nämä sidonnat tulee poistaa vaikka käyttäisi osioita

28 OSIOT Työkalu dokumentin jakamiseksi erillisiksi kokonaisuuksiksi

29 OSIOT Dokumentti voidaan jakaa osioihin Kukin osio voidaan muotoilla käyttämään esimerkiksi erilaisia ylä- ja alatunnisteita... Tai käyttämään erilaisia paperin asetuksia Esimerkiksi osa sivuista on pystysivuja, osa vaakasivuja Tämä on hyödyllistä etenkin lisättäessä kaavioita tai taulukoita dokumentiin, koska saadaan enemmän tilaa vakkasuunnassa Tai osalla sivuista on vaikka erilaiset marginaalit

30 OSIOT Osioinneilla voidaan tuottaa monimutkaisempia asetteluja Esimerkiksi kirja, jossa: luvut alkavat aina oikean puoleiselta sivulta Alussa on julkaisutietoja numeroimattomilla sivuilla Sisällysluettelo ja alkusanasivut on numeroitu eri tavalla, kuin varsinainen sisältö, usein pienillä roomalaisilla numeraaleilla Varsinaisen leipätekstin numerointi alkaa alusta ja käyttää arabialaisia numeraaleja Näistä kaikki kolme kohtaa voisivat olla omia osioitaan

31 OSIOT Sivuja voidaan lopettaa ja pakottaa teksti alkamaan uudelta sivulta käyttämällä pakotettua sivunvaihtoa Breaks->Next page, tai Ctrl+Enter (tai Cmd+Enter Macilla) Mutta näin ei voitaisi vaihtaa esimerkiksi niiden sivunumerointityyliä Voidaan siis tehdä pakotettu sivunvaihto normaalisti tai siten, että samalla aloitetaan uusi osio

32 OSAT, SIVUT JA NIIDEN VAIHDOT Dokumenttia voidaan jaksottaa haluttaessa vaihtoja (breaks) käyttämällä Wordissa Sivun asettelu (Layout) välilehdellä, Writerissä Insert -> Manual Break Wordissa kaksi päätyyppiä Sivunvaihto Aloittaa uuden sivun Osanvaihto Aloittaa uuden osan joko seuraavalta sivulta tai samalta sivulta Eri osille voidaan määritellä eri tyylejä Writerissä kolme päätyyppiä, joista sivunvaihdolle voidaan määritellä myös tyylivaihto

33 OSAT, SIVUT JA NIIDEN VAIHDOT Esimerkki Pakotettu sivunvaihto Osion vaihto Osiot ja tunnisteet

34 RYHMÄTYÖTUKI

35 TUKI RYHMÄTYÖLLE Perinteisesti tulostettiin paperiversio, joka tuli takaisin (ryppyisenä ja kahvitahroilla) sisältäen: Kommentteja ja huomautuksia marginaaleissa Yliviivauksia ja harakanvarpaita tekstin seassa Vaihtelevia suttauksia, joita oli vaikea tulkita ja jotka joutui sitten käsin muokkaamaan uudestaan sähköiseen tekstiin Tätä ongelmaa ratkaisemaan kehitettiin ryhmätyötuki

36 TUKI RYHMÄTYÖLLE Dokumentti voidaan jakaa tai kopioida vastaanottajalle ja vastaanottaja voi merkata siihen kommentteja sähköisesti Kommentit sidotaan kommeoitavaan kohtaan, merkataan milloin ne on kirjoitettu ja kuka ne kirjoitti Muokkaaja voi sitten käydä jokaisen kommentin läpi askeltaen tarvitsematta etsiä, mihin kaikkialle niitä on lisätty Kommentteihin voidaan sitten reagoida, merkata korjatuksi, kysyä lisätietoa...

37 TUKI RYHMÄTYÖLLE Dokumenttiin voidaan myös asettaa muutosten jäljittäminen päälle Tällöin tekstiä muokattaessa alkuperäinen teksti ei tuhoudu, vaan siihen korostaen lisätään muutokset Muokkaaja voi sitten käydä läpi jokaisen muutoksen askeltaen ja valita käytetäänkö tarkistajan muokkausta vai omaa alkuperäistä muotoa. Tai kirjoittaa kolmannen muodon Näin muutokset eivät jää huomaamatta ja ne voidaan ottaa vastaan kirjoittamatta käsin jokaista muutosta uudelleen

38 TUKI RYHMÄTYÖLLE Wordissa Tarkista / Review välilehdellä, Writerissä Muokkaa / Edit -> Changes -> Muokatessa ryhmätyönä tehtävää dokumenttia, pidä Jäljitä muutokset / Track Changes valittuna (Writer: Record-valinta) Huom. Ei tarkoita yhtä aikaa tapahtuvaa kirjoittamista, toisin kuin esim. Google Docs Mutta yhteiskirjoittaminen on osa normaalia dokumentin muokkaamista OneDrive jakamisen kautta

39 TUKI RYHMÄTYÖLLE Voit valita miten paljon merkkauksia haluat näytettävän Merkkaukset voidaan asettaa näkymään myös tulostettavassa versiossa. Tärkeää on osata myös asettaa ne takaisin siten, että ne eivät näy tulostettaessa lopullista versiota.

40 TUKI RYHMÄTYÖLLE Esimerkki Kommentit Muutosten jäljittäminen Muutoksiin reagoiminen

41 KIITOS Seuraavaksi kurssilla Harjoituksen YH2b hidas läpikäynti keskiviikkona ML8 16:15 Ryhmäharjoitus torstaina klo 16:15 Mikroluokkatuki perjantaina ja maanantaina Luento 5 tiistaina 8:15-09:45 tässä salissa Teema vaihtuu, seuraavassa teemassa tiedon käsittely verkkoympäristössä ja kuvankäsittely Seuraava dedis!