Haaga-Helia ammattikorkeakoulu RN Sisällys

Transkriptio

1 MS Word 2016

2 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje Sisällys 1 Asiakirjan asetukset Reunukset Tulostussuunta Viivain Sarkaimet Riviväli Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella Vasen sisennys Riippuva sisennys Kirjasin Ylä- ja alaindeksi Ajatusviiva Ohjausmerkit Tilapalkki File-valintanauha Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa Tallennusasetukset Tunnisteet Ylätunniste ja sivunumerointi Alatunniste Tiedoston lisääminen asiakirjaan Rakenneosat Ylätunnisteen tallennus rakenneosaksi Tekstin kopiointi ja siirtäminen Asiakirjan kieliasu Tavutus Oikeinkirjoitus ja kielioppi Automaattinen korjaus Liikkuminen asiakirjassa Siirry-toiminto Näppäinkomentoja siirtymiseen Etsi/korvaa Palstat Palstojen tasaus Taulukot... 6

3 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 9.1 Taulukon lisääminen Taulukon muotoilut Kuvat Kuviot Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit Tyylit Tyylin käyttö Tyylillä muotoiltujen tekstien valinta ja tyylin korvaaminen Tyylin muokkaaminen Kuvaotsikot Sisällysluettelo Osan vaihto Sivun vaihto Erilainen ylä- tai alatunniste Sivunumerointi alkaen tietyltä sivulta Otsikoiden numerointi Numeroimaton otsikko Sisällysluettelon lisääminen Sisällysluettelon päivitys... 11

4 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 1 (11) Word 2016-ohjelmaikkunan osia Pikatyökalut Valintanauhat Viivain Avainpainike Zoomaus -liukusäädin Tilapalkki 1 Asiakirjan asetukset Suomen Standardisoimisliiton julkaisema Standardi SFS 2487 sisältää ohjeet asiakirjan tunnistetiedoista ja tekstin vakioasettelusta. 1.1 Reunukset Hyvä tapa on tehdä asiakirjat voimassa olevan standardin mukaisesti. Haaga-Heliassa on laadittu ohjeet harjoitustöiden, raporttien ja opinnäytetyön kirjoittamiseen. Ohjeet perustuvat SFS standardiin. Asiakirjan marginaalit ovat seuraavat: ylämarginaali 1 cm, vasen 2 cm, ala vähintään 1 cm ja oikea 1-1,5 cm. Marginaalit laitetaan Layout -valintanauhasta > Margins > Custom Margins. Oletusmarginaalit asetetaan kohdasta Set As Default. 1.2 Tulostussuunta Layout >Orientation > Portrait (pysty) tai Landscape (vaaka). 1.3 Viivain Viivaimen saa esille View-valintanauhan Ruler-painikkeesta.

5 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 2 (11) 1.4 Sarkaimet 1.5 Riviväli 1.6 Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella 1.7 Vasen sisennys 1.8 Riippuva sisennys Sarkaimet näkyvät viivaimessa. Sarkaimet voi asettaa suoraan hiirellä napsauttamalla viivaimen päällä tai Layout > Paragraph-ryhmän avainpainikkeesta (oikeasta alanurkasta) > Tabs. Home > Paragraph-ryhmän painike Line and Paragraph Spacing tai Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Line Spacing tai Layout > Paragraphryhmän oikeasta alanurkasta > Line Spacing. Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Spacing > Before- ja Afterkohdissa voidaan määritellä tekstin ylä- ja alapuolelle tyhjäksi jätettävä tila. Kun käytetään riviväliä 1, kohdissa tulee olla 0 pt. Vasen sisennys sisentää koko kappaleen vasemmalta Ctrl + M. Sisennyksen poisto tapahtuu Ctrl + Vaihto + M. Toinen vaihtoehto on Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Indentation > Left 4,6 cm. Asiakirjoissa teksti sisennetään kohtaan 4,6 cm. Riippuvassa sisennyksessä teksti sisentyy niin, että Enter-näppäimellä kohdistin palaa takaisin vasempaan reunaan. Jokaisen kappaleen alussa teksti sisennetään sisennettävään kohtaan sarkainnäppäimellä. Riippuva sisennys laitetaan Ctrl + T tai Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Special > Hanging By 4,6 cm. Asiakirjoissa teksti sisennetään kohtaan 4,6 cm. Riippuva sisennys poistetaan Ctrl + Vaihto + T. 1.9 Kirjasin Oletuskirjasin laitetaan Home > Font-ryhmän avainpainike > Valitaan kirjasin ja määritellään oletuskirjasimeksi Set As Default Ylä- ja alaindeksi Kirjoita teksti ja valitse ennen indeksiä Home > Font-ryhmästä joko Superscript tai Subscript Ajatusviiva Ajatusviivaa käytetään virkkeissä välimerkkinä, rajakohtia ilmaistaessa (2 5 metriä) tai osoittamaan poisjätettyä tekstinosaa. Ajatusviiva lisätään tekstiin joko näppäinyhdistelmällä Ctrl+- tai Alt (molemmissa käytetään numeronäppäimistöä). Yhdysmerkkiä käytetään puolestaan tavuviivana ja yhdyssanoissa.

6 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 3 (11) 1.12 Ohjausmerkit 1.13 Tilapalkki Ohjausmerkit saa näkyviin Home > Show /Hide. Ohjausmerkit eivät näy tulostettaessa. Kuvaruudun alareunan tilapalkissa näkyy tietoja esillä olevasta asiakirjasta (sivujen määrä, sanojen määrä, etäisyys yläreunasta jne.). Näkyvät tiedot voi itse valita tilapalkin päällä hiiren oikealla painikkeella. 2 File-valintanauha 2.1 Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa 2.2 Tallennusasetukset Ensimmäisenä valintanauhana on File, jonka alta löytyvät monet perustoiminnot: tallennus, asiakirjan avaaminen uusi asiakirja, asiakirjan sulkeminen, tietoa asiakirjasta, aiemmin tehtyjä asiakirjoja, uusi asiakirja, tulostus ja tiedoston jakaminen ryhmälle ja sähköpostiin. File > Save as tai Save as. Kohdasta Save as type voi valita tallennusversion. File-valintanauhasta Options-kohdasta Save-välilehden alta löytyvät tallentamiseen liittyvät asetukset, kuten oletustallennusmuoto sekä kuinka usein suoritetaan automaattinen tallennus. Options-kohdasta löytyy monia muitakin asetuksia esim. Quick Access Toolbar -kohdasta voi muokata pikatyökaluja. 3 Tunnisteet 3.1 Ylätunniste ja sivunumerointi Insert > Header > Edit Header > Poista ylätunnisteesta ylimääräiset sarkaimet (vedä hiirellä alaspäin ja pudota) ja kirjoita ylätunnistetiedot (asiakirjan nimi kohtaan 9,2 cm). Juokseva sivunumero (sarkainkohtaan 16,1 cm) laitetaan kohdasta Header & Footer Tools/Insert > Page Number > Current Position > Plain Number. Juoksevan sivunumeron jälkeen laitetaan välilyönti ja sulkuihin kokonaissivumäärä. Kokonaissivumäärä löytyy Header & Footer Tools /Insert > Quick Parts > Field > NumPages. Päiväys tulee riville 4 sarkainkohtaan 9,2 cm (Header & Footer Tools/Insert > Date and Time) ja sen jälkeen laitetaan ylätunnisteeseen kolme tyhjää riviä, jolloin vastaanottajatiedot tai varsinainen teksti (myös seuraavilla sivuilla) alkavat aina oikeasta kohdasta.

7 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 4 (11) 3.2 Alatunniste Kuva 1. Ylätunniste Insert > Footer > Edit Footer, poista tarvittaessa ylimääräiset sarkaimet (vedä hiirellä ala ja pudota ) ja laita alkuun kolme tyhjää riviä. Kirjoita osoite ja muut tiedot sarkainkohtiin. Alatunnisteen kirjainkoko voi olla 1 2 pistettä pienempi kuin asiakirjan tekstin. Viiva tekstin ja alatunnisteen väliin saadaan Home > Paragraph-ryhmästä Borders > Bottom/Top Border. 3.3 Tiedoston lisääminen asiakirjaan Insert > Object > Create from File. 4 Rakenneosat 4.1 Ylätunnisteen tallennus rakenneosaksi Rakenneosat ovat valmiita asiakirjan osia, joita voidaan käyttää tavallisissa asiakirjoissa ja malleissa. Esim. ylä- ja alatunnisteet ovat tyypillisiä rakenneosia. Kirjoita ylätunnisteen tiedot ja aktivoi teksti > Insert > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery. Kirjoita rakenneosan nimi Name-ruutuun. Valitse valikoimaksi Headers ja luokaksi General. Hyväksy oletustallennussijainti. Kun ylätunnistetta tarvitaan, valitaan Insert > Header > oma malli on valmiiden mallien lopussa. 5 Tekstin kopiointi ja siirtäminen Kopioinnissa teksti aktivoidaan > Copy (Ctrl + C) > Paste (Ctrl + V). Kun teksti halutaan siirtää, aktivoidaan teksti > Cut (Ctrl + X)> Paste (Ctrl + V).

8 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 5 (11) 6 Asiakirjan kieliasu 6.1 Tavutus 6.2 Oikeinkirjoitus ja kielioppi Oletuksena tavutus ei ole käytössä. Tavutus otetaan käyttöön Layout-välilehdeltä > Page Setup > Hyphenation > Automatic tai Hyphenation Options > rastita kohta Automatically hyphenate document. Kun tekstiin laitetaan molempien reunojen tasaus, on tärkeää, että teksti on tavutettu hyvin. Joskus on tarpeellista lisätä itse tavuviivoja, jotta sanojen väleihin ei jää suuria välejä. Valitse seuraavan rivin ensimmäisen sanan tavutuskohta ja lisää siihen itse tavuviiva Ctrl + tavuviiva. Tavuviiva poistuu automaattisesti, jos tekstiä muokataan ja tavuviiva on tarpeeton. Oletuksena Word näyttää virheellisesti kirjoitetut sanat punaisella alleviivauksella, jonka kohdalla avattavasta (hiiren oikea puoli) pikavalikosta voi tarkistaa ohjelman korjausehdotukset. Jos sopiva korjaus löytyy, valitaan se, jolloin virhe korjataan tekstiin. Kieliasu voidaan tarkistaa myös, kun koko asiakirja on valmis. Tarkistuksen voi aloittaa mistä kohtaa tekstiä tahansa F7-painikkeella tai Review > Spelling and Grammar > Spelling-luettelossa tarjotaan vaihtoehtoja sanalle. Jos vaihtoehtoja ei ole, kirjoitetaan uusi sana vanhan päälle ja valitaan Resume. Ignore-painikkeella ohitetaan korjaus ja Ignore All -panikkeella ohitetaan tekstissä olevat kaikki vastaavat kohdat. Kielioppivirheet näkyvät sinisellä alleviivauksella. Myös kieliopin korjausehdotukset näkyvät pikavalikossa. Asiakirjan oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä voidaan käsitellä myös napsauttamalla tilarivillä näkyvää kieliasun tarkistuksen kuvaketta, mikäli se on näkyvissä. Tällöin avataan pikavalikko, jossa on korjausehdotus tai selitys tekstikohdistinta lähinnä olevalle virheelle. Kuvakkeen uusi napsautus tuo näkyviin korjausehdotuksen seuraavalle virheelle jne. 6.3 Automaattinen korjaus Kieliasuun liittyvät korjausasetukset löytyvät File > Options > Proofing-työkalut. Automaattisia korjauksia voidaan määritellä File > Options > Proofing > AutoCorrect Options. 7 Liikkuminen asiakirjassa 7.1 Siirry-toiminto Home-valintanauha > Editing-ryhmässä Find > Go To > Go To -välilehti > valitse esim. Page ja anna sivun numero.

9 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 6 (11) 7.2 Näppäinkomentoja siirtymiseen 7.3 Etsi/korvaa Ctrl + Home asiakirjan alkuun Ctrl + End asiakirjan loppuun Ctrl + Page Up edellisen sivun alkuun Ctrl + Page Down seuraavan sivun alkuun Vaihto + F5 edelliseen tekstin muokkauskohtaan. Etsi ja korvaa -toiminnon avulla voidaan etsiä merkkijono tai korvata se tarvittaessa toisella. Home-valintanauha Find tai Replace > Find What, kirjoita etsittävä merkkijono Find What -ruutuun. Kirjoita Replace with -kohtaan korvaava ilmaus. More-painikkeesta saat lisävalintoja. 8 Palstat 8.1 Palstojen tasaus Valitse tekstin kohdalla (aktivoi haluttu teksti) Layout-valintanauha > Columns > valitse palstojen määrä. Palstat voidaan tasata niin, että siirretään tekstiä toiseen palstaan. Kohdistin laitetaan kohtaan, mikä halutaan siirtää seuraavalle palstalle > Ctrl + Vaihto + Enter tai Layout > Breaks > Column. 9 Taulukot 9.1 Taulukon lisääminen 9.2 Taulukon muotoilut Insert-välilehti > Table. Aktivoi tarvittava määrä rivejä ja sarakkeita. Kun taulukko on tehty ja kohdistin on taulukon sisäpuolella, tulee valintanauhariville Table Tools > Design ja Layout. Layout-valintalehdeltä lisätään, poistetaan, yhdistetään ja jaetaan rivejä ja sarakkeita. Design-välilehdellä on taulukon muotoiluun tarvittavia työkaluja. Taulukossa liikutaan joko nuolinäppäimillä tai sarkain (Tab)-näppäimellä. 10 Kuvat Kuvat lisätään Insert-välilehdeltä > Picture > haetaan kuva tietokoneelta tai Officen Online-sivuilta Insert > Online Pictures > Insert Pictures > kirjoitetaan hakusana.

10 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 7 (11) Kun kuva on aktiivinen, valintanauhoihin tulee Picture Tools -työkalut. Wrap Text -kohdasta valitaan sopiva tekstin rivitys, jolloin kuva pysyy paikallaan tai sen voi helposti siirtää tekstiin oikeaan paikkaan. Kuvan väritys voidaan vaihtaa Picture Tools > Color. Valinnoista löytyy mm. Washout. 11 Kuviot Erilaisia valmiita kuvioita löytyy kohdasta Insert > Shapes. Valitaan kuvio ja piirretään se hiirellä oikeaan kohtaan. Kun kuvio halutaan kopioida samalle kohdalle vertikaalisesti tai horisontaalisesti, vedetään se hiirellä Ctrl + Vaihto -näppäimet alhaalla. Kuvioon voi kirjoittaa tekstiä. Useita kuvioita saa aktiiviseksi valitsemalla ne Vaihto- tai Ctrl-näppäintä alhaalla pitäen. Kuvioiden värejä voi muuttaa Drawing Tools > Shape Styles -työkalut. Kuvioiden sijaintia tai paikkoja voi tasata tai siirtää kohdasta Drawing Tools > Arrange-ryhmä > Align. 12 Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit Insert-valintanauha> Shapes, SmartArt, Chart, WordArt, DropCap (anfangi eli kappaleen alussa oleva iso kirjain) tai Symbol Lisää elementtejä SmartArt-kuvioihin saa SmartArt Tools > Design > Add Shape. 13 Tyylit 13.1 Tyylin käyttö Tekstin muotoilussa voidaan käyttää valmiita tyylejä. Tyylejä voi myös muokata itse omaan käyttöön sopiviksi. Sisällysluettelon tekeminen edellyttää otsikkotyylien käyttöä. Haluttu tyyli valitaan otsikkoon tai tekstiin klikkaamalla tekstiin > Home-valintanauha > valitaan Styles-vaihtoehdoista esim. Heading 1 tai Heading 2. Mikäli sama tyyli valitaan peräjälkeen useampaan paikkaan, valinnan voi tehdä F4-painikkeella.

11 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 8 (11) 13.2 Tyylillä muotoiltujen tekstien valinta ja tyylin korvaaminen Avataan pikavalikko (hiiren oikea puoli) tyylin päällä Styles-ryhmässä. > Select All (valitaan kaikki esiintymät). Kaikki samalla tyylillä tehdyt tekstit on nyt valittu. Valitaan tyylivaihtoehdoista uusi tyyli Tyylin muokkaaminen Tyylejä voi muokata. Avaa pikavalikko Styles-pikatyylivaihtoehdoista oikean tyylin päällä > Modify > Format > muutoksia voi tehdä mm. kirjasimeen, kappale-, sarkain-, reunus- ja numerointimäärityksiin. Kuva 2. Tyylin muokkaaminen 13.4 Kuvaotsikot Tyylejä voi muokata myös seuraavasti: Laita kohdistin sellaisen tekstin päälle, jossa on muutettava tyylin malli jo voimassa. Home > mene Styles ryhmän oikean vaihtoehdon päälle > hiiren vasen puoli >Update xxx to Match Selection. Taulukoille, kuvioille ja kuville lisätään kuvaotsikot. Taulukon otsikko tulee taulukon yläpuolelle ja kuvioiden ja kuvien otsikot niiden alapuolelle. References-valintanauha > Insert Caption > Label-kohdasta valitaan oikea vaihtoehto tai New Label -kohdasta kirjoitetaan uusi vaihtoehto > Ok. Ohjelma numeroi taulukot, kuviot ja kuvat omiksi numerosarjoiksi. Numeron jälkeen tulee piste ja kirjoitetaan otsikko. Jos kuva/taulukko jne. on aktivoitu ennen otsikon lisäämistä, voi otsikon sijainnin valita kohdasta Position.

12 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 9 (11) Kuva 3. Kuvaotsikko 14 Sisällysluettelo 14.1 Osan vaihto Sisällysluetteloa varten lisätään uusi sivu tekstin alkuun Layout > Breaks > Section Breaks: Next Page. Opinnäytetyöt ja muut raportit voivat jakautua osiin esimerkiksi seuraavasti: Sivun vaihto Osan vaihto Osan vaihto Kansilehti Osa 1 Sisällysluettelo Varsinainen teksti alkaa Osa 2 Teksti jatkuu Liitteet Osa 3 Kuvio 1. Raportin osajakoesimerkki 14.2 Sivun vaihto Ctrl + Enter tai Layout > Breaks > Page

13 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 10 (11) 14.3 Erilainen ylä- tai alatunniste Asiakirjaan voidaan laittaa erilainen ylä- tai alatunniste eri sivuille. Asiakirja jaetaan osiin käyttämällä osan vaihtoa Page Layout > Breaks > Next Page. Lisätään tunniste esim. asiakirjan toiselle sivulle. Ylä- tai alatunnisteessa valitaan Header and Footer Tools -työkaluista Link To Previous -kohdasta yhteys edelliseen tunnisteeseen pois. Sen jälkeen voidaan tehdä erilainen tunniste Sivunumerointi alkaen tietyltä sivulta Kuva 4. Yhteys edellisiin tunnisteisiin Lisätään sivunumerointi alatunnisteeseen Header & Footer Tools > Page Number > Current Position > Plain Number. Numerointi saadaan alkamaan halutusta numerosta Page Number > Format Page Numbers > Start at Otsikoiden numerointi Kuva 5. Sivunumeroinnin alkaminen Määritellään tekstin otsikot otsikkotyyleillä Heading 1, Heading 2 jne. Otsikoiden numeronniksi valitaan Home > Paragraph-ryhmästä Multilevel List - työkalusta oikea numerointivaihtoehto.

14 Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 11 (11) Kuva 6. Otsikkotyylien numerointi Tarvittaessa otsikkotyylejä voi muokata Numeroimaton otsikko Raporteissa ja opinnäytetöissä sekä Lähteet- että Liitteet-otsikot ovat mukana sisällysluettelossa, mutta niissä ei ole otsikkonumerointia. Lähteet- ja Liitteet-otsikot saadaan sisällysluetteloon laittamalla niille otsikkotyyli Heading 1. Liite 1, Liite 2 jne. saadaan sisällysluetteloon laittamalla niille otsikkotyyli Heading 2. Numeroinnit otetaan pois Home > Paragraph-ryhmä > Multilevel List -kohdasta Sisällysluettelon lisääminen Lisätään sisällysluettelo References > Table of Contents> valitaan valmiista malleista sopiva. Sisällysluettelo koostuu useasta tyylistä TOC1, TOC 2 jne. Jos halutaan muutoksia asetteluihin, ne tehdään tyyleihin Sisällysluettelon päivitys Sisällysluettelon yläpuolelta tai hiiren oikealta puolelta valitaan Update Table. Voidaan päivittää sivunumerot tai koko sisällysluettelo.