Marginaali: Sivujen asetukset säädetään kohdasta 2007+: Sivun asettelu > Marginaalit > Mukautetut reunukset (Page Layout > Margins

Transkriptio

1 WORD-OHJE HALLINTOTIETEELLISTEN TÖIDEN KIRJOITTAJILLE (päivitetty ) 1 Kaikki nämä asetukset on tehty hallintotieteiden Word-mallipohjaan joten kirjoita työsi alusta asti mallitiedostoon. Jos otat mallipohjan käyttöön myöhemmin, kopioi ja liitä erikseen otsikot, leipätekstit ja lähdeluettelo. Liitä teksti vanhasta tiedostosta yhdistämällä muotoilut (Paste > Match Destination Formatting). Tässä ohjeessa on pyritty huomioimaan Wordin versioiden 2003 ja 2007 (ja sitä uudemmat, 2013:een asti) toisistaan poikkeavat toiminnot ja asetukset. Fonttien ja kappaleen muotoilu tehdään 2003:ssa Muotoile(Format)-välilehdellä, uudemmissa versioissa muotoilujen painikkeet ovat ryhmiteltyinä Aloitus(Home)-välilehdellä ja täydelliset valikot avautuvat ryhmien oikean alanurkan pienestä nuolesta. Kaikissa versioissa pääsee fonttien ja kappaleen muotoiluun myös hiiren oikealla painikkeella. Ajatusviiva: oikean mittainen viiva lähdeviitteiden sivunumeroiden väliin tulee painamalla Ctrl ja miinus. Alaviitteet Alaviitteen lisääminen: 2007+: Viittaukset > Lisää alaviite (References > Insert Footnote). 2003: Lisää > Alaviite (Insert > Reference > Footnote) Alaviitteiden asetusten muokkaaminen: Valitse ensin kaikki alaviitteet: 2007+: maalaa jokin alaviiteteksteistä ja klikkaa aloitusvalikosta (Home) Valitse kaikki (Select all) tai Näytä > luonnos ja sen jälkeen Viittaukset > Näytä alaviitteet (View > Draft ja References > Show notes), alaikkunaan valinta Kaikki alaviitteet (All footnotes). Aloitusvalikosta (Home) Valitse kaikki (Select all). 2003: Näytä > Normaali ja sen jälkeen Näytä > Alaviitteet (View > Normal ja View > Footnotes) ja sen jälkeen Muokkaa-valikosta (Edit) Valitse kaikki (Select all). Nyt voit muokata kaikkien alaviitteiden fonttia, riviväliä ja tasausta (Times New Roman 10, riviväli 1, molemmat reunat tasattu). Jos alaviitteiden erotinviiva on väärän mittainen tai sen ympärillä on liikaa tyhjää tilaa, muokkaa viivaa yllä mainitussa luonnosnäkymässä valitsemalla Alaviitteen erotin (Footnote separator). Lähdeluettelon riippuva sisennys: Maalaa sisennettävä teksti (koko lähdeluettelo). Klikkaa hiiren oikealla painikkeella Kappale > Sisennys: Mukautettu > Riippuva: asetus 1,25 cm (Paragraph > Intendation: Special > Hanging: by 1,25 cm). Marginaali: Sivujen asetukset säädetään kohdasta 2007+: Sivun asettelu > Marginaalit > Mukautetut reunukset (Page Layout > Margins > Custom margins ) 2003: Tiedosto > Sivun asetukset (File > Page Setup) Määrittele marginaaleiksi 3 cm joka reunaan ja käyttö koko dokumenttiin. Mikäli haluat muuttaa Wordin dokumenttien oletusasetuksen, klikkaa Oletus... (Default...) ja hyväksy

2 2 ehdotettu asetusten muutos. Näin kaikissa uusissa dokumenteissa on valmiiksi 3 cm marginaalit. Riviväli: Valitse ensin koko dokumentti (Select All). Klikkaa sitten Kappale > Riviväli (Paragraph > Line spacing), josta voit valita sopivan rivivälin (leipäteksti 1,5, alaviitteet 1). Huom! Alaviitteet täytyy valita erikseen, ks. alaviitteiden asetusten muokkaaminen. Sisällysluettelo Manuaalinen sisällysluettelo Jos kirjoitat sisällysluettelon käsityönä, käytä sarkaimia (Tabs) alalukujen sisentämiseen ja sivunumeron sijoittamiseen (välilyönneillä asetettuja sivunumeroita ei saa tasattua kunnolla oikeaan reunaan). Säädä sarkainväli riittävän pieneksi Kappale(Paragraph)-valikon alareunasta kohdasta Sarkaimet (Tabs). Voit tehdä manuaalisen sisällysluettelon uudemmissa Wordeissä myös valinnalla Viittaukset > Sisällysluettelo > Manuaalinen sisällysluettelo (References > Table of Contents > Manual Table). Tämä toimii parhaiten, jos et ole käyttänyt otsikoissa mitään automaattisen muotoilun tyylejä. Poista ensin sisällysluettelon automaattinen otsikko. Voit kirjoittaa lukujen otsikot numeroineen suoraan sisällysluetteloon ja säätää sisennykset vetämällä alaotsikot hiirellä oikeaan kohtaan. Poista pisteviiva maalaamalla ja deletoimalla se ja siirrä sivunumero sarkaimella takaisin oikeaan kohtaan. Lihavoinnit, rivivälit ja kappaleiden välistykset voit säätää samoin kuin leipätekstissä. Automaattinen sisällysluettelo: 1. Älä tee sisällysluetteloa manuaalisesti. Se muodostetaan automaattisesti leipätekstin otsikoista. Tässä ohjeessa määritellään aluksi tarvittavat tyylit sekä leipätekstille että otsikoille. 2. Kirjoita kaikki teksti, myös otsikot, ilman numerointia ja erityismuotoiluja, siis normaali Times New Roman 12. Muotoile kaikki teksti (Valitse kaikki / Select all) ohjeiden mukaan: fontti, riviväli, tasaus, välistys 0 ennen ja jälkeen kappaleen). 3. Aseta automaattinen moniportainen numerointi, jos haluat otsikoiden numeroinnin säilyvän oikeana silloinkin, kun muutat alalukujen paikkoja. Voit myös kirjoittaa kaikki numerot käsin, jolloin Word tasaa ne automaattisesti painettuasi pisteen numeron perään : Klikkaa otsikkoa ja sitten aloitusnäytöltä (Home) pikanappia Monitasoinen luettelo (Multilevel list) ja sieltä monitasoinen numerointi, jossa on pisteet numeroiden perässä. Alaotsikot saat siirrettyä seuraavalle hierarkiatasolle klikkaamalla suurenna sisennystä (Increase Indent) -pikanappia. Tasaa otsikot vasempaan reunaan vetämällä viivaimella näkyvästä neliöstä tai muuttamalla Kappaleen (Paragraph) asetuksia: Sisennys: Vasen 0; Mukautettu: Riippuva (Intendation: Left 0; Special: Hanging). Toisen tason otsikolle asetus 1 cm ja kolmannelle 1,2 cm. 2003: Klikkaa otsikkoa ja valitse kolmiportainen luettelo kohdasta Muotoile > Luettelomerkit ja numerointi > Monitasoinen (Format > Bullets and Numbering > Outline numbered). Säädä asetuksia kohdasta Mukauta (Customize ). Alaotsikoissa vaihda hierarkiatasoa klikkaamalla suurenna sisennystä (Increase Indent) -pikanappia.

3 3 4. Päivitä tyylit vastaamaan kirjoitusohjeiden muotoiluja: 2007+: vie kursori aloitusnäytön Tyyli-valikon (Styles) ruutuun ja valitse hiiren oikealla painikkeella Päivitä vastaamaan valintaa (Update to Match Selection). 2003: Avaa tyylivalikko kohdasta Muotoilu > Tyylit ja muotoilut (Format > Styles and Formatting). Klikkaa tyylin oikealta puolelta nuolta ja valitse Päivitä vastaamaan valintaa ( Update to Match Selection ). 5. Valitse ensimmäinen leipätekstin kappale ja päivitä se vastaamaan tyyliä Normaali (Normal) tai Body Text. 6. Maalaa ensimmäinen pääotsikko ja valitse hiiren oikealla painikkeella Fontti > Lihavoitu sekä Kaikki isolla (Font > Bold & All caps). Päivitä vastaamaan tyyliä Otsikko 1 (Heading 1). 7. Maalaa ensimmäinen alaotsikko ja päivitä vastaamaan tyyliä Otsikko 2 (Update Heading 2 to Match Selection). 8. Maalaa ensimmäinen toisen tason alaotsikko ja päivitä otsikko vastaamaan tyyliä Otsikko 3 (Update Heading 3 to Match Selection). Jos Otsikko 3 -tyyliä ei ole valikossa, tallenna se: klikkaa tyylivalikon oikeanpuoleisesta alemmasta nuolesta ja valitse Tallenna valinta uudeksi pikatyyliksi ( Save Selection as a New Quick Style ). Tallennuksen kohdasta Muokkaa ( Modify ) asetat tyylin lähteeksi Otsikon 3 (Style based on: Heading 3) ja seuraavan kappaleen tyyliksi normaali (Style for following paragraph: Normal). 9. Maalaa kaikki päälukujen otsikot yksitellen ja valitse niihin tyylivalikosta Otsikko1 (Heading 1), alalukujen otsikoihin Otsikko 2 (Heading 2) ja kolmannen tason otsikoihin Otsikko 3 (Heading 3). Neljännen tason kursivoituja otsikoita ei lisätä sisällysluetteloon. Kannattaa tarkistaa samalla, että seuraavan leipätekstikappaleen tyyli on aina normal / Body Text. 10. Vie kursori sivulle, johon tulee sisällysluettelo ja valitse 2007+: Viittaukset > Sisällysluettelo > Lisää sisällysluettelo (References > Table of Contents > Insert Table of Contents ). 2003: Lisää > Viite > Hakemisto ja luettelot > Sisällysluettelo (Index > Reference > Index and Tables > Table of Contents). Valitse Näytä sivunumerot (Show Page Numbers), Tasaa sivunumerot oikealle (Right align page numbers) ja täytemerkki: (ei mitään) (Tab leader: (none)). Hyperlinkit voivat olla käytössä www-näytöllä, se ei vaikuta tulostusnäkymään. 11. Poista sisällysluettelon automaattinen otsikko ja kirjoita luettelon ulkopuolelle sivun yläreunaan otsikoksi SISÄLLYSLUETTELO. Tasaa se molempiin reunoihin. Kirjoita toiselle riville sivu, jonka tasaat oikeaan reunaan. Lihavoi nämä ja tarkista, että niiden tyyli on Normal tai Body Text. Maalaa sitten sisällysluettelosta yksitellen kaikkien päälukujen sivunumerot ja poista niistä lihavointi (otsikot jäävät lihavoiduiksi). Jos sisällysluettelon muotoilu kaipaa säätämistä, katso ohjeet tähän seuraavalta sivulta. Tiivistelmä-otsikossa olevan kaksoispisteen voit poistaa käsin sisällysluettelosta, jolloin se säilyy tiivistelmäsivulla. 12. Kun olet tehnyt muutoksia tekstiisi, päivitä sisällysluettelo klikkaamalla sen päällä hiiren oikeasta painikkeesta tai Viittaukset-välilehdellä (References) Päivitä kenttä (Update table). Tee kohdassa 12 mainitut sisällysluettelon muotoilut vielä viimeisen päivityksen jälkeen!

4 Automaattisen sisällysluettelon muotoilu (mm. pisteviivojen poistaminen) jälkikäteen Tämä ohje koskee Wordin versioita Sisällysluettelo perustuu otsikkotyyleihin, mutta luettelolla on oma ulkoasunsa, jota muotoillaan luettelosta käsin. Luetteloa voi muotoilla rivi kerrallaan kuin tekstiä, mutta tällöin muotoilut katoavat sisällysluetteloa päivitettäessä. Huom! Poikkeuksen tästä säännöstä muodostavat sisennykset ja sarkainkohdat, jotka kannattaa muotoilla sisällysluettelosta hiirellä vetämällä kunkin otsikkotason kohdalla erikseen (yhden otsikon muotoilu muuttaa kaikki samantasoiset otsikot). Vedä sarkainmerkki (L) siihen kohtaan, josta otsikon tekstin pitäisi alkaa (esim. otsikko 1: 0,5 cm, otsikko 2: 1,25 cm, otsikko 3: 2,25 cm) ja vasen sarkain (alin harmaa neliö) samaan kohtaan. Vedä sitten ensimmäisen rivin sisennys (First line indent, ylin harmaa kolmio) numeroiden alkamiskohtaan (esim. otsikko 1: 0 cm, otsikko 2: 0,5 cm, otsikko 3: 1,25 cm) Nämä muotoilut pysyvät sisällysluetteloa päivitettäessä. Jos haluat korjata jälkikäteen luettelon fontteja tai poistaa esim. pisteviivat, klikkaa ensin sisällysluettelon päällä hiiren oikeaa näppäintä. Valitse sitten eri tasojen otsikkorivejä muokataksesi yksi otsikkotaso kerrallaan: Muokkaa kenttää > Sisluet [listalta] > Sisällysluettelo > Muokkaa > Sisluet 1 / Sisluet 2 / Sisluet 3 > Muokkaa Edit field > TOC [listalta] > Table of contents > Modify > TOC1/TOC2/TOC3 > Modify [Huom! Et siis voi muuttaa kaikkia asetuksia välilehdeltä, jossa näet koko sisällysluettelon tulostuksen esikatseluna, vaan siirry kohtaan Muokkaa (Modify) ja valitse otsikkotasot erikseen Tyyli (Style) -välilehdeltä!] Fontti: Nyt näkyvällä Muokkaa tyyliä (Modify style) -välilehdellä voit muokata fonttia suoraan. Sarkaimet ja täytemerkit (pisteviivat): jokaisella otsikkotasolla on kaksi sarkainkohtaa: tekstin alkukohta ja sivunumeron paikka. Tekstin alkukohta kannattaa säätää edellä kuvatulla tavalla suoraan luettelosta hiirellä. Pisteviiva kuuluu puolestaan toiseen sarkaimeen, joten valitse listalta suurin sarkainluku (esim. 14,98 cm) ja siihen täytemerkiksi ei mitään : [edellä mainitulta Muokkaa tyyliä -välilehdeltä esim. Sisluet1] > Muotoile > Sarkaimet > 14,98 cm [listalta] > Täytemerkki: ei mitään > Aseta > Ok [Modify style -välilehdeltä esim. TOC1] > Format > Tabs > 14,98 cm [listalta] > Leader: none > Set > OK Toista samat muotoilut kaikille Sisluet1 3 (TOC1 3) -tyyleille Tyyli (Style) - välilehdellä!

5 5 Sivunumerot Sivunumeron lisääminen: Lisää > Sivunumero > Sivun yläreuna: keskelle (Insert > Page number > Top of Page: Center) Sivunumeron muotoilu: Valitse ensin sivunumero: 2007+: tuplaklikkaa sivunumeroa ja maalaa numero. 2003: Näytä > Ylä- ja alatunniste (View > Header and Footer) ja maalaa numero. Valitse sitten fontiksi Times New Roman ja fonttikoko 12. Muotoilu koskee nyt kaikkia sivunumeroita. Sulje sivunumeron muotoilu painikkeesta Sulje (Close). Sivunumeron poistaminen tyhjiltä sivuilta: Huom! Nämä asetukset ovat valmiina mallipohjassa! 1. Lisää > Sivunvaihto (Insert > Page Break) aina kun seuraavalta sivulta alkaa uusi osa (uusi luettelo, tyhjä sivu, tiivistelmä, uusi pääluku). Älä vaihda sivua lisäämällä tyhjiä rivejä sivun loppuun. 2. Lisää osanvaihto näin: 2007+: Sivun asettelu > Vaihdot > Osanvaihdot: Seuraava sivu (Page Layout > Breaks > Section Breaks: Next Page) 2003: Lisää > Vaihdot > Osanvaihdot > Seuraava sivu (Insert > Breaks > Section Break Types: Next Page) seuraaviin kohtiin: a. kansisivun loppuun b. viimeisen luettelosivun loppuun c. tiivistelmäsivun loppuun d. tiivistelmää seuraavan tyhjän sivun loppuun 3. Muokkaa eri osien sivunumeroita näin: Erilainen ensimmäinen sivu ( Different First Page ): 2007+: Tuplaklikkaa sivunumeroa ja lisää/poista rasti ruudusta. 2003: klikkaa sivua ja valitse Lisää sivunumero (Insert Page number): lisää/poista rasti ruudusta Näytä numero ensimmäisellä sivulla ( Show number on first page ). Jatka edellisestä osasta ( Continue from previous section ) / Aloittava numero (Start at): 2007+: Tuplaklikkaa sivunumeroa > Sivunumero > Muotoile sivunumerot (Page number > Format Page Numbers). 2003: Lisää sivunumero (Insert Page number) > Muotoile (Format ). 4. Osa / Section 1 (kansi): valitse Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page). 5. Osa / Section 2 (sisällysluettelo): poista rasti kohdasta Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page). Muotoilusta poista valinta Jatka edellisestä osasta ( Continue from previous section ) ja aseta aloittavaksi numeroksi (Start at) Osa / Section 3 (tiivistelmä): Jos tiivistelmäsivu alkaa heti luetteloiden jälkeiseltä sivulta, poista tiivistelmäsivun numerosta valinta Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page). Muotoilusta valitse Jatka edellisestä osasta ( Continue from previous section ) ja jätä aloittava nro tyhjäksi.

6 6 Jos tiivistelmäsivun edellä on tyhjä sivu, valitse tiivistelmäsivun numeroon Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page). Muotoilusta valitse Jatka edellisestä osasta ( Continue from previous section ) ja jätä aloittava nro tyhjäksi. 7. Osa / Section 4 (tiivistelmän jälkeinen tyhjä sivu): valitse Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page). Muotoilusta poista valinta Jatka edellisestä osasta ( Continue from previous section ) ja jätä aloittava nro tyhjäksi. 8. Osa / Section 5 (ensimmäinen pääluku): poista Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page). Muotoilusta valitse Jatka edellisestä osasta ( Continue from previous section ) ja jätä aloittava nro tyhjäksi. Tavutus: 2007+: Sivun Asettelu > Tavutus (Page Layout > Hyphenation) 2003: Työkalut > Kieli > Tavutus (Tools > Language > Hyphenation). Valitse automaattinen tavutus ja tavutus kokonaan isoilla kirjaimilla kirjoitettuihin sanoihin (pääotsikot sisällysluettelossa ja leipätekstissä). Tekstin harvennus: Fontti > merkkiväli > harvennettu (Font > Character Spacing > Expanded). Välistys ennen ja jälkeen kappaleen: ensin Valitse kaikki (Select all) ja seuraavaksi Kappale > Välistys: ennen/jälkeen (Paragraph Spacing before/after): 0 pt. Tarvittaessa sama valinta ja asetus alaviitteille.